Acta de reunió
- Estructura
- Capçalera
- Identificació del document
- Identificació de la reunió
- Data
- Horari
- Lloc de la reunió
- Assistència
- Nom i cognoms
- Càrrecs
- Ordre de presentació
- Ordre del dia
- Desenvolupament de la reunió
- Acords
- Temes pendents
- Fórmula final
- Signatura
- Annexos
- Característiques
- Tractament personal
- Tractaments de cortesia
- Temps verbal
L’acta de reunió és el document mitjançant el qual el secretari d’un òrgan col·legiat, amb el vistiplau del president, deixa constància dels aspectes fonamentals relatius al desenvolupament d’una reunió convocada formalment.
D’acord amb l’article 20 de la Llei de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, a l’acta cal especificar-hi necessàriament els assistents, l’ordre del dia, el lloc i el temps en què s’ha efectuat la reunió, els punts principals de les deliberacions, el contingut dels acords adoptats, el sentit dels vots i, si un membre ho demana, una explicació succinta del seu parer.
L’acta no és, per tant, una transcripció literal de la reunió, farcida d’elements superflus i irrellevants, sinó que és un document legal que serveix per deixar constància, acreditar i demostrar els acords a què han arribat els membres d’un òrgan col·legiat. Convé, doncs, fer atenció a la selecció, concisió i síntesi de continguts, d’una banda, i a la claredat narrativa i visual, de l’altra.
El mateix article 20 de la Llei catalana de règim jurídic estableix la necessitat que es pugui accedir a les actes en format electrònic per consultar-hi el contingut dels acords adoptats. S’aconsella enviar l’esborrany de l’acta pocs dies després de la reunió, a fi que els assistents recordin els temes tractats i els acords presos, i evitar-ne la lectura en la reunió següent.
Pel que fa a l’aprovació de l’acta, l’article 18 de la Llei espanyola de règim jurídic del sector públic estableix que els assistents poden manifestar la seva conformitat o objecció al text pels mateixos mitjans electrònics; un cop consensuades les esmenes, si n’hi ha, l’acta es considera aprovada en la mateixa reunió. En tot cas, aquesta modalitat d’aprovació de les actes s’ha d’acordar prèviament i s’ha d’establir el termini per poder fer manifestacions, objeccions o donar-hi la conformitat.
Marc normatiu
Format
Exemples
D’acord amb l’article 20 de la Llei de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, a l’acta cal especificar-hi necessàriament els assistents, l’ordre del dia, el lloc i el temps en què s’ha efectuat la reunió, els punts principals de les deliberacions, el contingut dels acords adoptats, el sentit dels vots i, si un membre ho demana, una explicació succinta del seu parer.
L’acta no és, per tant, una transcripció literal de la reunió, farcida d’elements superflus i irrellevants, sinó que és un document legal que serveix per deixar constància, acreditar i demostrar els acords a què han arribat els membres d’un òrgan col·legiat. Convé, doncs, fer atenció a la selecció, concisió i síntesi de continguts, d’una banda, i a la claredat narrativa i visual, de l’altra.
El mateix article 20 de la Llei catalana de règim jurídic estableix la necessitat que es pugui accedir a les actes en format electrònic per consultar-hi el contingut dels acords adoptats. S’aconsella enviar l’esborrany de l’acta pocs dies després de la reunió, a fi que els assistents recordin els temes tractats i els acords presos, i evitar-ne la lectura en la reunió següent.
Pel que fa a l’aprovació de l’acta, l’article 18 de la Llei espanyola de règim jurídic del sector públic estableix que els assistents poden manifestar la seva conformitat o objecció al text pels mateixos mitjans electrònics; un cop consensuades les esmenes, si n’hi ha, l’acta es considera aprovada en la mateixa reunió. En tot cas, aquesta modalitat d’aprovació de les actes s’ha d’acordar prèviament i s’ha d’establir el termini per poder fer manifestacions, objeccions o donar-hi la conformitat.
Marc normatiu
- Articles 15,19 i 20
Llei 26/2010, de 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya - Articles 18 i 19
Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic - Articles 76
Estatut de la Universitat de Barcelona - Procés institucional
Gestió d’expedients de reunió d’òrgans col·legiats - En tot cas, els òrgans col·legiats poden dotar-se de normativa pròpia.
