Versión para impresión
Santi Balagué
Cap de l'Equipament GEPA
Àrea de Biblioteques, Informació i Documentació - CBUC
Consorci de Serveis Universitaris de Catalunya (CSUC)
Feasibility study on monographs: final report (2017). [Kirkcudbright]: Information Power. June. 46 p. Disponible a: http://www.ukrr.ac.uk/resources/NMSG%20Feasibility%20Study%20final%20Jun.... [Consulta: 27/11/2017]
El sector bibliotecari fa anys que experimenta i desenvolupa programes de col·laboració per assolir una àmplia gamma d'objectius: des de maximitzar economies d'escala i estalvis a la formació del personal, entre molts d’altres. I més en concret, i com s’apuntava fa uns anys en aquest Blok ressenyant el treball d’OCLC Cloud-sourcing research collections: managing print in the mass-digitized library environment, en l’àmbit de les biblioteques universitàries i de recerca fa temps que s’exploren les possibilitats de donar respostes de manera conjunta als desafiaments que suposa la gestió de les col·leccions impreses, la seva conservació i la limitació i reconversió dels espais disponibles a les biblioteques.
N’és un bon exemple la UKRR (UK Research Reserve), un programa col·laboratiu coordinat entre les biblioteques universitàries i de recerca britàniques i la British Library, per gestionar de manera eficient i sostenible a llarg termini la conservació de publicacions periòdiques impreses amb baixos nivells d’ús. Les grans col·leccions de revistes representen una valuosa font de coneixement, i per tant les biblioteques han de proporcionar-ne l'accés als investigadors perquè en puguin utilitzar el seu contingut. Tanmateix, els baixos nivells d'ús d'alguns d'aquests títols fa que les col·leccions es puguin emmagatzemar off-site, més enllà dels preuats espais de les biblioteques de campus o centrals, cosa que ha de permetre alliberar espai per a d’altres usos. Mitjançant la deduplicació coordinada de títols de revistes a tot el Regne Unit des de 2007, la UKRR ha processat més de 104 km de fons oferts pels membres participants i ha facilitat a les biblioteques la presa de decisions estratègiques sobre les seves col·leccions i espais. També ha contribuït a canviar trets de cultura organitzativa dins i fora del sector de l'educació superior.
Es comprova, doncs, que la comunitat bibliotecària ha avançat significativament en aquest sentit en termes de publicacions periòdiques, i programes com la UKRR demostren tot allò que es pot aconseguir quan les biblioteques treballen conjuntament. Pel que fa a les monografies, però, no es troben solucions destacades en l’àmbit britànic i és àmpliament acceptat que presenten reptes força diferents als de les revistes. En aquesta direcció, una primera anàlisi va ser el treball de Constance Malpas i Brian Lavoie, Strength in numbers: the Research Libraries UK (RLUK) collective collection, també revisat en aquest Blok de BiD. Els dos investigadors d’OCLC van col·laborar amb el consorci Research Libraries UK (RLUK), format per biblioteques universitàries i de recerca del Regne Unit i Irlanda, per definir els trets generals i les característiques específiques de la col·lecció conjunta del consorci, amb la intenció de dibuixar la dimensió, l'abast i solapament dels fons, i per donar suport a una major col·laboració en la gestió de les col·leccions de monografies dins de les institucions del RLUK. Com es concloïa d’aquell treball, era desitjable que un cop examinades les col·leccions i dibuixades les àrees a explorar, s’encetessin passos que portessin a la gestió conjunta de les col·leccions del RLUK.
Amb l’èxit de la UKRR en ment, es va decidir crear el National Monographs Steering Group, format per membres de la British Library, el Higher Education Funding Council for England (HEFCE), el Jisc (anterior Joint Information Systems Committee), la UKRR, la Society of College, National and University Libraries (SCONUL), i el mateix RLUK. A mesura que les pressions sobre l'espai de les biblioteques continuaven en augment, aquest comitè directiu va proposar la realització d’un estudi de viabilitat que analitzés diversos aspectes relacionats amb la gestió conjunta de les col·leccions de monografies, identifiqués possibles solucions per satisfer les necessitats de la comunitat i n’abordés les dificultats relacionades.
