Els documents institucionals solen dur una capçalera que serveix per identificar-ne l’emissor i permet mantenir la unitat gràfica de la documentació de cada institució. Aquesta identificació inclou la marca, que en els documents de tràmit se situa a l’extrem esquerre, i adjacents les dades concretes de l’emissor, si escau, que s’especifiquen únicament en la primera pàgina del document.

La marca és la suma de l’escut i el descriptor Universitat de Barcelona. En els documents estàndard no es fan servir les submarques; si cal personalitzar un document amb les dades concretes de l’emissor (nom i cognoms, unitat o òrgan, dades de contacte, etc.), aquestes es distribueixen a la dreta de la marca. Aquestes informacions orgàniques s’han d’adaptar a la llengua del document. La marca, però, és única i invariable.

Les capçaleres orgàniques, en què es recull la unitat que emet el document, la dependència orgànica, la localització i fins i tot les dades de contacte, es poden personalitzar, si cal, amb el nom i cognoms del responsable del document i el càrrec que ocupa, d’acord amb la distribució gràfica següent:



Des del punt de vista de l’escriptura, convé tenir en compte algunes consideracions específiques que afecten els elements que poden compondre les capçaleres: