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Juanjo Boté
Facultat d’Informació i Mitjans Audiovisuals
Universitat de Barcelona (UB)
Hurley, Grant; Shearer, Kathleen (2019). Final report of the survey on digital preservation capacity and needs at Canadian memory institutions, 2017-18. [Ottawa]: Canadian Association of Research Libraries. 68 p. Disponible en: <http://www.carl-abrc.ca/wp-content/uploads/2019/11/Digital_preservation_capacity_finalreport_EN-1.pdf>. [Consulta: 14/04/2020].
El Digital Preservation Working Group de las instituciones de memoria histórica del Canadá ha realizado un estudio sobre las necesidades y la capacidad de preservación digital de dichas instituciones, entre las cuales destacan instituciones gubernamentales, archivos, bibliotecas y museos.
En este estudio participaron 52 instituciones y se realizó en dos fases, comprendiendo instituciones asociadas a la CARL (Canadian Association of Research Libraries) en la primera fase. En la segunda, se invitó a participar a instituciones similares no asociadas a la CARL. Del informe, publicado en noviembre de 2019, se desprende que el 94 % de estas instituciones están recolectando material digital de origen o nacido digital, tanto publicaciones como objetos digitales de donantes privados.
Un elemento para destacar son las políticas de preservación digital. Un 17 % de todas las instituciones participantes tienen activas políticas de preservación digital y un 19 % las están revisando.
Uno de los apartados que precisa la preservación digital es el uso y las buenas prácticas de referencia. Estas prácticas se están adoptando en un 58 % de las instituciones consultadas, y consisten en el empleo de estándares específicos en preservación digital, el uso de mejores prácticas o de guías de referencia.
La capacidad de desarrollar estrategias de preservación digital permite, a cualquier institución, tomar decisiones y crear una base de conocimiento dentro de la propia institución. En este aspecto, del total de participantes cuyas estrategias se han medido en un sistema de puntuación cuantitativa se deduce que el 13 % de las organizaciones está empezando a desarrollar su capacidad de preservación digital, el 79 % tiene programas en marcha o en desarrollo y el 8 % tiene un base ya madura de políticas de preservación digital.
Por lo que al presupuesto se refiere, una de las cuestiones recurrentes en la preservación digital, el 62 % de las instituciones participantes indicó que tenía un presupuesto de más de cuatro millones de dólares canadienses para sus estrategias de preservación digital. No obstante, un 12 % desconocía el presupuesto de que disponía.
En una estrategia de preservación digital los objetos a custodiar pueden ser variados. Así, como fuentes primarias de información, las instituciones manifestaron que su mayor fuente de ingresos son objetos digitales que provienen de estudiantes (55 %) y de investigadores de las correspondientes facultades (73 %). Dentro de estas fuentes, las fotos, los vídeos, los audios y los documentos personales en forma de escritos constituyen la gran parte de los objetos digitales que tienen en custodia.
Como partes principales de los elementos de custodia, se destaca que la mayoría conserva objetos digitales. Los contenidos informacionales son diversos y por ello las organizaciones participantes necesitan soporte o ayuda para preservar contenidos más complejos. Finalmente, un reducido grupo de participantes confiaba en sus habilidades para llevar a cabo la preservación digital de aquello que tienen en custodia. También debido a una falta de capacidad de preservación muchas de las instituciones no llevan a cabo actividades de preservación.
En relación con los retos que tienen por delante las instituciones, se ha observado una falta de recursos, falta de comunicación con los stakeholders o falta de apoyo a alto nivel, es decir, por parte de cuadros de mando ejecutivos.
Uno de los elementos más interesantes en la preservación digital es dar acceso a los materiales custodiados. El éxito de la institución y su posterior apoyo a futuras acciones de preservación digital depende del tipo de acceso que se facilita. En este aspecto, la mayoría de las instituciones que han participado en el estudio facilita el acceso de una forma o de otra y solo un 2,4 % no da acceso a los materiales custodiados. Sin embargo, la mayoría de las entidades ve imposibilitada la mejora de las barreras de acceso a los materiales.
Los perfiles laborales, altamente cualificados y no fáciles de conseguir en el mercado laboral, juegan una baza importante en cualquier institución que cree políticas de preservación digital. Con respecto al personal que trabaja en estas instituciones, un 18 % indicó que realizan más de cinco roles dentro de su organización de custodia, y en la mayor parte de ellas el personal tiene baja cualificación profesional. Esto también se refleja en las propias organizaciones donde a nivel organizativo el 44 % de las instituciones tiene un comité de trabajo vinculado a la preservación digital.
Quedan todavía muchos retos alrededor de la preservación digital en las bibliotecas universitarias de Canadá. Como se puede observar en el informe, la preservación digital no parece que sea una prioridad y prueba de ello son los perfiles laborales señalados anteriormente.
Finalmente, en el informe se propone que las instituciones culturales como la CARL y LAC (Libraries and archives Canada) unan esfuerzos para definir una estrategia nacional de preservación digital en el Canadá.
