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Jordi Andreu i Daufí
Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona
Shaw, Seth; Adler, Richard C.; Dooley, Jackie (2017). Demystifying IT: a framework for shared understanding between archivists and IT professionals. Dublin, Ohio: OCLC Research. 25 p. Disponible en: https://www.oclc.org/content/dam/research/publications/2017/oclcresearch.... [Consulta: 19/01/2018].
Los proyectos corporativos en los que participan los profesionales de las TI (tecnologías de la información) y los gestores documentales/archiveros sufren muchas veces de una falta de enfoque sistémico de la función «gestión documental». La integración de conocimiento de ambos profesionales no acostumbra a ser la dinámica habitual y este hecho comporta la implementación de un sistema de gestión poco eficiente e incluso bloqueante para la organización.
La causa de esta problemática puede tener orígenes diversos pero hay una de nuclear: el desconocimiento mutuo entre los profesionales de las TI y los gestores documentales/archiveros. El informe que reseñamos Demystifying IT: a framework for shared understanding between archivists and IT professionals presenta esta problemática y está pensado como una breve introducción a las TI y destinado a los gestores documentales/archiveros para ayudarles a entender las prioridades, las técnicas y la cultura de las tecnologías de la información para que estos puedan resultar los colaboradores más efectivos posibles de los profesionales de las TI.
El informe forma parte de la serie de OCLC Research Demystifying born digital. El informe se estructura en cuatro secciones. En primer lugar se describe la tipología de proveedores de las TI y los servicios que estos acostumbran a generar y el mantenimiento de la calidad del servicio (IT service provider models); a continuación proporciona orientación para crear sinergias entre ambos perfiles profesionales (building partnerships); sigue con la descripción de los límites o restricciones de recursos a los que se enfrentan los gestores documentales/archiveros y los profesionales de las TI (resource management) y, finalmente, ofrece información sobre el proceso de desarrollo del software (development and support).
En el prólogo del informe, una de sus autoras, Jackie Dooley, se dirige al lector esperando que el documento le sea de utilidad. La respuesta es afirmativa. Aunque hay apartados poco concretos, demasiado genéricos, hay otros que reflejan a la perfección la dificultad de la interacción del profesional de las TI y el gestor documental/archivero por la falta de compartición del conocimiento. Esto puede verse reflejado en el apartado «Neutral terminology» (p. 15) cuando en un aspecto tan sutil como es el uso ambiguo de la terminología puede radicar la causa del fracaso del proyecto: «In contrast, use of ambiguous terminology can derail a project by making it appear that consensus has been reached when, in fact, you and the IT professional understand a situation differently. Agreement in word usage is not the same as shared understanding of meaning. Differences in perspective may not surface until they begin to cause friction during the design phase, or worse, during implementation. All parties must try to provide clear and concise explanations of terms throughout».
En resumen, del informe debe extraerse la idea que los gestores documentales/archiveros deben esforzarse en comprender el entorno profesional de los profesionales de las TI, familiarizarse con sus métodos y su terminología, y conseguir que los profesionales de las TI hagan lo mismo con la gestión documental. La estrategia de los gestores documentales/archiveros debe consistir en pasar de ser usuarios de la tecnología a clientes proactivos, exigentes y colaborativos con los profesionales de las TI.
