Versió per a imprimir
Jefe de Servicio en el Área de Biblioteca Digital de la Biblioteca Nacional de España
Redwine, Gabriella et al. (2013) Born Digital: Guidance for Donors, Dealers, and Archival Repositories.
http://www.clir.org/pubs/reports/pub159/pub159.pdf [Consulta: 16/04/2014]
Aquest informe fa una repàs d'aspectes claus a l'hora d'establir tant una política d'adquisició de col·leccions nascudes digitals, com pautes bàsiques a tenir en compte per començar amb la gestió d'aquestes col·leccions.
En la seva redacció s'hi ha implicat un grup de professionals de biblioteques anglosaxones tan emblemàtiques com la Beinecke de la Universitat de Yale, la Bodleian de la Universitat d'Oxford, i fins i tot la British Library. Per tal de poder cumplir amb els objectius de l'informe tot el personal implicat té experiència, simultània o no, en la gestió de col·leccions digitals i/o en el desenvolupament de polítiques d'adquisició.
Tot i la manca de pressupost dedicat al projecte, i la varietat del públic objectiu, tant en interessos, com en formació1, estem davant d'una eina que, encara que preliminar, pot ser d'utilitat per començar a plantejar-se el repte dela gestió de col·leccions ja nascudes digitals. Fa temps que les col·leccions digitales han deixat de limitar-se a projectes de digitalització i/o conversions de suports analògics, avui més que mai engloben materials que només coneixen la dimensió digital ex: arxius personals digitals, publicacions editades directa i únicament en format e-pub, projectes de recol·lecció de material web...
Tal com s'explica en la introducció el cos de l'informe s'organitza en quatre seccions principals:
1. Revisió inicial de la col·lecció. En aquesta secció s'analitzen aspectes a tenir en compte en les interaccions entre el personal del repositori, els donants i els comerciants, abans de l'adquisició. Bàsicament es tracta que la informació fonamental flueixi entre tots els implicats a través de tots els mitjans possibles (ja sigui mitjançant l'ús de noves tecnologies o estudis in situ). D'una banda, no només es tracta de posar en peus i comunicar polítiques d'adquisició, abast i condicions dels acords assolits amb donants i/o comerciants, sinó que també es tracta de posar en comú procediments, directrius que guiïn en els aspectes més pràctics de l'eventual acceptació d'una donació/adquisició. A més, es donen pautes sobre l'estudi a realitzar sobre una colecció concreta abans de dur a terme l'adquisició, en el qual es garanteixi pertinència, condicions d'accés, valor cultural i/o integritat de la mateixa.
2. Propietat intel·lectual i privadesa, en què es tracten aspectes ètics i d'índole pràctic respecte a informació de caràcter sensible per confidencialitat o propietat intel·lectual/industrial. Entre aquests aspectes s'ha de conèixer qui són els titulars dels drets de propietat intel·lectual, si aquests drets es transfereixen a qui i en quines condicions, com gestionar l'existència de mesures tecnològiques de protecció (contrasenyes, encriptacions...), si poden donar lloc a períodes d'embargament a la consulta i/o accés, si hi haurà un procés de filtratge d'informació sensible i qui s'ha de responsabilitzar d'aquest procés... etc.
3. Estadis clau en l'adquisició de materials digitals, en aquest apartat s'exposen els elements bàsics a tenir en compte en quatre moments: l'establiment models termes de l'acord/contracte entre el repositori i/o el donant/comerciant; la comunicació/interacció entre els implicats i els assumptes que han de tractar; l'elecció del mètode de transferència i la seva execució pròpiament dita; i finalment, la revisió inicial del material un cop ha arribat al repositori. L'informe recomana la implicació de personal tècnic tant per la part del repositori, com per la part del donant. Aquest tipus de personal permetrà extreure valuosa informació del material a rebre, i com més informació es pugui gestionar més senzill serà qualsevol processament posterior. Pel que fa a la transferència és fonamental que tant els donants com els comerciants coneguin les directrius del repositori no ja en la dimensió digital, sinó en els aspectes pràctics més bàsics com podria ser el maneig, empaquetat de suports digitals físics.
4. Revisió després de l'adquisició, finalment en aquest apartat es remarca sobre les inspeccions clau que han de dur a terme per avaluar el bon estat (des del punt de vista físic i digital) de les col·leccions que ingressin en els nostres dipòsits. Finalment, assenyala la importància de definir criteris d'esporgada i/o retenció dels materials.
Cadascuna d'aquestes seccions es tanca amb sengles llistes de recomanacions: una per a donants i comerciants, i una altra per al personal del repositori. Al final del document les recomanacions es presenten de nou com apèndixs (apèndixs D i E), amb la finalitat que serveixin com llistes de comprovació per a cadascuna de les fases a tenir en compte.
A més d'aquestes llistes de comprovació poden resultar d'utilitat pràctica els apèndixs A i C, ja que ajuden a fer una primera distribució de responsabilitats, i/o punts clau que cadascun dels actors deu tenir clar a l'hora de definir polítiques, directrius de col·laboració i/o preparar documentació relacionada.
D'entre els apèndixs més útils que recull l'informe es troba la petita bibliografia comentada de l'apèndix B en el qual es recullen no només documents, sinó projectes relacionats amb el processament de col·leccions nascudes digitals. En ells es remet a l'existència d'eines, estudis de cas, directrius que poden ajudar a aprofundir en un tema tan complex.
Cal destacar els dos mètodes de publicació i difusió que han triat els autors de l'informe. D'una banda, el més "convencional", l'informe en pdf disponible a través de la pàgina web del CLIR, amb l'aval que suposa formar part de les publicacions d'un organisme d'aquestes característiques. D'altra banda, es pot consultar encara la primera versió esborrany en la plataforma de Media Commons. S'hi poden veure comentaris de l'informe i fins i tot enviar-ne de nous (disponible a: http://mcpress.media-commons.org/borndigital/); encara que en aquest moment no creiem que aquests comentaris anessin a revertir en canvis immediats en l'edició disponible a la pàgina del CLIR. En qualsevol cas, a més de ser una interessant iniciativa, ens demostra un cop més el variades i/o complexes que poden arribar a ser les col·leccions que existeixen únicament en versió digital, i que poden ingressar en els nostres dipòsits a través de diferents vies.
En general, aquest estudi és una bona eina preliminar nascuda en un entorn no del tot favorable com és la inexistència d'un pressupost o projecte que ho sustenti directament. Si bé dins dels seus encerts i punts forts (com ara les llistes de comprovació i/o la bibliografia comentada), cal destacar que potser és massa ambiciós, i la varietat de públic a què s'adreça fa que potser es quedi curt per al personal més altament especialitzat. Així i tot, és un esforç avalat per un grup de professionals i institucions clau que han resolt més que dignament una tasca que no ha fet més que començar en les nostres biblioteques i/o dipòsits.
