Criteris lingüístics, bibliogràfics, d'estil i convencions

Documents administratius

  • Documents de transmissió
    • Anunci
      • Estructura i redacció
      • Tractament personal
      • Fraseologia
    • Avís
      • Recull d’exemples
    • Carta
      • Estructura i redacció
      • Tractament personal
      • Remarques
      • Fraseologia
      • Recull d’exemples
    • Notificació
      • Estructura i redacció
      • Tractament personal
      • Temps verbal
      • Remarques
      • Fraseologia
    • Ofici
      • Estructura i redacció
      • Tractament personal
      • Remarques
      • Terminologia
      • Fraseologia
    • Publicacions de la seu electrònica
      • Títol i contingut
      • Llenguatge inclusiu
        • Ordre dels elements
        • Concordança
      • Abreviacions
      • Majúscules i minúscules
      • Nombres
  • Documents de convocatòria
    • Citació
      • Estructura i redacció
      • Tractament personal
      • Terminologia
      • Fraseologia
    • Convocatòria de reunió
      • Estructura
        • Emissor
        • Destinataris
        • Assumpte
        • Fórmula de convocatòria
          • Càrrec convocant
          • Caràcter de la reunió
          • Data
          • Hora
          • Lloc
        • Ordre del dia
          • Contingut fix
          • Contingut gratuït
          • Contingut únic
          • Sessions constitutives
          • Sessions extraordinàries
        • Referència als adjunts
        • Datació
        • Signatura
        • Informació addicional
        • Annexos
      • Característiques
        • Tractament personal
        • Temps verbal
  • Documents de constància
    • Acta de reunió
      • Estructura
        • Capçalera
        • Identificació del document
        • Identificació de la reunió
          • Data
          • Horari
          • Lloc de la reunió
        • Assistència
          • Nom i cognoms
          • Càrrecs
          • Ordre de presentació
        • Ordre del dia
        • Desenvolupament de la reunió
        • Acords
        • Temes pendents
        • Fórmula final
        • Signatura
        • Annexos
      • Característiques
        • Tractament personal
        • Tractaments de cortesia
        • Temps verbal
    • Certificat
      • Estructura
        • Capçalera
        • Encapçalament
        • Nucli
        • Certificació
        • Datació
        • Signatura
      • Característiques
        • Tractament personal
        • Temps verbal
      • Models
    • Diligència
      • Estructura
        • Capçalera
        • Nucli
        • Datació
        • Signatura
      • Característiques
        • Tractament personal
        • Temps verbal
      • Full d’incidències d’examen
      • Justificants d’assistència
  • Documents de valoració
    • Informe
      • Estructura i redacció
      • Tractament personal
      • Temps verbal
      • Remarques
      • Fraseologia
      • Model d’informe del rector
  • Documents de decisió
    • Conveni
      • Estructura i redacció
      • Tractament personal
      • Temps verbal
      • Remarques
      • Terminologia
      • Fraseologia
    • Instrucció
      • Numeració
      • Títol
      • Estructura
      • Modificació d’instruccions anteriors
    • Resolució
      • Estructura i redacció
      • Tractament personal
      • Temps verbal
      • Remarques
      • Fraseologia
  • Documents de petició
    • Declaració jurada
      • Estructura i redacció
      • Tractament personal
      • Temps verbal
      • Fraseologia
    • Petició
      • Estructura i redacció
      • Tractament personal
    • Recurs
      • Estructura i redacció
      • Tractament personal
      • Remarques
      • Fraseologia
    • Renúncia
    • Sol·licitud
      • Estructura i redacció
      • Tractament personal
      • Remarques
      • Fraseologia
      • Sol·licitud d’absència
      • Sol·licitud per organitzar una activitat

Documents administratius

Els documents que reflecteixen l’activitat administrativa d’una institució deixen constància de les seves actuacions i serveixen com a mitjà de comunicació amb les persones administrades i altres administracions. Es poden classificar segons l’ús que se’n fa:

Documents de transmissió

Documents de convocatòria

Documents de constància

Documents de valoració

Documents de decisió

Documents de petició


La renovació del llenguatge administratiu ve motivada principalment per la voluntat de racionalitzar, clarificar i actualitzar la documentació que generen les diferents administracions. Aquesta tendència intenta acostar cada cop més la llengua de les institucions a un llenguatge clar i planer.

Les característiques de l’estil administratiu català es poden resumir en els punts següents:

  • El respecte a la tradició en l’àmbit administratiu i jurídic.

  • L’objectivitat, fruit de l’interès per democratitzar les relacions de l’Administració i les persones administrades. Aquesta objectivitat s’aconsegueix amb un tractament igualitari i respectuós i es tradueix, per exemple, en la utilització generalitzada del tractament de vós.

  • La claredat, concisió i senzillesa. S’ha d’evitar construir frases excessivament llargues o alterar l’ordre dels elements sense justificació. S’ha de tenir en compte, també, que frases poc puntuades dificulten la comprensió. Es pot dir que l’ús sistemàtic de la passiva o la repetició innecessària de determinades informacions són desaconsellables, mentre que desglossar les idees en diferents paràgrafs fa més assimilable la informació.

  • La coherència i homogeneïtat. La coherència dins la producció de documentació administrativa s’aconsegueix, per exemple, amb l’ús sistemàtic de la primera personal de les formes verbals, amb la datació unificada de tots els documents, amb el seguiment d’uns criteris sistemàtics sobre ús de majúscules, amb la utilització d’abreviatures normalitzades, amb la disposició coherent de les dades en els impresos, etc.


La documentació administrativa requereix un alt grau de normalització tant pel que fa al disseny gràfic dels documents com als recursos lingüístics que s’hi utilitzen.

Els models de documents que es recullen s’han elaborat tenint en compte les normes internacionals, les de la comunitat lingüística i les d’ordre intern de la institució (com ara les relatives a la imatge corporativa).
Més informació
DAU: documents administratius universitaris [PDF]. 3a ed. Barcelona: Universitat de Barcelona. Servei de Llengua Catalana, 2002.

«Els documents administratius» [en línia]. Girona, 2016. <http://www.ddgi.cat/llibreEstil/faces/seccio.xhtml?punt=164 [consulta: 13 juliol 2016].

Llibre d’estil del Govern de les Illes Balears. [en línia]. Illes Balears, 2006. <https://www.caib.es/sacmicrofront/archivopub.do?ctrl=MCRST2645ZI143377&id=143377> [consulta: 13 juliol 2016].

Manual de documentació administrativa [en línia]. València, 2016. <http://www.avl.gva.es/documents/31987/58581/MANUALS_01_AVL_5a-ed.pdf/708d8b68-560c-4cf8-b1d8-bdd2faeac1b9> [consulta: 15 maig 2017].

Manual de documents i llenguatge administratius [en línia]. 3a ed. Alacant, 2009. <http://www.uv.es/splweb/Documentos/manual_documents_administratius.pdf> [consulta: 13 juliol 2016].

Manual de normes gràfiques [en línia restringit]. Barcelona: Universitat de Barcelona, 2015. <https://intranet.ub.edu/dyn/cms/04_eines_i_recursos/09_imatge_corporativa> [Consulta: 26 febrer 2016].


Anunci

Definició. El anunci és el document en què es fa pública una notícia d’interès general. El avís, en canvi, és un tipus d’anunci: dona notícia d’un fet a les persones interessades perquè n’estiguin assabentades i obrin en conseqüència.

Mida. Les mides d’aquest document depenen del text i dels diaris en què s’han de publicar. El Servei d’Informació i Publicacions de la Universitat dona les pautes que s’han de seguir en cada cas.

Reglamentació. Vegeu la normativa general que regula l’ús de la llengua en els documents que genera la Universitat de Barcelona.

Exemples

ModelWord

PDF
ModelWord

PDF
ModelWord

PDF

Estructura i redacció

Esquema1. Identificació

En aquest apartat s’han de fer constar les dades següents:
  • Universitat de Barcelona

  • divisió, facultat, institut, fundació, etc. responsable de l’anunci, i departament, en el cas que sigui necessari.

En tots els anuncis que surtin dels serveis administratius generals, l’única identificació que hi ha de constar és Universitat de Barcelona. La identificació de la secció, el negociat, etc. sols ha d’aparèixer al final de l’anunci, on es dona la informació de l’horari i el lloc.

2. Títol

En forma de títol es presenta en aquest apartat l’objecte de l’anunci: convocatòria de places per a un departament, convocatòria de cursos, conferències, etc.

Aquest apartat ha d’anar ressaltat tipogràficament: amb majúscules, negreta, cos gran, etc.

En el cas dels avisos, s’hi acostuma a posar AVÍS.

3. Cos

Aquest apartat inclou la informació detallada, completa i concisa de l’activitat o la notícia que es dona a conèixer. És important que la disposició sigui clara i que inclogui els elements d’identificació necessaris (Adreçat a, Dies de la setmana, Horaris, Informació, etc.).

Si es tracta de cursos o d’activitats, els punts que s’hi solen indicar són els següents:
  • persones a qui s’adreça

  • objectius

  • coordinació i professorat

  • característiques de l’activitat anunciada

  • horaris i durada

  • lloc on es farà l’activitat

  • requisits

  • preus (drets de matrícula)

  • nombre de places

  • dades de matriculació o inscripció (termini, nom de contacte, etc.)

  • entitats que hi col·laboren.


4. Adreça, dates i horari

En el cas dels anuncis, s’hi han de fer constar les dades relatives a la unitat orgànica o la institució que té cura de l’organització de l’activitat i la manera d’ampliar-ne la informació: adreça completa (per a l’atenció directa a l’oficina), telèfon, fax, correu electrònic, dates i horaris d’atenció.

Tractament personal

Emissor:
3a persona del singular (formes impersonals)

Receptor:
2a persona del plural (vós)
3a persona del plural (ells/elles)

Fraseologia

Amb motiu d...
Convocatòria pública per proveir les places de professorat...
D’acord amb....
El curs consta d...
El termini de presentació de sol·licituds és...
Es comunica als estudiants...
Es comunica que aquest anunci es publica també...
Es fa saber que...
Es poden presentar reclamacions...
La documentació que cal presentar és...
La durada és d...
La llista de persones admeses es farà pública...
La presentació d’ofertes s’ha de fer abans d...
La Universitat de Barcelona informa que...
Les condicions i bases del concurs s’exposen al tauler d’anuncis d...
Les persones interessades poden recollir...
Per ampliar aquesta informació...
Per completar aquestes dades, poseu-vos en contacte amb
Per obtenir-ne més informació, adreceu-vos a...
Si en voleu més informació, telefoneu al [núm. de telèfon]...
Si us en cal més informació, podeu telefonar a...

Avís

Definició. L’avís, de caràcter breu i menys formal, dona notícia d’un fet a les persones interessades perquè n’estiguin assabentades i actuïn en conseqüència. No s’ha de confondre, doncs, amb l’anunci.

En general, el contingut dels avisos fa referència a interrupcions o alteracions de normes o costums fixats: tancament d’instal·lacions, suspensió de classes, canvis d’horari i llocs d’examen, etc.

L’avís no és un document previst en el procediment administratiu.

Mida. ISO A4, en format vertical o horitzontal, en funció del suport on s’hagi de col·locar.

Reglamentació. Vegeu la normativa general que regula l’ús de la llengua en els documents que genera la Universitat de Barcelona.

Exemple

ModelWord

PDF

Recull d’exemples

Avís d’absència

Avís per canvi d’aula

Avís horari

Avís de prohibició

Avís d’incidència

Carta

Definició. Comunicació escrita de caràcter interpersonal, de contingut divers, no prevista en la tramitació d’un procediment administratiu.

Mides. ISO A4 o bé ISO A5.

Reglamentació. Vegeu la normativa general que regula l’ús de la llengua en els documents que genera la Universitat de Barcelona.

Model

ModelWord

PDF

Estructura i redacció

Esquema1. Destinació

La disposició de les dades del destinatari és la següent:

  • nom i cognoms, precedits del tractament corresponent (Sr. o Sra.), o bé el càrrec

  • nom de l’organisme, la institució o l’empresa (si escau)

  • C., Pl., Av., etc., núm. i pis

  • codi postal i població

  • comarca o país (si escau).


En determinats casos, quan per manca d’espai convé simplificar aquestes dades, n’hi ha prou d’indicar el nom i els cognoms, o bé el càrrec, i la població.

2. Fórmula de salutació

Les fórmules de salutació més usuals, ordenades pel grau creixent de formalitat, són:

Benvolgut amic,
Benvolguda companya,
Benvolgut col·lega,
Benvolguda senyora,
Senyor, Senyora,
Distingit senyor, distingida senyora,


Aquestes fórmules sempre van seguides d’una coma i no es poden abreujar en cap cas. Tampoc no han d’anar acompanyades del nom del destinatari, llevat que entre aquest i l’emissor hi hagi un tracte de familiaritat o amistat (Benvolguda Anna,).

3. Cos

En la redacció de la carta, s’han de tenir en compte els punts següents:

  • Establiment del nivell de formalitat, que repercuteix en la relació de les fórmules de salutació i de comiat, en el tractament entre els comunicants, en la llengua, etc.

  • Claredat, rigor, precisió i propietat en l’ús dels termes; concisió i simplificació; organització del text en paràgrafs breus i separats, desimboltura i vivacitat.

  • Ordenació lògica del contingut:

    • presentació de l’assumpte

    • desenvolupament dels diversos fets, arguments, etc.

    • conclusió: síntesi, petició, etc.


4. Comiat

Les fórmules de comiat més usuals, ordenades —com en el cas de la salutació i en correlació amb aquesta— pel grau creixent de formalitat, són les següents:

Ben cordialment,
Una salutació cordial,
Cordialment,
Atentament,
Ben atentament,
Aprofito aquesta avinentesa per saludar-vos atentament.
Us saludo amb respecte.


Aquestes fórmules van seguides d’una coma quan no inclouen cap forma verbal, i seguides d’un punt quan la inclouen.

5. Signatura

La disposició dels diferents elements de la signatura és la següent:

  • signatura

  • nom i cognoms

  • càrrec.


El nom i els cognoms de qui signa en cap cas no poden anar precedits d’una forma de tractament (Dr., Dra., etc.).

6. Datació

La datació del document es compon de:

  • població, seguida d’una coma

  • data (el dia del mes i l’any, en xifres; sense cap punt).


Barcelona, 29 de novembre de 1998
L’Hospitalet de Llobregat, 14 de maig de 1999


La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a.

7. Informacions addicionals

S’escriuen al peu de la carta. Les més habituals són les següents:

  • postdata (PD) i post scriptum (PS)

  • referència (també es pot indicar sota de la capçalera impresa, alineada per la dreta del full)

  • inicials de la persona que dicta o redacta la carta (en majúscula) i de la persona que l’escriu (en minúscula), separades per una barra (NSG/mpc).
Més informació
«Com s’escriu una adreça postal». El blog de l’Optimot. <http://blocs.gencat.cat/blocs/AppPHP/optimot/2014/10/29/com-sescriu-una-adreca-postal/> [Consulta: 29 novembre 2014].

Tractament personal

Emissor:
  • 1a persona del singular (jo), el més usual

  • 1a persona del plural (nosaltres), té un caràcter més impersonal o col·lectiu.


Receptor:
  • 2a persona del plural (vós), el més usual

  • 2a persona del singular (tu), si hi ha una gran amistat

  • 3a persona del singular o del plural (vostè/vostès), expressa una relació distant (no és recomanable en l’àmbit de l’Administració universitària).

Remarques

  • En la correspondència formal, la salutació i el comiat més habituals són, respectivament, Senyor i Atentament (o Molt atentament), seguides d’una coma. Aquestes fórmules no són adequades per als casos en què hi ha un tracte cordial o amical entre l’emissor i el receptor, com tampoc no convé usar formes com ara Benvolgut senyor i Cordialment quan les relacions entre l’emissor i el receptor són formals.

    Cal ser coherent, doncs, a l’hora d’utilitzar aquestes fórmules, i comprovar que s’han escollit una salutació i un comiat amb el mateix grau de formalitat:

    Senyor,
    Benvolgut amic,
    [...]
    [...]
    Atentament,
    Cordialment,


  • En les cartes en què s’ha escollit el tractament de tu no escau la utilització de salutacions que incloguin la paraula senyor. En aquests casos s’han de fer servir fórmules de gran cordialitat, com ara Benvolguda amiga, Apreciat col·lega, Estimat Jordi, etc., seguides d’una coma.

  • L’ús de connectors per iniciar paràgrafs és important, no s’ha d’obviar:

    D’altra banda, vull exposar-vos l’interès de la vostra proposta [...]
    Pel que fa al vostre suggeriment, he de dir-vos que el tindrem en consideració.

  • L’ús de la conjunció que per introduir oracions de complement directe és imprescindible:

    Us indico que hem intentat respectar [...]
    La degana informa que ha estat elegida [...]
    Ens demana que en tinguem cura.

Fraseologia

A fi d..., us demanem que...
Amb el desig que... us demanem...
Amb motiu d...
Com ja deveu saber, ...
Com que tenim el propòsit d..., ens permetem demanar-vos...
El motiu d’aquesta carta és sol·licitar la vostra col·laboració...
Em plau de comunicar-vos / fer-vos arribar...
En resposta a  / Com a resposta a la vostra carta amb data d...
Envieu-nos, si us plau...
Estic a la vostra disposició per a qualsevol aclariment que us convingui.
Lamento haver de comunicar-vos...
Per tal d..., us manifestem...
Si en voleu / Si us en cal més informació, podeu adreçar-vos a...
Si no us és una molèstia, agrairem que ens envieu...
Tal com vam quedar en la nostra conversa telefònica,...
Us adreço aquesta carta per informar-vos...
Us agraeixo per endavant...
Us agrairem la tramesa d...
Us demanem que ens envieu...
Us escric per demanar-vos que...
Us escric per exposar-vos...
Us trameto, adjunt/adjunta/adjunts/adjuntes, ...



Fórmules de comiat

Aprofito aquesta avinentesa per saludar-vos atentament.
Atentament,
Ben atentament,
Ben cordialment,
Cordialment,
Mentre espero la vostra resposta, us saludo ben atentament.
Rebeu una salutació cordial.
Us agraeixo el vostre interès i us saludo cordialment.
Us ho agraeixo per endavant i us saludo atentament.
Us saludo atentament.

Recull d’exemples

Carta de felicitació

Carta d’agraïment

Carta de condol

Carta d’acceptació

Carta de declinació o no-acceptació

Carta per fer una reserva

Notificació

Definició. Document amb què es trasllada una decisió presa sobre un assumpte a la persona interessada. És un tipus d’ofici extern.

Mida. ISO A4.

Reglamentació. Vegeu la normativa general que regula l’ús de la llengua en els documents que genera la Universitat de Barcelona.

