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Kemperman, Suzanne Saskia, Bill Brembeck, Elizabeth W. Brown, Alexandra de Lange-van Oosten, Theodore Fons, Catherine Giffi, Noah Levin, Alistair Morrison, Carlen Ruschoff, Gregg A. Silvis, and Jabin White. 2014. Success Strategies for Electronic Content Discovery and Access: A Cross-Industry White Paper. Dublin, OH: OCLC. http://www.oclc.org/content/dam/oclc/reports/data-quality/215233-SuccessStrategies.pdf
El documento "Success strategies for electronic content discovery access" presentado el pasado mes de septiembre por el E-data Quality Working Group, tiene como objetivo determinar los principales problemas causados por la inconsistencia de datos que las bibliotecas deben afrontar y difundir una serie de recomendaciones para mejorar su calidad.
Los nuevos sistemas de descubrimiento han facilitado la consulta de todo tipo de recursos electrónicos en las bibliotecas. El funcionamiento de estos sistemas de acceso a los contenidos digitales depende en gran parte de la calidad de los datos y metadatos que interaccionan entre registros bibliográficos, holdings y el mismo servicio. El documento plantea tres riesgos potenciales:
En primer lugar se detecta el problema de los datos incompletos o poco precisos. En este sentido habría que mejorar los metadatos bibliográficos y cuidar los datos de los holdings de los ítems para asegurar que realmente corresponden a los activados por la biblioteca. Hay que revisar los holdings de las colecciones suscritas por las bibliotecas a los servicios de descubrimiento, ya que a menudo hay metadatos bibliográficas que no corresponden con el contenido real suscrito.
En segundo lugar se confirma una falta de sincronización entre metadatos y holdings, a menudo este problema supone que los usuarios intentan acceder a contenido que en realidad ya no se encuentra disponible en la biblioteca y a la inversa, que se omita información disponible para errores de sincronización.
El tercer riesgo que se presenta está relacionado con la heterogeneidad de los datos que reciben las bibliotecas de los proveedores, ya sea en relación con el formato o con el tipo de datos que se facilitan. Las bibliotecas deben hacer muchos esfuerzos para asegurar al máximo posible que la información de la knowledge base del servicio es correcto.
Las recomendaciones surgidas del análisis de las principales problemáticas entre datos y acceso a los contenidos requieren la implicación de todos los stakeholders involucrados en la cadena de acceso al conocimiento (bibliotecas, proveedores de datos y de contenidos) y son las siguientes:
a) Se recomienda la mejora de los metadatos bibliográficos y los datos de los holdings mediante la utilización de identificadores electrónicos (en lugar de los de papel que a menudo son incompletos); la utilización de información de colecciones consistentes de forma que las bibliotecas puedan reconocer fácilmente las colecciones (y descripciones) al activar los servicios; la verificación de los datos antes de enviarlos a los proveedores de los servicios de descubrimiento evitaría recibir información equivocada sobre la disponibilidad de los títulos accesibles.
b) Se recomienda que para mejorar la sincronización entre metadatos y holdings se calendarizen las acciones de manera que permita a los diferentes proveedores sincronizar sus datos y al mismo tiempo permita a las bibliotecas anticiparse y cuidar los datos de su Knowledge base.
c) Se recomienda utilizar formatos de datos consistentes o estándares como KBART o MARCO, se propone que los proveedores de datos faciliten más información y comunicación sobre los cambios de ítems y colecciones y que el proveedor de datos ofrezca no sólo información sobre las colecciones sino que especifique los títulos que tiene cada biblioteca, automatizando el proceso de ajustar los holdings con los contenidos reales de la knowledge base de la biblioteca.
La implementación de estas recomendaciones no sólo requiere de una voluntad firme por parte del todos los stakeholders, sino que necesita de un cambio profundo en sus workflows, apostando por su regulación y estandarización.
Consideramos que el valor de estas recomendaciones es altísimo para la mejora de la interacción entre proveedores y bibliotecas y su consecuente traslación en la percepción y uso de los recursos por parte de los usuarios. También hay que ser conscientes de la complejidad de su implementación dado el número de agentes y el grado de implicación y responsabilidad que requieren. Este white paper es un primer paso, pero habrá que seguir trabajando en más normativas y acuerdos que nos permitan conseguir el compromiso necesario entre bibliotecas y proveedores de datos y servicios.
