La convocatòria i l’acta de reunió són dos documents complementaris, amb una estructura inicial compartida: la identificació de la reunió i l’ordre del dia.
La fórmula de convocatòria té una estructura bàsica que ha d’incloure, de manera esquemàtica i en aquest ordre, les dades següents:
- Referència al càrrec de l’emissor.
- Referència a l’autoritat que ordena la convocatòria.
- Indicació del caràcter ordinari o extraordinari de la reunió, si és pertinent.
- Identificació de l’òrgan col·legiat.
- Data, hora d’inici i lloc de la reunió.
La disposició esquemàtica de part d’aquesta informació afavoreix la claredat i la llegibilitat.
| Com a secretari, per ordre de la presidenta, us convoco a la pròxima reunió de la Comissió de Doctorat de la Facultat de Dret.
Data: 22 de novembre de 2019
Hora: 9:30
Lloc: sala de juntes de l’edifici Tomàs i Valiente
Ordre del dia
[…] |
Això no obstant, també és possible presentar les dades en forma discursiva, en un sol paràgraf.
| Com a secretari, per ordre de la presidenta, us convoco a la pròxima reunió de la Comissió de Doctorat de la Facultat de Dret, que es farà el 22 de novembre de 2019, a dos quarts de deu del matí, a la sala de juntes de l’edifici Tomàs i Valiente, amb l’ordre del dia següent:
[…] |
Més enllà del redactat, més o menys esquemàtic, convé fer algunes precisions sobre com es componen determinats elements: