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Jordi Serra Serra
Direzione dei Servizi Comuni per le Università e la Ricerca
Dipartamento di Educazione ed Università
Comunità Autonoma della Catalogna
Dooley, Jackie (2015). The Archival Advantage: Integrating Archival Expertise into Management of Born-digital Library Materials. Dublin, Ohio: OCLC Research. Disponibile alla pagina: http://www.oclc.org/content/dam/research/publications/2015/oclcresearch-... [Consultato il 04/10/2015]
Uno degli studi pubblicati quest'anno dall'OCLC è quello di Jackie Dooley, nel quale si giuduca il valore del contributo archivistico al trattamento delle fonti digitali depositate in biblioteche. Lo studio si indirizza a specialisti coinvolti in programmi e progetti di gestione di risorse digitali, includendo sia il grado direttivo che pianifica le acquisizioni, sia il grado tecnico che si occupa della preservazione digitale, la gestione di metadati e la prestazione di servizi, soprattutto nell'ambito delle biblioteche di ricerca.
Lo studio inizia proponendo tre ambiti per cui, sebbene l'intervento archivistico non sia stato sistematico, sí l'autrice considera che dovrebbe essere essenziale:
- Siti web. La cattura di siti web è una competenza diffusa che, in funzione della natura del sito catturato, spetta a biblioteche, archivi o harvesters esterni all'istituzione. L'autrice mette in dubbio il carattere pubblico dei siti web (considerando che la loro volatilità non li associa ad un processo formale di scarica o cattura) e sottolinea il valore delle tecniche archivistiche per trattarli in maniera appropriata.
- Dati di ricerca. In questo caso, all'esperienza delle biblioteche specializzate a gestire dati di sostegno alla ricerca, l'archivistica vi può aggiungere tecniche relative alla scelta, contestualizzazione e gestione delle restrizioni per determinati usi.
- Posta elettronica. Nonostante la posta elettronica sia la principale formula di comunicazione tra le organizzazioni attuali, spesso manca di politiche di blocco adeguate ed è soggetto ad ingenti trattamenti eccessivi (bulk) senza capirne il suo valore dimostrativo o patrimoniale. Gli archivisti, attraverso la gestione documentale e l'uso di strumenti di email management, possono apportare una valida esperienza nel trattamento delle fonti da posta elettronica che, in generale, è assente in ambito bibliotecario.
Il fulcro dello studio ruota attorno all'identificazione di dieci aree di esperienza archivistica che possono valorizzare le acquisizioni realizzate da una biblioteca, in special modo quando definisce la politica di acquisizioni del proprio fondo digitale. Le aree sono le seguenti:
- Proprietà dell'informazione. Uno dei compiti previi all'ingresso di qualsiasi fonte in un archivio è l'identificazione chiara del proprietario dei documenti che si vogliono trasferire e dei diritti che questi conservarà sulgli stessi. Quando ciò non è possibile, si apre una trattativa tra i diversi protagonisti per la quale gli archivisti offrono una dilatata esperienza.
- Relazione con i donatori. Negoziare una donazione non comporta solo aspetti giuridici ma anche sentimentali e bisogna essere abili nel convincere dei benefici della donazione, dell' uso controllato che se ne farà e, soprattutto, della qualità del trattamento nel caso dei fondi digitali, in special modo in relazione alla preservazione a lungo termine.
- Proprietà intellettuale. Tra gli strati formati dai diritti che si accumulano sui documenti depositati (custodia, proprietà legale...) appare quello della proprietà intellettuale, un ambito che, nelle acquisizioni sottoforma di archivi, viene gestito in maniera naturale e per difetto.
- Valutazione e selezione. Quando i fondi superano un volume ragionevole, com'è facile con le collezioni digitali, l'uso di tecniche di valutazione e di selezione diventa obbligatorio. L'esperienza degli archivi in questo ambito si estende fino al momento della generazione degli stessi documenti attraverso la gestione documentale, cosa che ne aumenta i benefici.
- Contesto di creazione e d'uso. Rappresentare correttamente il contesto di creazione e d'uso dei documenti, in particolare i digitali, è essenziale per l'applicazione di politiche di selezione, preservazione ed accesso. La gestione archivistica si basa, ed è chiave, sulla gestione di contesti documentali.
- Autenticità. Spesso l'importanza di determinati ingressi non sta nel valore informativo intrinseco quanto nell'importanza di autentificare informazioni già conosciute. Per questo motivo la considerazione nel trattamento degli elementi che garantiscono l'autenticità documentale è fondamentale negli ingressi di documenti digitali, personali o istituzionali.
- Restrizioni in materia di accesso e d'uso. Determinati fondi accumulano, oltre alle restrizioni all'accesso stabilite per legge, altre derivanti dalle condizioni concordate al momento della donazione o dell'acquisto, restrizioni che bisogna gestire con adeguate politiche d'accesso.
- Trasferimento della proprietà. Un ingresso con carattere di archivio può implicare un trasferimento di responsabilità per la custodia, fatto che genera in qualche modo un trasferimento di proprietà ( per la capacità di prendere decisioni su un determinato fondo).
- Permanenza. La conservazione dei documenti dichiarati d'archivio non è a cambio di un uso immediato, bensì di uno futuro. Così l'impegno nella conservazione a lungo termine o permanente dei documenti digitali, con le sfide che questo implica, diventa più forte di fronte alla prospettiva di una conservazione di natura archivistica.
- Uso dei metadati nel processo di aggruppamento. Gli archivi, per il volume abituale dei loro ingressi, utilizzano come unità di lavoro documentale ciò che viene denominato aggruppamento documentale (serie, unità documentale composta, ecc.) ed, in alcuni casi, incluso il concetto stesso di collezione (serie fittizia). Questo gli dà una elevata capacità di assorbire ingressi massicci, particolarmente frequenti in caso di documentazione digitale.
Lo studio parte in realtà da una visione apparentemente riduttiva della capacità della professione archivistica, soprattutto quando vengono definiti dati di ricerca, posta elettronica e pagine Web come documenti che non hanno caratteristiche archivistiche evidenti e si appoggia su una certa confusione, in relazione alle competenze “naturali” di bibliteche ed archivi, nella gestione e nel trattamento dei differenti tipi di fonti documentarie (specialmente presenti nello stesso titolo, all'utilizzare il termine "library materials" per quello che nella relazione viene definito chiaramente come documenti d'archivio). Questa confusione, più di competenze che reale, si risolve nel capitolo introduttivo dove si descrivono le caratteristiche dei materiali d'archivio e se ne mettono in evidenza le caratteristiche di base relative alla gestione di restrizioni nell'accesso, alla gestione per gruppi documentari ed al vincolo probatorio nel contesto di creazione ed uso. Durante la relazione si rende palese non solo una chiara rivendicazione del valore del contributo archivistico nel trattamento delle fonti documentarie, individuali come istituzionali, quanto anche un riconoscimento pragmatico della realtà, in quanto molti di questi fondi sono alla fine acquisiti e custoditi da biblioteche e non da archivi, e che ciò non deve influire negativamente sulla qualità del trattamento ricevuto, se questo coinvolge archivisti e si applicano criteri archivistici. Per questa ragione, lo studio diventa una sintesi molto efficace di come le procedure di trattamento archivistico possono essere incorporate alla conservazione di documenti elettronici, indipendentemente dal tipo di istituzione che se ne interessi.
