La gestió de la informació en els projectes de col·laboració universitaris

Jordan, Elizabeth; Hunter, Andrew; Seale, Becky; Thomas, Andrew; Levitt, Ruth (2011). Information handling in collaborative research: an exploration of five case studies: a Research Information Network report. Research Information Network: British Library. [60] p. <http://www.rin.ac.uk/system/files/attachments/Collaborative_research_report.pdf>. [Consulta: 13/02/2012]. 

Les propietats i les característiques dels sistemes d'informació han estat intensivament estudiades, i les seves aplicacions en diverses àrees han portat a l'especialització de molts professionals d'informació, així com l'aparició de nous nínxols de treball. Els principis que han de presidir l'activitat i l'organització d'un sistema d'informació estan ben definits en l'obra de Vickery "Information Science in Theory and Practice". L'aplicació eficient d'aquests conceptes en diferents àrees com ara les empreses, grups de recerca, l'administració pública, etc., han portat a una bibliografia abundant on s'ha posat de manifest la necessitat d'una gestió eficient de la informació per enfortir el sistema i li permet assolir amb menys esforç els objectius marcats.

El present informe titulat "La gestión de la información en investigación colaborativa. El estudio de cinco casos" és l'obra de TNS-BMRB [http://www.tns-bmrb.co.uk/] i Ruth Levitt. Es va elaborar per encàrrec de la Xarxa d'informació científica britànica (Research Information Network, RIN) i la "British Library" per recollir l'evidència empírica dels reptes en la gestió d'informació que s'enfronten els investigadors quan es treballa en projectes de recerca en col·laboració. Sorgeix amb la lògica del temps, fruit de les relacions científiques que es presenten i estan augmentant en el context de les aportacions dels organismes públics d'investigació (especialment universitats) i les empreses privades. Per això s'han estudiat cinc projectes diferents entre centres d'investigació del Regne Unit.

L'informe se centra en l'ús i gestió compartida d'informació en la recerca entre els col·laboradors. Aquesta unió de diferents centres, tant en la forma de treball com en els objectius perseguits, provoquen grans reptes en diferents nivells:

1. Reptes pel que fa a l'ús de procediments de treball
2. Polítiques laborals i culturals
3. Objectius diferenciats

Els cinc estudis de casos són projectes on almenys un dels socis participants són centres privats que col·laboren amb una o més institucions públiques, principalment de les universitats. La mostra examina diferents casos en relació a la tipologia dels centres de col·laboració i temàtiques dels estudis. S'analitzaen empreses i organismes tant diferents com multinacionals, universitats, spin-outs universitàries, pimes i fins i tot un museu; mentre que les temàtiques són molt variades; tecnologia, enginyeria, atencions socials, biologia, art i tecnologia.

L'objectiu de l'estudi és analitzar com els diferents sistemes de treball, amb diferents objectius, tamanys i experiències genera la seva pròpia gestió de la informació amb els socis de cada projecte  per assolir objectius comuns. Aquest estudi li interessen especialment les característiques dels sistemes, els elements de configuradores de l'activitat documental, així com el grau d'ús de les eines i en quina mesura la gestió d'informació serveixen en l'assoliment dels objectius dels diferents projectes.

Els resultats estan fortament influenciats per la tipologia de projectes, una resolució simple seria dividir-los segons si pertanyen a projectes de recerca aplicada o de recerca d'exploració.

Els projectes de recerca aplicada, l'objectiu principal dels quals és crear o millorar productes comercials, es veuen influenciats pels processos de treball portats a terme a les empreses privades en detriment dels acadèmics, donant prioritat als enfocaments comercials que als enfocaments científics. Aquests enfocaments afecten directament l'accés i les restriccions a la informació, els retards en la producció de publicacions científiques, la gestió de les patents, etc. La prioritat és la creació de producte i protecció contra la competència, per tant és comú que restringeixi l'accés i la difusió de les dades del projecte.

En canvi, els projectes d'investigació d'exploració tenen una influència més acadèmica i política, que consisteix en l'anàlisi de l'estat de negoci o sistemes socials a través de l'ús de l'anàlisi científica per a descriure les seves característiques, reforçar-les, posar-les en valor i millorar les seves debilitats. Primen els criteris acadèmics i de polítiques de transparència, i una de les prioritats és la difusió dels resultats del projecte. En tots dos tipus d'investigacions, la informació fa ressò de la comunicació empresarial, especialment en els aspectes formals, prova d'això és l'acurada estètica del present informe, amb un format més a prop de publicitat que del format científic.

Les conclusions generals posen de manifest un ús deficient de les possibilitats de gestió informativa. Tot just s'utilitzen els centres de referències clàssics, com són les biblioteques universitàries o els centres de documentació científic. Rares vegades s'usen les eines virtuals per a compartir dades, treballar en comú i difondre informació. Primen les comunicacions informals, telèfon i correu electrònic, enfront de les formals, principalment per l'absència de protocols de comunicació. D'altra banda la documentació científica dels projectes la solien aportar els investigadors pertanyents a les universitats, que en compartir aquestes dades amb els seus socis violaven sense saber-ho els contractes educatius de subscripció que les seves universitats tenien amb les bases de dades científiques.

L'informe acaba recomanant la inclusió de professionals que siguin capaços de crear i mantenir estructures d'intercanvi i creació de coneixement, capaços de corregir les pràctiques habituals, i que ajudin a la consecució dels objectius d'una forma eficaç. El perfil que es proposa és molt interessant, un professional capaç de gestionar la informació, incrustat en projectes amb grups diferents, que sàpiga capacitar els diferents membres del grup amb la informació necessària per a la consecució dels seus respectius objectius i alhora mantenir diferents polítiques d'accés a la informació, segons les necessitats del projecte. És un perfil de documentalista similar al del "bibliotecari integrat" amb la complicació que s'ha d'integrar en una barreja de grups complexos amb diferents dinàmiques de treball i informació de diferents tipologies.