Ángel Borrego
Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona
Fons, Ted [et al...] (2012). Fit for purpose: Developing Business Cases for New Services in Research Libraries: a CLIR/DLF-Funded Research Project [en línea]. Washington, DC: Council of Library and Information Resources (CLIR). Disponible en: <http://mediacommons.futureofthebook.org/mcpress/businesscases/>. [Consulta: 12 abril 2013].
Durante los últimos años son muchas las bibliotecas universitarias y de investigación que han identificado nuevas oportunidades de expansión de sus servicios en dos grandes áreas: la gestión de datos primarios de investigación y la edición científica.
El documento que reseñamos tiene como objetivo guiar a los bibliotecarios interesados en explorar las posibilidades que estos campos ofrecen a sus bibliotecas. Y lo hace empleando una aproximación que no es demasiado habitual en la bibliografía profesional: la elaboración de un plan de negocio para decidir la puesta en marcha, o no, del servicio. La estructura y las recomendaciones del informe se basan en los modelos utilizados tanto en el sector comercial como en el de las entidades no lucrativas. Porque aunque las bibliotecas no estén interesadas en obtener beneficios económicos, sí lo están en ser exitosas y sostenibles.
El trabajo comienza exponiendo los cambios que está experimentado el ecosistema de la comunicación científica y las nuevas oportunidades que brinda a las bibliotecas en dos ámbitos, la gestión de datos y la edición científica, que encajan plenamente con los valores tradicionales de las bibliotecas universitarias y de investigación: recoger, preservar y ofrecer acceso a la información académica para contribuir al avance de la ciencia.
Sin embargo, hay que tener presente la necesidad de disponer de nuevas competencias para poner en marcha servicios que, a diferencia de los ofrecidos tradicionalmente, no están centrados en dar respuesta a las necesidades de usuarios locales, sino en difundir los resultados de la investigación de la comunidad local a un público global. Este cambio de perspectiva entraña el riesgo de actuar con un conocimiento limitado de los costes a largo plazo de poner en marcha y mantener nuevos servicios. El objetivo del informe es, por tanto, animar a los profesionales a revisar rigurosamente cómo encaja el servicio propuesto en la misión institucional y evaluar su sostenibilidad a largo plazo.
Antes de lanzarse a poner en marcha uno o varios servicios conviene detenerse a realizar un análisis que los autores resumen en cuatro etapas:
1. Determinar cuál es el grado de preparación de la organización para la puesta en marcha del servicio: ¿encaja el servicio con la misión de la biblioteca? ¿Cuál es el grado de tolerancia al riesgo de la institución? ¿Cuáles serán los resultados del nuevo servicio? ¿Están disponibles los recursos físicos, humanos y económicos necesarios para su puesta en marcha?
Los autores ponen de manifiesto la necesidad de revisar periódicamente la misión y objetivos de la biblioteca, evaluar la tolerancia al riesgo de la institución (¿se recompensa la toma de decisiones arriesgadas o más bien resulta difícil implementar nuevas ideas?) y determinar la existencia de recursos en forma de sistemas, competencias, espacio (físico o virtual) y financiación.
2. Desarrollar un modelo de negocio: ¿qué necesidades hay que satisfacer? ¿Qué opciones están disponibles (incluyendo no hacer nada)? ¿Cuáles son los posibles escenarios para cada una de estas opciones?... y, una vez decidido qué hacer, desarrollar un plan de implementación.
En esta fase se debe identificar claramente qué resultado se espera obtener del nuevo servicio y cómo éste contribuirá a la consecución de los objetivos institucionales. Hay que dialogar con los destinatarios potenciales, calcular costes y establecer calendarios. Es también en este punto cuando hay que establecer un modelo de negocio que garantice la supervivencia a largo plazo y la escalabilidad. Finalmente se deber elegir una opción en función de las variables revisadas (escalabilidad, sostenibilidad, costes e impacto) para diseñar un plan de implementación que incluya acciones a ejecutar, fechas y personal implicado.
3. Llevar a cabo una prueba piloto: redactar un plan, ponerlo en marcha, evaluarlo y tomar una decisión definitiva.
El test de viabilidad deber servir para evaluar la viabilidad técnica o comercial del proyecto. Se debe prestar especial atención a la recogida de información del público destinatario del servicio en función del tipo de evaluación que se desee realizar (económica, estratégica, analítica o integrada). En última instancia hay que tomar una decisión sobre la implementación (total, parcial o modificada) o el abandono del proyecto.
4. Poner en marcha el servicio planificando su ciclo de vida.
El informe que reseñamos debería estar complementado con media docena de estudios de caso. Seis planes de negocio elaborados a partir de visitas a instituciones que han puesto en marcha programas de edición académica y de gestión de datos que deberían servir para ilustrar las recomendaciones expuestas en el informe. El primero de estos estudios de caso sería el del Center for Digital Research and Scholarship de la Columbia University. Desafortunadamente, en el momento de redactar esta reseña, aún no está disponible la información relativa a ninguno de estos casos.
El apéndice final del informe recoge una revisión bibliográfica, resumida en el texto del documento, estructurada en tres partes: una primera sobre la bibliografía profesional en Biblioteconomía y Documentación que aborda la cuestión de los modelos de negocio; una segunda parte, más extensa, sobre bibliografía en economía y empresa para la elaboración de modelos de negocio; y una tercera sobre modelos de negocio en entidades no lucrativas.
Se trata, en definitiva, de un documento que llama la atención sobre la necesidad de ser rigurosos antes de aventurarnos en la puesta en marcha de nuevos servicios y que ofrece una excelente guía para el profano en la materia. La futura publicación de los estudios de casos debería contribuir a completar el documento con un enfoque más práctico.
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