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Concepción Rodríguez-Parada
Facultad de Información y Medios Audiovisuales
Universidad de Barcelona (UB)
Belton, Tom; Jamieson, Amanda; Oliver, Amanda; Quirk, Anne (2022). Library impact research report: impact of archival collections and services on the Western University Department of History. Washington, DC: Association of Research Libraries. 61 p. Disponible en: <https://www.arl.org/resources/library-impact-research-report-impact-of-archival-collections-and-services-on-the-western-university-department-of-history/>. [Consulta: 28/03/2022].
La Association of Research Libraries (ARL) puso en marcha el proyecto piloto Research Library Impact Framework (RLIF) en 2019, cuyo objetivo era ayudar a las bibliotecas miembro a evaluar los servicios bibliotecarios y el grado de impacto sobre la actividad de sus instituciones en cuatro grandes áreas (investigación; aprendizaje y docencia; fondos y espacios), así como para comunicar y difundir después los resultados del estudio a todos los stakeholders para que tuvieran su reflejo en el presupuesto y en la consideración del servicio. El informe tenía que servir también como una herramienta de gestión interna para identificar las áreas de mejora.
El estudio Impact of archival collections and services of the Western University Department of History, que forma parte del proyecto RILF, se llevó a cabo en 2020 y el informe resultante se publicó en 2022.
Entre los diversos fondos que forman parte de la Western Libraries se encuentra el Archives and Special Collections (ASC), que consulta la comunidad universitaria y que está abierto a usuarios externos. La investigación, no obstante, se centra exclusivamente en los alumnos y los docentes del Departamento de Historia y en el uso que hacen del ASC.
El interés del estudio se descubre ya en la introducción cuando los autores citan Lisa Carter (2012) para afirmar que «archives and special collections need to successfully illustrate value to their stakeholders to move from “special” to valuable» (p. 4). Este cambio de paradigma es el pilar que sustenta el informe, cuyo objetivo es evidenciar, evaluar y comunicar el valor de los fondos archivísticos y las colecciones especiales a través del impacto sobre el aprendizaje, la docencia y la investigación del Departamento de Historia para, si procede, emprender acciones para aumentarlo o mejorarlo. Un estudio de caso que, por lo que a la metodología utilizada y el objetivo final se refiere, se cree extrapolable a otras bibliotecas y archivos universitarios. Para que así sea, aparte de precisiones terminológicas sobre la importancia y utilidad de los estudios de impacto, los modelos de evaluación o las dificultades inherentes a la recogida de datos, por ejemplo, y la explicación detallada del desarrollo del proceso, el informe incluye bibliografía abundante y, en un anexo, las encuestas realizadas a los diferentes colectivos de usuarios.
Es muy interesante la reflexión sobre la figura del archivero referencista (p. 11-12): «archivists should be more aware that they are real instructors in the orientation, and they should take responsibility both for transferring basic archival searching skills and for encouraging students to develop critical and contextual thinking skills [...] reference archivists play the central role as educators...» (Xiaomu Zhou, 2008). El archivero, pues, se convierte en el pilar de la alfabetización de alumnos de grado en el uso de fuentes primarias. Ahora bien, dado que la búsqueda de información archivística «is not easy task» se recomienda su incorporación a los grupos de investigación (Duff y Johnson, 2022).
El inicio del proyecto se vio afectado, en primer lugar, por la dificultad de adaptación de los trabajadores a los cambios organizativos implementados en la biblioteca, que no tan solo retrasaron la realización de los estudios de impacto sino que, incluso, impidieron la recogida sistemática de los datos que debían hacerlos posible. Más tarde, la COVID-19 condicionó tanto el calendario como el método de investigación utilizado.
La investigación debía empezar en marzo de 2020 con la aplicación de la técnica del focus group. Se previeron tres grupos focales presenciales con profesores, estudiantes de grado y postgraduados, a finales de aquel mismo mes. No obstante, con el confinamiento derivado de la pandemia se valoró la posibilidad de hacerlos a través de Zoom. Esta modalidad se descartó por dos motivos, que podemos entender fácilmente a partir de nuestra experiencia: el primero es el que denominamos «fatiga de Zoom», que puede comprometer la participación de un número representativo de usuarios; mientras que el segundo se refiere a la falta de experiencia que manifiesta el personal a la hora de saber dinamizar de manera óptima un grupo focal en línea.
