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Dooley, Jackie M. [et al.] (2013). Survey of Special Collections and Archives in the United Kingdom and Ireland. Dublin, OH: OCLC Research, 2013. <http://www.oclc.org/research/publications/library/2013/2013-01r.html?utm_source=WhatCountsEmail&utm_medium=OCLC%20Abstracts%20Test%20Group%203&utm_campaign=OCLC%20Abstracts>. [Consultato il 2 luglio 2013].
Nell'anno 2009, Jackie M. Dooleey1, incaricato dall'OCLC, inizia l'opera2 pionera di valutare le condizioni delle collezioni speciali negli Stati Uniti e Canada. Nel 2012, adattando questa ricerca al contesto europeo e con la collaborazione della RLUK3 (Research Libraries United Kingdom), elabora Survey of special collections and archives in the United Kigndom and Ireland.
Nel Piano Strategico 2011-2014, The power of knowledge: RLUK Srategic Plan 2011-20144, la RLUK si propone l'obbiettivo di identificare le opportunitá per potenziare al massimo le collezioni speciali a favore della ricerca, la docenza e la comunitá ed elabora il rapporto Promoting unique and distinctive collections5. Si assume l'impegno di "dimostrare il valore delle collezioni delle universitá nei momenti difficili, la necessitá di migliorare l'impegno nella ricerca e l'insegnamento dentro il programma accademico e adempiere alla responsabilitá sociale della biblioteca, tanto dentro la comunitá universitaria come nella societá in generale."
A partire da questa proposta per dare maggior rilievo alle collezioni speciali, si fanno evidenti alcune constatazioni che sono: la continua messa in discussione su qual'è la prioritá che si da a questo tipo di materiale, la necessità d'un riciclaggio veloce in relazione al trattamento e la salvaguardia, la invisibilitá nei cataloghi on line o la quasi inesistente gestione del materiale creato in formato digitale.
La RULK definisce con "collezione speciale" quella biblioteca o materiale d'archivio indipendentemente dal formato (manoscritto, fotografie, archivi istituzionali, ecc.) che si caratterizzi per il suo valore storico o monetario, formato fisico, peculiarità o raritá, e/o impegno istituzionale per la conservazione a lungo termine e l'accessibilitá. In generale si trova in una unità separata con un sistena speciale di sicurezza, e il servizio all'utente e la circolazione del materiale sono in genere ridotti.
Partendo da questa definizione, Survey of special collections si propone i seguenti obbiettivi:
- • Sviluppare un profilo dei metodi piú frequenti nelle collezioni speciali del Regno Unito e d'Irlanda
- • Utlizzare la ricercca degli Stati Uniti e Canada del 2010 come base
- • Preparare raccomandazioni per le collezioni speciali che permettano un cambio di visione nel Regno Unito e Irlanda
- • Contribuire a creare un database que permetterá a la RLUK tenere un mappa reale di questo tipo di collezioni
L'indagine si divide in diverse sezioni nelle quali si chiede ai centri che vi partecipano informazioni sulla biblioteca in generale, le collezioni speciali, l'attenzione all'utente, la catalogazione e le metainformazioni utilizzate, il materiale d'archivio, la digitalizzazione, le fonti d'origine digitale, la preparazione del personale e i problemi piú complessi que gli si presentano.
I paesi che partecipano nello studio sono Inghilterra, Irlanda e Irlanda del Nord, Scozia e Galles, e il totale delle biblioteche con collezioni speciali selezionate è di 122, delle quali intervengono 82, che significa un 67% del totale. Per gruppi, il 72% sono istituzioni pubbliche, un 20% istituzioni private e un 3% organi statuari. Per tipo di istituzioni, ci sono 41 università, 9 biblioteche di ricerca indipendenti, 5 musei, 5 biblioteche pubbliche, 5 academie reali, 4 biblioteche nazionali, 4 società scientifiche, 4 istituzioni ecclesiastiche, 2 collegi, 2 consevatori e un giardino botanico nazionale.
Dopo aver elaborato tutte le risposte dell'indagine, si mett a punto questo Survey che presenta un riassunto analitico di tutti i centri partecipanti, con un insieme completo di informazioni e schemi, e se ne deriva una serie di conclusioni.
Per quanto riguarda i servizi esterni e gli utenti, gli intervistati non possono determinare la tipologia di utente, anche se coincidono che la consultazione di questo tipo di materiale è aumentato nel corso dell'ultima decada. Dichiarano che le politiche di servizio all'utente si sono evolute in positivo e nella maggioranza dei centri si permette l'utilizzo di macchine fotografiche digitali o si fanno riproduzioni su commissione. Infine si segnala che si dovrebbero trovare nuove vie di diffusione di questo tipo di materiale e formare a nuovi compiti il personale incaricato.
