Versión para impresión
Jefe de Servicio en el Área de Biblioteca Digital de la Biblioteca Nacional de España
Redwine, Gabriella et al. (2013) Born Digital: Guidance for Donors, Dealers, and Archival Repositories.
http://www.clir.org/pubs/reports/pub159/pub159.pdf [Consulta: 15/04/2014]
Este informe hace un repaso de aspectos claves a la hora de establecer tanto una política de adquisición de colecciones nacidas digitales, como pautas básicas a tener en cuenta para comenzar con la gestión de dichas colecciones.
En su redacción se ha implicado un grupo de profesionales de bibliotecas anglosajonas tan emblemáticas como la Beinecke de la Universidad de Yale, la Bodleian de la Universidad de Oxford, e incluso la British Library. Con el fin de poder cumplircon los objetivos del informe todo el personal implicado cuenta con experiencia, simultánea ó no, en la gestión de colecciones digitales y/o en el desarrollo de políticas de adquisición.
A pesar de la falta de presupuesto dedicado al proyecto, y la variedad del público objetivo, tanto en intereses, como en formación1, estamos ante una herramienta que, aunque preliminar, puede ser de utilidad para comenzar a plantearse el reto dela gestión de colecciones ya nacidas digitales. Hace tiempo que las colecciones digitales han dejado de limitarse a proyectos de digitalización y/o conversiones de soportes analógicos, hoy más que nunca engloban materiales que sólo conocen la dimensión digital ej: archivos personales digitales, publicaciones editadas directa y únicamente en formato e-pub, proyectos de recolección de material web…
Tal y como se explica en la introducción el cuerpo del informe se organiza en cuatro secciones principales:
1. Revisión inicial de la colección. En esta sección se analizan aspectos a tener en cuenta en las interacciones entre el personal del repositorio, los donantes y los comerciantes, antes de la adquisición. Básicamente se trata de que la información fundamental fluya entre todos los implicados a través de todos los medios posibles (ya sea mediante el uso de nuevas tecnologías o estudios in situ). Por un lado, no sólo se trata de poner en pie y comunicar políticas de adquisición, alcance y condiciones de los acuerdos alcanzados con donantes y/o comerciantes, sino que también se trata de poner en común procedimientos, directrices que guíen en los aspectos más prácticos de la eventual aceptación de una donación/adquisición. Además, se dan pautas sobre el estudio a realizar sobre una colección concreta antes de llevar a cabo la adquisición, en el que se garantice pertinencia, condiciones de acceso, valor cultural y/o integridad de la misma.
2. Propiedad intelectual y privacidad, en la que se tratan aspectos éticos y de índole práctico respecto a información de carácter sensible por confidencialidad ó propiedad intelectual/industrial. Entre dichos aspectos se debe conocer quiénes son los titulares de los derechos de propiedad intelectual, si dichos derechos se transfieren a quién y en qué condiciones, cómo gestionar la existencia de medidas tecnológicas de protección (contraseñas, encriptaciones…), si pueden dar lugar a períodos de embargo en la consulta y/o acceso, si va a haber un proceso de filtrado de información sensible y quién se debe responsabilizar de dicho proceso…etc.
3. Estadios clave en la adquisición de materiales digitales, en este apartado se exponen los elementos básicos a tener en cuenta en cuatro momentos: el establecimiento de los términos del acuerdo/contrato entre el repositorio y/o el donante/comerciante; la comunicación/interacción entre los implicados y los asuntos que deben de tratarse; la elección del método de transferencia y su ejecución propiamente dicha; y por último, la revisión inicial del material una vez ha llegado al repositorio. El informe recomienda la implicación de personal técnico tanto por la parte del repositorio, como por la parte del donante. Este tipo de personal permitirá extraer valiosa información del material a recibir, y es que cuanta más información se pueda manejar más sencillo será cualquier procesamiento posterior. En lo que respecta a la transferencia es fundamental que tanto los donantes como los comerciantes conozcan las directrices del repositorio no ya en la dimensión digital, sino en los aspectos prácticos más básicos como pudiera ser el manejo, empaquetado de soportes digitales físicos.
4. Revisión tras la adquisición, por último en este apartado se hace hincapié sobre las inspecciones clave que deben de llevarse a cabo para evaluar el buen estado (desde el punto de vista físico y digital) de las colecciones que ingresen en nuestros repositorios. Por último, señala la importancia de definir criterios de expurgo y/o retención de los materiales.
Cada una de estas secciones se cierra con sendas listas de recomendaciones: una para donantes y comerciantes, y otra para el personal del repositorio. Al final del documento estas recomendaciones se presentan de nuevo como apéndices (apéndices D y E), con el fin de que sirvan como listas de comprobación para cada una de las fases a tener en cuenta.
Además de estas listas de comprobación pueden resultar de utilidad práctica los apéndices A y C, puesto que ayudan a realizar una primera distribución de responsabilidades, y/o puntos clave que cada uno de los actores debe de tener claro a la hora de definir políticas, directrices de colaboración y/o preparar documentación relacionada.
De entre los apéndices más útiles que recoge el informe se encuentra la pequeña bibliografía comentada del apéndice B en el que se recogen no sólo documentos, sino proyectos relacionados con el procesamiento de colecciones nacidas digitales. En ellos se remite a la existencia de herramientas, estudios de caso, directrices que pueden ayudar a profundizar en un tema tan complejo.
Es de destacar los dos métodos de publicación y difusión que han elegido los autores del informe. Por un lado, el más "convencional", el informe en pdf disponiblea través de la página web del CLIR, con el aval que supone formar parte de las publicaciones de un organismo de estas características. Por otro lado, se puede consultar todavía la primera versión borrador en la plataforma de Media Commons. En ella se pueden ver comentarios hechos al informe e incluso enviar nuevos (disponible en: http://mcpress.media-commons.org/borndigital/); aunque en este momento no creemos que dichos comentarios fueran a revertir en cambios inmediatos en la edición disponible en la página del CLIR. En cualquier caso, además de ser una interesante iniciativa, nos demuestra una vez más lo variadas y/o complejas que pueden llegar a ser las colecciones que existen únicamente en versión digital, y que pueden ingresar en nuestros repositorios a través de distintas vías.
Por lo general, este estudio es una buena herramienta preliminar nacida en un entorno no del todo favorable como es la inexistencia de un presupuesto ó proyecto que lo sustente directamente. Si bien dentro de sus aciertos y puntos fuertes (tales como las listas de comprobación y/o la bibliografía comentada), cabe destacar que quizá es demasiado ambicioso, y la variedad de público a la que se dirige hace que quizá se quede corto para el personal más altamente especializado. Aun así, es un esfuerzo avalado por un grupo de profesionales e instituciones clave que han resuelto más que dignamente una tarea que no ha hecho más que empezar en nuestras bibliotecas y/o repositorios.
