gestión colección

Pedro Rueda Ramírez
Membre del Centre de Recerca en Informació, Comunicació i Cultura (CRICC)
Facultat d’Informació i Mitjans Audiovisuals
Universitat de Barcelona (UB)

Weber, Chela Scott; Conway, Martha O’Hara; Martin, Nicholas; Stevens, Gioia; Kamsler, Brigette C. (2021). Total cost of stewardship: responsable collection building in archives and special collections. Dublin, OH: OCLC Research. VI, 19 p. Disponible en: <https://doi.org/10.25333/zbh0-a044>. [Consulta: 03/08/2021].

Este informe plantea un reto importante debatido por los profesionales del patrimonio: cómo integrar el desarrollo de las colecciones y la toma de decisiones en relación con la incorporación de adquisiciones, donaciones, etc. en archivos y bibliotecas patrimoniales. Es un doble reto, cumplir con la política de colección y, a la par, que resulte sostenible en términos de gestión de recursos. La propuesta del grupo de trabajo que ha elaborado el informe incluye un conjunto de herramientas que permiten guiar la toma de decisiones respecto a estas necesidades de gestión. La reflexión del grupo propone la necesidad de ordenar y racionalizar la gestión de las colecciones de forma integral de tal modo que no pueda dudarse de la conveniencia de una adquisición, pero también garantizando que no pone en peligro los recursos del centro. Existe el riesgo de convertir las bibliotecas y archivos en depósitos con centenares de cajas sin tratamiento y, por lo tanto, sin poder ofrecer los documentos a los usuarios. O con materiales que poco (o nada) tienen que ver con las políticas de colección y los criterios de desarrollo de colección. El texto insiste (y es un punto esencial) que no conviene separar operaciones, de tal modo que la idoneidad de una donación tiene que ir a la par con la posibilidad de incorporarla con garantías de gestión, tratamiento y conservación.

Santi Balagué
Jefe del Equipament GEPA
Àrea de Biblioteques, Informació i Documentació - CBUC
Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC)
Twitter: @clascamoll

Stubbs, Theo (2018). An extension of UKRR into low-use monographs: does appetite exist? [London]: UK Research Reserve. 75 p. Disponible en: 
<https://www.ukrr.ac.uk/resources/fullmonographsreport.pdf>. [Consulta: 12/03/2019].

Ya sea como frase o como metodología, la gestión cooperativa de las colecciones está bien establecida en el léxico bibliotecario. Hay muchos proyectos e iniciativas que han investigado e implementado modelos de cooperación, en nuestro entorno geográficamente más próximo y en el resto del mundo. Dentro del ámbito de la educación superior una de las últimas y más exitosas iniciativas es la UKRR (UK Research Reserve), el proyecto de colaboración entre las bibliotecas universitarias y de investigación británicas y la British Library, que coordina de manera sistemática la gestión de las revistas de investigación impresas de bajo uso. Con el paso de los años, tanto los miembros de la UKRR como otros de la amplia comunidad de la enseñanza superior se fueron planteando la UK Research Reserve como un esquema visible y exitoso para otros tipos de material y, en particular, las monografías. Con todo, hay que tener en cuenta que la UKRR no tenía ni el mandato, ni los recursos ni la capacitad para encargarse de la gestión de las monografías. 

Vale la pena traer a colación un botón, como muestra del establecimiento de las metodologías para la gestión cooperativa de las monografías. A finales de 2017, en este mismo blok reseñábamos el informe Strength feasibility study on monographs, de la consultoría Information Power que planteaba si el modelo de la UKRR se podría utilizar para gestionar los fondos de monografías del Reino Unido, a modo de un UKRR-Monographs. Este nuevo estudio que os presentamos se llevó a cabo, pues, apenas un año después, teniendo en cuenta la conclusión a la que llegaba Information Power, respecto a la importancia del ahorro de espacio en las bibliotecas, y situándolo en un contexto en el que parece que el número de títulos duplicados en el consorcio RLUK (Research Libraries UK) es relativamente bajo. En esta dirección vale la pena leer el estudio hecho en White Rose Libraries (WRL –Universitats de Leeds, Sheffield y York–) en 2017, que concluyó que la duplicación de fondos entre las colecciones de sus bibliotecas era muy inferior a aquello que inicialmente se habría supuesto. 

Santi Balagué
Jefe del Equipamiento GEPA
Àrea de Biblioteques Informació i Documentació
Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC)

Malpas, Constance; Lavoie, Brian (2016). Strength in Numbers: The Research Libraries UK (RLUK) Collective Collection. Dublin, Ohio: OCLC Research. Disponible en: http://www.oclc.org/content/dam/research/publications/2016/oclcresearch-.... [Consulta: 02/10/2016]

Hace cinco años, en este mismo Blok reseñando otro trabajo de OCLC (Cloud-sourcing Research Collections: Managing Print in the Mass-digitized Library Environment), asumíamos que la gestión de la colección no ha sido uno de los temas de más impacto dentro de nuestro entorno. Aun así, en el ámbito de las bibliotecas universitarias y de investigación hace tiempo que se están explorando las posibilidades de dar respuestas de manera cooperativa a las necesidades que suponen la gestión de los fondos y su conservación/preservación a largo plazo. Con este marco, se han desarrollado diferentes estudios, siendo el informe Understanding the Collective Collection: Towards a System-wide Perspective on Library Print collections reseñado por Ángel Borrego en el Blok de BiD una muy buena recopilación sobre los principales trabajos hasta el 2013, por lo menos aquellos de origen anglosajón.