Com que el correu s’envia a un col·lectiu, els destinataris han de constar en el camp de còpia oculta (CCO). És interessant fer constar el president en el camp de destinataris secundaris (CC), perquè n’estigui informat.




En cas que la convocatòria es faci en format de DIN A4, el nom i cognoms de la persona convocada i el càrrec pel qual assisteix a la reunió es fan constar, en dues línies, a sota de la capçalera. Atès que la convocatòria és un mer document administratiu, s’obvia qualsevol fórmula de tractament protocol·lari o de cortesia.




Si la persona convocada és externa a la institució, s’hi pot incloure l’adreça postal completa.