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Schaffner, Jennifer, Snyder, Francine, Supple, Shannon (2011). Scan and deliver: managing user-initiated digitization in special collections and archives. <http://www.oclc.org/research/publications/library/2011/2011-05.pdf>. [Consulta: 31/08/2011]
En los últimos tiempos, las demandas de copias digitales de documentos de colecciones especiales han aumentado considerablemente; las
instituciones ofrecen cada vez más este servicio y hay que llevarlo
a cabo de una manera eficiente. Si se quiere conseguir esta eficiencia es necesario combinar estrategias que permitan entregar al usuario las copias digitales en el menor tiempo posible a la vez que la institución también salga beneficiada. Y es en este contexto que el RLG (Research Library Group) de OCLC promovió el grupo de trabajo Working Group on Streamlining Photography and Scanning. Éste tenía como objetivos principales: estudiar los flujos de trabajo relacionados con las políticas de digitalización bajo demanda y establecer estrategias para racionalizar el proceso de creación de estas imágenes y su almacenamiento.
De este grupo ha emanado el informe Scan and deliver: managing user-initiated digitization in special collections and archive y otro de complementario sobre el uso de cámaras en las salas de lectura, Capture and release1, publicado en 2010.
El informe que comentamos se centra básicamente en el análisis de los pasos a seguir en los procesos de digitalización iniciados por usuarios y en la complejidad a la que se puede llegar en cada uno de ellos según las políticas de las instituciones.
Según el informe, las fases principales a seguir en un proceso de digitalización iniciado por el usuario son:
Para llegar a la meta final (entrega) se pueden seguir diferentes caminos, que van desde uno muy simple hasta otro más complejo, pasando por la opción de un camino intermedio, o bien por diferentes
combinaciones de estos.
Los principios rectores que determinarán el camino a seguir están basados en los objetivos de la institución pero, sobretodo, en su financiación ya que además complejidad en los procesos serán necesarios más recursos. Son, sin embargo, del todo imprescindibles enfoques flexibles que reconozcan las diferencias entre las necesidades de los usuarios y las políticas y recursos de las instituciones.
Revisar. Normalmente los pasos de revisión hasta decidir si la solicitud se llevará a cabo son los mismos que los establecidos por los procesos de fotocopiado pero es importante hacer un repaso para buscar posibilidades de mejorar la eficiencia. Cómo llegan los pedidos, cuántas personas deben aprobar una solicitud, hasta la comprobación de si el documento ha sido digitalizado previamente o la gestión de los derechos de autor o privacidad y otros asuntos legales son algunas de las cuestiones a valorar en esta primera fase.
Decidir. Una vez se ha aprobado un pedido hay que tomar las decisiones más importantes, que giran entorno a la posibilidad de conservar las imágenes digitalizadas. El hecho de mantener, o no, las imágenes puede suponer una enorme diferencia de tiempo y recursos que deben alinearse con las necesidades y objetivos de los usuarios. En el camino más simple las imágenes no se conservan pero sí en el camino más complejo. En un camino intermedio las imágenes pueden quedar almacenadas localmente para futuras necesidades.
En el caso de optar por el mantenimiento de las imágenes habrá que tener presentes otros aspectos de mayor calado como pueden ser la opción de escanear el documento o serie entera cuando únicamente se pide una parte, la resolución a la que se extraerán las imágenes o los metadatos que será necesario crear para digitalizar. El uso de un escáner o cámara digital puede ser un sistema rápido y fácil sin embargo en esta parte es importante observar cuántas personas están involucradas en el escaneado de los documentos y en la revisión, o no, de las imágenes y los originales una vez digitalizados.
Entregar. La entrega de las imágenes puede ir desde el simple envío por correo o copia en CD en el camino más simple, hasta soluciones más complejas basadas en envíos vía web, sistemas empresariales o incluso repositorios institucionales a partir de los cuales se puede facilitar que el usuario acceda a las imágenes que necesita sin hacer ninguna petición directa.
A lo largo del documento queda patente que si las instituciones ofrecen la posibilidad de obtener imágenes digitales la entrega eficaz de estas debe ser el objetivo a perseguir y que la opción de auto-digitalización, siempre respetando la integridad de los documentos, puede ser buena en el caso de ciertas tipologías documentales si la institución, con los medios propios, no puede absorber la demanda creciente de copias digitales. Quizás esta opción tendrá que luchar contra reticencias iniciales.
Por otro lado, normalmente las políticas de digitalización masiva contemplan la digitalización de documentos muy demandados pero, como se indica en el informe, aprovechar las peticiones de los usuarios puede ser una manera muy eficaz de selección. Tal como se apunta en el informe, Mark Custer ha llamado a la relación entre la selección y el inicio de la digitalización de colecciones especiales a petición del usuario como "representación de masas". Su investigación muestra que la introducción en línea del 10% de las imágenes solicitadas proporciona un mejor acceso a más del 50% de los usuarios.
El informe es breve -sólo 18 páginas- y no aporta soluciones concretas sino que se limita básicamente a hacer una exposición de las diferentes cuestiones. A pesar de esta simplicidad puede ser un buen punto de partida para establecer flujos de trabajos en instituciones sin mucha experiencia en procesos de digitalización.