- Vegeu la normativa general que regula l’ús de la llengua en els documents que genera la Universitat de Barcelona.
Format
ISO A4 (DIN A4)
210 mm × 297 mm
Exemples
 | Aquests criteris s’han elaborat en el marc del Grup de Treball de Qualitat Lingüística de la Xarxa Vives i han rebut un ajut Interlingua de la Generalitat de Catalunya. En el projecte, que ha coordinat la Universitat de Barcelona, hi han participat la Universitat Autònoma de Barcelona, la Universitat de Girona, la Universitat de Lleida, la Universitat Oberta de Catalunya, la Universitat Politècnica de Catalunya, la Universitat Rovira i Virgili i la Universitat de Vic - Universitat Central de Catalunya. |
Els documents institucionals solen dur una capçalera que serveix per identificar-ne l’emissor i permet mantenir la unitat gràfica de la documentació de cada institució. Aquesta identificació inclou la marca, que en els documents de tràmit se situa a l’extrem esquerre, i adjacents les dades concretes de l’emissor, si escau, que s’especifiquen únicament en la primera pàgina del document.
La marca és la suma de l’escut i el descriptor Universitat de Barcelona. En els documents estàndard no es fan servir les submarques; si cal personalitzar un document amb les dades concretes de l’emissor (nom i cognoms, unitat o òrgan, dades de contacte, etc.), aquestes es distribueixen a la dreta de la marca. Aquestes informacions orgàniques s’han d’adaptar a la llengua del document. La marca, però, és única i invariable.
La marca és la suma de l’escut i el descriptor Universitat de Barcelona. En els documents estàndard no es fan servir les submarques; si cal personalitzar un document amb les dades concretes de l’emissor (nom i cognoms, unitat o òrgan, dades de contacte, etc.), aquestes es distribueixen a la dreta de la marca. Aquestes informacions orgàniques s’han d’adaptar a la llengua del document. La marca, però, és única i invariable.
En cas d’optar per un model de capçalera orgànica, en què s’especifica qui és l’emissor, convé consignar-hi les dades relatives a l’òrgan col·legiat, independentment d’altres càrrecs i vinculacions que puguin tenir el secretari o el president.
 |
|
El títol del document especifica el nom de l’òrgan col·legiat que es reuneix. Se sol compondre de manera destacada (amb majúscula i negreta) i alineat a l’esquerra (perquè s’adigui amb la disposició de la capçalera).
No es recullen en el títol ni el número de la sessió, ni el caràcter (ordinari o extraordinari), ni la data, atès que són elements que ja apareixen més endavant.
| ACTA DE REUNIÓ DE LA COMISSIÓ DE DOCTORAT DE LA FACULTAT DE DRET |
No es recullen en el títol ni el número de la sessió, ni el caràcter (ordinari o extraordinari), ni la data, atès que són elements que ja apareixen més endavant.
L’acta i la convocatòria de reunió són dos documents complementaris, amb una estructura inicial compartida: la identificació de la reunió i l’ordre del dia.
Les dades d’identificació de la reunió tenen una estructura bàsica, que ha d’incloure, de manera esquemàtica i en aquest ordre, la informació següent:
Aquest bloc de dades es pot encapçalar amb l’epígraf identificació de la reunió, en negreta, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra.
Des del punt de vista de l’escriptura, convé tenir en compte algunes consideracions específiques que afecten els elements següents:
Les dades d’identificació de la reunió tenen una estructura bàsica, que ha d’incloure, de manera esquemàtica i en aquest ordre, la informació següent:
- Número de la sessió (cada curs acadèmic o cada any natural, segons estableixi l’òrgan col·legiat, s’inicia una nova numeració)
- Caràcter (ordinari o extraordinari), si és pertinent
- Data (la del dia en què es reuneix l’òrgan col·legiat)
- Horari (hora d’inici i hora d’acabament)
- Lloc de la reunió
Aquest bloc de dades es pot encapçalar amb l’epígraf identificació de la reunió, en negreta, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra.