Exemples

ModelWord

PDF
ModelWord

PDF

Estructura i redacció

Esquema1. Destinació

La disposició de les dades del destinatari és la següent:

  • nom i cognoms, precedits del tractament corresponent (Sr. o Sra.)

  • nom de l’organisme, la institució o l’empresa (si escau)

  • C., Pl., Av., etc., núm. i pis

  • codi postal i població

  • comarca o país (si escau).


En determinats casos, quan per manca d’espai convé simplificar aquestes dades, n’hi ha prou d’indicar el nom, els cognoms i la població.

2. Fórmula de notificació

En aquest apartat, que s’encapçala amb l’expressió Us notifico, hi han de constar l’òrgan que va dictar la resolució i la data.

3. Text de la resolució

Hi ha de constar el text de la resolució (exclòs el peu de recurs, que ja es fa constar sota mateix, a l’apartat següent: «Recursos pertinents»). Per aquest motiu, s’ha de transcriure literalment la resolució i indicar-ho amb cometes.

4. Recursos pertinents

Els articles 88.3, 112 i 114 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques i la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa estableixen la tipologia i les característiques dels recursos que es poden interposar contra una resolució.

D’acord amb la normativa, a la part final de les resolucions cal identificar els recursos que corresponguin, l’òrgan davant el qual s’han de presentar i el termini per interposar-los. Aquesta informació configura el peu de recurs i el seu contingut varia segons els casos.

Els més habituals en l’àmbit universitari són els següents:

  • En resolucions que exhaureixen la via administrativa (dictades pel rector, el Consell de Govern o el Consell Social, i les dictades per delegació) i també aquelles que es dictin sobre matèries de personal funcionari que no es refereixin al naixement o extinció de la relació de servei del personal funcionari de carrera:

    Exemple adequatContra aquesta resolució, que exhaureix la via administrativa, independentment de la seva executivitat immediata, es pot interposar un recurs contenciós administratiu davant el Jutjat Contenciós Administratiu de Barcelona, en el termini de dos mesos a comptar de l’endemà de la publicació [o notificació], d’acord amb els articles 8 i 46 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.

    No obstant això, les persones interessades poden optar per interposar un recurs potestatiu de reposició davant el mateix òrgan que l’ha dictada, en el termini d’un mes a comptar de l’endemà de la publicació [o notificació], d’acord amb els articles 30, 123 i concordants de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques. En aquest cas, no es pot interposar el recurs contenciós administratiu mentre no es dicti resolució expressa o presumpta del recurs de reposició.

    Igualment, es pot interposar qualsevol altre recurs que es consideri procedent.


  • En resolucions que es refereixen al naixement o extinció de la relació de servei del personal funcionari de carrera:

    Exemple adequatContra aquesta resolució, que exhaureix la via administrativa, independentment de la seva executivitat immediata, es pot interposar un recurs contenciós administratiu davant la sala contenciosa administrativa del Tribunal Superior de Justícia de Catalunya, en el termini de dos mesos a comptar de l’endemà de la publicació [o notificació], d’acord amb l’article 10 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.

    No obstant això, les persones interessades poden optar per interposar un recurs potestatiu de reposició davant el mateix òrgan que l’ha dictada, en el termini d’un mes a comptar de l’endemà de la publicació [o notificació], d’acord amb els articles 123 i concordants de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques. En aquest cas, no es pot interposar el recurs contenciós administratiu mentre no es dicti resolució expressa o presumpta del recurs de reposició.

    Igualment, es pot interposar qualsevol altre recurs que es consideri procedent.


  • En resolucions que no exhaureixen la via administrativa:

    Exemple adequatContra aquesta resolució, que no exhaureix la via administrativa, independentment de la seva executivitat immediata, es pot interposar un recurs d’alçada davant el rector, en el termini d’un mes a comptar de l’endemà de la publicació [o notificació], d’acord amb els articles 30, 121 i 122 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques.

    Igualment, les persones interessades poden interposar qualsevol altre recurs que considerin convenient per a la defensa dels seus interessos.


  • En actes de tràmit:

    Exemple adequatContra aquesta resolució, que és de tràmit, no es pot interposar cap recurs, sens perjudici que pugui al·legar-se el que es consideri vers la resolució que posa fi al procediment, d’acord amb l’article 112 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques.

    No obstant això, les persones interessades poden optar per interposar la reclamació que considerin convenient per a la defensa dels seus interessos. Si consideren que aquesta resolució determina la impossibilitat de continuar el procediment, decideix directament o indirectament el fons de l’assumpte, produeix indefensió o perjudici irreparable a drets i interessos legítims, poden interposar un recurs d’alçada o potestatiu de reposició davant el rector, en el termini d’un mes a comptar de l’endemà de la publicació [o notificació], d’acord amb els articles 30, 112, 121 i 122 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques.


  • En resolucions que incloguin el nomenament de tribunals o comissions, cal afegir al peu de recurs que correspongui, la indicació següent:

    Exemple adequatIgualment, les persones interessades poden interposar qualsevol altre recurs que considerin convenient per a la defensa dels seus interessos, així com exercir els drets d’abstenció i recusació regulats als articles 23 i 24 de la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic.


  • En resolucions de publicacions de llistes provisionals que confereixen termini d’esmenes:

    Exemple adequatD’acord amb l’article 112 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques, contra aquesta resolució, que és de tràmit no qualificat, no es pot interposar cap recurs, sens perjudici del dret d’esmena establert en la part dispositiva dels recursos corresponents que les persones interessades puguin interposar contra la publicació de la llista definitiva d’admesos i exclosos.


5. Signatura

L’ordre dels diferents elements de la signatura és el següent:

  • càrrec de la persona que fa el trasllat de la resolució, precedit de l’article corresponent

  • signatura

  • nom i cognoms.


6. Datació

La datació del document es compon de:

  • població, seguida d’una coma

  • data (el dia del mes i l’any, en xifres; sense cap punt).


Barcelona, 29 de novembre de 1998
L’Hospitalet de Llobregat, 14 de maig de 1999

La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a.

Tractament personal

Emissor:
1a persona del singular (jo)
1a persona del plural (nosaltres).

Receptor:
2a persona del plural (vós).

Temps verbal

Si la notificació i la resolució tenen la mateixa data, la referència al moment que es dicta la resolució (es fa el mateix dia) s’ha de fer en pretèrit indefinit: ha dictat.

Si tenen dates diferents, en perfet perifràstic: va dictar.

Remarques

  • El marc legal que regula les notificacions de resolucions es defineix en la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.

  • En aquest tipus de document no s’inclouen fórmules de salutació i de comiat.

Fraseologia

Apartat 2

Us notifico que...
Us notifiquem que...

Apartat 4

... en el termini d’un mes a comptar de la data de la notificació de la resolució.
També hi podeu interposar qualsevol altre recurs que considereu pertinent.

Vegeu també «4. Recursos pertinents».

Ofici

Definició. Comunicació escrita de caràcter oficial, emesa per un organisme i integrada en la tramitació d’un procediment administratiu.

Hi ha dos tipus d’oficis:

  • ofici intern: adreçat a un altre òrgan administratiu

  • ofici extern: adreçat a una persona fisicojurídica que no pertany a l’Administració.


Mida. ISO A4 o bé ISO A5.

Reglamentació. Vegeu la normativa general que regula l’ús de la llengua en els documents que genera la Universitat de Barcelona.

Exemples

ModelWord

PDF
ModelWord

PDF

Estructura i redacció

Esquema1. Destinació

Els oficis de caràcter intern s’han d’adreçar al càrrec, no a la persona. Els càrrecs no van precedits del tractament protocol·lari corresponent.

La disposició de les dades del destinatari és la següent:

  • nom i cognoms, precedits del tractament corresponent (Sr. o Sra.)

  • C., Pl., Av., etc., núm. i pis

  • codi postal i població.


Si es tracta d’un ofici de caràcter intern i sempre que s’adreci a un càrrec de l’Administració per les atribucions pròpies del càrrec que exerceix, sols es fa constar aquest càrrec (i el centre i/o l’edifici on té el despatx, si es vol), que pot indicar-se amb majúscules al peu del document:

CAP DEL SERVEI DE GESTIÓ ACADÈMICA

CAP DEL SERVEI DE PERSONAL. PAVELLÓ ROSA

2. Fórmula de salutació

Els oficis externs poden incloure una fórmula de salutació formal (Senyor, Senyora, seguides d’una coma), que se sol estalviar en els de caràcter intern.

3. Cos

En la redacció de l’ofici s’han de tenir en compte els aspectes que es descriuen a continuació.

L’ofici és un document monotemàtic.

La disposició del text ha de ser clara i concisa. Els paràgrafs han de ser breus i s’han de separar per un doble espai mecanogràfic. En els de caràcter intern la redacció és especialment concisa i impersonal.

Ordenació lògica del contingut:

  • presentació de l’assumpte

  • desenvolupament dels diversos fets, arguments, etc.

  • conclusió: síntesi, petició, etc.


4. Fórmula de comiat

La fórmula de comiat és la següent:

  • ofici intern: no se n’usa cap

  • ofici extern: breu i formal (Atentament o Ben atentament, seguides d’una coma) o bé no se n’usa cap.

5. Signatura

La disposició dels diferents elements de la signatura és la següent:

  • càrrec, precedit de l’article corresponent

  • signatura

  • nom i cognoms.


6. Datació

La datació del document es compon de:

  • població, seguida d’una coma

  • data (el dia del mes i l’any, en xifres; sense cap punt).


Barcelona, 29 de novembre de 1998
L’Hospitalet de Llobregat, 14 de maig de 1999

La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a.

7. Informacions addicionals

S’escriuen al peu de l’ofici. Les més habituals són les següents:

  • postdata (PD) / post scriptum (PS)

  • annexos

  • referència (també es pot indicar sota de la capçalera impresa, alineada per la dreta del full)

  • inicials de la persona que dicta o redacta l’ofici (en majúscula) i de la persona que l’escriu (en minúscula), separades per una barra (NSG/mpc).


En el cas que el paper imprès que s’utilitzi consti d’un apartat inicial per a la referència, no s’ha d’incloure aquí, sinó en aquell apartat del començament.

Tractament personal

Emissor:
1a persona del singular (jo).
1a persona del plural (nosaltres), per a casos especials en què vulguem donar-li un caràcter de col·lectiu.
Receptor:
2a persona del plural (vós).

Remarques

  • Quan en els oficis de caràcter extern es fa menció de disposicions administratives, la primera vegada se n’ha d’indicar el número, la denominació i la data, sempre que tinguin el rang de llei. Pel que fa a la resta de disposicions, cal indicar les dades del document oficial en què s’han publicat.

  • Atès que es tracta d’un document de tràmit, convé evitar-hi les formes de tractament protocol·lari.

  • En els oficis externs, o bé s’estalvien les fórmules de comiat i de salutació o bé s’usen totes dues. No hi pot haver comiat si no hi ha salutació, com tampoc no hi pot haver salutació si no va acompanyada de la corresponent fórmula de comiat.

  • L’adjectiu adjunt/a/s/es s’utilitza generalment entre comes i ha d’estar en concordança amb la paraula a la qual es refereix.

    Us trametem, adjunta, la documentació de què disposem.

  • El verb acompanyar és un verb transitiu que té el significat ‘adjuntar una cosa a una altra considerada com la principal’.

    Acompanyem aquest ofici de la sol·licitud de la persona interessada.

Terminologia

adjuntar v tr
Fer que una persona o una cosa estigui o vagi adjunta a una altra.

Us adjunto els horaris dels cursos d’estiu.

annexar v tr
Adjuntar alguna cosa a una altra de manera que aquella depengui d’aquesta, li serveixi de complement.

Annexem els informes a l’acta de la reunió.

trametre v tr
Fer anar algú o alguna cosa a la seva destinació, enviar.

Us trameto la factura de la comanda.

Fraseologia

Apartat 3

D’acord amb el que disposa l’article ... del Reial decret..., us comunico que ...
Em complau...
Em plau de comunicar-vos / fer-vos arribar / d’ajuntar-vos...
En relació amb..., us comunico que...
En resposta a..., us comunico que...
Per donar compliment a..., us adreço...
Per tal que/d..., us demano que...
Perquè en prengueu coneixement i tingui els efectes que corresponguin, us trameto un certificat d...
Us faig arribar la llista d...
Us trameto, annexos, els informes...

Publicacions de la seu electrònica

La seu electrònica permet que la ciutadania pugui exercir el dret d’accés a la informació, als serveis i als tràmits de la Universitat de Barcelona de manera telemàtica, amb garantia de la integritat i veracitat del contingut.

A fi de garantir la coherència de les publicacions de la seu, cal tenir en compte una sèrie de recomanacions de redacció.



RetrucsPer garantir la qualitat lingüística dels anuncis de la seu electrònica, consulteu al Retrucs la informació relativa als verificadors ortogràfics en línia.


AutorAquests criteris s’han elaborat d’acord amb la Secretaria General i en coordinació amb el Servei d’Administració Electrònica, Gestió Documental i Patrimoni Documental de la Universitat de Barcelona.

Títol i contingut

El títol i el contingut de la publicació s’ha d’expressar de manera breu i concisa. Ha de contenir tota la informació necessària, però prescindir de la que sovint no ho és, com ara algunes indicacions temporals o la referència a la Universitat de Barcelona, que ja és implícita a la seu.

Exemple adequatConvocatòria de concurs públic per proveir una plaça de professorat lector especialitzat en microeconomia (LE/2022/10)

Exemple inadequatMicroeconomia (LE/2022/10)


Exemple adequatPrograma de captació per incentivar vocacions científiques (2022/4)

Exemple inadequatPrograma de captació per afavorir i fomentar la incentivació de vocacions científiques a la Universitat de Barcelona (curs 2022-2023) (2022/4)


El codi és essencial per garantir la traçabilitat de la publicació. Es fa constar entre parèntesis al final de cada entrada i ha de respectar l’escriptura de la publicació original que s’anuncia.

Exemple adequatPublicació del barem de criteris específics relatiu al concurs d’una plaça de professorat lector al Departament d’Educació (LE/2022/06)

Exemple adequatConvocatòria d’una beca de col·laboració amb l’Àrea de Comunicació de la Facultat d’Economia i Empresa (FEE.2022.4)

Llenguatge inclusiu

Amb referència a la tipologia de places, convé assegurar especialment una redacció igualitària, que permeti una visibilització equitativa entre homes i dones. Per això, es dona preferència a les categories de professorat i les formes dobles senceres dels perfils professionals, en comptes del masculí singular com a genèric.

Exemple adequatConvocatòria de concurs d’una plaça de professorat agregat, destinada a personal investigador doctor que hagi obtingut el certificat I3 (PA/2022/58)

Exemple inadequatConvocatòria de concurs d’una plaça de professor agregat o professora agregada, destinada a personal investigador doctor que hagi obtingut el certificat I3 (PA/2022/58)


Exemple adequatAnunci de contracte laboral temporal d’interinitat de tècnic o tècnica superior de projectes internacionals (AIE/42384)

Exemple inadequatAnunci de contracte laboral temporal d’interinitat de tècnic/a superior de projectes internacionals (AIE/42384)

Exemple inadequatAnunci de contracte laboral temporal d’interinitat de tècnic superior de projectes internacionals (AIE/42384)


Convé no confondre aquestes designacions genèriques, amb referències a càrrecs concrets, que ocupen persones determinades, que cal adaptar al gènere que correspon.

Exemple adequatResolució del rector per la qual es nomena la directora de la Càtedra UB de Prevenció i Salut Oral (RR/12588)

Exemple inadequatResolució del rector o rectora per la qual es nomena el director o directora de la Càtedra UB de Prevenció i Salut Oral (RR/12588)


Exemple adequatAnunci de resolució del degà de la Facultat de Medicina i Ciències de la Salut per la qual s’atorguen ajuts per al foment de la recerca (RDM/2022/18)

Exemple inadequatAnunci de resolució del degà o degana de la Facultat de Medicina i Ciències de la Salut per la qual s’atorguen ajuts per al foment de la recerca (RDM/2022/18)

Ordre dels elements

Quan es fan servir formes dobles, l’ordre habitual és presentar la forma masculina seguida de la femenina.

Exemple adequatAnunci de publicació de la convocatòria d’eleccions a director o directora del Departament d’Enginyeria Electrònica i Biomèdica

Exemple inadequatAnunci de publicació de la convocatòria d’eleccions a directora o director del Departament d’Enginyeria Electrònica i Biomèdica

Concordança

En casos de denominacions de professions i càrrecs formats per un nom i un adjectiu variable, es doblar tant el substantiu com l’adjectiu.

Exemple adequatdirector adjunt o directora adjunta

Exemple inadequatdirector o directora adjunt


Exemple adequatauxiliar administratiu o auxiliar administrativa

Exemple inadequatauxiliar administratiu o administrativa


Si l’adjectiu és invariable, no es repeteix.

Exemple adequatpèrit o pèrita judicial

Exemple inadequatpèrit judicial o pèrita judicial

Abreviacions

Convé reduir l’ús d’abreviatures i sigles, que requereixen un esforç de comprensió addicional.

Exemple adequatAnunci de proposta d’adjudicació de la plaça de professorat col·laborador del Departament de Mètodes d’Investigació i Diagnòstic en Educació

Exemple inadequatAnunci de proposta d’adjudicació de la plaça de prof. col·l. del Dept. MIDE


Exemple adequatConvocatòria d’ajuts per a terceres llengües a l’Escola d’Idiomes Moderns

Exemple inadequatConvocatòria d’ajuts per a L3 a l’EIM

Majúscules i minúscules

En general, les publicacions s’escriuen en minúscules.

Exemple adequatConvocatòria de procés selectiu per accedir a l’escala auxiliar administrativa (subgrup C2) (FC2/2021/1)

Exemple inadequatCONVOCATÒRIA DE PROCÉS SELECTIU PER ACCEDIR A L’ESCALA AUXILIAR ADMINISTRATIVA (SUBGRUP C2) (FC2/2021/1)


Exemple adequatAnunci de la resolució de la convocatòria per cobrir en comissió de serveis un lloc de treball de tècnic superior de recerca (TSR/2021)

Exemple inadequatAnunci de la Resolució de la Convocatòria per cobrir en Comissió de Serveis un lloc de treball de Tècnic Superior de Recerca (TSR/2021)


Les majúscules es reserven per a noms d’institucions, entitats i òrgans de gestió.

Exemple adequatDepartament de Didàctica i Organització Educativa

Exemple adequatAdministració de Centre de Física i de Química

Exemple adequatInstitut de Recerca de l’Aigua


Pel que fa al nom dels estudis, el genèric que defineix el tipus d’ensenyament s’escriu en minúscula i el descriptor específc, en majúscules.

Exemple adequatgrau en Història de l’Art

Exemple adequatmàster en Planificació Territorial i Gestió Ambiental

Exemple adequatpostgrau en Educació Emocional i Benestar

Exemple adequatdoctorat interuniversitari en Estudis de Gènere


Els càrrecs, categories i perfils professionals s’escriuen en minúscules.

