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Biblioteca. Proceso Técnico
RLUK. (2014). Unique and Distinctive Collections: opportunities for research libraries. Recuperat 12 febrer 2015, a http://www.rluk.ac.uk/wp-content/uploads/2014/12/RLUK-UDC-Report.pdf
A lo largo de su historia las bibliotecas de investigación han ido reuniendo materiales muy diversos que, por su rareza o singularidad, han sido llamados "colecciones especiales". En muchos casos, la falta de estándares para su descripción, su naturaleza compleja y la escasez de personal con la formación necesaria para procesarlos les ha relegado a la invisibilidad del rincón de un almacén polvoriento.
El fenómeno de la digitalización y de la creación de repositorios que permiten de manera fácil la publicación en línea de contenidos, han supuesto una nueva oportunidad para estos materiales y los ha vuelto a poner de actualidad. También, dentro de la coyuntura económica actual, en que las instituciones públicas han visto sus presupuestos recortados y deben luchar con muchos más competidores para las cada vez más escasas fuentes de financiación externas, las bibliotecas quieren marcar la diferencia con lo que las hace únicas y especiales y es aquí donde entran en juego las colecciones especiales.
Así pues, el RLUK, la entidad que representa a las bibliotecas de investigación de Gran Bretaña e Irlanda, dedicó una de las líneas de trabajo de su plan estratégico 2011-14 a explorar de qué maneras las bibliotecas pueden maximizar el potencial y la impacto de las colecciones especiales1.
El RLUK, a partir del trabajo de campo de Allison Cullingford, ha elaborado un informe que reúne las tareas realizadas por esta línea de trabajo y que también se basa en los resultados de un estudio realizado por OCLC2 y RLUK sobre las colecciones especiales y los archivos en Gran Bretaña e Irlanda y en el informe Hidden Collections3, así como en la literatura publicada sobre el tema y las aportaciones de los miembros de la comunidad UDC.
El objetivo del informe es crear debate en torno a las colecciones especiales y proporcionar una hoja de ruta que permita conseguir una mayor concienciación del potencial de estos materiales para apoyar los objetivos de las bibliotecas académicas y de las instituciones en las que se enmarcan. Y esto lo hace, en primer lugar, proponiendo una definición de UDC (Unique and Distintinctive Collections, o Colecciones distintivas y Únicas), un término más amplio que el clásico "Colecciones especiales", que debería permitir unificar criterios, identificarlas claramente y facilitar la toma de decisiones en la planificación estratégica: "a collection that, regardless of format or location within an institution, derives significance from interest to research, teaching or society through its association with a person, place or topic, such as to distinguish the constituent items from similar items which may exist elsewhere" .
Después, el informe examina de qué manera pueden contribuir las UDC lograr la misión institucional, por ejemplo, ayudando a mejorar los rankings de búsqueda o haciendo las universidades más atractivas para estudiantes e investigadores.
El informe explora los retos de gestionar y desarrollar las UDC a nivel estratégico, analizando su uso e impacto desde cinco perspectivas diferentes: la investigación, el aprendizaje del estudiante, el compromiso con la ciudadanía, la colaboración con el sector empresarial y las fuentes de financiación e ingresos. Todo ello ilustrado con destacados ejemplos de buenas prácticas y de innovación.
Asimismo se abordan los retos del espacio y el personal y sus competencias. Las UDC necesitan espacio de almacenamiento, expositivo, de trabajo, de conservación, para la docencia y para la investigación, sin olvidar el espacio virtual. Es necesario conocer las colecciones, valorar su idoneidad dentro de la institución y plantearse posibles soluciones como la transferencia a otras bibliotecas o la creación de almacenes cooperativos.
En cuanto al personal se observa una falta de especialización que hay que superar invirtiendo en formación para que el personal adquiera las nuevas competencias necesarias y creando equipos multidisciplinares con agentes de dentro y fuera de las bibliotecas.
Al final se ofrecen unas recomendaciones que se articulan en torno a las alianzas estratégicas a nivel local (por ej., con facultades y departamentos para introducir el uso de las fuentes primarias en la docencia) y de la cooperación a nivel nacional. Algunas de las ideas más destacadas son la necesidad de evaluar la significación de las colecciones en términos de valor para la institución que los custodia y de acuerdo con las propiedades de únicas y distintivas. Se evidencia la necesidad de unas métricas para evaluar el impacto y el uso. Otra cuestión importante son los nacidos digitales y los paquetes de datos, que seguramente se convertirán en las UDC del futuro y que necesitan desde ya políticas para su gestión que garanticen su preservación a largo plazo.
La digitalización es básica para el uso de las UDC para que el usuario lo desea poderlo consultar todo en línea. Hay que seguir trabajando en esta dirección, estableciendo prioridades, buscando alianzas a todos los niveles y siendo muy creativos a la hora de buscar nuevas fuentes de financiación o dando nuevos usos a las UDC, con la tecnología como pieza fundamental.
Este informe pretende ser una herramienta de trabajo para los directores de bibliotecas, los responsables de colecciones especiales y el RLUK que potencie la cooperación y sea una fuente de inspiración de nuevas iniciativas, que se podrían compartir en la futura página web del UDC Hub4.
La conclusión es que las UDC son una oportunidad que las bibliotecas de investigación no pueden dejar escapar y, a pesar de que el informe se centra en Gran Bretaña e Irlanda, las UDC o colecciones especiales, le da la denominación, son una cuestión común a todas las bibliotecas de investigación. Las recomendaciones del informe son perfectamente extrapolables a otros países como, por ejemplo, el nuestro.
Este ejercicio tan exhaustivo de autoanálisis, de análisis del entorno y de trazado de una hoja de ruta apuntando las posibles futuras líneas de trabajo es un ejercicio muy necesario que deberíamos plantearnos muy seriamente porque quizás depende el futuro de nuestras bibliotecas, tan cuestionado en los últimos tiempos.
En la ausencia de un informe propio del UDC Report5 es una magnífica herramienta de trabajo para ver hacia dónde deben encaminarse los pasos nuestras bibliotecas universitarias.
