Versión para impresión
Jordi Serra Serra
Gerència de Serveis Comuns per l'àmbit d'Universitats i Recerca
Departament d'Educació i Universitats
Generalitat de Catalunya
Dooley, Jackie (2015). The Archival Advantage: Integrating Archival Expertise into Management of Born-digital Library Materials. Dublin, Ohio: OCLC Research. Disponible a: http://www.oclc.org/content/dam/research/publications/2015/oclcresearch-... [Consulta: 04/10/2015]
Un dels estudis publicats enguany per l’OCLC és aquest estudi de Jackie Dooley, en el qual es planteja el valor de l’aportació arxivística al tractament de fons digitals dipositats en biblioteques. L’estudi s’adreça a especialistes involucrats en programes i projectes de gestió de recursos digitals, la qual cosa inclou el nivell directiu que planifica les adquisicions, com també el nivell tècnic que s’ocupa de la preservació digital, la gestió de metadades, i la prestació de serveis, especialment en l’àmbit de les biblioteques de recerca.
L’estudi planteja d’entrada tres entorns on, malgrat que la intervenció arxivística no ha estat sistemàtica, l’autora considera que hi hauria de ser essencial:
- Llocs web. La captura de llocs web és una competència difusa que, en funció de la naturalesa del lloc capturat, recau en biblioteques, arxius o harvesters externs a la institució. L’autora qüestiona el caràcter públic dels llocs web (atès que la seva volatilitat no els associa a un procés formal de descàrrega o captura), i destaca el valor de les tècniques arxivístiques per fer-ne un tractament adequat.
- Dades de recerca. En aquest cas, a l’experiència de les biblioteques especialitzades a gestionar dades de suport a la recerca, l’arxivística hi pot afegir tècniques relacionades amb la tria, contextualització i gestió de les restriccions a determinats usos.
- Correu electrònic. Malgrat que el correu electrònic és la principal forma de comunicació en les organitzacions actuals, sovint manquen polítiques de retenció adients, i se’n fan tractaments massius (bulk) sense atendre el seu valor evidencial ni patrimonial. Els arxivers, a través de la gestió documental i de l’ús d’eines d’email management, poden aportar una valuosa experiència en el tractament de fons de correu electrònic de la qual l’àmbit bibliotecari, en general, manca.
L’eix general de l’estudi pivota al voltant de la identificació de deu àrees d’expertesa arxivística que poden aportar valor a les adquisicions realitzades per una biblioteca, especialment quan planeja la política d’adquisicions del seu fons digital. Aquestes àrees són les següents:
- La propietat de la informació. Una de les tasques prèvies a l’ingrés de qualsevol fons en un arxiu és la identificació clara del propietari dels documents que es volen transferir, i dels drets que conservarà sobre la documentació un cop ingressada. Quan la cadena de custòdia no és clara, s’obre una negociació entre diferents agents en la qual els arxivers tenen una dilatada experiència.
- La relació amb els donants. Negociar una donació no implica només aspectes legals sinó també sentimentals, i cal habilitat per convèncer dels beneficis de la donació, de l’ús controlat que se’n farà i, sobretot, de la qualitat del tractament que se’n farà en els casos de fons digitals, especialment a l’efecte de preservació a llarg termini.
- La propietat intel·lectual. Dins la capa de drets que s’acumulen sobre la documentació ingressada (custòdia, propietat legal...) s’inclou la propietat intel·lectual, un àmbit que en les adquisicions en arxius es gestiona de forma natural i per defecte.
- L’avaluació i tria. Quan els fons excedeixen volums racionals, com s’esdevé fàcilment amb els fons digitals, la utilització de tècniques d’avaluació i tria esdevé preceptiva. L’experiència dels arxius en aquest àmbit s’estén fins al moment de la generació dels documents mateixos a través de la gestió documental, la qual cosa potencia els seus beneficis.
- El context de creació i utilització. Reflectir adequadament el context de creació i utilització dels documents, especialment els digitals, és bàsic per a l’aplicació de polítiques de tria, preservació i accés. La gestió arxivística es basa en la gestió de contextos documentals, element cabdal en aquest sentit.
- L’autenticitat. Sovint el valor de determinats ingressos no és un valor informatiu intrínsec, sinó el valor de fer autèntica una informació ja coneguda. Per aquest motiu, la consideració en el tractament dels elements que garanteixen l’autenticitat documental és clau en els ingressos de documents digitals personals o institucionals.
- Les restriccions a l’accés i l’ús. Determinats fons acumulen, a més de restriccions a l’accés establertes legalment, d’altres restriccions derivades de les condicions acordades en el procés de donació o d’adquisició, restriccions que cal gestionar amb les polítiques d’accés adients.
- La transferència de propietat. Un ingrés amb caràcter d’arxiu pot implicar una transferència de la responsabilitat de la custòdia, fet que deriva d’alguna manera en una transferència de propietat (per la capacitat de prendre decisions sobre un determinat fons).
- La permanència. La conservació dels documents declarats d’arxiu no es condiciona per l’ús immediat, sinó per l’ús futur. D’aquesta manera, el compromís de conservació a molt llarg termini o permanent dels documents digitals, amb els reptes que comporta, es fa més fort quan s’encara des de la perspectiva d’una conservació amb caràcter d’arxiu.
- L’ús de metadades en l’agrupació. Els arxius, pel volum habitual dels seus ingressos, utilitzen com a unitat de treball documental el que anomenen agrupació documental (sèrie, unitat documental composta, etc.) i, en determinats casos, fins i tot el concepte mateix de col·lecció (sèrie factícia). Això els dóna una alta capacitat per processar ingressos massius, especialment freqüents en el cas de la documentació digital.
L’estudi parteix, tanmateix, d’una visió aparentment restrictiva pel que fa a l’abast complet de la professió arxivística, especialment quan especifica les dades de recerca, el correu electrònic i les pàgines web com a documentació que no té característiques arxivístiques òbvies, i beu d’una certa confusió en relació a les competències “naturals” de biblioteques i arxius pel que fa a la gestió i tractament de diferents tipus de fons documentals (especialment present en el títol mateix, quan utilitza el terme “library materials” per a allò que dins l’informe acaba definint clarament com a documents d’arxiu). Aquesta confusió, més competencial que real, es desfà en el capítol introductori, on descriu les característiques dels materials d’arxiu, i en destaca els trets bàsics relatius a la gestió de restriccions en l’accés, a la gestió per agrupacions documentals i al vincle evidencial amb el context de creació i utilització. I en el curs de l’informe es fa palesa no només una reivindicació clara del valor de l’aportació arxivística en el tractament dels fons documentals personals i institucionals, sinó també un reconeixement pragmàtic de la realitat que molts d’aquests fons són finalment adquirits i custodiats per biblioteques, no pas per arxius, i que això no ha de repercutir negativament en la qualitat del tractament que hi rebin, si en aquest tractament participen arxivers i s’hi apliquen criteris arxivístics. Per aquest motiu, l’estudi esdevé una síntesi força eficaç de com les pràctiques de tractament arxivístic es poden incorporar a la conservació de documents electrònics, amb independència del tipus d’institució on es desenvolupi aquesta conservació.