Los tres métodos de recogida de datos alternativos al focus group, fruto de la revisión bibliográfica, son los siguientes: doble encuesta a profesorado y estudiantes (incluidas en el apéndice); análisis de las estadísticas de uso (de instrucción y de visitantes); y un análisis de citas de la producción de investigación del Departamento de Historia recogida parcialmente en el depósito institucional, y de los artículos publicados en la revista de la facultad. A continuación, los autores explican cada método: desde cómo los aplicaron, los requerimientos y recursos necesarios, los objetivos, las limitaciones y los resultados obtenidos, que se comentan suficientemente y se ilustran con tablas y figuras para facilitar su comprensión.
A pesar de que los autores priorizaban la encuesta por encima del resto de metodologías, tanto para medir el impacto y para mejorar el conocimiento de los usuarios y de los no usuarios, como para identificar oportunidades de mejora, la pobre tasa de respuesta (profesorado 20 % y 6 % de alumnado) hizo que las estadísticas de uso y el análisis de citas tomasen un protagonismo no previsto inicialmente.
La lectura del informe evidencia una realidad ya conocida como es la incidencia de la COVID-19 en el uso y consumo de información; o que nos planteamos las mismas preguntas: ¿Las prácticas profesionales diferentes de archiveros y bibliotecarios determinan la evaluación del impacto? ¿Cómo estrechar la relación docentes-archivos?
Las conclusiones se estructuran en tres epígrafes: Lecciones aprendidas, Valor [del estudio] y Recomendaciones de futuro.
De las Lessons learned, se destacan ocho ideas fundamentales que provienen tanto del mismo proceso de investigación como de los resultados obtenidos:
- Se reconoce el efecto negativo de la pandemia en el desarrollo del proyecto.
- Confían que la experiencia sea útil a otras instituciones similares.
- La implicación del servicio con los docentes y los estudiantes resulta fundamental.
- Se constata la dificultad de medir el impacto —sobre todo de los archivos— en el aprendizaje, la docencia y la recerca.
- La recogida sistemática de datos de uso, también los de los usuarios virtuales, que hasta ahora no se tenían en cuenta, asegura la calidad.
- Para mejorar la tasa de respuesta de las encuestas, hay que ofrecer incentivos a los participantes y enviarlas directamente por correo electrónico en el caso del profesorado.
- De los resultados de la encuesta se desprende que los usuarios perciben dificultades de acceso a fondos y colecciones y son críticos con la función intermediadora de los profesionales.
- Los resultados del análisis de uso muestran que hay que desarrollar acciones específicas dirigidas a los alumnos de grado y su profesorado por lo que se refiere a la difusión de los servicios y los fondos.
En cuanto al Valor de la investigación, lo más relevante es que los resultados se utilizarán para mejorar la gestión del servicio porque han permitido profundizar en su conocimiento, y en el de los profesores y alumnos, esto es, de las líneas de investigación que cultivan los primeros, y del uso y consumo de información de ambos colectivos.
Con ánimo de aumentar el impacto sobre la actividad académica, las Recomendaciones se articulan en dos epígrafes: el primero son las acciones por implementar; mientras que el segundo recoge una serie de reflexiones. En este sentido, se propone empezar por:
- Hacer focus group con el profesorado para conocer de primera mano las necesidades de investigación y docencia.
- Incluir la formación en el uso de los archivos dentro del itinerario curricular.
- Tantear la posibilidad de aplicar la experiencia en otras titulaciones de las áreas de conocimiento de Arte, Humanidades y Ciencias sociales.
Estas acciones se completan con las consideraciones siguientes:
- El estudio del impacto debe incluir también los investigadores externos de la Western University.
- La pandemia ha aumentado la accesibilidad del fondo mediante la digitalización, por tanto, en el futuro, la medida del impacto debería contemplar también la publicación de contenidos digitales o difundidos a través de las redes sociales.
- Introducir el uso de las altmétricas como manera de ampliar la influencia sobre la comunidad de usuarios.
De todo lo expuesto hasta ahora, destacamos las reflexiones en torno al carácter valioso de las colecciones especiales, y el papel del archivero referencista. Se trata de un estudio honesto, que no esconde nada y sencillo hasta cierto punto. Es bien útil porque describe una realidad parecida a la de nuestros archivos y bibliotecas, por lo que su experiencia es fácilmente extrapolable que, no olvidemos, es uno de los objetivos del proyecto.
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