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Malpas, Constance (2011). Cloud-sourcing Research Collections: Managing Print in the Mass-digitized Library Environment. Dublin (Ohio): OCLC Research. <http://www.oclc.org/research/publications/library/2011/2011-01.pdf >. [Consulta: 24/03/2011]
Son muchos los que opinan que la gestión de las colecciones no es un tema de moda dentro de la comunidad bibliotecaria, y en relación a esta, probablemente hablar de las soluciones compartidas de almacenamiento de alta capacidad debe ser uno de los tópicos menos "trending" aún hoy en día. Pero por otro lado, cada vez se hace más evidente que la gestión de la biblioteca "infraestructura" tiene que afrontar uno de sus grandes retos, la tradicionalmente y entrópicamente expansiva ocupación de sus espacios (y su repercusión económica, ni que decirlo), y más en detalle, de las grandes cantidades de metros de estanterías llenas de documentos con unos porcentajes de uso bastante bajos, tanto libros como revistas. Además, y de eso sí que oímos hablar, inmersos como estamos en un período de avances tecnológicos y necesidades cambiantes las bibliotecas afrontan una modificación de paradigma, pasando de la tradicional orientación a los libros todo preparándose para apoyar procesos de información y aprendizaje.
Es con estos antecedentes en mente que en 2009 se inició el proyecto "Cloud Library", de la mano de OCLC, HathiTrust, la biblioteca de la Universidad de Nueva York y el consorcio RECAUDA, para estudiar la hipótesis de si la motivadora aparición de colecciones masivas de documentos digitalizados, y el vínculo que éstas puedan establecer con los almacenes cooperativos de documentos impresos tiene la posibilidad de modificar el modelo de negocio de las bibliotecas especializadas, a través de una optimización de los recursos dedicados a la gestión de los fondo que permita explorar nuevos servicios y redirigir los esfuerzos.
Constance Malpas, especialista en proyectos cooperativos de almacenamiento de documentos impresos a gran escala de OCLC, plantea una metodología de trabajo con la que, con muestras que se iban recogiendo mes a mes y durante un año, se fue construyendo una base de datos con registros del depósito de preservación digital HathiTrust, fusionados con los correspondientes registros bibliográficos extraídos de WorldCat, junto con una muestra de los diferentes códigos de usuario del consorcio RECAUDA. Con información sobre las materias cubiertas, el número de ejemplares disponibles, la institución de procedencia del texto digitalizado y su situación con respecto a los derechos de autor, se procedía a hacer el análisis de la situación, para ver qué coincidencias se producen entre el depósito digital de HathiTrust y los ejemplares del almacén cooperativo de Recaudación, y en el último paso, ver cómo esta solución compartida de la intersección entre los cuerpos digital de HathiTrust e impreso de Recaudación podría afectar el funcionamiento y los recursos de una biblioteca tipo como es la de la Universidad de Nueva York.
El depósito cooperativo de preservación digital de HathiTrust está formado por 6,3 millones de ejemplares, lo que corresponde a 3,64 millones de títulos (datos a junio de 2010). Se calcula que en diez años podría tener 30 millones de ejemplares, superando los que la Biblioteca del Congreso tiene actualmente. Con un predominio de libros del campo de las humanidades, aproximadamente el 16% de la colección está libre de derechos de autor.
Con el ejemplo del almacén cooperativo de Recaudación como modelo, se quiere poner a prueba si la duplicación que haya entre éstos y el depósito digital HathiTrust permitiría a las bibliotecas universitarias confiar en soluciones conjuntas digital/impreso para optimizar y reducir los costes de gestión de las colecciones locales. Casi una quinta parte de la colección preservada por HathiTrust también está almacenada de manera impresa en el almacén de Recaudación, y con una distribución de materias muy similar a la de HathiTrust. Además, del total de documentación que podría formar parte del mismo conjunto el 90% no tiene establecidas limitaciones de circulación por las instituciones depositarias.
Para estudiar las posibilidades de aplicación introduce el último actor, la biblioteca cliente, en este caso se utiliza como tipo la biblioteca Elmer Holmes Bobst de la Universidad de Nueva York. En junio de 2010 el 30% de los títulos de sus fondos estaban duplicados en el depósito de HathiTrust, lo que equivale a más de 13 kilómetros de estantes de biblioteca, ya la vez, aplicando ciertas suposiciones maximalistas y el modelo de costes del economista Paul Corant, supondría un ahorro de 3 millones de dólares por año. Por otra parte, sin embargo, la duplicación conjunta entre HathiTrust-RECAUDA y la biblioteca Bobst baja al 10%.
Finalmente, el estudio visualiza las oportunidades y constata las limitaciones de partida de estas soluciones conjuntas, y apunta las opciones con las que mejorar el impacto y la sostenibilidad de estos servicios bibliotecarios en nube, con la definición de los tipos de posibles bibliotecas usuarias, el camino a recorrer de los proyectos mencionados y la diversificación con otros posibles proveedores o, incluso, la cooperación entre ellos.
Un simplificado estudio económico da valor a estas soluciones, a través de la reducción de costes que se determina por el número de volúmenes que serían cubiertos de manera externalizada por la solución en nube. Se aplica a la biblioteca Bobst de la Universidad de Nueva York, sabiendo que son 200.000 los ejemplares de su fondo los que coinciden con los que podrían ser ofrecidos por el depósito de Recaudación y HathiTrust. Estimando que el coste de la gestión de un ejemplar a la Universidad de Nueva York es de 4,26 $/año esto supone para todos aquellos ejemplares unos gastos de 850.000 $/año, mientras que la gestión en un almacén de alta densidad tipo RECAUDA se calcula en 0,86 dólares/año y volumen, es decir, unos gastos de sólo 172.000 dólares/año. Además, se conseguiría el ahorro de 4.000 metros de estantes.
Constance Malpas señala que la aparición de los proyectos de digitalización como Google Books o HathiTrust tienen el potencial de transformar las bibliotecas universitarias, y lo hace partiendo de una hipótesis de trabajo adecuado y muy bien planteada, ya través de un análisis empírico que es tan detallado como denso, aunque, quizá por la novedad de la cuestión tratada, el informe no llega a conclusiones sino que enmarca el tema y da opciones de futuro y posibles caminos a recorrer.
Este documento de OCLC será de utilidad a todos aquellos que se planteen la subcontratación de la gestión de colecciones, un tema cada vez de más presente en la comunidad bibliotecaria, prueba de ello es el interés con el que se ha recibido el estudio.