| Identificació de la reunió Número: 25 Caràcter: ordinari Data: 22 de novembre de 2019 Horari: de 9:30 a 10:00 Lloc: sala de juntes de l’edifici Tomàs i Valiente |
Des del punt de vista de l’escriptura, convé tenir en compte algunes consideracions específiques que afecten els elements següents:
La data s’escriu de manera desenvolupada, amb totes les preposicions necessàries. No es precedeix ni de l’article ni del dia de la setmana corresponent.
| Data: 22 de novembre de 2019 |
 | Data: 23-11-2019 |
| Data: 23 novembre 2019 |
| Data: el 22 de novembre de 2019 |
| Data: divendres, 22 de novembre de 2019 |
Pel que fa a l’escriptura de l’horari, es fa constar l’hora d’inici i d’acabament de la reunió, amb totes les preposicions necessàries. Per afavorir el caràcter esquemàtic d’aquesta informació, s’aconsella fer servir una combinació simple de preposicions.
En les indicacions horàries, es recomana seguir el sistema internacional i fer servir els dos punts per separar les hores dels minuts. No s’hi ha d’afegir, per tant, ni el mot hores ni el símbol h. No s’escriu cap zero al davant de les hores d’una sola xifra i els minuts sempre s’expressen amb dues xifres, encara que corresponguin a l’hora en punt.
| Horari: de 9:30 a 10:00 |
| Horari: 9:30 a 10:00 |
| Horari: des de les 9:30 fins a les 10:00 |
En les indicacions horàries, es recomana seguir el sistema internacional i fer servir els dos punts per separar les hores dels minuts. No s’hi ha d’afegir, per tant, ni el mot hores ni el símbol h. No s’escriu cap zero al davant de les hores d’una sola xifra i els minuts sempre s’expressen amb dues xifres, encara que corresponguin a l’hora en punt.
| Horari: de 9:30 a 10:00 |
| Horari: de 09:30 a 10 |
| Horari: de 9:30 a 10 h |
Quant al lloc de la reunió, que s’ha d’indicar amb precisió suficient, convé tenir present que els noms genèrics d’espais (edificis i dependències) s’acostumen a escriure en minúscula.
Si la reunió es convoca en un lloc extern o poc habitual, que pot generar confusió, convé detallar l’adreça exacta perquè tothom hi pugui arribar.
| Lloc: sala de juntes de l’edifici Tomàs i Valiente |
 | Lloc: Sala de Juntes de l’Edifici Tomàs i Valiente |
Si la reunió es convoca en un lloc extern o poc habitual, que pot generar confusió, convé detallar l’adreça exacta perquè tothom hi pugui arribar.
| Lloc: biblioteca de la finca Agustí Pedro i Pons (avinguda de Vallvidrera, 25, 08017 Barcelona |
En les actes es recullen explícitament els noms i cognoms de les persones que assisteixen a la reunió i de les que s’abstenen d’assistir-hi, si n’hi ha. Aquest bloc s’identifica amb l’epígraf assistència, que s’escriu en negreta, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra.
Les persones que s’absenten es llisten a banda:
Es poden fer constar també, si n’hi ha, les persones que s’hi conviden puntualment i que no formen part de l’òrgan col·legiat, precedides de l’expressió hi assisteixen com a convidats, seguida de dos punts. Si només s’hi convidessin dones, s’ha de redactar en femení: hi assisteixen com a convidades.
En tot cas, cal tenir en compte que totes aquestes construccions tenen flexió de nombre i cal consignar-les de manera adequada: s’excusa, si s’ha excusat una sola persona; no hi assisteix, si hi ha una única persona absent, o hi assisteix com a convidat, si hi ha una única persona convidada.
Des del punt de vista de l’escriptura, convé tenir en compte algunes consideracions específiques que afecten les qüestions següents:
Les persones que s’absenten es llisten a banda:
- Els noms de les persones que han justificat l’absència es precedeixen de l’expressió s’excusen, seguida de dos punts, sense necessitat de concretar-ne els motius.
- Els noms de les persones que no han justificat l’absència es precedeixen de l’expressió no hi assisteixen, seguida de dos punts. Per analogia amb la fórmula anterior, relativa a les persones que s’excusen, aquesta expressió és preferible a la forma absents.
