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Andreu Sulé
Facultat de Biblioteconomia i Documentació
Universitat de Barcelona
International Council on Archives. Experts Group on Archival Description (2016). Records in contexts: a conceptual model for archival description (2016). [Paris]: ICA. 108 p. Disponible en: http://www.ica.org/sites/default/files/RiC-CM-0.1.pdf . [Consulta: 13/02/2017].
El mundo de la representación y la organización de información lleva unos años en plena ebullición. La constante evolución hacia unos servicios y productos de información cada vez más integrados e interrelacionados, desarrollados en y para un entorno web cada vez más semántico, ha empujado a muchos colectivos a replantearse su modelo de descripción. Además, la consolidación de XML como formato de comunicación de información a través de la red ha facilitado la aceptación y uso de modelos semánticos de representación como, por ejemplo, el RDF.
En este contexto, muchas han sido las comunidades que se han replanteado sus prácticas descriptivas. Las bibliotecas han recuperado un modelo creado prematuramente a finales del siglo XX, los FRBR, como base para revisar sus normas catalográficas (RDA); los museos han desarrollado un nuevo modelo conceptual (CIDOC-CRM) con el objetivo de llegar a ser la “cola” semántica de todo el patrimonio cultural disperso en museos, bibliotecas y archivos.
Después de algunas experiencias de alcance nacional (como por ejemplo el Modelo Conceptual de Descripción Archivística del CNEDA, España) parece que le ha llegado el turno a la comunidad archivística. Tras cuatro años de trabajo, el Expert Group on Archival Description (EGAD) del Internacional Council on Archives (ICA) ha puesto a debate público Records in Contexts: a conceptual model for archival description (RiC-CM), primera de las dos partes de que constará la norma Records in Contexts (RiC). Con RiC, el ICA pretende superar, mediante la reconciliación y la integración, las limitaciones a las que se enfrentan los cuatro estándares ya existentes (ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF i ISDIAH) fruto, precisamente, de la falta de un modelo de descripción archivística común, coherente y consistente. Posteriormente, está previsto sacar a la luz la segunda parte de la norma, Records in Contexts – Ontology (RiC-O), que permitirá disponer de descripciones archivísticas en forma de datos abiertos enlazados (Linked Open Data, LOD).
El modelo conceptual de descripción archivística propuesto a RiC-CM se fundamenta, en parte, en una valoración crítica de los principios archivísticos tradicionales de respeto del fondo y de respeto al orden original (RiC-CM, p. 4-6). En este sentido, además de constatar que se trata de dos principios de carácter retrospectivo de difícil aplicación en la gestión documental (creación y uso de los documentos), la propuesta pone también de relieve sus limitaciones para reflejar la complejidad contextual de los documentos. Una complejidad resultado de unos fondos archivísticos que no existen aisladamente, sino en capas interconectadas de contextos pasados, presentes y futuros, y de unos documentos cuyo orden original es dinámico dado que es dinámico el orden en que son acumulados a lo largo de su ciclo vital.
Es precisamente por ello que RiC-CM propone mejorar la descripción de los documentos archivísticos enriqueciéndolos con información adicional relativa a los contextos cultural, social y material que les rodean (RiC-CM, p. 6). Con este objetivo se identifican y se definen catorce entidades (Record, Record Component, Record Set, Agent, Occupation, Position, Function, Function (Abstract), Activity, Mandate, Documentary Form, Date, Place i Concept/Thing), así como sus propiedades. Finalmente, RiC-CM define hasta 792 posibles relaciones entre entidades (por ejemplo, “Record is owned by Agent”) lo que da una idea clara de la importancia que tiene para la propuesta la complejidad contextual.
Otro aspecto destacado de RiC-CM es su apuesta para superar las limitaciones del clásico modelo jerárquico de organización de un fondo de la ISAD(G), a favor de un modelo más complejo, en forma de red, que pretende dar respuesta, adicionalmente, a las necesidades específicas de la gestión documental (record management) incorporando elementos contextuales relacionados con la producción, la gestión, la conservación de los documentos.
El tiempo dirá si este nuevo modelo conceptual tiene recorrido y es aceptado y usado por la comunidad archivística (en un sentido amplio del término). Nadie puede negarle su voluntad de adaptación a un futuro (de hecho, ya presente) digital, integrador, semántico. Un futuro-presente donde los usuarios esperan encontrar la información sin tenerse que preocupar por qué fase del ciclo de vida se encuentra, sin distinguir entre materiales analógicos y digitales, con herramientas de búsqueda y recuperación conjuntas integradas en el web. En definitiva responde a una realidad donde la división organizativa entre el mundo de los archivos y el de la gestión documental se diluye; una realidad que requiere un nuevo período de colaboración y cooperación orientado a la alienación de las prácticas descriptivas de las dos comunidades.
