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Kemperman, Suzanne Saskia, Bill Brembeck, Elizabeth W. Brown, Alexandra de Lange-van Oosten, Theodore Fons, Catherine Giffi, Noah Levin, Alistair Morrison, Carlen Ruschoff, Gregg A. Silvis, and Jabin White. 2014. Success Strategies for Electronic Content Discovery and Access: A Cross-Industry White Paper. Dublin, OH: OCLC. http://www.oclc.org/content/dam/oclc/reports/data-quality/215233-SuccessStrategies.pdf
Il documento "Success strategies for electronic content discovery access", presentato lo scorso settembre da E-data Quality Working Group, ha come obiettivi determinare i principali problemi causati dall'inconsistenza dei dati, affinchè le biblioteche li affrontino, e diffondere una serie di raccomandazioni per migliorarne la qualità.
I nuovi sistemi di ricerca hanno facilitato la consultazione di ogni tipo di risorse elettroniche nelle biblioteche. Il funzionamento di questi sistemi di accesso ai contenuti digitali dipende in gran parte dalla qualità dei dati e metadati che interagiscono tra registri bibliografici, holding ed il servizio stesso. Il documento presenta tre rischi potenziali:
In primo luogo si rileva il problema dei dati incompleti o poco accurati. A questo proposito si dovrebbero migliorare i metadati bibliografici e curare i dati delle holdings d'item per garantire che realmente corrispondano agli attivati dalla biblioteca. Bisogna rivedere le holding delle collezioni sottoscritte dalle biblioteche per i sistemi di ricerca, in quanto spesso vi sono metadati bibliografici che non corrispondono con il contenuto effettivo sottoscritto.
In secondo luogo si conferma una mancanza di sincronizzazione tra metadati e holding; spesso questo problema fa sí che gli utenti cerchino di accedere a contenuti che in realtà non sono più disponibili nella biblioteca o, al contrario, che si nascondi informazione disponibile per errori di sincronizzazione.
Il terzo rischio che si presenta è relativo all'eterogeneità dei dati che ricevono le biblioteche dai fornitori, sia in relazione al formato sia al tipo di dati forniti. Le biblioteche devono fare grandi sforzi per assicurare al massimo che l'informazione del knowledge base del servizio sia corretta.
Le raccomandazioni sorte dall'analisi dei principali problemi tra dati ed accesso ai contenuti richiedono il coinvolgimento di tutti gli stakeholders implicati nella catena d'accesso alla conoscenza (biblioteche, fornitori di dati e di contenuti) e sono le seguenti:
a) Si consiglia migliorare i metadati bibliografici e delle holding attraverso l'uso di identificatori elettronici (invece di quelli cartacei, spesso incompleti), così come l'uso di informazioni di collezioni consistenti in modo che le biblioteche possano riconoscere facilmente le collezioni (e le descrizioni) all'attivare i servizi; la verifica dei dati, prima di inviarli ai fornitori dei servizi di ricerca, eviterebbe ricevere informazioni sbagliate sulla disponibilità dei titoli disponibili.
b) Si raccomanda, per migliorare la sincronizzazione tra metadati e holding, che si segua un calendario di attività in modo tale da permettere ai differenti fornitori di sincronizzare i loro dati e contemporaneamente alle biblioteche di intervenire in anticipo e curare i dati della loro Knowledge base.
c) Si consiglia infine utilizzare formati di dati consistenti o standard come KBART o MARC; l'idea è che i fornitori di dati aiutino, informando e comunicando le modifiche di items e collezioni, e che offrano non solo informazioni sulle collezioni, ma specifichino quali titoli ha ogni biblioteca, automatizzando il processo di adattamento delle holding ai contenuti reali della knowledge base della biblioteca.
La messa in marcia di queste raccomandazioni non solo richiede la volontà ferma di tutti gli stakeholders, quanto un cambio profondo nei loro workflows, puntando sulla loro regolamentazione e standardizzazione.
Crediamo che queste raccomandazioni abbiano un grandissimo valore per migliorare l'interconnessione tra fornitori e biblioteche, con conseguente miglioramento nella percezione ed uso delle risorse da parte degli utenti. Conviene anche essere consapevoli della complessità della sua implementazione dato il numero di agenti ed il livello di coinvolgimento e responsabilità richieste. Questo white paper è un primo passo, ma bisognerà proseguire lavorando su più norme ed accordi al fine di raggiungere la giusta collaborazione tra biblioteche e fornitori di dati e servizi.