Es poden fer constar també, si n’hi ha, les persones que s’hi conviden puntualment i que no formen part de l’òrgan col·legiat, precedides de l’expressió hi assisteixen com a convidats, seguida de dos punts. Si només s’hi convidessin dones, s’ha de redactar en femení: hi assisteixen com a convidades.
En tot cas, cal tenir en compte que totes aquestes construccions tenen flexió de nombre i cal consignar-les de manera adequada: s’excusa, si s’ha excusat una sola persona; no hi assisteix, si hi ha una única persona absent, o hi assisteix com a convidat, si hi ha una única persona convidada.
| Assistència Isabel Sanaüja Ripoll, presidenta Pere López Garcia, secretari Toni Casaus i Llop, cap d’estudis del grau en Ciències Polítiques Maria Fandos Climent, cap d’estudis del grau en Criminologia Pep Ru Vila, en substitució de Lluc Gil Costa, cap d’estudis del grau en Dret Anna Llou Micó, representant de l’Observatori de Bioètica i Dret S’excusen: Miquel Diarte Guasch, director del programa de doctorat en Dret Imma Torres Joan, titular de la càtedra de Dret Privat Europeu No hi assisteix: Anna Parra Sants, cap d’estudis del grau en Relacions Laborals Hi assisteixen com a convidats: Ramon Solivella Rodríguez, coordinador de plans d’estudis Júlia Romeu Sastre, responsable de Gestió Acadèmica |
Des del punt de vista de l’escriptura, convé tenir en compte algunes consideracions específiques que afecten les qüestions següents:
Els noms i cognoms de cada persona s’han de consignar, preferentment, en forma de llista, sense precedir-se de tractament ni protocol·lari ni de cortesia i, si és pertinent, seguits del càrrec pel qual han estat convocades (especialment en el cas de les persones convidades esporàdicament a una reunió). La indicació del càrrec de president i secretari de l’òrgan que es reuneix és obligatòria.
| Isabel Sanaüja Ripoll, presidenta |
| Dra. Isabel Sanaüja Ripoll |
Convé notar que els càrrecs s’escriuen sempre en minúscula i s’adapten, pel que fa al gènere (masculí o femení), a la persona que els ocupa.
| Isabel Sanaüja Ripoll, presidenta |
| Isabel Sanaüja Ripoll, President |
Pel que fa a l’ordre intern de cada bloc, es fa constar en primer lloc el president, en segon lloc el secretari i tot seguit la resta d’assistents, que habitualment es presenten ordenats alfabèticament pel primer cognom. Són també possibles altres ordenacions, com ara la jeràrquica o per parts representades.
- Ordre alfabètic del primer cognom
Isabel Sanaüja Ripoll, presidenta
Pere López Garcia, secretari
Fina Llort Espasa, secretària acadèmica
Joana Mena Gomés, vicedegana acadèmica
Francesc Pou i Sorribes, administrador de centre
Miquel Sastre Borró, degà - Ordre jeràrquic intern
Isabel Sanaüja Ripoll, presidenta
Pere López Garcia, secretari
Miquel Sastre Borró, degà
Joana Mena Gomés, vicedegana acadèmica
Fina Llort Espasa, secretària acadèmica
Francesc Pou i Sorribes, administrador de centre - Ordre per parts representades
Per part de la Facultat de Dret:
Miquel Sastre Borró, degà
Joana Mena Gomés, vicedegana acadèmica
Fina Llort Espasa, secretària acadèmica
Francesc Pou i Sorribes, administrador de centre
Per part de la Facultat d’Economia i Empresa:
Elisabet Ribot Artigas, degana
Lluís Vidal Pocoví, vicedegà de recerca
Aureli Mas Andreu, secretari acadèmic
Sílvia Castells Miró, tècnica de gestió de la recerca
En aquest apartat es reprodueixen numerats els punts de l’ordre del dia previstos en la convocatòria corresponent. Si se n’ha fet cap modificació, hi ha de constar.
L’epígraf ordre del dia, que encapçala aquest apartat, es consigna en negreta, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra.