Exemple adequatdegà o degana, director o directora, cap d’estudis

Exemple adequatprofessorat catedràtic, professorat associat, professorat lector

Exemple adequatlletrat o lletrada, cap de secció, tècnic o tècnica de laboratori

Nombres

En general, les xifres s’escriuen en lletres, tret que estiguin formades per tres mots o més.

Exemple adequatResolució de la convocatòria de trenta beques del màster universitari en Geologia i Geofísica de Reservoris

Exemple adequatConvocatòria ordinària de primavera de 153 beques de col·laboració


La preposició de s’apostrofa davant dels nombres que comencen amb vocal.

Exemple adequatConvocatòria de concurs d’una plaça de cap de negociat destinada a personal de gestió

Exemple adequatConvocatòria de concurs específic de mèrits d’onze llocs singulars de treball de personal funcionari d’administració i serveis


El nombre s’especifica tan sols una vegada i no s’acompanya de la xifra corresponent entre parèntesis.

Exemple adequatConvocatòria de concurs específic de mèrits per proveir set llocs singulars de treball vacants de l’escala d’administració general

Exemple inadequatConvocatòria de concurs específic de mèrits per proveir set (7) llocs singulars de treball vacants de l’escala d’administració general


Citació

Definició. Document per mitjà del qual es demana la presència d’algú en un lloc, una data i una hora determinats, per a la realització d’un tràmit administratiu.

Mida. ISO A4 o bé ISO A5.

Reglamentació. Vegeu la normativa general que regula l’ús de la llengua en els documents que genera la Universitat de Barcelona.

Exemple

ModelWord

PDF

Estructura i redacció

Esquema1. Destinació

La disposició de les dades del destinatari és la següent:

  • nom i cognoms, precedits del tractament corresponent (Sr. o Sra.)

  • C., Pl., Av., etc., núm. i pis

  • codi postal i població

  • comarca o país (si escau).


Si es tracta d’una citació de caràcter intern i sempre que se citi un càrrec de l’Administració per les atribucions pròpies del càrrec que exerceix, sols es fa constar aquest càrrec (i el centre o l’edifici on té el despatx, si es vol), que pot indicar-se amb majúscules al peu del document:

CAP DELS SERVEIS CIENTIFICOTÈCNICS

CAP DE TRESORERIA. EDIFICI DE LA PLAÇA UNIVERSITAT

2. Cos

Consta de les parts següents:

  • referència a la legislació relativa a l’objecte de la citació (si escau)

  • fórmula de citació

  • objecte de la citació

  • dia

  • hora

  • lloc

  • documentació que cal aportar (si escau)

  • conseqüències si la persona interessada no compareix.


Vegeu-ne l’exemple següent:

D’acord amb el que estableix la Normativa sobre matriculacions, us demano la vostra presència per enllestir uns tràmits administratius.

Dia: abans del 15 de novembre de 1998
Hora: de 9 a 14 h
Lloc: Secretaria de la Facultat de Belles Arts

Documentació que cal que aporteu: carnet de família nombrosa.

Us comuniquem que la incompareixença comportarà la pèrdua dels drets de matrícula, d’acord amb la Normativa esmentada més amunt.

3. Signatura

L’ordre dels diferents elements de la signatura és el següent:

  • càrrec, precedit de l’article corresponent

  • signatura

  • nom i cognoms.


4. Datació

La datació del document es compon de:

  • població, seguida d’una coma

  • data (el dia del mes i l’any, en xifres; sense cap punt).


Barcelona, 29 de novembre de 1998
L’Hospitalet de Llobregat, 14 de maig de 1999

La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a.

Tractament personal

Emissor: 1a persona del singular (jo).

Receptor: 2a persona del plural (vós).

Terminologia

Citació a dia cert (si el dia i l’hora són determinats)
Citació a termini (si s’estableixen un termini i una franja d’horari)
Citar
Citar a termini (però no emplaçar)
Comparèixer (però no personar-se)
Presentar-se

Fraseologia

D’acord amb la resolució...
Documentació que cal aportar-hi:
Heu de presentar-hi...
La incompareixença comportarà...
... per donar compliment al tràmit d...
Si no compareixeu...
Us cito perquè comparegueu...
... us demano la vostra presència per...
Us demano que us presenteu en aquestes dependències...
Us requereixo perquè comparegueu...

Convocatòria de reunió

La convocatòria és el document amb què el secretari d’un òrgan col·legiat, per ordre del president, convoca una persona a assistir a una reunió. S’hi ha d’especificar, doncs, el lloc, la data, l’hora i l’ordre del dia. La persona convocada sol ser membre d’aquest òrgan, tot i que també és possible que sigui una persona aliena que hi assisteix puntualment.

D’acord amb l’article 17.2 de la Llei de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, la convocatòria de la reunió s’ha de fer preferentment per mitjans electrònics, i ha d’anar acompanyada de la documentació necessària per a la deliberació i l’adopció d’acords. A més, s’ha de fer pública en espais oberts (al web, al tauler d’anuncis, etc.) perquè tothom n’estigui informat.

Tot i que, a efecte de publicitat, pot ser necessari disposar de la convocatòria en format clàssic (en un document amb la capçalera normalitzada des del punt de vista gràfic), és habitual trametre-la directament com a missatge de correu electrònic. Per això, convé fer servir adequadament els camps dels clients de correu, d’acord amb l’estructura de la convocatòria.


Marc normatiu




Format

  • Correu electrònic

  • ISO A4 ( DIN A4)
    210 mm × 297 mm



Exemples

auto
PNG

auto
PDFDOCX

auto
PDFDOCX


Emissor

Convé fer servir l’adreça electrònica funcional de l’òrgan col·legiat, o la personal o la genèrica de càrrec del secretari, independentment d’altres càrrecs i vinculacions que pugui tenir.

Exemple adequatPere López Garcia <pere.lopez@ub.edu>

Exemple adequatComissió de Doctorat de la Facultat de Dret <cm.doctorat.dret@ub.edu>

Exemple no admissiblePere López Garcia <dg.dret@ub.edu>


En cas que la convocatòria es faci en format de DIN A4, es fa constar únicament la marca institucional corresponent.

Destinataris

Com que el correu s’envia a un col·lectiu, els destinataris han de constar en el camp de còpia oculta (CCO). És interessant fer constar el president en el camp de destinataris secundaris (CC), perquè n’estigui informat.

InformacióVegeu les característiques específiques dels destinataris d’un missatge de correu electrònic.



En cas que la convocatòria es faci en format de DIN A4, el nom i cognoms de la persona convocada i el càrrec pel qual assisteix a la reunió es fan constar, en dues línies, a sota de la capçalera. Atès que la convocatòria és un mer document administratiu, s’obvia qualsevol fórmula de tractament protocol·lari o de cortesia.

Exemple adequatJoana Vives i Cardona
Vicerectora de Recerca

Exemple no admissibleDra. Joana Vives i Cardona
Vicerectora de Recerca


Si la persona convocada és externa a la institució, s’hi pot incloure l’adreça postal completa.

Exemple adequatMarià Garcia Brull
Secretari d’Universitats i Recerca
Via Laietana, 2
08003 Barcelona

Assumpte

L’assumpte descriu de manera breu, clara i precisa l’objecte del missatge, a tall de títol, i especifica el nom de l’òrgan col·legiat que es reuneix.

Exemple adequatConvocatòria de reunió de la Comissió de Doctorat de la Facultat de Dret

Exemple no admissibleConvocatòria de reunió


No es recullen en l’assumpte ni el número de la sessió, ni el caràcter (ordinari o extraordinari), ni la data, informacions que ja s’expressen en el cos del correu.

InformacióVegeu les característiques específiques de l’assumpte d’un missatge de correu electrònic.



En cas que la convocatòria es faci en format de DIN A4, el títol pot aparèixer abans de la fórmula de convocatòria, en majúscules i negreta, i alineat a l’esquerra (perquè s’adigui amb la disposició de la capçalera).

Exemple adequatCONVOCATÒRIA DE REUNIÓ DE LA COMISSIÓ DE DOCTORAT
DE LA FACULTAT DE DRET

Fórmula de convocatòria

La convocatòria i l’acta de reunió són dos documents complementaris, amb una estructura inicial compartida: la identificació de la reunió i l’ordre del dia.

La fórmula de convocatòria té una estructura bàsica que ha d’incloure, de manera esquemàtica i en aquest ordre, les dades següents:

  • Referència al càrrec de l’emissor.

  • Referència a l’autoritat que ordena la convocatòria.

  • Indicació del caràcter ordinari o extraordinari de la reunió, si és pertinent.

  • Identificació de l’òrgan col·legiat.

  • Data, hora d’inici i lloc de la reunió.


La disposició esquemàtica de part d’aquesta informació afavoreix la claredat i la llegibilitat.

Exemple adequatCom a secretari, per ordre de la presidenta, us convoco a la pròxima reunió de la Comissió de Doctorat de la Facultat de Dret.

Data: 22 de novembre de 2019
Hora: 9:30
Lloc: sala de juntes de l’edifici Tomàs i Valiente

Ordre del dia

[…]


Això no obstant, també és possible presentar les dades en forma discursiva, en un sol paràgraf.

Exemple adequatCom a secretari, per ordre de la presidenta, us convoco a la pròxima reunió de la Comissió de Doctorat de la Facultat de Dret, que es farà el 22 de novembre de 2019, a dos quarts de deu del matí, a la sala de juntes de l’edifici Tomàs i Valiente, amb l’ordre del dia següent:

[…]


Més enllà del redactat, més o menys esquemàtic, convé fer algunes precisions sobre com es componen determinats elements:


Càrrec convocant

Les reunions les convoca el secretari, per ordre del president, amb l’antelació que correspongui d’acord amb la normativa aplicable.

Exemple adequatCom a secretari, per ordre de la presidenta, us convoco […]

Exemple adequatCom a secretària, per indicació del president, us convoco […]


Quan la convocatòria de reunió es regeix per una disposició especial, diferent de l’habitual, s’ha de fer constar en aquesta fórmula inicial.

Exemple adequat[…] per ordre de la presidenta i d’acord amb els articles 24 i 25 de la Llei […], us convoco […]

Exemple adequat[…] per indicació del president i d’acord amb l’article 15 del Reglament […], us convoco […]

Caràcter de la reunió

Si no s’especifica el caràcter de la reunió, s’entén que és ordinària. En cas que tingui caràcter extraordinari o constitutiu, aquesta indicació és imperativa.

Exemple adequat[…] us convoco a la reunió extraordinària de […]

Exemple adequat[…] us convoco a la reunió constitutiva de […]

Data

La data s’escriu de manera desenvolupada, amb totes les preposicions necessàries. No es precedeix ni de l’article ni del dia de la setmana corresponent.

Exemple adequatData: 22 de novembre de 2019

Exemple no admissibleData: 23-11-2019

Exemple no admissibleData: 23 novembre 2019

Exemple no admissibleData: el 22 de novembre de 2019

Exemple no admissibleData: divendres, 22 de novembre de 2019


L’article previ és necessari, però, en cas de presentar les dades de manera discursiva.

Exemple adequat[…], que es farà el 22 de novembre de 2019, […]

Exemple no admissible[…], que es farà 22 de novembre de 2019, […]

Hora

En les indicacions horàries, es recomana seguir el sistema internacional i fer servir els dos punts per separar les hores dels minuts. No s’hi han d’afegir, per tant, ni el mot hores ni el símbol h. No s’escriu cap zero al davant de les hores d’una sola xifra i els minuts sempre s’expressen amb dues xifres, encara que corresponguin a l’hora en punt.

Exemple adequatHora: 9:30

Exemple no admissibleHora: 09:30

Exemple adequatHora: 9:00

Exemple no admissibleHora: 9 h


Si es decideix, però, presentar la informació de manera discursiva, en un únic paràgraf, és preferible escriure l’hora amb lletres.

Exemple adequat[…], a dos quarts de deu del matí, […]

Exemple no admissible[…], a les nou trenta del matí, […]

Exemple no admissible[…], a les 9:30, […]

Lloc

Quant al lloc de la reunió, que s’ha d’indicar amb precisió suficient, convé tenir present que els noms genèrics d’espais (edificis i dependències) s’acostumen a escriure en minúscula.

Exemple adequatLloc: sala de juntes de l’edifici Tomàs i Valiente

Exemple no admissibleLloc: Sala de Juntes de l’Edifici Tomàs i Valiente


Si la reunió es convoca en un lloc extern o poc habitual, que pot generar confusió, convé detallar l’adreça exacta perquè tothom hi pugui arribar.

Exemple adequatLloc: biblioteca de la finca Agustí Pedro i Pons (avinguda de Vallvidrera, 25, 08017 Barcelona)


En cas que la informació es presenti de manera discursiva, en un sol paràgraf, cal emprar tots els nexes necessaris.

Exemple adequat[…], a la sala de juntes de l’edifici Tomàs i Valiente, […]

Exemple no admissible[…], sala de juntes de l’edifici Tomàs i Valiente, […]

Exemple adequat[…], a la biblioteca de la finca Agustí Pedro i Pons […]

Exemple no admissible[…], biblioteca finca Agustí Pedro i Pons […]

Ordre del dia

L’ordre del dia, que ha de figurar obligatòriament en les convocatòries, és la llista numerada dels temes que s’han de tractar en la reunió. Els assumptes que no hi figurin només es poden debatre si hi assisteixen tots els membres i la majoria hi està d’acord.

En qualsevol cas, els temes de l’ordre del dia s’han de redactar de manera breu i concisa, preferiblement en forma substantiva i sense punt final, atès que solen reproduir-se després, a tall de títol, en les actes. A més, s’han d’obviar expressions supèrflues i gratuïtes, com ara si escau o si pertoca.

L’epígraf ordre del dia, que encapçala aquest apartat, es consigna en negreta, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra.

Exemple adequatOrdre del dia

1. Aprovació de l’acta de la reunió anterior
2. Anàlisi de la situació de la recerca en els plans d’estudis
3. Valoració de la convocatòria d’ajuts de tesis doctorals
4. Assumptes de tràmit
5. Torn obert de paraules


Si s’opta per una redacció menys esquemàtica, aquest epígraf queda integrat en el paràgraf de la fórmula de convocatòria.

Exemple adequatCom a secretari, per ordre de la presidenta, us convoco a la reunió de […], amb l’ordre del dia següent:

1. Aprovació de l’acta de la reunió anterior
2. Anàlisi de la situació de la recerca en els plans d’estudis
3. Valoració de la convocatòria d’ajuts de tesis doctorals
4. Assumptes de tràmit
5. Torn obert de paraules


Excepcionalment, si l’ordre del dia és llarg, es pot presentar com a adjunt.

  • En format esquemàtic:

    Exemple adequatCom a secretari, per ordre de la presidenta, us convoco […].

    Data: 10 de gener de 2020
    Hora: 14:00
    Lloc: sala de juntes

    Us adjunto l’ordre del dia de la convocatòria.


  • En format discursiu, en un sol paràgraf:

    Exemple adequatCom a secretari, per ordre de la presidenta, us convoco […], amb l’ordre del dia adjunt.

Contingut fix

El nombre i el contingut dels punts és decisió del president, però n’hi ha tres que solen ser fixos: el primer i els dos darrers. Les reunions solen iniciar-se, doncs, amb l’aprovació de l’acta de la reunió anterior i acabar amb un punt d’assumptes de tràmit per tractar qüestions reglamentades d’importància menor i un torn obert de paraules perquè les persones que hi assisteixin puguin intervenir lliurement amb preguntes i comentaris.

Exemple adequat1. Aprovació de l’acta de la reunió anterior
[…]
4. Assumptes de tràmit
5. Torn obert de paraules

Contingut gratuït

Especialment en el primer punt de l’ordre del dia, relatiu a l’aprovació de l’acta de la sessió anterior, no s’han d’afegir expressions retòriques del tipus si escau o si pertoca, atès que l’acta de la reunió anterior sempre s’ha d’aprovar, amb les modificacions que corresponguin.

Exemple adequatAprovació de l’acta de la reunió anterior

Exemple no admissibleAprovació, si escau, de l’acta de la reunió anterior


A més, convé adaptar a la realitat la redacció, de manera que:

  • Si l’acta s’envia als assistents després de la reunió, a fi que recordin els temes tractats i els acords presos, cosa que en fa innecessària la lectura en la sessió següent, es recull únicament la indicació aprovació.

    Exemple adequatAprovació de l’acta de la reunió anterior

    Exemple no admissibleLectura i aprovació de l’acta de la reunió anterior

  • Si l’acta no s’envia i se n’ha de llegir l’esborrany perquè els assistents hi donin la conformitat, es recull l’expressió lectura i aprovació.

    Exemple adequatLectura i aprovació de l’acta de la reunió anterior

    Exemple no admissibleAprovació de l’acta de la reunió anterior

Contingut únic

En cas que hi hagi un únic punt en l’ordre del dia, s’obvia la numeració.

  • En format esquemàtic:

    Exemple adequatCom a secretari, per ordre de la presidenta, us convoco a la reunió extraordinària, de caràcter urgent, de la Junta de la Facultat de Química.

    Data: 10 de gener de 2020
    Hora: 14:00
    Lloc: sala de juntes

    Ordre del dia

    Punt únic. Aprovació i execució del pressupost


  • En format discursiu, en un únic paràgraf:

    Exemple adequatCom a secretari, per ordre de la presidenta, us convoco a la reunió extraordinària, de caràcter urgent, de la Junta de la Facultat de Química, que es farà el 10 de gener de 2020, a les dues de la tarda, a la sala de juntes, amb el punt únic de l’ordre del dia: «Aprovació i execució del pressupost».

Sessions constitutives

En les sessions constitutives d’un òrgan, el primer punt de l’ordre del dia, relatiu a l’aprovació de l’acta de la sessió anterior, no apareix, perquè no hi ha hagut una reunió prèvia, però es respecten els dos darrers: assumptes de tràmit i torn obert de paraules.

Exemple adequat1. Constitució del Consell General de Representants de l’Alumnat
[…]
4. Assumptes de tràmit
5. Torn obert de paraules

Sessions extraordinàries

Quan es convoca una reunió extraordinària —per tractar temes urgents— no es fa constar mai cap d’aquests punts fixos de l’ordre del dia, però sí els motius que originen la convocatòria.

Exemple adequatCom a secretari, per ordre de la presidenta, us convoco a la reunió extraordinària, de caràcter urgent, de la Junta de la Facultat de Química.

Data: 10 de gener de 2020
Hora: 14:00
Lloc: sala de juntes

Ordre del dia

1. Aprovació i execució del pressupost
2. Autorització de la despesa corresponent al laboratori clínic
3. Concessió dels ajuts per a estades de recerca

Referència als adjunts

D’acord amb la normativa, la convocatòria s’ha d’acompanyar de tota la documentació necessària per deliberar i prendre acords. Cal assegurar-se, doncs, que s’adjunten els documents pertinents i especificar en el cos del correu, després de l’ordre del dia, que hi ha fitxers adjunts, perquè no passin desapercebuts.

Exemple adequatUs adjunto els documents necessaris per a l’adopció d’acords.

Exemple adequatUs adjunto l’acta de la reunió anterior i l’informe de l’estat dels plans d’estudis, corresponents als punts 1 i 2 de l’ordre del dia.

Datació

La datació no és pertinent si la convocatòria es fa per correu electrònic, en què es pren com a data d’emissió la de l’enviament del missatge, que els gestors mostren automàticament. Si la convocatòria es fa en format de DIN A4, el lloc i la data en què es redacta la convocatòria s’ha d’escriure just abans de la signatura.

La datació, que no duu punt final, és una fórmula integrada per dos elements: la localitat i la data, que se separen per mitjà d’una coma.  
 
La localitat ha de dur l’article que correspongui i la data s’ha de desenvolupar. El dia s’escriu en xifres, el mes en minúscules i l’any sencer en xifres i sense separadors de milers, i s’enllacen generalment amb la preposició de. Ni la localitat ni la data mai no van precedides de la preposició a.

Exemple adequatBarcelona, 19 de maig de 2019

Exemple no admissibleA Barcelona, 19 de maig de 2.019


Exemple adequatL’Hospitalet de Llobregat, 25 de febrer de 2019
 
Exemple no admissibleHospitalet de Llobregat, a 25 de febrer de 2019


La forma abreujada de la data, amb el mes indicat en xifres, no és adequada a les característiques pròpies dels documents administratius.  
 
Exemple adequatSanta Coloma de Gramenet, 25 de juny de 2019
 
Exemple no admissibleSanta Coloma de Gramenet, 25-6-2019


La datació sempre ha d’aparèixer separada del paràgraf precedent i del següent per mitjà d’una línia en blanc i s’ha de situar per damunt de la signatura —excepte en la carta, en què la fórmula de comiat obliga a invertir l’ordre dels elements.

Signatura

Els elements que configuren la signatura varien segons el format de sortida.

  • Si la convocatòria es fa per correu electrònic, hi consten la identificació nominal (nom i cognoms, sense punt final) i la informació corporativa (altres dades de contacte de l’emissor) pròpia dels clients de correu, en aquest ordre i alineats a l’esquerra.

    Exemple adequatRamon Pou Seguí

    ---

    Facultat de Dret
    Universitat de Barcelona

    Diagonal, 684
    08034 Barcelona
    933 556 000

    ub.edu/dret


    La informació corporativa que consta al peu del correu se sol compondre en un cos de lletra més petit que la resta de text (en general, dos punts menys). Pel que fa al contingut, ha de correspondre’s amb les dades relatives a l’òrgan col·legiat, independentment d’altres càrrecs i vinculacions que pugui tenir el secretari.

    InformacióVegeu la informació completa sobre la signatura dels correus electrònics.



  • Si la convocatòria es presenta en format de DIN A4, hi consten la rúbrica del secretari (conjunt personal de traços de qui signa) i la identificació nominal (nom i cognoms, sense punt final), en aquest ordre i alineats a l’esquerra.

    Exemple adequatRúbrica de Ramon Pou Seguí

    Ramon Pou Seguí


Atès que la indicació funcional ja s’esmenta en la fórmula de convocatòria (com a secretari), no ha de tornar a aparèixer en el bloc de la signatura.

InformacióVegeu la informació completa sobre la signatura dels correus electrònics.

Informació addicional

Al peu del document, just després del nom i cognoms del secretari, habitualment en un cos de lletra més petit que la resta de text (en general, dos punts menys), es pot fer referència a aspectes addicionals que no tenen cabuda en els apartats anteriors, com ara la durada prevista de la reunió, la petició que les persones que no hi puguin assistir justifiquin la seva absència, la indicació d’una segona convocatòria, etc.

Aquestes anotacions opcionals es precedeixen de la paraula nota, escrita amb majúscula inicial absoluta i seguida de punt.

Exemple adequatNota. Durant la reunió es farà una pausa per dinar.


En cas que s’incloguin informacions de diverses menes, s’escriuen totes en un mateix paràgraf, separades per punt i seguit.

Exemple adequatNota. En cas que no es pugui iniciar la reunió en primera convocatòria, està previst iniciar-la en segona convocatòria al cap de trenta minuts. Si no hi podeu assistir, heu de justificar degudament la vostra absència.

Annexos

Si s’adjunten molts documents, és convenient llistar-los després de la informació addicional, si n’hi ha, ordenats i numerats seguint, en la mesura que sigui possible, l’ordre del dia de la convocatòria. Si els documents són electrònics, després del nom de cada annex, convé especificar entre claudàtors i en lletra rodona el nom del fitxer corresponent, per facilitar-ne la identificació.

L’epígraf annexos, que encapçala aquest apartat, es consigna en rodona, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra. Aquest bloc d’informació se sol compondre en un cos de lletra més petit que la resta de text (en general, dos punts menys).

Exemple adequatAnnexos

1. Acta de reunió de la Comissió de Doctorat de la Facultat de Dret (sessió 24) [2019-25-annex-01.pdf]

2. Informe de l’estat dels plans d’estudis [2019-25-annex-02.pdf]


InformacióVegeu la informació complementària sobre els adjunts en els missatges de correu electrònic.


Tractament personal

Pel que fa al tractament personal:

  • La convocatòria es redacta en primera persona del singular (jo). No hi apareixen mai explícits ni el pronom personal jo, ni cap fórmula de tractament, atès que la convocatòria de reunió no és un document protocol·lari.

    Exemple adequatPer ordre de la presidenta, us convoco […]

    Exemple no admissiblePer ordre de la presidenta, us convoquem […]

    Exemple no admissiblePer ordre de la presidenta, jo us convoco […]


  • El document s’adreça a un col·lectiu de persones determinades, que reben el tractament de segona personal del plural (vós).

    Exemple adequatUs convoco a la reunió de […]

    Exemple no admissibleEls convoco a la reunió de […]

    Exemple no admissibleEt convoco a la reunió de […]


    Exemple adequatEn cas que no hi pugueu assistir, […]

    Exemple no admissibleEn cas que no hi pugui assistir, […]

    Exemple no admissibleEn cas que no hi puguis assistir, […]

Temps verbal

Pel que fa al temps verbal:

  • En general, es fa servir el present d’indicatiu, tant per indicar la fórmula de convocatòria com per referir-se a la documentació adjunta.

    Exemple adequat[…] us convoco a la reunió […]

    Exemple adequatUs adjunto l’informe de l’estat dels plans d’estudis, corresponent al punt 2 de l’ordre del dia.


  • Per indicar la data, l’hora d’inici i el lloc de la reunió, quan s’opta per un estil discursiu, s’usa el futur simple.

    Exemple adequat[…], que es farà el 22 de novembre de 2019, a dos quarts de deu del matí, a la sala de juntes de l’edifici Tomàs i Valiente.


Acta de reunió

L’acta de reunió és el document mitjançant el qual el secretari d’un òrgan col·legiat, amb el vistiplau del president, deixa constància dels aspectes fonamentals relatius al desenvolupament d’una reunió convocada formalment.

D’acord amb l’article 20 de la Llei de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, a l’acta cal especificar-hi necessàriament els assistents, l’ordre del dia, el lloc i el temps en què s’ha efectuat la reunió, els punts principals de les deliberacions, el contingut dels acords adoptats, el sentit dels vots i, si un membre ho demana, una explicació succinta del seu parer.

L’acta no és, per tant, una transcripció literal de la reunió, farcida d’elements superflus i irrellevants, sinó que és un document legal que serveix per deixar constància, acreditar i demostrar els acords a què han arribat els membres d’un òrgan col·legiat. Convé, doncs, fer atenció a la selecció, concisió i síntesi de continguts, d’una banda, i a la claredat narrativa i visual, de l’altra.

El mateix article 20 de la Llei catalana de règim jurídic estableix la necessitat que es pugui accedir a les actes en format electrònic per consultar-hi el contingut dels acords adoptats. S’aconsella enviar l’esborrany de l’acta pocs dies després de la reunió, a fi que els assistents recordin els temes tractats i els acords presos, i evitar-ne la lectura en la reunió següent.

Pel que fa a l’aprovació de l’acta, l’article 18 de la Llei espanyola de règim jurídic del sector públic estableix que els assistents poden manifestar la seva conformitat o objecció al text pels mateixos mitjans electrònics; un cop consensuades les esmenes, si n’hi ha, l’acta es considera aprovada en la mateixa reunió. En tot cas, aquesta modalitat d’aprovació de les actes s’ha d’acordar prèviament i s’ha d’establir el termini per poder fer manifestacions, objeccions o donar-hi la conformitat.


Marc normatiu




Format

ISO A4 (DIN A4)
210 mm × 297 mm



Exemples

auto - Pàgina 1
auto - Pàgina 2
PDFDOCX

auto - Pàgina 1
auto - Pàgina 2
PDFDOCX

auto - Pàgina 1
auto - Pàgina 2
PDFDOCX


AutorAquests criteris s’han elaborat en el marc del Grup de Treball de Qualitat Lingüística de la Xarxa Vives i han rebut un ajut Interlingua de la Generalitat de Catalunya.

En el projecte, que ha coordinat la Universitat de Barcelona, hi han participat la Universitat Autònoma de Barcelona, la Universitat de Girona, la Universitat de Lleida, la Universitat Oberta de Catalunya, la Universitat Politècnica de Catalunya, la Universitat Rovira i Virgili i la Universitat de Vic - Universitat Central de Catalunya.


Capçalera

Els documents institucionals solen dur una capçalera que serveix per identificar-ne l’emissor i permet mantenir la unitat gràfica de la documentació de cada institució. Aquesta identificació inclou la marca, que en els documents de tràmit se situa a l’extrem esquerre, i adjacents les dades concretes de l’emissor, si escau, que s’especifiquen únicament en la primera pàgina del document.

La marca és la suma de l’escut i el descriptor Universitat de Barcelona. En els documents estàndard no es fan servir les submarques; si cal personalitzar un document amb les dades concretes de l’emissor (nom i cognoms, unitat o òrgan, dades de contacte, etc.), aquestes es distribueixen a la dreta de la marca. Aquestes informacions orgàniques s’han d’adaptar a la llengua del document. La marca, però, és única i invariable.


En cas d’optar per un model de capçalera orgànica, en què s’especifica qui és l’emissor, convé consignar-hi les dades relatives a l’òrgan col·legiat, independentment d’altres càrrecs i vinculacions que puguin tenir el secretari o el president.

Exemple adequat
Comissió de Doctorat
Facultat de Dret
   Diagonal, 684
   08034 Barcelona
+34 934 024 346
cd.dret@ub.edu
ub.edu/doctorat

Identificació del document

El títol del document especifica el nom de l’òrgan col·legiat que es reuneix. Se sol compondre de manera destacada (amb majúscula i negreta) i alineat a l’esquerra (perquè s’adigui amb la disposició de la capçalera).

Exemple adequatACTA DE REUNIÓ DE LA COMISSIÓ DE DOCTORAT
DE LA FACULTAT DE DRET


No es recullen en el títol ni el número de la sessió, ni el caràcter (ordinari o extraordinari), ni la data, atès que són elements que ja apareixen més endavant.

Identificació de la reunió

L’acta i la convocatòria de reunió són dos documents complementaris, amb una estructura inicial compartida: la identificació de la reunió i l’ordre del dia.

Les dades d’identificació de la reunió tenen una estructura bàsica, que ha d’incloure, de manera esquemàtica i en aquest ordre, la informació següent:

  • Número de la sessió (cada curs acadèmic o cada any natural, segons estableixi l’òrgan col·legiat, s’inicia una nova numeració)

  • Caràcter (ordinari o extraordinari), si és pertinent

  • Data (la del dia en què es reuneix l’òrgan col·legiat)

  • Horari (hora d’inici i hora d’acabament)

  • Lloc de la reunió


Aquest bloc de dades es pot encapçalar amb l’epígraf identificació de la reunió, en negreta, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra.

Exemple adequatIdentificació de la reunió

Número: 25
Caràcter: ordinari
Data: 22 de novembre de 2019
Horari: de 9:30 a 10:00
Lloc: sala de juntes de l’edifici Tomàs i Valiente



Des del punt de vista de l’escriptura, convé tenir en compte algunes consideracions específiques que afecten els elements següents:


Data

La data s’escriu de manera desenvolupada, amb totes les preposicions necessàries. No es precedeix ni de l’article ni del dia de la setmana corresponent.

Exemple adequatData: 22 de novembre de 2019

Exemple no admissibleData: 23-11-2019

Exemple no admissibleData: 23 novembre 2019

Exemple no admissibleData: el 22 de novembre de 2019

Exemple no admissibleData: divendres, 22 de novembre de 2019

Horari

Pel que fa a l’escriptura de l’horari, es fa constar l’hora d’inici i d’acabament de la reunió, amb totes les preposicions necessàries. Per afavorir el caràcter esquemàtic d’aquesta informació, s’aconsella fer servir una combinació simple de preposicions.

Exemple adequatHorari: de 9:30 a 10:00

Exemple no admissibleHorari: 9:30 a 10:00

Exemple no admissibleHorari: des de les 9:30 fins a les 10:00


En les indicacions horàries, es recomana seguir el sistema internacional i fer servir els dos punts per separar les hores dels minuts. No s’hi ha d’afegir, per tant, ni el mot hores ni el símbol h. No s’escriu cap zero al davant de les hores d’una sola xifra i els minuts sempre s’expressen amb dues xifres, encara que corresponguin a l’hora en punt.

Exemple adequatHorari: de 9:30 a 10:00

Exemple no admissibleHorari: de 09:30 a 10

Exemple no admissibleHorari: de 9:30 a 10 h

Lloc de la reunió

Quant al lloc de la reunió, que s’ha d’indicar amb precisió suficient, convé tenir present que els noms genèrics d’espais (edificis i dependències) s’acostumen a escriure en minúscula.

Exemple adequatLloc: sala de juntes de l’edifici Tomàs i Valiente

Exemple inadequatLloc: Sala de Juntes de l’Edifici Tomàs i Valiente


Si la reunió es convoca en un lloc extern o poc habitual, que pot generar confusió, convé detallar l’adreça exacta perquè tothom hi pugui arribar.

Exemple adequatLloc: biblioteca de la finca Agustí Pedro i Pons (avinguda de Vallvidrera, 25, 08017 Barcelona

Assistència

En les actes es recullen explícitament els noms i cognoms de les persones que assisteixen a la reunió i de les que s’abstenen d’assistir-hi, si n’hi ha. Aquest bloc s’identifica amb l’epígraf assistència, que s’escriu en negreta, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra.

Les persones que s’absenten es llisten a banda:

  • Els noms de les persones que han justificat l’absència es precedeixen de l’expressió s’excusen, seguida de dos punts, sense necessitat de concretar-ne els motius.

  • Els noms de les persones que no han justificat l’absència es precedeixen de l’expressió no hi assisteixen, seguida de dos punts. Per analogia amb la fórmula anterior, relativa a les persones que s’excusen, aquesta expressió és preferible a la forma absents.


Es poden fer constar també, si n’hi ha, les persones que s’hi conviden puntualment i que no formen part de l’òrgan col·legiat, precedides de l’expressió hi assisteixen com a convidats, seguida de dos punts. Si només s’hi convidessin dones, s’ha de redactar en femení: hi assisteixen com a convidades.

En tot cas, cal tenir en compte que totes aquestes construccions tenen flexió de nombre i cal consignar-les de manera adequada: s’excusa, si s’ha excusat una sola persona; no hi assisteix, si hi ha una única persona absent, o hi assisteix com a convidat, si hi ha una única persona convidada.

Exemple adequatAssistència

Isabel Sanaüja Ripoll, presidenta
Pere López Garcia, secretari
Toni Casaus i Llop, cap d’estudis del grau en Ciències Polítiques
Maria Fandos Climent, cap d’estudis del grau en Criminologia
Pep Ru Vila, en substitució de Lluc Gil Costa, cap d’estudis del grau en Dret
Anna Llou Micó, representant de l’Observatori de Bioètica i Dret

S’excusen:

Miquel Diarte Guasch, director del programa de doctorat en Dret
Imma Torres Joan, titular de la càtedra de Dret Privat Europeu

No hi assisteix:

Anna Parra Sants, cap d’estudis del grau en Relacions Laborals

Hi assisteixen com a convidats:

Ramon Solivella Rodríguez, coordinador de plans d’estudis
Júlia Romeu Sastre, responsable de Gestió Acadèmica



Des del punt de vista de l’escriptura, convé tenir en compte algunes consideracions específiques que afecten les qüestions següents:


Nom i cognoms

Els noms i cognoms de cada persona s’han de consignar, preferentment, en forma de llista, sense precedir-se de tractament ni protocol·lari ni de cortesia i, si és pertinent, seguits del càrrec pel qual han estat convocades (especialment en el cas de les persones convidades esporàdicament a una reunió). La indicació del càrrec de president i secretari de l’òrgan que es reuneix és obligatòria.

Exemple adequatIsabel Sanaüja Ripoll, presidenta

Exemple no admissibleDra. Isabel Sanaüja Ripoll

Càrrecs

Convé notar que els càrrecs s’escriuen sempre en minúscula i s’adapten, pel que fa al gènere (masculí o femení), a la persona que els ocupa.

Exemple adequatIsabel Sanaüja Ripoll, presidenta

Exemple no admissibleIsabel Sanaüja Ripoll, President

Ordre de presentació

Pel que fa a l’ordre intern de cada bloc, es fa constar en primer lloc el president, en segon lloc el secretari i tot seguit la resta d’assistents, que habitualment es presenten ordenats alfabèticament pel primer cognom. Són també possibles altres ordenacions, com ara la jeràrquica o per parts representades.

  • Ordre alfabètic del primer cognom

    Exemple adequatIsabel Sanaüja Ripoll, presidenta
    Pere López Garcia, secretari
    Fina Llort Espasa, secretària acadèmica
    Joana Mena Gomés, vicedegana acadèmica
    Francesc Pou i Sorribes, administrador de centre
    Miquel Sastre Borró, degà


  • Ordre jeràrquic intern

    Exemple adequatIsabel Sanaüja Ripoll, presidenta
    Pere López Garcia, secretari
    Miquel Sastre Borró, degà
    Joana Mena Gomés, vicedegana acadèmica
    Fina Llort Espasa, secretària acadèmica
    Francesc Pou i Sorribes, administrador de centre


  • Ordre per parts representades

    Exemple adequatPer part de la Facultat de Dret:
    Miquel Sastre Borró, degà
    Joana Mena Gomés, vicedegana acadèmica
    Fina Llort Espasa, secretària acadèmica
    Francesc Pou i Sorribes, administrador de centre

    Per part de la Facultat d’Economia i Empresa:
    Elisabet Ribot Artigas, degana
    Lluís Vidal Pocoví, vicedegà de recerca
    Aureli Mas Andreu, secretari acadèmic
    Sílvia Castells Miró, tècnica de gestió de la recerca

Ordre del dia

En aquest apartat es reprodueixen numerats els punts de l’ordre del dia previstos en la convocatòria corresponent. Si se n’ha fet cap modificació, hi ha de constar.

