Cuando la pericia archivística puede aportar valor a las bibliotecas

Dooley, Jackie (2015). The Archival Advantage: Integrating Archival Expertise into Management of Born-digital Library Materials. Dublin, Ohio: OCLC Research. Disponible en: http://www.oclc.org/content/dam/research/publications/2015/oclcresearch-... [Consulta: 04/10/2015]

Uno de los estudios publicados este año por el OCLC es este estudio de Jackie Dooley, donde se plantea el valor de la aportación archivística al tratamiento de fondos digitales depositados en bibliotecas. El estudio se dirige a especialistas involucrados en programas y proyectos de gestión de recursos digitales, lo que incluye el nivel directivo que planifica las adquisiciones, así como el nivel técnico que se ocupa de la preservación digital, la gestión de metadatos, y la prestación de servicios, especialmente en el ámbito de las bibliotecas de investigación.

El estudio plantea de entrada tres entornos donde, a pesar de que la intervención archivística no ha sido sistemática, la autora considera que tendría que ser esencial:

• Sitios web. La captura de sitios web es una competencia difusa que, en función de la naturaleza del sitio capturado, recae en bibliotecas, archivos o harvesters externos a la institución. La autora cuestiona el carácter público de los sitios web (dado que su volatilidad no los asocia a un proceso formal de descarga o captura), y destaca el valor de las técnicas archivísticas para realizar un tratamiento adecuado.
• Datos de investigación. En este caso, a la experiencia de las bibliotecas especializadas en gestionar datos de ayuda a la investigación, la archivística puede añadir técnicas relacionadas con la selección, contextualización y gestión de las restricciones a determinados usos.
• Correo electrónico. A pesar de que el correo electrónico es la principal forma de comunicación en las organizaciones actuales, a menudo faltan políticas de retención adecuadas, y se efectúan tratamientos masivos (bulk) sin atender su valor evidencial ni patrimonial. Los archiveros, a través de la gestión documental y del uso de herramientas de email management, pueden aportar una valiosa experiencia en el tratamiento de fondos de correo electrónico de la que el ámbito bibliotecario, en general, carece.

El eje general del estudio pivota alrededor de la identificación de diez áreas de pericia archivística que pueden aportar valor a las adquisiciones realizadas por una biblioteca, especialmente cuando planea la política de adquisiciones de su fondo digital. Estas áreas son las siguientes:

1. La propiedad de la información. Una de las tareas previas al ingreso de cualquier fondo en un archivo es la identificación clara del propietario de los documentos que quieren transferirse, y de los derechos que conservará sobre la documentación una vez ingresada. Cuando la cadena de custodia no está clara, se abre una negociación entre diferentes agentes en la que los archiveros tienen una dilatada experiencia.
2. La relación con los donantes. Negociar una donación no implica tan solo aspectos legales sino también sentimentales, y hace falta habilidad para convencer de los beneficios de la donación, del uso controlado que se efectuará y, sobretodo, de la calidad del tratamiento que tendrá lugar en los casos de fondos digitales, especialmente con la finalidad de preservación a largo plazo.
3. La propiedad intelectual. Dentro de la capa de derechos que se acumulan sobre la documentación ingresada (custodia, propiedad legal...) se incluye la propiedad intelectual, un ámbito que en las adquisiciones en archivos se gestiona de forma natural y por defecto.
4. La evaluación y selección. Cuando los fondos exceden volúmenes racionales, como sucede fácilmente con los fondos digitales, la utilización de técnicas de evaluación y selección resulta preceptiva. La experiencia de los archivos en este ámbito se extiende hasta el momento de la generación de los propios documentos a través de la gestión documental, lo que potencia sus beneficios.
5. El contexto de creación y utilización. Reflejar adecuadamente el contexto de creación y utilización de los documentos, especialmente los digitales, es básico para la aplicación de políticas de selección, preservación y acceso. La gestión archivística se basa en la gestión de contextos documentales, elemento primordial en este sentido.
6. La autenticidad. A menudo el valor de determinados ingresos no es un valor informativo intrínseco, sino el valor de hacer auténtica una información ya conocida. Por dicho motivo, la consideración en el tratamiento de los elementos que garantizan la autenticidad documental es clave en los ingresos de documentos digitales personales o institucionales.
7. Las restricciones al acceso y el uso. Determinados fondos acumulan, además de restricciones al acceso establecidas legalmente, otras restricciones derivadas de las condiciones acordadas en el proceso de donación o de adquisición, restricciones que es preciso gestionar con las políticas de acceso adecuadas.
8. La transferencia de propiedad. Un ingreso con carácter de archivo puede implicar una transferencia de la responsabilidad de la custodia, hecho que deriva de alguna manera en una transferencia de propiedad (por la capacidad de tomar decisiones sobre un determinado fondo).
9. La permanencia. La conservación de los documentos declarados de archivo no se condiciona por el uso inmediato, sino por el uso futuro. De esta manera, el compromiso de conservación a muy largo plazo o permanente de los documentos digitales, con los retos que conlleva, resulta más fuerte cuando se encara desde la perspectiva de una conservación con carácter de archivo.
10. El uso de metadatos a nivel de agrupación. Los archivos, por el volumen habitual de sus ingresos, utilizan como unidad de trabajo documental lo que denominamos agrupación documental (serie, unidad documental compuesta, etc.) y, en determinados casos, incluso en el propio concepto de colección (serie facticia). Esto les da una alta capacidad para procesar ingresos masivos, especialmente frecuentes en el caso de la documentación digital.  

El estudio parte, sin embargo, de una visión aparentemente restrictiva por lo que se refiere al alcance completo de la profesión archivística, especialmente cuando especifica los datos de investigación, el correo electrónico y las páginas web como documentación que no tiene características archivísticas obvias, y bebe de una cierta confusión en relación a las competencias “naturales” de bibliotecas y archivos por lo que se refiere a la gestión y tratamiento de diferentes tipos de fondos documentales (especialmente presente en el propio título, cuando utiliza el término “library materials” para aquello que dentro del informe acaba definiendo claramente como documentos de archivo). Esta confusión, más competencial que real, se deshace en el capítulo introductorio, donde describe las características de los materiales de archivo, y destaca los rasgos básicos relativos a la gestión de restricciones en el acceso, a la gestión por agrupaciones documentales y al vínculo evidencial con el contexto de creación y utilización. Y en el curso del informe se pone de manifiesto no solo una reivindicación clara del valor de la aportación archivística en el tratamiento de los fondos documentales personales e institucionales, sino también un reconocimiento pragmático de la realidad que muchos de estos fondos son finalmente adquiridos y custodiados por bibliotecas, no por archivos, y que esto no ha de repercutir negativamente en la calidad del tratamiento que reciban, si en este tratamiento participan archiveros y se aplican criterios archivísticos. Por este motivo, el estudio se convierte en una síntesis muy eficaz de cómo las prácticas de tratamiento archivístico pueden incorporarse a la conservación de documentos electrónicos, con independencia del tipo de institución donde se desarrolle esta conservación.