Versión para impresión
Jesús Robledano Arillo
Universidad Carlos III de Madrid
Departamento de Biblioteconomía y Documentación
Acción 5 del Grupo de Repositorios de REBIUN (2020). Guía para la evaluación de los procesos de preservación en repositorios institucionales de investigación: REBIUN Línea 3 (3er. P.E.) Grupo de Repositorios. [Madrid]: CRUE; REBIUN. 28 p. (Colección Estudios e informes; 2020) (Manuales y guías; 2020). Disponible en: <https://rebiun.xercode.es/xmlui/handle/20.500.11967/634>. [Consulta: 04/01/2021].
La preservación digital de fondos documentales tiene como objetivo mantener en el tiempo su capacidad de uso. Cosa que no es tan fácil como a priori puede parecer, pues ya lo dijo Heráclito de Éfeso: todo en el Universo está sometido inexorablemente al paso del tiempo, que es lo mismo que decir al cambio, a la transformación. Y las tecnologías de la información no son ajenas a ello, pues evolucionan sin descanso; y ese cambio continuo va dejando obsoleta la información que usamos y acumulamos día a día. Nuevos formatos, métodos de compresión y de codificación de la información van sucediéndose en el tiempo, ajustándose a esos nuevos paradigmas informáticos que van encadenándose en aras a la mayor potencia de procesamiento, prestaciones y facilidad de uso. Y, en pocos años, los antiguos van cayendo, si no en el olvido, sí en la obsolescencia, no siendo reconocidos por las nuevas versiones de las aplicaciones software o los nuevos productos informáticos que vamos teniendo a nuestra disposición.
Pero, además, el paso del tiempo tiene la mala costumbre de provocar el envejecimiento. Los soportes y unidades de almacenamiento donde vamos almacenando nuestros ficheros y datos están también sujetos a este destino: envejecen y van dejando de funcionar o sufriendo la pérdida de la integridad de sus datos, incluso antes de que actúe la tan temida obsolescencia. No sé si fue Parménides quien afirmó que «el ser deja de ser lo que es, para ser otro ser», pero sí que sé que esta frase define muy bien lo que ocurre a la información digital sin la aplicación de estrategias efectivas de preservación digital que eviten o aminoren los estragos del tiempo: la información deja de ser lo que es para convertirse en otra cosa muy diferente, en algo que no tiene ninguna utilidad, al no poder ser reproducida o accedida o sólo con errores que le restan toda utilidad.
La Red de Bibliotecas Universitarias Españolas (REBIUN) viene editando un conjunto de manuales y guías de gran utilidad para el profesional de la información en el ámbito de las bibliotecas universitarias y científicas, pero que también son de aplicación en otros contextos, dada la exhaustividad y, al mismo tiempo, la concisión y precisión de su enfoque. En el año 2020 ha visto la luz, gracias a su Grupo de Repositorios, la Guía para la evaluación de los procesos de preservación en repositorios institucionales de investigación. Es muy encomiable que a estos niveles institucionales haya conciencia de la necesidad de la preservación digital y que se procure una herramienta de uso libre que difunda la necesidad imperiosa de estos procedimientos de trabajo y aporte pautas para su aplicación en su ámbito de actuación.
Estamos ante un documento importante, que trata de hacer una aportación práctica en la aplicación de la preservación digital a este tipo de repositorios, aunque su utilidad es también clara en otros contextos de trabajo del profesional de la información. Su motivación principal es, según se explica en sus primeras páginas, la constatación, en el año 2018, de la poca aplicación de las medidas técnicas de preservación por parte de los repositorios de investigación españoles. La guía trata de paliar esta carencia, ofreciendo un documento de ayuda para que las personas que gestionan estos repositorios apliquen procesos de preservación digital.
La guía se estructura como un documento introductorio que explica los conceptos principales de la preservación digital, ofrece pautas para la autoevaluación de los procesos de preservación digital que se vienen ya aplicando y facilita la adopción de estrategias de trabajo rigurosas que garanticen el mantenimiento de los fondos digitales legibles a largo plazo. En sus páginas se trata de dar respuestas a preguntas esenciales de la preservación digital, tales como, ¿Qué acciones imprescindibles debemos poner en marcha para garantizar un primer nivel de preservación en el repositorio? ¿Cómo las planificamos? ¿Cuál es la utilidad y qué elementos debe tener una política y un plan de preservación digital? ¿Cómo se verifica la integridad de la información? ¿Cómo gestionamos la obsolescencia de los formatos? ¿Cómo hemos de trabajar con los metadatos en las tareas de preservación digital? ¿Cómo gestionamos el almacenamiento y las copias de seguridad? De forma concisa y estructurada, se va desgranando este conocimiento, con el apoyo de ejemplos y bibliografía que ayudan a comprender y a profundizar todas estas cuestiones. No se dejan de lado aspectos tan importantes (y comúnmente olvidados en los textos introductorios a la preservación digital) como son el inventariado de objetos digitales, la documentación de los procesos de trabajo y la gestión de riesgos. En suma, el texto refleja el gran esfuerzo de sus autores, su conocimiento del tema y una gran tarea de síntesis de todos los aspectos relevantes de la aplicación de procesos de trabajo de la preservación digital.
Además de lo ya comentado, he de resaltar algo que me ha gustado especialmente, que es la integración de la preservación digital como un componente esencial de la Ciencia Abierta. Se afirma con rotundidad la necesidad de la preservación digital en este paradigma: el legado, difusión y divulgación del conocimiento científico requiere unos sistemas de gestión, acceso y eficientes, pero también de la preservación digital. No puedo dejar tampoco de señalar la corrección en el planteamiento de la preservación digital como un concepto de trabajo amplio e integrado: la preservación digital no se puede considerar solo desde el punto de vista de la implementación de una tecnología ni como un proyecto aislado, sino que requiere una fuerte coordinación y organización del personal y de la institución y su incardinación en el resto de actuaciones del repositorio.
Por poner un pero, quizás hubiera sido conveniente aportar algunas directrices para el seguimiento tecnológico que permite detectar problemas de obsolescencia inminentes o a medio plazo que justifiquen medidas de preservación paliativas, y alguna mención a la utilidad de algunas de las herramientas de uso libre que los encargados de la preservación digital pueden utilizar para hacer de forma automatizada alguna de sus tareas, tales como la identificación automática de formatos de fichero o su validación. O algo más de precisión y extensión al hablar de las estrategias de emulación o de algunos conceptos técnicos relacionados con los formatos de fichero y los métodos de compresión. Pero esto y mucho más podemos aprender en la rica y solvente bibliografía y anexos que son referidos e incluidos en sus páginas.
He de finalizar dando la enhorabuena a sus autores y recomendando sin duda alguna la lectura y uso de esta guía.