L’epígraf ordre del dia, que encapçala aquest apartat, es consigna en negreta, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra.

Exemple adequatOrdre del dia

1. Aprovació de l’acta de la reunió anterior
2. Anàlisi de la situació de la recerca en els plans d’estudis
3. Valoració de la convocatòria d’ajuts de tesis doctorals
4. Assumptes de tràmit
5. Torn obert de paraules

Desenvolupament de la reunió

En aquest apartat es recull l’evolució de la reunió i es deixa constància de la presentació de documentació, si n’hi ha. El desenvolupament de la reunió es pot descriure de manera detallada, si es considera necessari per la transcendència de les opinions dels assistents, o de manera simplificada, sense fer constar les intervencions i les controvèrsies que se suscitin durant la sessió.

En tot cas, d’acord amb la normativa, les explicacions succintes i detallades del parer dels membres només s’han de fer constar en acta a petició de les persones interessades.

Independentment del grau de detall, la redacció ha de ser sintètica, concisa i ha de contenir únicament informació essencial i indispensable. És convenient numerar els paràgrafs del desenvolupament de la reunió i aquesta numeració s’ha de correspondre amb l’ordre del dia.

En general, el primer punt recull l’obertura de la sessió i l’aprovació de l’acta de la reunió anterior.

Exemple adequat1. La presidenta obre la sessió i proposa aprovar l’acta de la reunió anterior, que va tenir lloc […].

2. Ramon Solivella analitza l’estat de publicació dels plans d’estudis i planteja una revisió de la situació de la recerca […].


En actes llargues, per claredat i per llegibilitat, convé estructurar la informació en apartats. Es recupera, doncs, a tall de títol, la numeració i l’enunciat de cada punt de l’ordre del dia i es presenten a sota, organitzades en paràgrafs, les informacions que corresponguin.

El títol que encapçala aquest apartat, desenvolupament de la reunió, es consigna en negreta i els títols dels subapartats, en seminegreta o cursiva. En qualsevol cas, tots s’escriuen amb majúscula inicial absoluta i s’alineen a l’esquerra.

Exemple adequatDesenvolupament de la reunió

1. Aprovació de l’acta de la reunió anterior

La presidenta obre la sessió i proposa aprovar l’acta de la reunió anterior, que va tenir lloc […].

2. Anàlisi de la situació de la recerca en els plans d’estudis

Ramon Solivella analitza l’estat de publicació dels plans d’estudis i planteja una revisió de la situació de la recerca […].

Si no hi ha intervencions o informacions rellevants en els assumptes de tràmit o en el torn obert de paraules, l’acta ho pot recollir per mitjà de fórmules com ara no hi ha temes per tractar o no hi ha intervencions, o simplement ometre-ho.

Exemple adequatOrdre del dia

[…]
4. Assumptes de tràmit
5. Torn obert de paraules


Exemple adequatDesenvolupament de la reunió

[…]
4. No hi ha temes per tractar.
5. No hi ha intervencions.
Exemple adequatDesenvolupament de la reunió

[…]


En els casos en què es decideix no recollir les intervencions dels assistents, aquest apartat de desenvolupament de la sessió s’omet i només es fan constar els acords presos.

Acords

Els acords (i, si és convenient, els desacords més importants) es recullen de manera esquemàtica, generalment en un apartat específic, titulat acords, que s’escriu en negreta, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra.

És convenient numerar-los seguint l’ordre del dia i presentar-los en paràgrafs diferenciats. Quan un punt de l’ordre del dia no derivi en un acord, la numeració d’aquest apartat ja no serà correlativa. En general, el primer acord recull l’aprovació de l’acta de la reunió anterior.

Exemple adequatAcords

1. S’aprova l’acta de la reunió anterior.

2. S’acorda recollir en els plans actuals el component investigador de la professió.


Quan hi ha votacions, se n’ha de recollir el caràcter (ordinàries, nominals o secretes) i el resultat dels vots (a favor, en contra i abstencions). Cal deixar constància també dels vots particulars emesos, que se solen presentar com a annex. Aquests detalls s’acostumen a ometre si la votació és ordinària i l’acord es pren per unanimitat.

Exemple adequatAcords

1. S’aprova l’acta de la reunió anterior.

2. S’acorda per unanimitat recollir en els plans actuals el component investigador de la professió.

3. S’aprova l’informe de la rectora amb quatre vots a favor i tres en contra.

4. Se sotmet a votació secreta la proposta de reorganització territorial i, amb sis vots a favor i quatre abstencions, s’acorda el trasllat dels estudis de ciències […].


Tot i que, per afavorir la claredat d’estructura i la localització ràpida de les diferents informacions, és preferible plantejar els acords en aquest apartat propi, es podrien incloure també al final de cada punt del desenvolupament de la reunió, a text seguit o en un paràgraf a banda clarament identificat.

  • Acords a text seguit

    Exemple adequatDesenvolupament de la reunió

    1. La presidenta obre la sessió i proposa aprovar l’acta de la reunió anterior, que va tenir lloc […]. S’aprova l’acta de la reunió anterior.

    2. Ramon Solivella analitza l’estat de publicació dels plans d’estudis i planteja una revisió de la situació de la recerca […]. S’acorda per unanimitat recollir en els plans actuals el component investigador de la professió.


  • Acords en paràgraf a banda

    Exemple adequatDesenvolupament de la reunió

    1. Aprovació de l’acta de la reunió anterior

    La presidenta obre la sessió i proposa aprovar l’acta de la reunió anterior, que va tenir lloc […].

    Acord

    S’aprova l’acta de la reunió anterior.

    2. Anàlisi de la situació de la recerca en els plans d’estudis

    Ramon Solivella analitza l’estat de publicació dels plans d’estudis i planteja una revisió de la situació de la recerca […].

    Acord

    S’acorda per unanimitat recollir en els plans actuals el component investigador de la professió.

Temes pendents

Si n’hi ha, els temes que, pel motiu que sigui, figuraven en l’ordre del dia i queden sense tractar s’han d’enumerar, seguint l’ordre de dia, sota l’epígraf temes pendents, que s’escriu en negreta, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra.

Exemple adequatTemes pendents

1. Valoració de la convocatòria d’ajuts de tesis doctorals
2. Revisió dels barems de la convocatòria de places d’analista

Els punts que s’hi incloguin convé que apareguin en l’ordre del dia de la reunió següent. En tot cas, aquest apartat no és obligatori i, per tant, no cal deixar constància del fet que no hi hagi temes pendents.

Fórmula final

La fórmula final que tanca les actes i introdueix les signatures té una estructura fixa. Ha de reflectir, però, les variacions de gènere que corresponguin.

Exemple adequatLa presidenta aixeca la sessió, de la qual, com a secretari, estenc aquesta acta.


Exemple adequatEl president aixeca la sessió, de la qual, com a secretària, estenc aquesta acta.


Aquesta estructura es pot ampliar per recollir el vistiplau del president.

Exemple adequatLa presidenta aixeca la sessió, de la qual, com a secretari, estenc aquesta acta amb el seu vistiplau.

No és un document que es dati, sinó que les signatures es col·loquen just després d’aquesta fórmula final. La data en què es redacta l’acta és irrellevant i no se’n deixa constància. La data important, en aquest cas, és la de la reunió, que apareix en el bloc d’identificació de la reunió.

Signatura

L’acta es formalitza amb la signatura del secretari i el vistiplau del president. A l’esquerra, hi apareix la informació de qui ha actuat com a secretari i, a la dreta, la del president, precedida de l’expressió vist i plau i alineada amb la rúbrica del primer signant.

Com que els noms i cognoms ja s’han fet constar en l’apartat d’assistència, només s’hi ha de fer constar primer el càrrec, introduït per l’article i sense tractaments protocol·laris ni de cortesia, ni signes de puntuació finals, i a continuació la rúbrica.

Exemple adequat
El secretari

Rúbrica del secretari

Vist i plau
La presidenta

Rúbrica de la presidenta


Si es considera convenient o ho estableix la normativa, en algunes actes, com ara les de les meses de negociació sindical, poden haver de signar també la resta d’assistents.

Annexos

Tota aquella documentació que s’hagi presentat durant la reunió s’ha d’adjuntar a l’acta com a annex. Els membres que discrepen d’un acord majoritari poden formular un vot particular per escrit, el qual s’incorpora també com a annex.

Tots els annexos s’han de numerar seguint l’ordre en què apareixen en el redactat i convé assegurar-se que s’hi faci referència explícitament.

Exemple adequatLa presidenta demana que s’exposi el contingut de l’informe de l’estat dels plans d’estudis (annex 2).


Sota l’epígraf annexos, que es consigna després del bloc de signatures en negreta, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra, cal recollir la llista de documents adjunts, identificats amb el número de referència corresponent (annex 1, annex 2, etc.). Si els documents són electrònics, després del nom de cada annex, convé especificar entre claudàtors i en lletra rodona el nom del fitxer corresponent.

Exemple adequatAnnexos

Annex 1. Acta de reunió de la Comissió de Doctorat de la Facultat de Dret (sessió 24) [2019-25-annex-01.pdf]

Annex 2. Informe de l’estat dels plans d’estudis [2019-25-annex-02.pdf]


En tot cas, aquest apartat no és obligatori i, per tant, no cal deixar constància del fet que no hi hagi documents adjunts.


Tractament personal

Pel que fa al tractament personal:

  • El secretari, per referir-se a si mateix, escriu en tercera persona del singular (ell o ella), excepte en la fórmula final, en què fa servir la primera persona (jo).

    Exemple adequatEl secretari ha de fer les gestions oportunes […].

    Exemple adequat[…] de la qual com a secretària, estenc aquesta acta.


  • Per recollir les intervencions dels assistents, s’empra la tercera persona del singular o del plural, en el gènere que correspongui (ell, ella, ells o elles). No s’ha d’emprar mai la segona persona, atès que l’acta no s’adreça a cap persona concreta, sinó que es limita a relatar uns fets.

    Exemple adequatLa presidenta informa que obrirà una taula de negociacions.

    Exemple adequatEls claustrals independents presenten la seva proposta.


  • En determinats casos, especialment pel que fa als acords de la reunió, es fan servir formes impersonals.

    Exemple adequatS’aprova l’acta de la reunió anterior.

    Exemple adequatS’acorda per unanimitat recollir en els plans actuals […].

    Exemple adequatSe sotmet a votació la proposta de reorganització territorial […].


    Es recomana evitar les passives pronominals amb subjecte explícit i donar preferència a formes actives, que segueixen l’ordre lògic de l’oració (subjecte + verb + complements).

    Exemple adequatEls claustrals decideixen refer el pla de dedicació.

    Exemple inadequatEs decideix per part dels claustrals refer el pla de dedicació.

Tractaments de cortesia

Per referir-se als assistents, ni davant de càrrecs ni de noms de pila, no s’empren ni tractaments protocol·laris, ni de cortesia, ni articles personals.

Exemple adequatLa presidenta obre la sessió […]

Exemple no admissibleLa senyora presidenta obre la sessió […]

Exemple no admissibleLa Sra. presidenta obre la reunió […]


Exemple adequatRamon Solivella analitza l’estat de […]

Exemple no admissibleEl Dr. Ramon Solivella analitza l’estat de […]

Exemple no admissibleEn Ramon Solivella analitza l’estat de […]


Si es volen mantenir els càrrecs acadèmics, convé escriure’ls desenvolupats i en minúscula inicial. Per coherència, s’ha d’anteposar alguna forma de tractament davant de totes les persones esmentades. En aquest cas, se solen obviar els noms de pila i s’esmenten només els cognoms.

Exemple adequat2. El professor Solivella analitza l’estat de publicació dels plans d’estudis i planteja una revisió de la situació de la recerca […].

3. La senyora Fandos reparteix una còpia de l’escrit tramès al Deganat, en què sol·licita un espai per a les tutories de treball final de grau.

Exemple no admissible2. El professor Solivella analitza l’estat de publicació dels plans d’estudis i planteja una revisió de la situació de la recerca […].

3. Maria Fandos reparteix una còpia de l’escrit tramès al Deganat, en què sol·licita un espai per a les tutories de treball final de grau.

Temps verbal

Pel que fa al temps verbal:

  • Encara que l’acta es redacti després de la reunió, s’ha d’emprar el present d’indicatiu.

    Exemple adequatLa presidenta obre la sessió i proposa aprovar l’acta […]

    Exemple no admissibleLa presidenta va obrir la sessió i va proposar aprovar l’acta […]


    Exemple adequatRamon Solivella analitza l’estat de publicació dels indicadors […]

    Exemple no admissibleRamon Solivella ha analitzat l’estat de publicació dels indicadors […]


  • Per referir-se, però, a fets passats o futurs, s’han de fer servir els temps corresponents. En el cas del passat, és preferible el passat perifràstic (va tenir lloc) en lloc del simple (tingué lloc).

    Exemple adequatEl president proposa aprovar l’acta de la reunió  que va tenir lloc […].

    Exemple adequatLa presidenta informa que obrirà una taula de negociacions.

Certificat

El certificat és un document que, sense fer valoracions, acredita de manera fefaent un fet, el contingut d’un escrit o les dades que consten en arxius, registres, llibres d’actes, etc. de l’òrgan que l’emet. L’expedeix un funcionari públic competent o una persona autoritzada legalment, a sol·licitud de la persona interessada o a instància de l’òrgan competent —cas en què, si és preceptiu, es requereix el consentiment de la persona interessada.

En tot cas, ha de contenir les dades objecte de certificació i la signatura de l’òrgan competent. És un document que no es registra.

No s’ha de confondre amb la diligència: el certificat és un document que sovint té una destinació externa, mentre que la diligència és de caràcter merament intern.

De certificats, n’hi ha diversos tipus: administratius, acadèmics, laborals, mèdics, d’acords d’una reunió, etc.


Marc normatiu




Format

ISO A4 (DIN A4)
210 mm × 297 mm



Exemples

auto
PDFDOCX

auto
PDFDOCX

auto
PDFDOCX


Capçalera

Els documents institucionals solen dur una capçalera que serveix per identificar-ne l’emissor i permet mantenir la unitat gràfica de la documentació de cada institució. Aquesta identificació inclou la marca, que en els documents de tràmit se situa a l’extrem esquerre, i adjacents les dades concretes de l’emissor, si escau, que s’especifiquen únicament en la primera pàgina del document.

La marca és la suma de l’escut i el descriptor Universitat de Barcelona. En els documents estàndard no es fan servir les submarques; si cal personalitzar un document amb les dades concretes de l’emissor (nom i cognoms, unitat o òrgan, dades de contacte, etc.), aquestes es distribueixen a la dreta de la marca. Aquestes informacions orgàniques s’han d’adaptar a la llengua del document. La marca, però, és única i invariable.

Les capçaleres orgàniques, en què es recull la unitat que emet el document, la dependència orgànica, la localització i fins i tot les dades de contacte, es poden personalitzar, si cal, amb el nom i cognoms del responsable del document i el càrrec que ocupa, d’acord amb la distribució gràfica següent:

Exemple adequatMostra de capçalera


Des del punt de vista de l’escriptura, convé tenir en compte algunes consideracions específiques que afecten els elements que poden compondre les capçaleres:

  • Autoria

  • Adreça postal

  • Número de contacte

  • Adreça electrònica

  • Adreça web


Encapçalament

L’encapçalament identifica clarament la persona que expedeix el certificat. S’hi fan constar les dades següents, cap de les quals destacada tipogràficament (ni amb majúscules ni amb negreta):

  • Nom i cognoms complets. No es precedeixen del pronom personal (jo) ni de cap fórmula de tractament (del tipus senyor o senyora).

    Exemple adequatJordi Grau Burgos, secretari de la Comissió de Recerca,

    Exemple no admissibleJo, JORDI GRAU BURGOS, secretari de la Comissió de Recerca,


  • Càrrec i organisme, entre comes. Per afavorir la simplicitat, és preferible evitar les formes introductòries com a o en qualitat de. La identificació funcional no necessàriament ha de repetir les dades que es recullen en la capçalera.


Exemple adequatJordi Grau Burgos, secretari de la Comissió de Recerca,

Exemple no admissibleJordi Grau Burgos, com a secretari de la Comissió de Recerca de la Universitat de Barcelona,


En alguns casos, es recullen altres dades acreditatives, com ara el número de col·legiat en els certificats mèdics.

De vegades, l’encapçalament pot anar precedit d’un títol que especifica el tipus de certificat i serveix per identificar a simple vista el contingut del document. Se sol compondre de manera destacada (amb majúscula i negreta) i alineat a l’esquerra (perquè s’adigui amb la disposició de la capçalera).

Exemple adequatCERTIFICAT ACADÈMIC PERSONAL

Exemple adequatCERTIFICAT D’ASSISTÈNCIA I APROFITAMENT

Nucli

El nucli del certificat s’introdueix amb el verb certifico, destacat i aïllat del cos del text.

  • Es compon amb majúscules per identificar clarament de quin document es tracta, i en cap cas no se’n separen les lletres amb espais en blanc.

    Exemple adequatCERTIFICO

    Exemple no admissibleC E R T I F I CO


  • S’acompanya de dos punts únicament en el cas que se certifiquin diversos fets, que es distribueixen en paràgrafs diferents.

    Exemple adequatCERTIFICO que […]

    Exemple no admissibleCERTIFICO: que […]


    Exemple adequat
    CERTIFICO:
    1. […]
    2. […]
    3. […]


  • En general, es disposa en una doble columna asimètrica, en què el verb ocupa la primera columna i la resta de text, la segona.

    Exemple adequat
    CERTIFICO
    que el 10 de desembre de 2018 la Comissió de Recerca va adoptar, pendent d’aprovació, l’acord següent […].


    Si tècnicament la disposició del document no es pot controlar amb facilitat, és preferible col·locar el títol en un paràgraf aïllat.

    Exemple adequatCERTIFICO

    Que el 10 de desembre de 2018 la Comissió de Recerca va adoptar, pendent d’aprovació, l’acord següent […].


A continuació, s’expressen de manera clara i concisa els fets o les dades que se certifiquen, introduïts amb la conjunció que si la frase presenta una forma verbal conjugada.

Exemple adequat
CERTIFICO
que, d’acord amb les dades que consten en l’expedient 3/2018, l’empresa proveïdora està autoritzada a distribuir en els equips del campus la llicència educativa corresponent.