La hipòtesi de partida que planteja el treball de la consultoria Information Power és si el model de la UKRR es podria aplicar per gestionar les col·leccions monogràfiques impreses del país, a mode d’un UKRR-Monographs (UKKR-M). L’estudi també revisa si, en l’àmbit de les monografies, existeix alguna iniciativa, bé al Regne Unit, bé internacionalment, que hagi començat a examinar qüestions rellevants, i es pregunta quin podria ser un model eficaç i econòmicament viable per a la gestió de monografies en l’àmbit nacional si la comunitat decidís fer-hi front de manera conjunta i a gran escala. També vol comprovar si existeix aquesta demanda entre els comandaments de les biblioteques universitàries i de recerca.
L’estudi s’enceta responent per què és encara necessari l’emmagatzematge de còpies dels documents impresos. Entre d’altres raons, i tot i que es va fent evident la menor importància del préstec d’aquests fons (és il·lustrativa la notícia recent de la recerca de la Biblioteca de la Indiana University of Pennsylvania, que ha constatat que el 48 % dels llibres no s’ha prestat en els darrers 20 anys), la literatura existent constata que les adquisicions gairebé es mantenen i pràcticament no baixa l’ús de les monografies impreses, en algunes disciplines més especialment. A més, es detecta que hi ha grups de col·leccions en risc de no ser degudament conservades, com és el cas de les monografies publicades entre els anys 1850 i 1970.
El treball inclou converses amb responsables del Regne Unit i de l’àmbit internacional, amb les quals esbrinar què fa que funcionin o fracassin les iniciatives conjuntes per a la gestió de monografies, amb les seves estratègies, els models i les estructures financeres. Es va dur a terme també una revisió bibliogràfica en profunditat i una enquesta en línia. La recerca bibliogràfica va permetre determinar tres tipus d’iniciatives:
- Emmagatzematge distribuït, on els fons seleccionats per ser conservats es guarden entre els espais de les diferents institucions participants. N’és un exemple el cas de l’Eastern Academic Scholars’ Trust (EAST).
- Dipòsits col·laboratius, on es creen col·leccions entre tots els membres i les institucions n’alliberen la propietat. Serveix d’exemple el FLorida Academic REpository (FLARE). En el nostre àmbit en aquest tipus podríem citar el cas del GEPA del CSUC.
- Equipament d’emmagatzematge comú o cooperatiu, on cada institució manté la propietat de les seves col·leccions. És el cas del CAVAL Archival and Research Materials (CARM) Centre, a Austràlia.
En aquesta línia cal citar l’article del 2016 de Lorcan Dempsey, Library collections in the life of the user: two directions, on pronostica que en 10 anys una gran part de les col·leccions impreses de les biblioteques estaran emmagatzemades de manera col·laborativa.
El treball analitza diferents dimensions de la gestió conjunta de monografies: la deduplicació, l’emmagatzematge comú, les col·leccions compartides, els projectes de digitalització, la qualitat i precisió de les dades bibliogràfiques per poder compartir-les, els solapaments de col·leccions, o el préstec interbibliotecari. També s’estudien les visions globals de la comunitat entrevistada i les seves preferències o necessitats al voltant d’una possible solució de gestió en l’àmbit nacional de les monografies.
L’informe finalitza amb el plantejament d’un model, el mencionat UKRR-M, on se’n descriuen els objectius, terminis i compromisos d’execució, finançament, lideratge, administració, tipus d’emmagatzematge, dades bibliogràfiques, propietat i esquemes operatius, entre d’altres.
Prenent les paraules de Chris Banks, cap de la UKRR i directora de serveis bibliotecaris de l'Imperial College London, aquest informe «representa un primer pas per establir el que podria haver de ser implementat per permetre que les institucions d'educació superior col·laborin en l'emmagatzematge i subministrament de monografies impreses». El treball presenta una excel·lent visió general de qüestions operatives i de govern que cal abordar en qualsevol iniciativa col·laborativa, en el marc del Regne Unit, ja sigui a escala nacional o regional.