L’epígraf ordre del dia, que encapçala aquest apartat, es consigna en negreta, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra.
| Ordre del dia 1. Aprovació de l’acta de la reunió anterior 2. Anàlisi de la situació de la recerca en els plans d’estudis 3. Valoració de la convocatòria d’ajuts de tesis doctorals 4. Assumptes de tràmit 5. Torn obert de paraules |
En aquest apartat es recull l’evolució de la reunió i es deixa constància de la presentació de documentació, si n’hi ha. El desenvolupament de la reunió es pot descriure de manera detallada, si es considera necessari per la transcendència de les opinions dels assistents, o de manera simplificada, sense fer constar les intervencions i les controvèrsies que se suscitin durant la sessió.
En tot cas, d’acord amb la normativa, les explicacions succintes i detallades del parer dels membres només s’han de fer constar en acta a petició de les persones interessades.
Independentment del grau de detall, la redacció ha de ser sintètica, concisa i ha de contenir únicament informació essencial i indispensable. És convenient numerar els paràgrafs del desenvolupament de la reunió i aquesta numeració s’ha de correspondre amb l’ordre del dia.
En general, el primer punt recull l’obertura de la sessió i l’aprovació de l’acta de la reunió anterior.
En actes llargues, per claredat i per llegibilitat, convé estructurar la informació en apartats. Es recupera, doncs, a tall de títol, la numeració i l’enunciat de cada punt de l’ordre del dia i es presenten a sota, organitzades en paràgrafs, les informacions que corresponguin.
El títol que encapçala aquest apartat, desenvolupament de la reunió, es consigna en negreta i els títols dels subapartats, en seminegreta o cursiva. En qualsevol cas, tots s’escriuen amb majúscula inicial absoluta i s’alineen a l’esquerra.
Si no hi ha intervencions o informacions rellevants en els assumptes de tràmit o en el torn obert de paraules, l’acta ho pot recollir per mitjà de fórmules com ara no hi ha temes per tractar o no hi ha intervencions, o simplement ometre-ho.
En els casos en què es decideix no recollir les intervencions dels assistents, aquest apartat de desenvolupament de la sessió s’omet i només es fan constar els acords presos.
En tot cas, d’acord amb la normativa, les explicacions succintes i detallades del parer dels membres només s’han de fer constar en acta a petició de les persones interessades.
Independentment del grau de detall, la redacció ha de ser sintètica, concisa i ha de contenir únicament informació essencial i indispensable. És convenient numerar els paràgrafs del desenvolupament de la reunió i aquesta numeració s’ha de correspondre amb l’ordre del dia.
En general, el primer punt recull l’obertura de la sessió i l’aprovació de l’acta de la reunió anterior.
| 1. La presidenta obre la sessió i proposa aprovar l’acta de la reunió anterior, que va tenir lloc […]. 2. Ramon Solivella analitza l’estat de publicació dels plans d’estudis i planteja una revisió de la situació de la recerca […]. |
En actes llargues, per claredat i per llegibilitat, convé estructurar la informació en apartats. Es recupera, doncs, a tall de títol, la numeració i l’enunciat de cada punt de l’ordre del dia i es presenten a sota, organitzades en paràgrafs, les informacions que corresponguin.
El títol que encapçala aquest apartat, desenvolupament de la reunió, es consigna en negreta i els títols dels subapartats, en seminegreta o cursiva. En qualsevol cas, tots s’escriuen amb majúscula inicial absoluta i s’alineen a l’esquerra.
| Desenvolupament de la reunió 1. Aprovació de l’acta de la reunió anterior La presidenta obre la sessió i proposa aprovar l’acta de la reunió anterior, que va tenir lloc […]. 2. Anàlisi de la situació de la recerca en els plans d’estudis Ramon Solivella analitza l’estat de publicació dels plans d’estudis i planteja una revisió de la situació de la recerca […]. |
Si no hi ha intervencions o informacions rellevants en els assumptes de tràmit o en el torn obert de paraules, l’acta ho pot recollir per mitjà de fórmules com ara no hi ha temes per tractar o no hi ha intervencions, o simplement ometre-ho.
| Ordre del dia […] 4. Assumptes de tràmit 5. Torn obert de paraules |
|
|
En els casos en què es decideix no recollir les intervencions dels assistents, aquest apartat de desenvolupament de la sessió s’omet i només es fan constar els acords presos.