Altrament, davant una forma no verbal, la conjunció que no és necessària.

Exemple adequat
CERTIFICO
la fidelitat i exactitud d’aquesta traducció al català del
document original redactat en àrab.


Si hi ha diversos fets o dades per certificar, cadascun es consigna en un paràgraf diferent, numerats correlativament i encapçalats igualment per la conjunció que, amb majúscula inicial, si la frase presenta una forma verbal conjugada. En general, cada paràgraf es tanca amb un punt.

Exemple adequat
CERTIFICO:
1. Que Mateu Prat Roca, amb NIF 45897345G, ha dut a
terme les pràctiques d’auxiliar de serveis
a la Facultat de Dret.
2. Que durant les cent hores de pràctiques, concentrades
els mesos de gener a març de 2019, ha fet tasques
de gestió i control de qualitat
.


Quan se certifiquen els acords d’una reunió o les parts dispositives d’una resolució, cal transcriure’ls literalment i consignar-los en un paràgraf diferent, entre cometes baixes, sense sagnar i amb el mateix cos de lletra.

Exemple adequat[…] que el 10 de desembre de 2018 la Comissió de Recerca va adoptar, entre d’altres, l’acord següent:

«Aprovar la convocatòria d’ajuts de personal investigador predoctoral en formació per al curs 2018-2019.»


Quan la citació ocupa més d’un paràgraf, les cometes no es tanquen fins al darrer paràgraf citat; però, en començar cada paràgraf, a partir del segon, cal posar-hi unes cometes de tancament, per indicar que la citació continua oberta.

Exemple adequat[…] que el 10 de desembre de 2018 la Comissió de Recerca va adoptar els acords següents:

«Aprovar la convocatòria d’ajuts d’investigadors predoctorals en formació per al curs 2018-2019.

»Garantir que els doctorands amb menys recursos tinguin un accés preferent a aquests ajuts.»{ex}

Certificació

La fórmula de certificació acostuma a tenir una estructura bàsica que cal respectar.

Exemple adequatI, perquè consti, signo aquest certificat.

Exemple adequatI, perquè consti, expedeixo aquest certificat.

Exemple no admissibleI, perquè així consti, signo aquest certificat.


Tot i això, pot presentar variacions segons les referències que pugui incloure.

  • Si s’esmenta la persona que sol·licita el certificat:

    Exemple adequatI, perquè consti, signo aquest certificat a petició de la persona interessada.


    Quan es fa referència a una persona determinada, cal adaptar el text al gènere que correspon:

    Exemple adequatI, perquè consti, signo aquest certificat a petició de l’interessat.
    I, perquè consti, signo aquest certificat a petició de la interessada.


    En cas que es recullin el nom i cognoms complets de la persona interessada perquè no apareixen en el nucli del certificat, és preferible obviar qualsevol fórmula de tractament:

    Exemple adequatI, perquè consti, signo aquest certificat a petició de Maria Bonet Solé.

    Exemple no admissibleI, perquè consti, signo aquest certificat a petició de la senyora Maria Bonet Solé.


  • Si s’esmenta la persona que dona conformitat al certificat, hi ha de figurar únicament el càrrec, que no s’acompanya de cap fórmula de tractament:

    Exemple adequatI, perquè consti, signo aquest certificat amb el vistiplau del rector.

    Exemple no admissibleI, perquè consti, signo aquest certificat amb el vistiplau de Miquel Sanahuja, Rector Magnífic.


    La identificació nominal del càrrec superior s’ha de consignar en la signatura.

  • Si s’esmenta la finalitat per a la qual s’expedeix el certificat:

    Exemple adequatI, perquè consti, a l’efecte de presentar-lo davant l’organisme corresponent, signo aquest certificat.

    Exemple adequatI, perquè consti, a l’efecte de presentar-lo davant el Servei de Personal, signo aquest certificat.


    Les expressions a tots els efectes o als efectes que corresponguin són buides, i per tant és preferible prescindir-ne.

    Exemple adequatI, perquè consti, signo aquest certificat.

    Exemple no admissibleI, perquè consti, als efectes que corresponguin, signo aquest certificat.


La fórmula de certificació no ha d’incloure, en canvi, cap referència al lloc o la data en què s’expedeix el document, atès que aquesta informació es consigna en l’apartat de datació.

Exemple adequatI, perquè consti, signo aquest certificat.

Exemple no admissibleI, perquè consti, signo aquest certificat a Barcelona, el dia 25 de maig de 2019.

Datació

Cal conservar aïllada la datació en l’apartat que correspon i evitar agrupar-la en una sola frase amb la fórmula de certificació.

Exemple adequatI, perquè consti, signo aquest certificat.

Barcelona, 25 de maig de 2019

Exemple no admissibleI, perquè consti, signo aquest certificat a Barcelona, el dia 25 de maig de 2019.


La datació, que no duu punt final, és una fórmula integrada per dos elements: la localitat i la data, que se separen per mitjà d’una coma.  
 
La localitat ha de dur l’article que correspongui i la data s’ha de desenvolupar. El dia s’escriu en xifres, el mes en minúscules i l’any sencer en xifres i sense separadors de milers, i s’enllacen generalment amb la preposició de. Ni la localitat ni la data mai no van precedides de la preposició a.

Exemple adequatBarcelona, 19 de maig de 2019

Exemple no admissibleA Barcelona, 19 de maig de 2.019


Exemple adequatL’Hospitalet de Llobregat, 25 de febrer de 2019
 
Exemple no admissibleHospitalet de Llobregat, a 25 de febrer de 2019


La forma abreujada de la data, amb el mes indicat en xifres, no és adequada a les característiques pròpies dels documents administratius.  
 
Exemple adequatSanta Coloma de Gramenet, 25 de juny de 2019
 
Exemple no admissibleSanta Coloma de Gramenet, 25-6-2019


La datació sempre ha d’aparèixer separada del paràgraf precedent i del següent per mitjà d’una línia en blanc i s’ha de situar per damunt de la signatura —excepte en la carta, en què la fórmula de comiat obliga a invertir l’ordre dels elements.

Signatura

Pel que fa a la signatura manuscrita, només hi ha de figurar la rúbrica. No s’han de repetir ni el nom i cognoms ni el càrrec de la persona que expedeix el certificat, perquè ja s’han esmentat en l’encapçalament.

Exemple adequatRosa Bou Torres, cap del Servei de Personal,

CERTIFICO […]

I, perquè consti, signo aquest certificat.

Rúbrica de Rosa Bou Torres


Quan el certificat duu el vistiplau d’un càrrec superior, hi ha de constar l’expressió Vist i plau, el càrrec precedit de l’article determinat corresponent, la rúbrica, i el nom i cognoms, i s’ha de posar a la dreta de la signatura de qui expedeix el certificat en línia amb la rúbrica. Ni el càrrec ni el nom i cognoms no van precedits del tractament protocol·lari ni del de cortesia.

Exemple adequatJordi Grau Burgos, secretari de la Comissió de Recerca,

CERTIFICO […]

I, perquè consti, signo aquest certificat.

Rúbrica de Jordi Grau Burgos
Vist i plau
El president

Rúbrica de Joaquim Maria Canal


Joaquim Maria Canal


Si el càrrec que dona conformitat al certificat ja s’esmenta en la fórmula de certificació, s’obvia del bloc del vistiplau.

Exemple adequatJordi Grau Burgos, secretari de la Comissió de Recerca,

CERTIFICO [...]

I, perquè consti, signo aquest certificat amb el vistiplau del president.

Rúbrica de Jordi Grau Burgos
Vist i plau

Rúbrica de Joaquim Maria Canal


Joaquim Maria Canal


Per donar validesa als certificats, és necessari posar-hi el segell de l’òrgan o la unitat que els expedeix. El segell no s’ha d’estampar damunt les rúbriques, sinó que hi és adjacent.


Tractament personal

Pel que fa al tractament personal:

  • El redactor escriu en primera persona del singular (jo). No hi apareixen mai explícits ni el pronom personal jo, ni cap fórmula de tractament, atès que el certificat no és un document protocol·lari.

    Exemple adequatJordi Grau Burgos, secretari de la Comissió de Recerca,

    CERTIFICO […]


  • El document no s’adreça a cap persona concreta, sinó que, en general, s’expedeix a petició de la persona interessada. Si convé referir-s’hi, es fa servir la tercera persona del singular (ell o ella), en el gènere que correspongui.

    En cas que calgui esmentar el nom i cognoms de la persona interessada, no es precedeixen de cap fórmula de tractament ni es destaquen tipogràficament amb majúscules o negreta.

    Exemple adequat[…] que Mateu Prat Roca ha dut a terme cent hores de pràctiques.

Temps verbal

Pel que fa al temps verbal:

  • Per indicar l’acte de certificació es fa servir el present d’indicatiu (certifico, expedeixo, signo).

    Exemple adequatCERTIFICO […]

    I, perquè consti, expedeixo aquest certificat.


  • Per presentar la informació, els temps verbals depenen de la relació entre els fets que se certifiquen i el moment en què s’emet el certificat.

    Exemple adequatQue durant les hores de pràctiques, concentrades els mesos de gener a març de 2024, ha fet tasques de gestió i control de qualitat.

    Exemple adequatQue el 10 de desembre de 2018 la Comissió de Recerca va adoptar l’acord de nomenament dels nous membres del tribunal.


Diligència

La diligència és un document administratiu que constata l’execució d’un tràmit, actuació o fets determinats, com ara la presa de possessió d’una plaça, la modificació d’una remuneració, un canvi de categoria professional, la tramesa d’un certificat, la comunicació verbal d’alguna informació rellevant, etc.

Es tracta d’un escrit que no certifica: és una mera declaració generalment de caràcter intern, sense efectes certificants, que es limita a exposar un fet. A diferència del certificat, que únicament poden expedir els funcionaris públics competents o les persones autoritzades legalment, les diligències no requereixen que la persona que les signa tingui l’atribució de certificar.

L’estructura és semblant a la del certificat, però més simple. En tot cas, mentre que el certificat sovint té una destinació externa, la diligència és un document merament intern. No s’expedeix, doncs, a petició de cap persona ni amb la intenció que surti de l’administració que l’emet.

La diligència també pot aparèixer inserida en un altre document, com ara en una acta de notes per donar compte d’una modificació o en una acta de reunió per informar de la data d’aprovació, a fi d’indicar la validesa de les dades o els acords.


Marc normatiu

No hi ha regulació expressa sobre les diligències.



Format

ISO A4 (DIN A4)
210 mm × 297 mm



Exemples

auto
PDFDOCX

auto
PDFDOCX


Capçalera

Els documents institucionals solen dur una capçalera que serveix per identificar-ne l’emissor i permet mantenir la unitat gràfica de la documentació de cada institució. Aquesta identificació inclou la marca, que en els documents de tràmit se situa a l’extrem esquerre, i adjacents les dades concretes de l’emissor, si escau, que s’especifiquen únicament en la primera pàgina del document.

La marca és la suma de l’escut i el descriptor Universitat de Barcelona. En els documents estàndard no es fan servir les submarques; si cal personalitzar un document amb les dades concretes de l’emissor (nom i cognoms, unitat o òrgan, dades de contacte, etc.), aquestes es distribueixen a la dreta de la marca. Aquestes informacions orgàniques s’han d’adaptar a la llengua del document. La marca, però, és única i invariable.

Les capçaleres orgàniques, en què es recull la unitat que emet el document, la dependència orgànica, la localització i fins i tot les dades de contacte, es poden personalitzar, si cal, amb el nom i cognoms del responsable del document i el càrrec que ocupa, d’acord amb la distribució gràfica següent:

Exemple adequatMostra de capçalera


Des del punt de vista de l’escriptura, convé tenir en compte algunes consideracions específiques que afecten els elements que poden compondre les capçaleres:

  • Autoria

  • Adreça postal

  • Número de contacte

  • Adreça electrònica

  • Adreça web


Nucli

En general, el nucli de la diligència s’introdueix amb el verb faig constar, destacat i aïllat del cos del text.

  • Es destaca amb majúscules per identificar clarament de quin document es tracta, i en cap cas no se’n separen les lletres amb espais en blanc.

    Exemple adequatFAIG CONSTAR

    Exemple no admissibleF A I G    C O N S T A R


  • S’acompanya de dos punts únicament en el cas que se certifiquin diversos fets, que es distribueixen en paràgrafs diferents.

    Exemple adequat
    FAIG CONSTAR
    que […]

    Exemple no admissible
    FAIG CONSTAR:
    que […]


    Exemple adequat
    FAIG CONSTAR:
    1. […]
    2. […]
    3. […]


  • Se sol disposar en una doble columna asimètrica, en què el verb ocupa la primera columna i la resta de text, la segona.

    Exemple adequat
    FAIG CONSTAR
    que l’alumne Xavier Pérez Darder ha comparegut
    a la Secretaria d’Estudiants i Docència
    de la Facultat de Biologia.


    Si tècnicament la disposició del document no es pot controlar amb facilitat, també és possible col·locar el títol en un paràgraf aïllat.

    Exemple adequatFAIG CONSTAR

    Que l’alumne Xavier Pérez Darder ha comparegut a la Secretaria d’Estudiants i Docència de la Facultat de Biologia.


A continuació, s’expressen de manera clara i concisa els fets o les dades que s’hi constaten, introduïts amb la conjunció que si la frase presenta una forma verbal conjugada.

Exemple adequat
FAIG CONSTAR
que l’alumne Xavier Pérez Darder ha comparegut a la
Secretaria d’Estudiants i Docència de la Facultat de
Biologia.


Altrament, davant una forma no verbal, la conjunció que no és necessària.

Exemple adequat
FAIG CONSTAR
la presa de possessió de la plaça de cap de servei per
part de Roser Boronat Estrada, amb NIF 24986578C.


Si hi ha diversos fets o dades per constatar, cadascun es consigna en un paràgraf diferent, numerats correlativament i encapçalats igualment per la conjunció que, que s’escriu amb majúscula inicial. En general, cada paràgraf es tanca amb un punt.

Exemple adequat
FAIG CONSTAR:
1. Que s’ha detectat un error en la resolució de
l’expedient de contractació 1/2019, corresponent a
l’adjudicació del contracte de servei de neteja de
la Facultat de Ciències de la Terra, en relació amb el
termini de constitució de la garantia.

2. Que el termini correcte de presentació de
documentació i constitució de la garantia
definitiva és de quinze dies hàbils, del dia 13 fins
al 30 de juny de 2019 (ambdós inclosos).


La fórmula diligència per fer constar, amb què tradicionalment també s’ha introduït el nucli de la diligència, es reserva als casos en què apareix inserida en un altre document. En la resta de contextos, per simplificació i homogeneïtat amb la resta de documentació administrativa, que es redacta en primera persona del singular i no en forma impersonal, és preferible el verb faig constar.

Datació

La datació, que no duu punt final, és una fórmula integrada per dos elements: la localitat i la data, que se separen per mitjà d’una coma.  
 
La localitat ha de dur l’article que correspongui i la data s’ha de desenvolupar. El dia s’escriu en xifres, el mes en minúscules i l’any sencer en xifres i sense separadors de milers, i s’enllacen generalment amb la preposició de. Ni la localitat ni la data mai no van precedides de la preposició a.

Exemple adequatBarcelona, 19 de maig de 2019

Exemple no admissibleA Barcelona, 19 de maig de 2.019


Exemple adequatL’Hospitalet de Llobregat, 25 de febrer de 2019
 
Exemple no admissibleHospitalet de Llobregat, a 25 de febrer de 2019


La forma abreujada de la data, amb el mes indicat en xifres, no és adequada a les característiques pròpies dels documents administratius.  
 
Exemple adequatSanta Coloma de Gramenet, 25 de juny de 2019
 
Exemple no admissibleSanta Coloma de Gramenet, 25-6-2019


La datació sempre ha d’aparèixer separada del paràgraf precedent i del següent per mitjà d’una línia en blanc i s’ha de situar per damunt de la signatura —excepte en la carta, en què la fórmula de comiat obliga a invertir l’ordre dels elements.

Signatura

En general, la signatura s’alinea a l’esquerra del document. S’ha d’escriure en minúscules, excepte les inicials dels noms propis i dels mots a principi de línia, i en cap cas s’hi ha d’emprar la negreta.

Els elements que la configuren són la identificació funcional (càrrec o condició en què s’exerceixen les funcions), la identificació nominal (nom i cognoms) i la rúbrica (conjunt personal de traços de qui signa).

  • La identificació funcional va precedida de l’article determinat corresponent, i no s’hi ha de posar ni punt ni coma al final.

    Exemple adequatEl rector

    Exemple no admissibleEl rector,


    Atès que en la documentació institucional s’empren les capçaleres normalitzades, la informació orgànica que consti en la capçalera no s’ha de repetir en la signatura.

    Exemple adequatEl rector

    Exemple no admissibleEl rector de la Universitat de Barcelona


    Exemple adequatLa degana

    Exemple no admissibleLa degana de la Facultat de Belles Arts de la Universitat de Barcelona


  • La identificació nominal es compon del nom i els dos cognoms, sense punt final. No ha d’anar mai precedida de la paraula Signat ni de les abreviatures corresponents.

  • La rúbrica ha d’anar sempre entre els dos elements anteriors. Convé deixar un espai d’entre quatre i sis línies en blanc perquè hi càpiga sense problemes.


Exemple adequatLa cap de secretaria

Mercè Pujolar Hernández


En les diligències en què participa una persona aliena a l’administració emissora, que compareix, per exemple, per executar un tràmit o rebre un document, la signatura del document pot ser doble: a l’esquerra signa el càrrec que constata els fets i a la dreta, la persona compareixent.

Exemple adequatLa cap de secretaria                 El compareixent

Mercè Pujolar Hernández        Xavier Pérez Darder


Atès que la identificació funcional fa referència a una persona determinada, cal adaptar necessàriament el text al gènere que correspon: el compareixent o la compareixent.


Tractament personal

Pel que fa al tractament personal:

  • El redactor escriu en primera persona del singular (jo).

  • El document no s’adreça a cap persona concreta. Si convé referir-se a la part compareixent o a una altra persona, es fa servir la tercera persona del singular (ell o ella), en el gènere que correspongui.


En cas que calgui esmentar el nom i cognoms d’una tercera persona, no es precedeixen de cap fórmula de tractament ni es destaquen tipogràficament amb majúscules o negreta.

Exemple adequat
FAIG CONSTAR
que l’alumne Xavier Pérez Darder ha comparegut a la Secretaria d’Estudiants i Docència de la Facultat de Biologia.

Temps verbal

Pel que fa al temps verbal:

  • Per indicar l’acte de constatació dels fets es fa servir el present d’indicatiu (faig constar).


Exemple adequatFAIG CONSTAR [...]


  • Per presentar la informació, els temps verbals depenen de la relació entre els fets que es constaten i el moment en què s’emet la diligència.