In quanto alla preparazione del personale, si fa palese la necessità di professionisti qualificati con una formazione adeguata per poter rispondere alle necessità dell'istituzione in quanto a trattamento e diffusione di questo tipo di materiale. È aumentato il numero di personale di sostegno peró c'è anche molta gente che lavora in queste sezioni che è vicina alla pensione.
Sullo stato nel quale si trovano queste collezioni, tutti coincidono che lo spazio dove si trovano è insufficente e poco adatto e che una grande quantità è in attesa di revisione, classificazione e catalogazione.
Il materiale creato in digitale è il grande scoglio di tutte le biblioteche con collezioni speciali per tre ragioni principali: la mancanza di un'infrastruttura minima per conservarlo, la mancanza di finanziazione, la mancanza di esperienza nella gestione e pianificazione e la invisibilità per quanto riguarda la diffusione.
In quanto alla digitalizzazione di queste collezioni, la maggioranza delle biblioteche e degli archivi sottoposti all'indagine dispongono di un protocollo di lavoro e dell'infrastruttura necessaria per portarla a termine. In alcuni casi incluso si è potuto elaborare progetti di digitalizzazione a grande scala e contrattare servizi di aziende esterne specializzate.
Per quanto riguarda la elaborazione di questo tipo di materiale, quasi tutti i centri dispongono di strumenti di descrizione, catalogano le loro fonti e stabiliscono metainformazioni, sebbene il gran volume di collezioni speciali obbliga a un livello minimo di tecniche di identificazione e di inventario, per ottenere descrizioni accurate. Il problema è che molte di queste risorse non sono accessibili on line e sono solo di uso interno. La incorporazione nel catalogo delle collezioni speciali cambia in funzione del tipo di materiale. Possiamo localizzare un maggior numero di documenti d'archivio o di mappe, a scapito del materiale audiovisivo.
In ultimo, tutti constatano il problema della conservazione e della salvaguardia che soffre questo materiale. La diversità dei formati e dei supporti, le dimensioni, le spese straordinarie e altre specificità rendono difficile una custodia adeguata in casse e spazi che rispettino le perfette condizioni che richiedono le collezioni speciali.
A partire dai dati dell'indagine, gli autori della relazione segnalano una serie di raccomandazioni che fanno pubbliche durante il Simposio dell'università d'Aberdeen, il 29 marzo 20126.
- Miglioramento del personale. Risultano necessarie nuove abilità e conoscenze da parte dei professionisti e lo sviluppo di un piano di formazione.
- Finanziazione esterna. Bisogna stabilire un protocollo per formalizzare la richiesta d'aiuti economici que permetta la digitalizzazione delle collezioni speciali.
- Servizio all'utente. E necessario sviluppare un insieme di strumenti di diffusione e stabilire un modello di prezzi e politiche comuni per tutte le biblioteche.
- Materiale d'origine digitale. Stabilire le basi per la gestione di questo materiale.
- Digitalizzazione. Sviluppare una strategia a livello nazionale per terminare la digitalizzazione di questo materiale e potenziare modelli redditizi di digitalizzazione a grande scala.
- Catalogazione. Riconvertire tecnologicamente i cataloghi e gli strumenti di descrizione tradizionali in modo tale che possano essere consultabili in rete.
- Metrica. Definire una metodolgìa di lavoro per poter sviluppare analisi statistiche.
- Svilupppo della collezione. Introdurre protocolli di collaborazione a livello locale e nazionale per ampliare il contenuto di queste collezioni.
- Catalogazione e metainformazioni. Stabilire sinergìe e collaborare per condividere esperienze, informazione e metainformazioni.
- Conservazione. Definire le priorità minime per la conservzione di questo tipo di materiale.
- Costruire comunità. L'obbiettivo principale di questa indagine consiste nello stabilire relazioni produttive attraverso le differenze.
Il Survey of special collections and archives in the United Kingdom and Ireland fornisce alle istituzioni e al personale lavoratore la ispirazione necessaria per iniziare a lavorare verso le basi per la trasformazione tanto necessaria di questo tipo di materiale. Collezioni e archivi speciali svolgono un ruolo chiave nel futuro delle biblioteche di ricerca. Questa è una sfida significativa per le istituzioni che vogliano servirsi di questo valore e mettere a disposizione della comunità scientifica il potenziale di queste fonti uniche per sostenere la ricerca, l'insegnamento e la partecipazione comunitaria.
Nel complesso, i risultati dell'indagine publicati in questa relazione stabiliscono le basi per il confronto dei metodi negli Stati Uniti e Canada con quelle di Regno Unito e Irlanda, e possono aiutare a spianare il cammino verso attività congiunte per la costruzione di fortezze e di pianificazioni.
