Versió per a imprimir
Andreu Sulé
Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona
International Council on Archives. Experts Group on Archival Description (2016). Records in contexts: a conceptual model for archival description (2016). [Paris]: ICA. 108 p. Disponible a: http://www.ica.org/sites/default/files/RiC-CM-0.1.pdf . [Consulta: 13/02/2017].
El món de la representació i l’organització d’informació porta uns anys en plena ebullició. La constant evolució cap a uns serveis i productes d’informació cada cop més integrats i interrelacionats, desenvolupats en i per a un entorn web cada cop més semàntic, ha empès molts col·lectius a replantejar-se el seu model de descripció. A més, la consolidació d’XML com a format de comunicació d’informació a través de la xarxa ha facilitat l’acceptació i ús de models semàntics de representació com, per exemple, l’RDF.
En aquest context, moltes han estat les comunitats que s’han replantejat les seves pràctiques descriptives. Les biblioteques han recuperat un model creat prematurament a final del segle XX, els FRBR, com a base per revisar les seves normes catalogràfiques (RDA); els museus han desenvolupat un nou model conceptual (CIDOC-CRM) amb l’objectiu d’esdevenir la “cola” semàntica de tot el patrimoni cultural dispers en museus, biblioteques i arxius.
Després d’algunes experiències d’abast nacional (com per exemple el Modelo Conceptual de Descripción Archivística del CNEDA, Espanya), sembla que li ha arribat el torn a la comunitat arxivística. Després de quatre anys de treball, l’Expert Group on Archival Description (EGAD) de l’Internacional Council on Archives (ICA) ha posat a debat públic Records in Contexts: a conceptual model for archival description (RiC-CM), primera de les dues parts de què constarà la norma Records in Contexts (RiC). Amb RiC, l’ICA pretén superar, mitjançant la reconciliació i la integració, les limitacions a les que s’enfronten els quatre estàndards ja existents (ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF i ISDIAH) fruit, precisament, de la manca d’un model de descripció arxivístic comú, coherent i consistent. Posteriorment, està previst treure a la llum la segona part de la norma, Records in Contexts – Ontology (RiC-O), que permetrà disposar de descripcions arxivístiques en forma de dades obertes enllaçades (Linked Open Data, LOD).
El model conceptual de descripció arxivística proposat a RiC-CM es fonamenta, en part, en una valoració crítica dels principis arxivístics tradicionals de respecte del fons i de respecte a l’ordre original (RiC-CM, p. 4-6). En aquest sentit, a més de constatar que es tracta de dos principis de caràcter retrospectiu de difícil aplicació a la gestió documental (creació i ús dels documents), la proposta posa també de relleu les seves limitacions per reflectir la complexitat contextual dels documents. Una complexitat resultat d’uns fons arxivístics que no existeixen aïlladament, sinó en capes interconnectades de contextos passats, presents i futurs, i d’uns documents l’ordre original dels quals és dinàmic donat que és dinàmic l’ordre en què són acumulats al llarg del seu cicle vital.
És precisament per això que RiC-CM proposa millorar la descripció dels documents arxivístics enriquint-los amb informació addicional relativa als contextos cultural, social i material que els envolten (RiC-CM, p. 6). Amb aquest objectiu s'identifiquen i es defineixen catorze entitats (Record, Record Component, Record Set, Agent, Occupation, Position, Function, Function (Abstract), Activity, Mandate, Documentary Form, Date, Place i Concept/Thing), com també les seves propietats. Finalment, RiC-CM defineix fins a 792 possibles relacions entre entitats (per exemple, “Record is owned by Agent”) el que dóna una idea clara de la importància que té per a la proposta la complexitat contextual.
Un altre aspecte destacat de RiC-CM és la seva aposta per superar les limitacions del clàssic model jeràrquic d’organització d’un fons de la ISAD(G), a favor d’un model més complex, en forma de xarxa, que pretén donar resposta, addicionalment, a les necessitats específiques de la gestió documental (record management) tot incorporant elements contextuals relacionats amb la producció, la gestió, la conservació dels documents.
El temps dirà si aquest nou model conceptual té recorregut i és acceptat i emprat per la comunitat arxivística (en un sentit ampli del terme). Ningú no li pot negar la seva voluntat d’adaptació a un futur (de fet, ja present) digital, integrador, semàntic. Un futur-present on els usuaris esperen trobar la informació sense haver-se de preocupar en quina fase del cicle de vida es troba, sense distingir entre materials analògics i digitals, amb eines de cerca i recuperació conjuntes integrades en el web. Tot plegat respon a una realitat on la divisió organitzativa entre el món dels arxius i el de la gestió documental es dilueixi; una realitat que requereix un nou període de col·laboració i cooperació orientat a l’alienació de les pràctiques descriptives de totes dues comunitats.