Exemple adequat1. Que l’alumne Xavier Pérez Darder ha comparegut a la Secretaria d’Estudiants i Docència.

2. Que al gener va cursar deu crèdits d’assignatures optatives per obtenir el títol corresponent al grau en Biotecnologia.

Full d’incidències d’examen

ModelWord

PDF

InformacióCal adaptar la capçalera amb les dades que corresponguin.

Justificants d’assistència

Genèric

ModelWord

PDF
De pràctiques

ModelWord

PDF

D’examen (en català)

ModelWord

PDF

D’examen (en anglès)

ModelWord

PDF


InformacióCal adaptar la capçalera amb les dades que corresponguin.


Informe

Definició. Document que presenta una exposició de caràcter informatiu sobre la situació d’un afer o sobre els elements necessaris perquè es resolgui.

L’estructura i el contingut dels informes són força variables; malgrat això s’han de seguir unes pautes i han de contenir unes informacions mínimes.

Si s’analitzen segons el context, els informes poden ser procedimentals (integrats i previstos dins d’un expedient ordinari) o no procedimentals (al marge dels expedients administratius ordinaris). I, segons el contingut, es poden classificar en descriptius o valoratius.

Un tipus específic d’informe és la proposta de resolució.

Un informe s’anomena dictamen quan inclou una valoració o una opinió i és un facultatiu o una comissió tècnica (d’assessorament o consultiva) qui l’emet.

Mida. ISO A4.

Reglamentació. Vegeu la normativa general que regula l’ús de la llengua en els documents que genera la Universitat de Barcelona.

Exemples

ModelWord

PDF

ModelModelWord

PDF

Estructura i redacció

EsquemaLa redacció dels informes ha de ser succinta i no s’hi han d’incorporar dades que ja constin en l’expedient corresponent, si és el cas, o que no siguin estrictament necessàries.

1. Identificació

En aquest apartat hi poden constar, opcionalment:

  • títol de l’informe, destacat

  • núm. d’expedient (si escau)

  • assumpte

  • sol·licitant (si escau).


2. Exposició de precedents, fets i fonaments de dret

L’exposició dels precedents i dels fets que motiven l’informe s’ha de fer d’una manera ordenada i clara.

Cal mantenir l’ordre lògic de les dades i separar les diferents unitats en paràgrafs, per tal que la lectura pugui ser ràpida.

Els fonaments de dret, en el cas que hi hagin de constar, fan referència a les disposicions legals que justifiquen les conclusions de l’informe.

3. Conclusions

Els informes descriptius no contenen aquest punt, només s’ha de tenir en compte, doncs, per als valoratius.

La conclusió a què ha portat l’argumentació anterior va encapçalada per la paraula INFORMO o bé per una de les dues fórmules següents (o una d’equivalent):

Després de seguir tots els tràmits reglamentaris,

INFORMO:


Després de tenir en compte les disposicions legals aplicables en aquest cas, emeto el següent

INFORME

A continuació, l’emissor en fa una valoració.

4. Datació

La datació del document es compon de:

  • població, seguida d’una coma

  • data (el dia del mes i l’any, en xifres; sense cap punt).


Barcelona, 29 de novembre de 1998
L’Hospitalet de Llobregat, 14 de maig de 1999

La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a.

5. Signatura

Consta dels elements següents:

  • càrrec, precedit de l’article corresponent

  • signatura

  • nom i cognoms.


6. Annexos

Si cal, s’hi poden afegir els annexos que es considerin pertinents. Convé fer-ne la llista al final de l’informe.

Tractament personal

Emissor:
1a persona del singular
1a persona del plural o 3a persona del singular (si és un òrgan col·legiat).

Temps verbal

El temps verbal que s’hi usa preferentment és el present d’indicatiu. En l’apartat d’exposició de precedents també és habitual l’ús del pretèrit indefinit: s’ha estudiat, s’han considerat.

Remarques

  • Cal escriure proposo en lloc de «tinc l’honor de proposar» o «vinc a proposar», que són inadequats.

  • El verb informar té significats diferents segons que sigui transitiu (‘posar algú al corrent d’alguna cosa’; ‘dotar de forma’), intransitiu (‘els fiscals i els advocats, parlar en compliment del seu càrrec’) o pronominal (‘procurar-se notícies entorn d’algú o d’alguna cosa’). Cal tenir-ho en compte i evitar l’ús de la forma intransitiva amb complement directe (és correcta la frase El degà ha informat el rector sobre..., però és incorrecte escriure La Comissió ha informat favorablement el projecte...).

Fraseologia

Aquesta Comissió considera que...
Considero que...
emetre un informe favorable
informar favorablement sobre
Proposo que...

Model d’informe del rector

Model - Pàgina 1
Model - Pàgina 2
PDFDOCXDOTX


RetrucsPer treballar col·laborativament aquest document, que té fragments d’edició restringida, podeu seguir les indicacions que hi ha al Retrucs.


AutorAquest model d’informe del rector per al Consell de Govern s’ha elaborat en coordinació amb la Secretaria General de la Universitat de Barcelona, d’acord amb l’estructura i composició de l’equip rectoral en data 4 de juliol de 2024.


Conveni

Definició. Document amb què s’estableixen uns acords entre dues o més parts, el compliment dels quals té caràcter obligatori.

S’anomenen convenis (conveni de col·laboració, acord de cooperació, acord marc, etc.) els acords presos en termes d’igualtat per institucions o organismes per dur a terme un objectiu d’interès comú.

Mida. ISO A4.

Reglamentació. Vegeu la normativa general que regula l’ús de la llengua en els documents que genera la Universitat de Barcelona.

Exemples

ModelWord

PDF

ModelModelWord

PDF

Estructura i redacció

EsquemaA causa de la varietat de tipus d’aquest document, és difícil establir un model general vàlid per a tots els casos. Per aquest motiu, les indicacions que es presenten s’han d’entendre com a pautes generals, adaptables a cada cas.

1. Títol

El document comença amb la identificació. Les dades que corresponen a aquest apartat són:
  • tipus de conveni

  • organismes/institucions participants

  • objecte.

Les majúscules poden ajudar a identificar més fàcilment el document. El títol pot presentar alguna d’aquestes formes:

CONVENI [...] ENTRE [...] I [...] SOBRE [...]

CONVENI DE COL·LABORACIÓ

ACORD DE COOPERACIÓ ENTRE [...] I [...] SOBRE [...]

2. Participants

Hi ha de constar, de cada una de les parts, la informació següent:
  • nom i cognoms

  • càrrec (en qualitat de què signa el conveni), quan correspongui

  • dades d’identificació personal (opcionalment)

  • organisme que representa, si és el cas.

L’apartat es pot iniciar amb una d’aquestes fórmules:

D’una part, [...], i de l’altra,[...].

REUNITS
D’una part, [...], i de l’altra, [...].

Hi participem/participen d’una part, [...]. De l’altra, [...]. I de l’altra [...], d [...].

3. Exposició

En aquest apartat s’exposen els antecedents, la voluntat dels participants, la normativa legal referent al conveni, etc.

Es pot iniciar amb les formes següents:

ANTECEDENTS

EXPOSEM/EXPOSEN

En el cas que hi hagi més d’un punt, es numeren, i s’introdueixen amb la conjunció que si s’ha iniciat l’apartat amb EXPOSEM/EXPOSEN.

4. Acords

Aquest apartat és el nucli del document. S’hi recullen els pactes a què han arribat les parts i, per tant, l’objecte del conveni/contracte.

En tot el text és aconsellable fer servir el present d’indicatiu o bé la perífrasi d’obligació.

Es pot iniciar amb:

ACORDS

CLÀUSULES

PACTES

PACTEM/PACTEN

El text següent també va alineat a l’esquerra i els diferents punts van numerats: primer, segon, tercer, etc., i marcats gràficament.

5. Fórmula de compromís

La fórmula de compromís està molt fixada. Generalment és la següent:

En senyal/prova de conformitat, signem aquest conveni en dos/tres/quatre/etc. exemplars en el lloc i en la data esmentats més avall.

6. Datació

La datació del document es compon de:
  • població, seguida d’una coma

  • data (el dia del mes i l’any, en xifres; sense cap punt).

Barcelona, 29 de novembre de 1998
L’Hospitalet de Llobregat, 14 de maig de 1999La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a.

7. Signatures

Els elements de la signatura de cada una de les parts es disposen en aquest ordre:
  • càrrec/identificació de les parts, precedit de l’article corresponent

  • signatura.

Tractament personal

És aconsellable fer servir la 1a persona del plural, encara que hi hagi un ús molt estès de la 3a persona del plural.

Temps verbal

El temps verbal que s’hi usa preferentment és el present d’indicatiu.

Remarques

  • La titulació dels apartats d’un conveni ha de ser coherent, és a dir, convé utilitzar sistemàticament formes verbals o bé substantius, però no barrejar les unes amb els altres. Si s’utilitzen formes verbals, han d’anar seguides de dos punts.

  • Aquest document admet l’ús de formes de tractament protocol·lari.

  • Pel que fa a les denominacions d’institucions de dret públic, que en general es tradueixen a la llengua del document en què apareixen, en el cas de documentació oficial amb valor marcadament legal (com pot ser un conveni, un contracte o unes escriptures), es respecten en la llengua original.

    Exemple adequatConselh Generau d’Aran


Terminologia

acord
acord de cooperació
acord marc
acordar
adjudicació
adjudicatari/ària
antecedents
clàusula
contractació
contractant
contractista
conveni
conveni de col·laboració
convenir
declaració preliminar
estipulació
exposar
manifestar
pactar
pacte
part
plec de bases
plec de clàusules
plec de condicions
preàmbul

Fraseologia

Acord marc multilateral de col·laboració entre les universitats de Barcelona, ... i ...

Ambdues parts ens reconeixem mútuament la capacitat necessària per formalitzar aquest conveni.

Conveni específic entre... i la Universitat de Barcelona, per promoure activitats d...

D’una part, ..., en nom i representació d... I de l’altra, ..., en nom i representació d...

D’una part, ... I de l’altra, ...

D’una part, ..., que actua com a representant d...

En prova de conformitat, signem aquest conveni en el lloc i la data esmentats més avall.

I en prova de conformitat amb tot el que s’hi ha exposat, signem per duplicat aquest document en el lloc i la data indicats.

Llegit l’acord de col·laboració entre... i l’empresa...

Instrucció

Les instruccions són disposicions de caràcter intern i finalitat instrumental que estableixen ordres, mandats o criteris específics. En aquest sentit, les instruccions són una eina bàsica per al bon govern universitari.

Mida. ISO A4

Reglamentació. Vegeu la normativa general que regula l’ús de la llengua en els documents que genera la Universitat de Barcelona.

auto
PDFDOCX


auto
PDFDOCX

Numeració

  • Les instruccions s’han de numerar de manera cronològica per any natural.

  • La numeració ha de ser correlativa, amb independència de l’òrgan que hagi dictat cada instrucció. Així, la primera instrucció emesa el 2024 és la Instrucció 1/2024 i la segona, la 2/2024, independentment de quin òrgan les hagi dictades.



InformacióQuan es fa una instrucció nova, cal consultar a la unitat que gestiona el Portal de transparència quin número correspon a cada instrucció.

Títol

  • Ha d’identificar la naturalesa de l’instrument, és a dir, ha d’indicar que és una instrucció.

  • Ha de contenir el número i l’any de la instrucció.

  • Ha de fer referència a l’òrgan que emet la instrucció.

  • Ha de contenir la data de la instrucció, que coincideix amb la data de signatura.

  • Ha de ser clar i concís, i ha d’indicar l’objecte amb claredat.

  • Cal evitar la utilització de sigles i abreviatures.

  • En cas que la instrucció modifiqui el contingut d’una instrucció anterior, aquesta circumstància s’ha de fer constar al títol.

    Exemple adequatINSTRUCCIÓ 1/2024, de 2 de gener, de la Secretaria General, per la qual es modifica la Instrucció 3/2023, de 4 de febrer, per la qual [títol complet de la instrucció modificada].

Estructura

  • Títol de la instrucció.

  • Objectiu o justificació de la instrucció.

  • Part dispositiva. Cal ordenar el contingut en punts, numerats amb xifres aràbigues.

  • Entrada en vigor de la instrucció. De conformitat amb la normativa general aplicable, les instruccions no requereixen ser publicades per desplegar-ne els efectes. Així doncs:

    • Si la instrucció no conté indicació d’entrada en vigor, s’entén que desplega els seus efectes des de la data d’emissió o signatura.  

    • Si es vol fixar la publicació de la instrucció com a moment d’entrada en vigor, cal indicar-ho expressament i, en aquest cas, la data és la de la publicació a la seu electrònica. En qualsevol cas, les instruccions s’han de publicar al Portal de transparència.


  • Signatura electrònica de l’òrgan competent. No s’especifica en la instrucció ni la data ni altres informacions que ja conté la signatura electrònica.

  • Annexos, si escau.

Modificació d’instruccions anteriors

  • La modificació d’una instrucció s’ha de dur a terme mitjançant l’aprovació d’una instrucció nova, l’objecte de la qual és la modificació de la instrucció anterior. La instrucció que modifica una instrucció anterior és, a tots els efectes, una instrucció nova.

  • Per tant, quan calgui modificar una instrucció ja dictada, no es modifica de facto la primera, sinó que s’ha de dictar una instrucció nova l’objecte de la qual sigui la modificació de l’anterior.

  • En aquest supòsit, tant el contingut de la instrucció com el procediment d’elaboració, tramitació i publicació són com els d’una instrucció ex novo. En tot cas, en l’adveniment de modificacions successives, el títol només ha de fer referència a la instrucció immediatament anterior.

Resolució

Definició. Document amb què es pren una determinació o decisió sobre un afer que generalment comporta l’acabament del procediment administratiu, previ a l’execució.

Mida. ISO A4.

Reglamentació. Vegeu la normativa general que regula l’ús de la llengua en els documents que genera la Universitat de Barcelona.

Exemple

ModelWord

PDF

Estructura i redacció

Esquema1. Identificació (opcional)

La identificació de l’expedient encapçala aquest document. Sol constar de les dades següents: número d’expedient i unitat orgànica que emet la resolució.

2. Relació de fets

Aquest apartat s’identifica en el document mitjançant el títol RELACIÓ DE FETS. Sota mateix s’indiquen els diferents fets i accions seguides des de l’inici de l’expedient.

La presentació ha de ser clara, per la qual cosa és recomanable que es faci en apartats separats i amb frases completes. L’exposició de cada fet s’ha de redactar de manera sintètica i, si n’hi ha més d’un, és preferible numerar-los mitjançant ordinals desenvolupats (primer, segon, tercer, etc.) o abreujats (1r, 2n, 3r, etc.) o cardinals (1, 2, 3, etc.).

3. Fonaments de dret

Aquest apartat s’identifica en el document mitjançant el títol FONAMENTS DE DRET.

Quan és procedent, es fa una referència succinta a les disposicions o els actes i a la doctrina jurisprudencial en què es fonamenta l’exercici de la competència. Aquesta exposició s’ha de redactar de manera sintètica i, si hi ha diversos actes o disposicions, és preferible numerar-los mitjançant ordinals desenvolupats (primer, segon, tercer, etc.) o abreujats (1r, 2n, 3r, etc.) o cardinals (1, 2, 3, etc.). Es tracta d’explicitar l’argumentació jurídica en què es fonamenta la decisió i per què s’aplica al cas concret sobre el qual es resol.

En el cas que, segons la llei, s’hi hagi d’incloure la motivació prèvia, també s’hi ha de fer constar.

Aquest apartat pot acabar amb una expressió d’enllaç amb el següent: com ara Per això (o bé En conseqüència), d’acord amb el que disposen els articles (aquí s’enumeraren exclusivament els articles a què s’ha fet referència en els fonaments de dret) i fent ús de les atribucions que m’han estat conferides per (aquí es concreta el precepte, l’autorització, etc. pertinent). O bé, simplement, Per això / En conseqüència, seguits d’una coma.

4. Resolució

El nucli del document s’introdueix amb la paraula RESOLC, seguida de dos punts, i pot estar precedit de la frase Fent ús de les atribucions que m’han estat conferides, [...].

La paraula RESOLC se substitueix per ACORDA quan és un òrgan col·legiat qui formula la resolució.

Tot seguit es fa una exposició resumida de la decisió presa i, si és necessari, s’indiquen el nom i els cognoms de la persona o les persones a qui s’ha de notificar la resolució. És recomanable de separar en paràgrafs els diferents apartats de la resolució (1r, 2n, etc., o bé Primer, Segon, etc.).

Vegem-ne un exemple:

RESOLC:

Primer. Desestimar la sol·licitud presentada per […]

Segon. Notificar aquesta resolució a […]

5. Datació

La datació del document es compon de:

  • població, seguida d’una coma

  • data (el dia del mes i l’any, en xifres; sense cap punt).


Barcelona, 29 de novembre de 1998
L’Hospitalet de Llobregat, 14 de maig de 1999

La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a.

6. Signatura

La signatura del titular de l’òrgan consta de:

  • càrrec, precedit de l’article corresponent

  • signatura

  • nom i cognoms.


En el cas que la resolució s’emeti per delegació, s’hi ha de fer constar (Per delegació / P. d.).

7. Peu de recurs

Els articles 88.3, 112 i 114 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques i la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa estableixen la tipologia i les característiques dels recursos que es poden interposar contra una resolució.

D’acord amb la normativa, a la part final de les resolucions cal identificar els recursos que corresponguin, l’òrgan davant el qual s’han de presentar i el termini per interposar-los. Aquesta informació configura el peu de recurs i el seu contingut varia segons els casos.

Els més habituals en l’àmbit universitari són els següents:

  • En resolucions que exhaureixen la via administrativa (dictades pel rector, el Consell de Govern o el Consell Social, i les dictades per delegació) i també aquelles que es dictin sobre matèries de personal funcionari que no es refereixin al naixement o extinció de la relació de servei del personal funcionari de carrera:

    Exemple adequatContra aquesta resolució, que exhaureix la via administrativa, independentment de la seva executivitat immediata, es pot interposar un recurs contenciós administratiu davant el Jutjat Contenciós Administratiu de Barcelona, en el termini de dos mesos a comptar de l’endemà de la publicació [o notificació], d’acord amb els articles 8 i 46 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.

    No obstant això, les persones interessades poden optar per interposar un recurs potestatiu de reposició davant el mateix òrgan que l’ha dictada, en el termini d’un mes a comptar de l’endemà de la publicació [o notificació], d’acord amb els articles 30, 123 i concordants de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques. En aquest cas, no es pot interposar el recurs contenciós administratiu mentre no es dicti resolució expressa o presumpta del recurs de reposició.

    Igualment, es pot interposar qualsevol altre recurs que es consideri procedent.