Els acords (i, si és convenient, els desacords més importants) es recullen de manera esquemàtica, generalment en un apartat específic, titulat acords, que s’escriu en negreta, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra.
És convenient numerar-los seguint l’ordre del dia i presentar-los en paràgrafs diferenciats. Quan un punt de l’ordre del dia no derivi en un acord, la numeració d’aquest apartat ja no serà correlativa. En general, el primer acord recull l’aprovació de l’acta de la reunió anterior.
Quan hi ha votacions, se n’ha de recollir el caràcter (ordinàries, nominals o secretes) i el resultat dels vots (a favor, en contra i abstencions). Cal deixar constància també dels vots particulars emesos, que se solen presentar com a annex. Aquests detalls s’acostumen a ometre si la votació és ordinària i l’acord es pren per unanimitat.
Tot i que, per afavorir la claredat d’estructura i la localització ràpida de les diferents informacions, és preferible plantejar els acords en aquest apartat propi, es podrien incloure també al final de cada punt del desenvolupament de la reunió, a text seguit o en un paràgraf a banda clarament identificat.
És convenient numerar-los seguint l’ordre del dia i presentar-los en paràgrafs diferenciats. Quan un punt de l’ordre del dia no derivi en un acord, la numeració d’aquest apartat ja no serà correlativa. En general, el primer acord recull l’aprovació de l’acta de la reunió anterior.
| Acords 1. S’aprova l’acta de la reunió anterior. 2. S’acorda recollir en els plans actuals el component investigador de la professió. |
Quan hi ha votacions, se n’ha de recollir el caràcter (ordinàries, nominals o secretes) i el resultat dels vots (a favor, en contra i abstencions). Cal deixar constància també dels vots particulars emesos, que se solen presentar com a annex. Aquests detalls s’acostumen a ometre si la votació és ordinària i l’acord es pren per unanimitat.
| Acords 1. S’aprova l’acta de la reunió anterior. 2. S’acorda per unanimitat recollir en els plans actuals el component investigador de la professió. 3. S’aprova l’informe de la rectora amb quatre vots a favor i tres en contra. 4. Se sotmet a votació secreta la proposta de reorganització territorial i, amb sis vots a favor i quatre abstencions, s’acorda el trasllat dels estudis de ciències […]. |
Tot i que, per afavorir la claredat d’estructura i la localització ràpida de les diferents informacions, és preferible plantejar els acords en aquest apartat propi, es podrien incloure també al final de cada punt del desenvolupament de la reunió, a text seguit o en un paràgraf a banda clarament identificat.
- Acords a text seguit
Desenvolupament de la reunió
1. La presidenta obre la sessió i proposa aprovar l’acta de la reunió anterior, que va tenir lloc […]. S’aprova l’acta de la reunió anterior.
2. Ramon Solivella analitza l’estat de publicació dels plans d’estudis i planteja una revisió de la situació de la recerca […]. S’acorda per unanimitat recollir en els plans actuals el component investigador de la professió. - Acords en paràgraf a banda
Desenvolupament de la reunió
1. Aprovació de l’acta de la reunió anterior
La presidenta obre la sessió i proposa aprovar l’acta de la reunió anterior, que va tenir lloc […].
Acord
S’aprova l’acta de la reunió anterior.
2. Anàlisi de la situació de la recerca en els plans d’estudis
Ramon Solivella analitza l’estat de publicació dels plans d’estudis i planteja una revisió de la situació de la recerca […].
Acord
S’acorda per unanimitat recollir en els plans actuals el component investigador de la professió.
Si n’hi ha, els temes que, pel motiu que sigui, figuraven en l’ordre del dia i queden sense tractar s’han d’enumerar, seguint l’ordre de dia, sota l’epígraf temes pendents, que s’escriu en negreta, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra.
Els punts que s’hi incloguin convé que apareguin en l’ordre del dia de la reunió següent. En tot cas, aquest apartat no és obligatori i, per tant, no cal deixar constància del fet que no hi hagi temes pendents.
| Temes pendents 1. Valoració de la convocatòria d’ajuts de tesis doctorals 2. Revisió dels barems de la convocatòria de places d’analista |
Els punts que s’hi incloguin convé que apareguin en l’ordre del dia de la reunió següent. En tot cas, aquest apartat no és obligatori i, per tant, no cal deixar constància del fet que no hi hagi temes pendents.
