Versión para impresión
Pedro Rueda Ramírez
Membre del Centre de Recerca en Informació, Comunicació i Cultura (CRICC)
Facultat d’Informació i Mitjans Audiovisuals
Universitat de Barcelona (UB)
Weber, Chela Scott; Conway, Martha O’Hara; Martin, Nicholas; Stevens, Gioia; Kamsler, Brigette C. (2021). Total cost of stewardship: responsable collection building in archives and special collections. Dublin, OH: OCLC Research. VI, 19 p. Disponible a: <https://doi.org/10.25333/zbh0-a044>. [Consulta: 03/08/2021].
Aquest informe planteja un repte important debatut pels professionals del patrimoni: com integrar el desenvolupament de les col·leccions i la presa de decisions en relació amb la incorporació d’adquisicions, donacions, etc. en arxius i biblioteques patrimonials. És un doble repte, complir amb la política de col·lecció i, alhora, que resulti sostenible en termes de gestió de recursos. La proposta del grup de treball que ha elaborat l’informe inclou un conjunt d’eines que permeten guiar la presa de decisions respecte d’aquestes necessitats de gestió. La reflexió del grup proposa la necessitat d’ordenar i racionalitzar la gestió de les col·leccions de forma integral de manera que no es pugui dubtar de la conveniència d’una adquisició, però garantint també que no posa en perill els recursos del centre. Existeix el risc de convertir les biblioteques i arxius en dipòsits amb centenars de caixes sense tractament i, per tant, sense poder oferir els documents als usuaris. O amb materials que poc (o res) tenen a veure amb les polítiques de col·lecció i els criteris de desenvolupament de col·lecció. El text insisteix (i n’és un punt essencial) que no convé separar operacions, de manera que la idoneïtat d’una donació ha d’anar alhora amb la possibilitat d’incorporar-la amb garanties de gestió, tractament i conservació.
L’informe s’acompanya d’un joc de plantilles de gran interès. Aquests materials són la clau d’aquesta proposta donat que permeten desenvolupar tallers i sessions de formació per a curadors i gestors. Aquests materials tenen la intenció d’orientar de forma global la presa de decisions fonamentada en documents que recullen evidències. El motor de la proposta és afavorir una estratègia que permet recopilar, organitzar i compartir informació essencial. En el cas de les polítiques de desenvolupament de col·lecció, la plantilla organitza l’estructura i inclou les preguntes clau que ajuden a definir-la, però també inclou altres plantilles per a adquisició, processament i digitalització. En tots els casos, l’orientació és determinar la viabilitat atenent a una visió holística de l’organització. La imatge global l’ofereixen el conjunt d’eines que proposen la presa de decisions en termes estratègics (desenvolupament de la col·lecció, adquisició, processament i digitalització). La figura de l’iceberg aplicada al model que ofereixen és reveladora: molts veuen únicament el cost d’adquisició, la part visible de la mola de gel, però sota de la superfície hi ha les despeses de gestió de la col·lecció que són decisives per a la presa de decisions: adquirir o no, aquesta és la qüestió per a alguns, però mesurar-ho en termes globals és encara més clarificador. El que no es veu (però convé mesurar i comunicar) és la gran dimensió del cost de catalogar, processar, descriure, conservar, digitalitzar, preservar digitalment, emmagatzemar i mantenir les col·leccions (analògiques o digitals).
«Total cost of stewardship» by OCLC Research, from Total cost of stewardship: responsible collection building in archives and special collections, CC BY 4.0
A més, s’incorporen un conjunt de fulls de càlcul per mesurar els recursos necessaris per garantir la conservació, catalogació i la resta dels serveis associats a les col·leccions. Aquests aspectes resulten essencials en la presa de decisions. El que és interessant en aquest cas és la metodologia de treball que inclou avaluar la disponibilitat de recursos humans, la seva capacitat, els seus costos, el temps i l’impacte. El resultat permet estimar la capacitat de catalogar o de processar documents d’arxius i col·leccions especials tenint sempre present l’estimació de l’impacte de les operacions que es requereixen per a la incorporació de béns patrimonials. Comptar amb aquesta visió estratègica permet definir la capacitat real d’un centre en relació amb els materials que pot gestionar. És una estratègia de gestió que busca racionalitzar els recursos, però també definir els límits i mantenir l’organització a ple rendiment, sense generar disfuncions ni superar les capacitats tècniques disponibles. Un difícil equilibri, però molt necessari per evitar que el patrimoni s’acumuli sense una correcta gestió. De la mateixa manera que en qualsevol altra organització, es necessita comptar amb aquesta imatge completa que permeti orientar la presa de decisions implicant tots els actors. L’informe és curós en aquest sentit, i té presents sempre patrons i donants, a més del personal del centre.
Un aspecte essencial que convé destacar és la insistència en la necessitat de la comunicació d’aquestes estratègies. La necessària publicitat de determinats documents és essencial per mantenir una fluida comunicació amb tots els interessats. Els nombrosos agents implicats en la gestió de la col·lecció i de desenvolupament de la col·lecció són vistos en aquest informe com dos blocs connectats, que necessiten compartir informació, prendre decisions globals i, per usar una imatge retòrica, necessiten remar en la mateixa direcció i en el mateix vaixell. L’informe del grup de treball estableix les definicions essencials i planteja la conveniència de comptar amb les eines necessàries per poder avaluar una nova adquisició des de diferents perspectives de l’organització, tenint sempre present les responsabilitats associades a la infraestructura de l’organització i les seves capacitats per gestionar noves col·leccions.
L’adquisició és analitzada com a oportunitat, essent alhora, un compromís per a l’organització i les comunitats a les quals es destina, especialment en el cas dels centres dedicats a la recerca. La proposta del grup és treballar conjuntament per tal que les col·leccions estiguin disponibles, siguin visibles per a tots els agents implicats i permetin connectar la intersecció entre les pràctiques d’incorporació de les col·leccions i la seva gestió en termes assumibles per a l’organització. Un aspecte notable de l’informe és no perdre mai de vista el públic, orientant les activitats tècniques a afavorir l’accés i conservar fons i col·leccions de forma responsable i sostenible. És un model interessant, que seria convenient plantejar en els nostres centres patrimonials. Una bona pràctica que destaquen els autors és la importància de no separar processos, comptar amb una visió de conjunt i, de forma decisiva, comunicar els costos i beneficis a les nostres comunitats d’usuaris.
