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Lluís Vicente
Director de la Biblioteca i Arxiu històric
Ateneu Barcelonès
Association of Researh Libraries; Ithaka S+R (2013). Appraising our digital investment: sustainability of digitized special collections. Maron, Nancy L.; Pickle, Sarah. Nova York; Washington DC: Association of Research Libraries (ARL); Ithaka S+R: febrero 2013. 49 p. [Consulta el 29/09/2013]. <http://sr.ithaka.org/research-publications/appraising-our-digital-investment>.
Muchas bibliotecas conservan colecciones especiales que tanto si se han formado por azar, como si se han creado de forma intencionada, tienen un valor que las hace únicas y son un destacable activo para cualquier institución. Como bien es sabido, las bibliotecas, con el objetivo de mejorar el acceso y garantizar la conservación, han digitalizado y colgado en la red sus colecciones más singulares, generando nuevas oportunidades, pero también problemáticas sin resolver. Como se deben gestionar las colecciones especiales digitalizadas, como se mantendrán en la red o como facilitar el acceso y fomentar su consumo son algunas preguntas que no tienen una respuesta directa, clara y única. En este sentido, una lectura altamente recomendable, sin duda, es el estudio Appraising our digital investment: sustainability of Digitized special collections.
El estudio, realizado a partir de la experiencia de las bibliotecas de la Association of Research Libraries (Washington, DC) –en colaboración con la Ithaka S + R (New York, NY)– se hizo el año 2012 a partir de las respuestas a tres tipos de encuestas dirigidas a perfiles con tareas y responsabilidades diferentes en relación a las colecciones especiales:
- Directores de biblioteca, responsables de liderar la misión de cada institución –con una participación del 70%.
- Bibliotecarios, con conocimientos sobre los procesos y tareas que se derivan del mantenimiento de colecciones especiales digitalizadas –con una participación del 55%.
- Bibliotecarios, con conocimiento sobre alguna colección especial específica –con una participación del 39%.
A pesar de la baja participación de alguno de los perfiles, los autores del estudio extrajeron algunas tendencias interesantes y que, más de uno, identificará con el contexto y situación de nuestro país :
- - Aunque la mayoría de directores consideraban fundamentales las colecciones especiales digitalizadas por el futuro de las respectivas bibliotecas, pocos consideraban que estuvieran dedicando suficientes recursos al tratamiento de las colecciones en digital. La mayoría tampoco pensaban que estuviera invirtiendo de manera adecuada.
- - Aunque había un importante interés por explotar y mantener las colecciones especiales una vez digitales, no había sinergias con otras áreas de la organización para afrontar las problemáticas generadas (preservación digital, actividades relacionadas...).
- - No había un liderazgo claro dentro de las organizaciones para este tipo de proyecto, lo que provocaba la inexistencia de estrategias globales de puesta en valor las colecciones por parte de todas las instituciones.
- - Las bibliotecas gastaban más en la creación de nuevos recursos digitales que en la mejora del acceso a las colecciones existentes.
- - Todos los recursos dedicados a la digitalización provenían directamente de las partidas presupuestarias de las bibliotecas, lo que provocaba que las necesidades de mantener y dar acceso a las colecciones quedaran excluidas de las estrategias de captación de fondo externo de las instituciones.
- - El apoyo al movimiento open access era el principal motivo por el que no se planteaba la posibilidad de obtener ingresos a través de la explotación de las digitalizaciones. Hay que sumar que la mayoría de encuestados no consideraban suficientemente valiosas las colecciones para invertir en productos derivados.
- - Finalmente, aunque el interés por poner al alcance de la sociedad gran cantidad de documentos digitalizados, los conocimientos sobre las necesidades de los usuarios eran muy bajos. Los análisis sólo recogían datos cuantitativos, pero no cualitativos.
A primera vista, las tendencias tienen denominadores comunes: poca centralidad dentro de las organizaciones de donde forman parte las bibliotecas, poco conocimiento del cliente y poco sentido de la creación de nuevos productos digitales.
Asimismo, el estudio no finaliza aquí, los autores proponen algunas medidas para corregir esta situación. De hecho, más bien son reflexiones lógicas derivadas del sentido común. Si el objetivo de digitalizar documentos es sólo garantizar que no será necesaria su consulta física para facilitar el acceso, con esta acción bastará, pero si el objetivo es, a partir de la digitalización, tener impacto ante los usuarios, deberá hacer algo más. Por ejemplo, entender las necesidades de los usuarios y plantear estrategias para atraer. Esto nos llevará a realizar importantes estudios sobre cuáles pueden ser los usuarios actuales y potenciales. Estos estudios además de dibujar el impacto de nuestras colecciones, nos permitirán anticipar tendencias y servicios. Por otra parte, ante la complejidad de mantener las colecciones especiales digitales en la red es importante determinar los roles de otras áreas de una organización - muy especialmente las dedicadas a la tecnología y la comunicación. De esta manera, se conseguirá centralidad y los recursos económicos y humanos para garantizar la preservación digital, la curación de contenidos o las actividades que garantizarán el acceso a la información.
En definitiva, estamos ante un trabajo, que nos puede servir como primera mirada hacia las prácticas, actitudes y problemáticas en el gasto o en los ingresos en relación a las colecciones especiales digitalizadas. Útil, pero no definitivo, ante la complejidad de presentar y mostrar las colecciones especiales como activos dentro y fuera de la biblioteca.