La fórmula final que tanca les actes i introdueix les signatures té una estructura fixa. Ha de reflectir, però, les variacions de gènere que corresponguin.
Aquesta estructura es pot ampliar per recollir el vistiplau del president.
No és un document que es dati, sinó que les signatures es col·loquen just després d’aquesta fórmula final. La data en què es redacta l’acta és irrellevant i no se’n deixa constància. La data important, en aquest cas, és la de la reunió, que apareix en el bloc d’identificació de la reunió.
| La presidenta aixeca la sessió, de la qual, com a secretari, estenc aquesta acta. |
| El president aixeca la sessió, de la qual, com a secretària, estenc aquesta acta. |
Aquesta estructura es pot ampliar per recollir el vistiplau del president.
| La presidenta aixeca la sessió, de la qual, com a secretari, estenc aquesta acta amb el seu vistiplau. |
No és un document que es dati, sinó que les signatures es col·loquen just després d’aquesta fórmula final. La data en què es redacta l’acta és irrellevant i no se’n deixa constància. La data important, en aquest cas, és la de la reunió, que apareix en el bloc d’identificació de la reunió.
L’acta es formalitza amb la signatura del secretari i el vistiplau del president. A l’esquerra, hi apareix la informació de qui ha actuat com a secretari i, a la dreta, la del president, precedida de l’expressió vist i plau i alineada amb la rúbrica del primer signant.
Com que els noms i cognoms ja s’han fet constar en l’apartat d’assistència, només s’hi ha de fer constar primer el càrrec, introduït per l’article i sense tractaments protocol·laris ni de cortesia, ni signes de puntuació finals, i a continuació la rúbrica.
Si es considera convenient o ho estableix la normativa, en algunes actes, com ara les de les meses de negociació sindical, poden haver de signar també la resta d’assistents.
Com que els noms i cognoms ja s’han fet constar en l’apartat d’assistència, només s’hi ha de fer constar primer el càrrec, introduït per l’article i sense tractaments protocol·laris ni de cortesia, ni signes de puntuació finals, i a continuació la rúbrica.
|
|
Si es considera convenient o ho estableix la normativa, en algunes actes, com ara les de les meses de negociació sindical, poden haver de signar també la resta d’assistents.
Tota aquella documentació que s’hagi presentat durant la reunió s’ha d’adjuntar a l’acta com a annex. Els membres que discrepen d’un acord majoritari poden formular un vot particular per escrit, el qual s’incorpora també com a annex.
Tots els annexos s’han de numerar seguint l’ordre en què apareixen en el redactat i convé assegurar-se que s’hi faci referència explícitament.
Sota l’epígraf annexos, que es consigna després del bloc de signatures en negreta, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra, cal recollir la llista de documents adjunts, identificats amb el número de referència corresponent (annex 1, annex 2, etc.). Si els documents són electrònics, després del nom de cada annex, convé especificar entre claudàtors i en lletra rodona el nom del fitxer corresponent.
En tot cas, aquest apartat no és obligatori i, per tant, no cal deixar constància del fet que no hi hagi documents adjunts.
Tots els annexos s’han de numerar seguint l’ordre en què apareixen en el redactat i convé assegurar-se que s’hi faci referència explícitament.
| La presidenta demana que s’exposi el contingut de l’informe de l’estat dels plans d’estudis (annex 2). |
Sota l’epígraf annexos, que es consigna després del bloc de signatures en negreta, majúscula inicial absoluta i alineat a l’esquerra, cal recollir la llista de documents adjunts, identificats amb el número de referència corresponent (annex 1, annex 2, etc.). Si els documents són electrònics, després del nom de cada annex, convé especificar entre claudàtors i en lletra rodona el nom del fitxer corresponent.
| Annexos Annex 1. Acta de reunió de la Comissió de Doctorat de la Facultat de Dret (sessió 24) [2019-25-annex-01.pdf] Annex 2. Informe de l’estat dels plans d’estudis [2019-25-annex-02.pdf] |
En tot cas, aquest apartat no és obligatori i, per tant, no cal deixar constància del fet que no hi hagi documents adjunts.
