Versión para impresión
Schaffner, Jennifer; Snyder, Francine; Supple, Shannon (2011). Scan and deliver: managing user-initiated digitization in special collections and archives. <http://www.oclc.org/research/publications/library/2011/2011-05.pdf>. [Consulta: 31/08/2011]
En els darrers temps, les demandes de còpies digitals de documents de col·leccions especials han augmentat considerablement; les institucions ofereixen cada vegada més aquest servei i cal portar-lo a terme d'una manera eficient. Si es vol aconseguir aquesta eficiència és necessari combinar estratègies que permetin lliurar a l'usuari les còpies digitals en el mínim temps possible alhora que la institució també en surti beneficiada. I és en aquest context que el RLG (Research Library Group) d'OCLC va promoure el grup de treball Working Group on Streamlining Photography and Scanning. Aquest tenia com a objectius principals: estudiar els fluxos de treball relacionats amb les polítiques de digitalització sota demanda i establir estratègies per a racionalitzar el procés de creació d'aquestes imatges i el seu emmagatzematge.
D'aquest grup ha emanat l'informe Scan and deliver: managing user-initiated digitization in special collections and archive i un altre de complementari sobre l'ús de càmeres en les sales de lectura, Capture and release1, publicat l'any 2010.
L'informe que comentem se centra bàsicament en l'anàlisi dels passos a seguir en els processos de digitalització iniciats per usuaris i en la complexitat a la què es pot arribar en cadascun d'ells segons les polítiques de les institucions.
Les principals fases a seguir en un procés de digitalització iniciat per l'usuari són les següents:
Per arribar a la meta final (lliurament) es poden seguir diferents camins, que van des d'un de molt simple fins a un altre de més complex, passant per l'opció d'un camí intermedi, o bé per diferents combinacions dels anteriors. Els principis rectors que determinaran el camí a seguir estan basats en els objectius de la institució però, sobretot, en el seu finançament ja que a major complexitat en el processos seran necessaris més recursos. Són, però, del tot imprescindibles enfocaments flexibles que reconeguin les diferències entre les necessitats dels usuaris i les polítiques i recursos de les institucions.
Revisar. Normalment els passos de revisió fins a decidir si la sol·licitud es portarà a terme són els mateixos que els establerts pels processos de fotocopiat però és important fer-ne un repàs per tal de cercar possibilitats de millorar l'eficiència. Com arriben les comandes, quantes persones han d'aprovar una sol·licitud, la comprovació de si el document ha estat digitalitzat prèviament o la gestió dels drets d'autor o privacitat i altres assumptes legals són algunes de les qüestions a valorar en aquesta primera fase.
Decidir. Un cop una comanda és aprovada cal prendre potser les decisions més importants que giren entorn de la possibilitat de conservar les imatges digitalitzades. El fet de mantenir, o no, les imatges pot suposar una enorme diferència de temps i recursos que s'han d'alinear amb les necessitats i objectius dels usuaris. En el camí més simple les imatges no es conserven però sí en el camí més complex. En un camí intermig les imatges poden quedar emmagatzemades localment per a futures necessitats.
En el cas d'optar pel manteniment de les imatges caldrà tenir presents altres aspectes de gran pes com l'opció d'escanejar el document o sèrie sencera quan únicament se'n demana una part, la resolució a la que s'extrauran les imatges i les metadades que caldrà crear per a digitalitzar. L'ús d'un escàner o càmera digital pot ser ràpid i fàcil però en aquesta part és important observar quantes persones estan involucrades en l'escanejat dels documents i en la revisió, o no, de les imatges i dels originals un cop digitalitzats.
Lliurar. El lliurament de les imatges pot anar des de la simple tramesa per correu o còpia en CD en el camí més simple, fins a solucions més complexes basades en trameses via web, sistemes empresarials o, fins i tot, repositoris institucionals a partir dels quals es pot facilitar que l'usuari accedeixi a les imatges que necessita sense fer cap petició directa.
Al llarg del document queda patent que si les institucions ofereixen la possibilitat d'obtenir imatges digitals el seu lliurament eficaç ha de ser l'objectiu a perseguir i que l'opció d'auto-digitalització, sempre respectant la integritat dels documents, pot ser bona en el cas de certes tipologies documentals si la institució, amb els mitjans propis, no pot absorbir la demanda creixent de còpies digitals. Potser aquesta opció haurà de lluitar contra reticències inicials.
Per una altra banda, normalment les polítiques de digitalització massiva contemplen la digitalització de documents molt demandats però, com s'indica a l'informe, aprofitar les peticions dels usuaris pot ser una manera molt eficaç de selecció. Tal com s'apunta en l'informe, Mark Custer ha anomenat la relació entre la selecció i l'inici de la digitalització de col·leccions especials a petició de l'usuari com a "representació de masses". La seva investigació mostra que la introducció en línia del 10% de les imatges demanades proporciona un millor accés a més del 50% dels usuaris.
L'informe és breu –únicament 18 pàgines- i no aporta solucions concretes sinó que es limita bàsicament a fer una exposició de les diferents qüestions. Tot i aquesta simplicitat pot ser un bon punt de partida per establir fluxos de treballs en institucions sense gaire experiència en processos de digitalització.
