Una presentació acurada facilita la lectura del text i la comprensió ràpida del contingut, i a més condiciona l’actitud prèvia i la predisposició dels usuaris davant del document. Hi ha certs aspectes relacionats amb el disseny que, si es tenen en compte des del principi, ajuden a organitzar tant l’estructura del text com la informació que hi apareix.

La imatge corporativa d’una institució serveix d’element distintiu per identificar-la i permet de mantenir la integritat i la coherència visuals de la documentació institucional. Un llibre d’estil ha de fer una tria d’aspectes formals i gràfics més enllà de la redacció, i ha de donar una sèrie d’indicacions sobre la tipografia i el cos de la lletra, els marges, els paràgrafs i interlineat, la paginació o la capçalera i peu. Aquestes decisions s’han de respectar per assolir una imatge institucional formalment unificada, de qualitat i, sobretot, pròpia.

Hi ha una estreta relació entre aquesta part del llibre d’estil i el Manual de normes gràfiques, d’ús prescriptiu pel que fa a la marca institucional i altres elements d’identitat corporativa. En primer lloc, perquè les consideracions que s’hi fan s’hi ajusten i, en segon lloc, perquè s’hi estableixen característiques de components que queden fora de l’àmbit d’ús del Manual i, per tant, el complementen.

Aquests criteris són, doncs, d’aplicació general i sistemàtica als textos que es generen a la Universitat de Barcelona, escrits en qualsevol llengua, presentats en qualsevol suport (en format paper o en versió electrònica) i de producció tant manual com automàtica. Més enllà de les qüestions generals, però, convé tenir presents les característiques específiques i singulars de cada model de document, tractats àmpliament en aquesta obra.

Per facilitar la producció de textos estandarditzats des del punt de vista gràfic, s’ofereixen plantilles normalitzades dels models institucionals genèrics (amb capçalera personalitzada i sense), que han de servir de punt de partida per elaborar els textos.

Malgrat que sovint es prescindeixi del suport paper i s’editin únicament en versió electrònica, els documents habituals es componen pensant en el full estandarditzat DIN A4, que té unes mides de 210 × 297 mm. Les plantilles genèriques (en format vertical i apaïsat) ja incorporen les característiques formals i els elements comuns que cal aplicar sistemàticament, amb independència de la singularitat de cada document.

En general, des del punt de vista tipogràfic i de composició, la documentació institucional es regeix per aquestes indicacions bàsiques, a les quals cal fer algunes remarques.

Això no obstant, cal tenir en compte les indicacions específiques que corresponen a cada model. Els textos protocol·laris presenten més diversitat, tant formal com gràfica: molts s’escriuen en fulls de dimensió inferior, com ara les targetes de visita o les invitacions, i d’altres en fulls de dimensió superior, com ara els títols o diplomes. Per tant, aquests paràmetres genèrics sovint no hi són aplicables.

Els documents institucionals solen dur una capçalera que serveix per identificar-ne l’emissor i permet mantenir la unitat gràfica de la documentació de cada institució. Aquesta identificació inclou la marca, que en els documents de tràmit se situa a l’extrem esquerre, i adjacents les dades concretes de l’emissor, si escau, que s’especifiquen únicament en la primera pàgina del document.

La marca és la suma de l’escut i el descriptor Universitat de Barcelona. En els documents estàndard no es fan servir les submarques; si cal personalitzar un document amb les dades concretes de l’emissor (nom i cognoms, unitat o òrgan, dades de contacte, etc.), aquestes es distribueixen a la dreta de la marca. Aquestes informacions orgàniques s’han d’adaptar a la llengua del document. La marca, però, és única i invariable.

Les capçaleres orgàniques, en què es recull la unitat que emet el document, la dependència orgànica, la localització i fins i tot les dades de contacte, es poden personalitzar, si cal, amb el nom i cognoms del responsable del document i el càrrec que ocupa, d’acord amb la distribució gràfica següent:



Des del punt de vista de l’escriptura, convé tenir en compte algunes consideracions específiques que afecten els elements que poden compondre les capçaleres:

Les informacions de primer nivell —que són el nom i cognoms, si s’indiquen, i l’adscripció orgànica de primer ordre— s’escriuen en negreta. Les informacions de segon nivell —que són el càrrec, si s’indica, i la dependència orgànica de la unitat, si correspon— es presenten a sota, en rodona.
 


Si s’esmenten el nom i cognoms del responsable del document, és convenient evitar qualsevol forma de tractament (Sr., Dra., etc.).

Els càrrecs s’escriuen amb minúscula i es flexionen d’acord amb el gènere de la persona que els ocupa. Els noms de facultats, departaments, unitats o serveis s’escriuen amb majúscula inicial de noms i adjectius.

En el bloc de l’adreça postal, el nom del carrer i el número se separen per mitjà d’una coma. Si no hi ha ambigüitat, és preferible obviar la designació genèrica de la via (av. , c., etc.). Si s’indiquen altres elements, com ara pisos i portes, també es fa servir la coma per separar-los.  