Pel que fa al tractament personal:
- El secretari, per referir-se a si mateix, escriu en tercera persona del singular (ell o ella), excepte en la fórmula final, en què fa servir la primera persona (jo).
El secretari ha de fer les gestions oportunes […]. […] de la qual com a secretària, estenc aquesta acta. - Per recollir les intervencions dels assistents, s’empra la tercera persona del singular o del plural, en el gènere que correspongui (ell, ella, ells o elles). No s’ha d’emprar mai la segona persona, atès que l’acta no s’adreça a cap persona concreta, sinó que es limita a relatar uns fets.
La presidenta informa que obrirà una taula de negociacions. Els claustrals independents presenten la seva proposta. - En determinats casos, especialment pel que fa als acords de la reunió, es fan servir formes impersonals.
S’aprova l’acta de la reunió anterior. S’acorda per unanimitat recollir en els plans actuals […]. Se sotmet a votació la proposta de reorganització territorial […].
Es recomana evitar les passives pronominals amb subjecte explícit i donar preferència a formes actives, que segueixen l’ordre lògic de l’oració (subjecte + verb + complements).Els claustrals decideixen refer el pla de dedicació. Es decideix per part dels claustrals refer el pla de dedicació.
Per referir-se als assistents, ni davant de càrrecs ni de noms de pila, no s’empren ni tractaments protocol·laris, ni de cortesia, ni articles personals.
Si es volen mantenir els càrrecs acadèmics, convé escriure’ls desenvolupats i en minúscula inicial. Per coherència, s’ha d’anteposar alguna forma de tractament davant de totes les persones esmentades. En aquest cas, se solen obviar els noms de pila i s’esmenten només els cognoms.
| La presidenta obre la sessió […] |
| La senyora presidenta obre la sessió […] |
| La Sra. presidenta obre la reunió […] |
| Ramon Solivella analitza l’estat de […] |
| El Dr. Ramon Solivella analitza l’estat de […] |
| En Ramon Solivella analitza l’estat de […] |
Si es volen mantenir els càrrecs acadèmics, convé escriure’ls desenvolupats i en minúscula inicial. Per coherència, s’ha d’anteposar alguna forma de tractament davant de totes les persones esmentades. En aquest cas, se solen obviar els noms de pila i s’esmenten només els cognoms.
| 2. El professor Solivella analitza l’estat de publicació dels plans d’estudis i planteja una revisió de la situació de la recerca […]. 3. La senyora Fandos reparteix una còpia de l’escrit tramès al Deganat, en què sol·licita un espai per a les tutories de treball final de grau. |
| 2. El professor Solivella analitza l’estat de publicació dels plans d’estudis i planteja una revisió de la situació de la recerca […]. 3. Maria Fandos reparteix una còpia de l’escrit tramès al Deganat, en què sol·licita un espai per a les tutories de treball final de grau. |
Pel que fa al temps verbal:
- Encara que l’acta es redacti després de la reunió, s’ha d’emprar el present d’indicatiu.
La presidenta obre la sessió i proposa aprovar l’acta […] La presidenta va obrir la sessió i va proposar aprovar l’acta […] Ramon Solivella analitza l’estat de publicació dels indicadors […] Ramon Solivella ha analitzat l’estat de publicació dels indicadors […] - Per referir-se, però, a fets passats o futurs, s’han de fer servir els temps corresponents. En el cas del passat, és preferible el passat perifràstic (va tenir lloc) en lloc del simple (tingué lloc).
El president proposa aprovar l’acta de la reunió que va tenir lloc […]. La presidenta informa que obrirà una taula de negociacions.
Universitat de Barcelona. Serveis Lingüístics
Darrera actualització: 6-6-2024
Citació recomanada:
«Acta de reunió» [en línia]. A: Llibre d’estil de la Universitat de Barcelona. Barcelona: Universitat de Barcelona. Serveis Lingüístics. <https://www.ub.edu/llibre-estil/criteri_bloc.php?id=638> [consulta: 23 novembre 2024].