  • En resolucions que es refereixen al naixement o extinció de la relació de servei del personal funcionari de carrera:

    Exemple adequatContra aquesta resolució, que exhaureix la via administrativa, independentment de la seva executivitat immediata, es pot interposar un recurs contenciós administratiu davant la sala contenciosa administrativa del Tribunal Superior de Justícia de Catalunya, en el termini de dos mesos a comptar de l’endemà de la publicació [o notificació], d’acord amb l’article 10 de la Llei 29/1998, de 13 de juliol, reguladora de la jurisdicció contenciosa administrativa.

    No obstant això, les persones interessades poden optar per interposar un recurs potestatiu de reposició davant el mateix òrgan que l’ha dictada, en el termini d’un mes a comptar de l’endemà de la publicació [o notificació], d’acord amb els articles 123 i concordants de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques. En aquest cas, no es pot interposar el recurs contenciós administratiu mentre no es dicti resolució expressa o presumpta del recurs de reposició.

    Igualment, es pot interposar qualsevol altre recurs que es consideri procedent.


  • En resolucions que no exhaureixen la via administrativa:

    Exemple adequatContra aquesta resolució, que no exhaureix la via administrativa, independentment de la seva executivitat immediata, es pot interposar un recurs d’alçada davant el rector, en el termini d’un mes a comptar de l’endemà de la publicació [o notificació], d’acord amb els articles 30, 121 i 122 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques.

    Igualment, les persones interessades poden interposar qualsevol altre recurs que considerin convenient per a la defensa dels seus interessos.


  • En actes de tràmit:

    Exemple adequatContra aquesta resolució, que és de tràmit, no es pot interposar cap recurs, sens perjudici que pugui al·legar-se el que es consideri vers la resolució que posa fi al procediment, d’acord amb l’article 112 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques.

    No obstant això, les persones interessades poden optar per interposar la reclamació que considerin convenient per a la defensa dels seus interessos. Si consideren que aquesta resolució determina la impossibilitat de continuar el procediment, decideix directament o indirectament el fons de l’assumpte, produeix indefensió o perjudici irreparable a drets i interessos legítims, poden interposar un recurs d’alçada o potestatiu de reposició davant el rector, en el termini d’un mes a comptar de l’endemà de la publicació [o notificació], d’acord amb els articles 30, 112, 121 i 122 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques.


  • En resolucions que incloguin el nomenament de tribunals o comissions, cal afegir al peu de recurs que correspongui, la indicació següent:

    Exemple adequatIgualment, les persones interessades poden interposar qualsevol altre recurs que considerin convenient per a la defensa dels seus interessos, així com exercir els drets d’abstenció i recusació regulats als articles 23 i 24 de la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic.


  • En resolucions de publicacions de llistes provisionals que confereixen termini d’esmenes:

    Exemple adequatD’acord amb l’article 112 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques, contra aquesta resolució, que és de tràmit no qualificat, no es pot interposar cap recurs, sens perjudici del dret d’esmena establert en la part dispositiva dels recursos corresponents que les persones interessades puguin interposar contra la publicació de la llista definitiva d’admesos i exclosos.

Tractament personal

Emissor:
1a persona del singular
3a persona del singular (si és un òrgan col·legiat).
Receptor:
3a persona del singular o del plural.

Temps verbal

El temps verbal que s’hi usa preferentment és el present d’indicatiu.

Remarques

  • En les resolucions cal evitar els usos de la veu passiva, de les formes verbals impersonals i de la forma HE RESOLT / HA RESOLT:

    La Comissió va emetre [...] i no Van ser emeses [...]

    Els senyors Miquel Pons i Carles Costa han presentat [...] i no S’ha presentat [...]

    RESOLC i no HE RESOLT

  • Les formes verbals de futur no expressen obligatorietat i, per tant, cal evitar-les quan s’usen amb aquest sentit i utilitzar els verbs haver de o caldre.

Fraseologia

A proposta de la Comissió d...

Amb data... es va rebre una sol·licitud...

Atès... / Atesa... / Atès que...

D’acord amb el que estableixen el Reial decret... i l’Estatut de la Universitat...

... d’acord amb els criteris generals establerts per... i la normativa aprovada...

D’acord amb la proposta presentada per...

Després d’estudiar la proposta...

En aplicació d..., sobre...

Fent ús de les atribucions que em confereix l’article...

... ha presentat la documentació exigida...

L’article... de la Llei... atorga competències a... per emetre resolucions...

L’article... regula...

... va estudiar l’expedient d...

... va examinar l’informe d...

Vist... / Vista... / Vist que...

Vegeu també l’apartat «7. Peu de recurs».


Declaració jurada

Definició. Document que conté la manifestació feta sota jurament o promesa, a requeriment d’una autoritat administrativa o jurídica, d’un fet o esdeveniment.

Mida. ISO A4.

Reglamentació. Vegeu la normativa general que regula l’ús de la llengua en els documents que genera la Universitat de Barcelona.

Exemples

ModelWord

PDF
ModelWord

PDF

Estructura i redacció

Esquema1. Dades de l’emissor

Les dades que encapçalen aquest document són el nom i els cognoms de la persona que fa la declaració i la categoria laboral, la funció, etc., separades per una coma.

Si és necessari aquestes dades personals es poden completar amb el DNI, l’adreça, la població i la data de naixement.

2. Normativa

Aquest apartat, que no és fix, conté la normativa vigent que regula la declaració que la persona interessada es disposa a fer. Aquesta referència ha de ser succinta i només s’hi ha d’incloure quan sigui procedent. També es pot fer esment de la finalitat de la declaració.

3. Cos

Generalment el nucli del document va encapçalat per la paraula següent:

MANIFESTO

seguida de dos punts.

S’inicia l’exposició amb la conjunció que i tot seguit es fa una exposició resumida de la declaració. Si consta de més d’un fet, es fa en apartats diferents: 1, 2, 3, etc.

4. Datació

La datació del document es compon de:

  • població, seguida d’una coma

  • data (el dia del mes i l’any, en xifres; sense cap punt).


Barcelona, 29 de novembre de 1998
L’Hospitalet de Llobregat, 14 de maig de 1999

La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a.

5. Signatura

La signatura de la persona que declara clou el document.


Temps verbal

El temps verbal que s’hi usa preferentment és el present d’indicatiu.

Fraseologia

... d’acord amb el que disposa l’article...

... declarar sota promesa/jurament... [en la presa de possessió d’un càrrec]

... en compliment del que disposa...

... en relació amb l’expedient tramitat per...

... fent ús del dret que m’atorga l’article...

... jurar sota responsabilitat...

Juro sota l’honor personal… [poc usual]

MANIFESTO: / DECLARO: / FAIG CONSTAR: [són tres fórmules equivalents, habituals en una declaració simple, especialment les dues primeres]

... no estar inclòs en...

... no exercir una/cap activitat...

... prometre sota la pròpia responsabilitat...

... prometre sota responsabilitat...

... que no he rebut cap import/retribució a càrrec d...

Petició

Definició. Document amb què una persona adreça una sol·licitud sobre una matèria no reglada.

Mida. ISO A4 o bé ISO A3.

Reglamentació. Vegeu la normativa general que regula l’ús de la llengua en els documents que genera la Universitat de Barcelona.

Exemples

ModelWord

PDF
ModelWord

PDF

Estructura i redacció

Esquema1. Dades del sol·licitant

En primer lloc hi consten les dades personals de qui signa la petició:

  • nom i cognoms

  • domicili

  • telèfon (opcional)

  • altres dades opcionals.


2. Exposició de la sol·licitud

Aquest apartat s’introdueix amb DEMANO o SOL·LICITO, seguit de dos punts.

A continuació, es fa una exposició breu de la sol·licitud que motiva la petició. Si comporta més d’un aspecte, se separen per paràgrafs.

3. Datació

La datació del document es compon de:

  • població, seguida d’una coma

  • data (el dia del mes i l’any, en xifres; sense cap punt).


Barcelona, 29 de novembre de 1998
L’Hospitalet de Llobregat, 14 de maig de 1999

La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a.

4. Signatura

Signatura de qui formula la petició. No cal repetir en aquest apartat el nom i els cognoms de qui signa el document.

La signatura de la petició també es pot fer abans de la datació.

5. Càrrec a qui s’adreça

En aquest apartat s’ha de fer constar, íntegrament en majúscules, el càrrec de la persona a qui s’adreça la petició, precedit —opcionalment i si en té— del tractament protocol·lari.

Tractament personal

Emissor: 1a persona del singular (jo).

Receptor: 2a persona del plural (vós).

Recurs

Definició. Document pel qual es demana a un òrgan administratiu que anul·li o modifiqui una resolució perquè el recurrent la considera perjudicial per als seus drets.

Hi ha diversos tipus de recurs, segons la matèria que tenen com a objecte i la via d’interposició: ordinari, d’alçada, de reposició i contenciós administratiu.

Mida. ISO A4.

Reglamentació. Vegeu la normativa general que regula l’ús de la llengua en els documents que genera la Universitat de Barcelona.

Exemples

ModelWord

PDF

ModelModelWord

PDF

Estructura i redacció

Esquema1. Dades de la persona que interposa el recurs

Les dades personals es disposen de la manera següent:

  • nom i cognoms

  • DNI

  • domicili, població, codi postal i telèfon.


Si escau, també poden indicar-se la comarca i el país on resideix el recurrent.

2. Formulació del recurs

Aquest apartat sol començar amb una referència a l’acte que motiva el recurs: el càrrec o l’òrgan que va dictar la resolució, la data d’aquesta, l’expedient, la data de la notificació a la persona interessada, etc.

En segon lloc s’expliciten la llei i els articles a l’empara dels quals s’interposa el recurs.

Tot seguit s’usa una de les fórmules següents, escrites amb majúscules: FORMULO RECURS o bé INTERPOSO RECURS.

3. Al·legacions

Aquest apartat s’encapçala amb la paraula AL·LEGACIONS i tot seguit es concreten els fonaments de dret i els documents en què es basa la interposició del recurs. Convé redactar les diverses al·legacions en paràgrafs diferents i numerar-les amb ordinals (1a, 2a, 3a, etc.) o cardinals (1, 2, 3, etc.).

4. Annexos

Són els documents que s’adjunten al recurs. Aquest apartat pot estar inclòs en el 3 o bé fer-lo constar separadament.

5. Sol·licitud

És la concreció d’allò que es demana i s’introdueix amb la paraula SOL·LICITO, seguida de dos punts.

6. Datació

La datació del document es compon de:

  • població, seguida d’una coma

  • data (el dia del mes i l’any, en xifres; sense cap punt).


Barcelona, 29 de novembre de 1998
L’Hospitalet de Llobregat, 14 de maig de 1999

La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a.

7. Signatura

Signatura de la persona que interposa el recurs. No cal repetir en aquest apartat el nom i els cognoms de qui signa el recurs.

La signatura del recurs també es pot fer abans de la datació.

8. Òrgan al qual s’adreça el recurs

Òrgan que ha de resoldre el recurs, escrit amb majúscules al peu del document:

PRESIDÈNCIA DE LA GENERALITAT DE CATALUNYA

Tractament personal

Emissor:
1a persona del singular (jo).
Receptor:
impersonal / 3a persona del singular (ell): Que es revoqui [...],
Que aquest Rectorat em concedeixi [...]
2a persona del plural (vós), poc habitual.

Remarques

  • El recurs és un document que s’adreça a una institució, unitat o òrgan, i, per tant, la destinació no s’ha de personalitzar.

  • Cal evitar l’ús d’expressions com ara proveït del DNI [...], del castellà provisto de, que es tradueix al català per expressions com ara amb el DNI o bé que tinc el DNI.

  • Tampoc no s’han d’utilitzar els articles en/na davant dels noms, ni les formes servils com ara prego, suplico, etc., ni els tractaments protocol·laris.

  • El recurs no inclou ni fórmula de salutació ni fórmula de comiat.

Fraseologia

Apartat 1


... que visc al carrer..., número..., pis..., de Barcelona...

Apartat 2


... contra la resolució dictada amb data...

... contra la resolució dictada pel rector de la Universitat d... el dia 4 de gener de 1998, en l’expedient instruït sobre..., en el qual soc persona interessada...

... contra la resolució presa en l’expedient...

... d’acord amb el que disposen els articles...

... d’acord amb el que estableixen el Reial decret... i l’Estatut de la Universitat...

... d’acord amb els articles...

... d’acord amb els criteris generals establerts per.. i la normativa aprovada...

... d’acord amb l’article 115 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques...

... d’acord amb la declaració presentada per...

... en aplicació d..., sobre...

Fent ús del dret que em confereix l’article...

INTERPOSO/FORMULO RECURS ORDINARI, d’acord amb l’article..., contra la resolució...

L’article... de la Llei... atorga competències a... per emetre resolucions.

La resolució se’m va notificar el dia 14 de febrer de 1998.

... resolució que em fou notificada amb data ...

Apartat 4


... i presento, adjunta a aquest recurs, la documentació que prova...

... la qual cosa acredito amb els documents annexos que indico tot seguit:

Apartat 5


La revocació d’aquesta resolució.

... que es decideixi la revocació de la resolució esmentada.

SOL·LICITO: Que es dicti resolució per revocar la que és objecte de recurs.

SOL·LICITO: Que es modifiqui la resolució que és objecte d’aquest recurs en els temes següents:


Sol·licitud

Definició. Document amb què una persona adreça una sol·licitud sobre una matèria reglada a un organisme competent.

Mida. ISO A4.

Reglamentació. Vegeu la normativa general que regula l’ús de la llengua en els documents que genera la Universitat de Barcelona.

Exemples

ModelWord

PDF
ModelWord

PDF

Estructura i redacció

Esquema1. Dades del sol·licitant

Dades personals de qui signa la sol·licitud:

  • nom i cognoms

  • població i data de naixement (dades opcionals)

  • DNI (i el NIF si es tracta de persones jurídiques o entitats)

  • domicili (adreça completa, que, si escau, pot incloure la comarca o el país)

  • telèfon (opcional)

  • altres dades opcionals (professió, lloc de treball, etc.), segons cada cas.


2. Exposició de motius

En aquest apartat s’exposen les circumstàncies i causes que motiven la sol·licitud de manera sistemàtica i esquemàtica.

Si és necessari, es poden dividir en punts diferents que cal marcar en paràgrafs separats per un doble espai mecanogràfic.

L’exposició de motius s’inicia amb la forma EXPOSO, seguida de dos punts.

La referència a possibles documents annexos es pot fer per mitjà de fórmules com ara: [...], cosa que acredito amb la documentació annexa.

3. Exposició de la sol·licitud

Aquest apartat s’introdueix amb la forma DEMANO (o bé SOL·LICITO), seguida de dos punts.

Tot seguit, en el cas que la frase següent s’iniciï amb una forma de verb conjugada, el paràgraf s’ha de començar amb la conjunció que.

4. Datació

La datació del document es compon de:

  • població, seguida d’una coma

  • data (el dia del mes i l’any, en xifres; sense cap punt).


Barcelona, 29 de novembre de 1998
L’Hospitalet de Llobregat, 14 de maig de 1999

La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a.

5. Signatura

Signatura de qui formula la sol·licitud. No cal repetir en aquest apartat el nom i els cognoms de qui signa la sol·licitud.

6. Organisme al qual s’adreça

El centre o la unitat orgànica (si l’emissor els coneix) i la institució a la qual s’adreça la sol·licitud, escrits amb majúscules al peu del document:

RECTORAT DE LA UNIVERSITAT DE BARCELONA

Tractament personal

Emissor:
1a persona del singular (jo).

Receptor:
impersonal / 3a persona del singular (ell):
Que se’m permeti [...],
Que aquest Rectorat em concedeixi [...]

2a persona del plural (vós), poc habitual.

Remarques

  • Els mots instància i sol·licitud són sinònims, però és preferible el segon, ja que és el que s’utilitza sistemàticament a la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.

  • La sol·licitud es pot substituir per una petició escrita o per una carta quan la matèria de què es parla no és reglada, és a dir, quan no hi ha cap disposició administrativa, decret o convocatòria pública que estableixin la presentació d’una sol·licitud. En la petició solament cal indicar el nom i els cognoms, el domicili i la signatura de la persona interessada, i concretar el que es demana.

  • Cal utilitzar l’ofici de caràcter intern quan el procediment administratiu l’inicia un òrgan o una unitat de la mateixa Administració.

  • La sol·licitud no s’ha d’adreçar a una persona concreta, perquè no és un document nominal. Cal adreçar-la a la institució, la unitat o l’òrgan que l’ha d’atendre o tramitar.

  • El nom i els cognoms de la persona interessada no han d’anar precedits d’articles personals (en o na). Si no es disposa d’un imprès de sol·licitud, les dades personals es poden redactar en un únic paràgraf que, opcionalment, pot estar precedit per les formes El sotasignat o La sotasignada. Cal evitar la traducció literal de l’expressió castellana provisto de (amb què s’introdueix en número del DNI), i utilitzar les formes amb el o bé que tinc el.

    El sotasignat, Gerard Rovira Tena, amb el DNI núm. 35426837-J, [...]

    Marta Ponce Duran, que tinc el DNI núm. 38035745-M, [...]

  • En referir-se a l’emissor, cal substituir les formes verbals de 3a persona per les de 1a persona: exposo, sol·licito.

  • Els tractaments protocol·laris i les formes servils, com ara suplico, prego, imploro, són impropis d’una sol·licitud. Aquest document, d’altra banda, tampoc no té fórmules de salutació i comiat.

Fraseologia

Apartat 1

... amb domicili a..., CP..., comarca d...,
... amb el DNI..., expedit a..., el dia...
... domiciliat/ada a...
... nascut/da a...
... que estudio...
... que sóc...
... que tinc el DNI núm. ...
... que treballo a..., com a...
... que visc a...
..., pl./c. ..., núm. ..., tel. ...

Apartat 2

... circumstàncies que queden provades amb el document annex.
... cosa que acredito amb la documentació annexa.
... d’acord amb el que estableix...
... i, com que compleixo els requisits...
Que compleixo totes les condicions exigides en la convocatòria.
Que, tenint en compte que...

Apartat 3

... La concessió d...
... Que accepteu aquesta petició d...
... Que em sigui concedit...

Sol·licitud d’absència

Model
PDFDOTX


InformacióCal adaptar la capçalera i la secció del vistiplau amb les dades que corresponguin.

Sol·licitud per organitzar una activitat

Model
PDFDOTX


InformacióCal adaptar la capçalera i l’organisme al qual s’adreça amb les dades que corresponguin.



Universitat de Barcelona. Serveis Lingüístics
Darrera actualització: 18-3-2024
Citació recomanada:
«Documents administratius» [en línia]. A: Llibre d’estil de la Universitat de Barcelona. Barcelona: Universitat de Barcelona. Serveis Lingüístics. <https://www.ub.edu/llibre-estil/criteri_bloc.php?id=300> [consulta: 21 novembre 2024].