Pel que fa al codi postal i la localitat, s’escriuen de costat, separats per mitjà d’un espai en blanc. En aquest cas, no es fan servir signes delimitadors, com ara guionets o comes. Tampoc no es fa indicació, entre parèntesis, de cap divisió territorial superior (comarca, vegueria, província o país).

Els telèfons es recullen amb la indicació del prefix internacional i les xifres es presenten agrupades en blocs de tres. Són sobreres les referències abreujades del tipus tel. o mòbil.
 



S’estableix suprimir, amb caràcter general, els números de fax, atès que és un canal de comunicació en desús. Amb tot, els usuaris que ho necessitin poden fer-los constar. En aquest cas, la indicació del tipus de número (tel., fax, etc.) és pertinent.

L’adreça electrònica, que no ha d’anar precedida de cap descriptor del tipus a/e o similar, ha de ser la corporativa (@ub.edu), corresponent a la funcional de l’entitat o institucional de la persona que emet el document.



No s’hi han d’incloure, doncs, adreces no vinculades a la institució.

L’adreça web ha de ser institucional i ha de correspondre a l’òrgan, departament, unitat o servei concret que s’esmenta.





No és convenient, doncs, que es faci servir l’adreça general de la Universitat sense cap concreció.

La datació, que no duu punt final, és una fórmula integrada per dos elements: la localitat i la data, que se separen per mitjà d’una coma.  
 
La localitat ha de dur l’article que correspongui i la data s’ha de desenvolupar. El dia s’escriu en xifres, el mes en minúscules i l’any sencer en xifres i sense separadors de milers, i s’enllacen generalment amb la preposició de. Ni la localitat ni la data mai no van precedides de la preposició a.




 


La forma abreujada de la data, amb el mes indicat en xifres, no és adequada a les característiques pròpies dels documents administratius.  
 
 


La datació sempre ha d’aparèixer separada del paràgraf precedent i del següent per mitjà d’una línia en blanc i s’ha de situar per damunt de la signatura —excepte en la carta, en què la fórmula de comiat obliga a invertir l’ordre dels elements.

Amb la signatura d’un document es garanteix l’autenticitat de l’emissor i la integritat i veracitat del contingut. La signatura manuscrita i la signatura electrònica tenen el  mateix valor i eficàcia jurídica, però presenten certes particularitats que afecten la manera com es distribueix la informació en el text.

La signatura d’un document administratiu correspon al titular de l’òrgan competent, que n’és el responsable. Ara bé, en certs casos, la signatura pot ser objecte de delegació.

En general, la signatura s’alinea a l’esquerra del document. S’ha d’escriure en minúscules, excepte les inicials dels noms propis i dels mots a principi de línia, i en cap cas s’hi ha d’emprar la negreta.  
 
Els elements que la configuren són: la identificació funcional (càrrec o condició en què s’exerceixen les funcions), la identificació nominal (nom i cognoms) i la rúbrica (conjunt personal de traços de qui signa). Aquests tres elements de la signatura sempre segueixen les mateixes pautes.

• La identificació funcional va precedida de l’article determinat corresponent (excepte en la carta i la circular) i no s’hi ha de posar ni punt ni coma al final. Tant els noms i adjectius variables que componen el càrrec com l’article que els precedeix s’han de flexionar d’acord amb el gènere de la persona que ocupa el càrrec.  
   
  

  L’enginyera tècnica delegada     [rúbrica]     Maria Ortoneda Rigau

  
   
   
  

  L’enginyer tècnic delegat     [rúbrica]     Joan Puig Calella

  
  
  En la documentació institucional s’empren capçaleres normalitzades que, entre altra informació, recullen el nom del càrrec o de l’entitat responsable. No hi ha d’haver discrepàncies, doncs, entre la informació orgànica que consti en la capçalera i la de la signatura.  
   
  A més, si el càrrec és llarg, es pot escurçar per mitjà del genèric de l’entitat, és a dir, el primer mot que compon la denominació, atès que el nom complet ja apareix en la capçalera.  
  
  

  La directora del Departament de Psicologia Clínica i Psicobiologia   La directora del Departament

  
  
  En cas que el càrrec ocupi més d’una línia, els articles, preposicions i conjuncions han de passar a la línia següent i és recomanable mantenir junts els elements de sintagmes que vehiculen un únic concepte.  
   
  

  El secretari del Departament de Dret Administratiu,   Dret Processal i Dret Financer   i Tributari

   
  

  El secretari Departament de Dret Administratiu, Dret   Processal i Dret Financer i   Tributari

  
  
  
• La identificació nominal es compon del nom i els cognoms, sense punt final. No ha d’anar mai precedida de la paraula Signat ni de les abreviatures corresponents.
   
  
• La rúbrica ha d’anar sempre entre els dos elements anteriors, tot i que de vegades, si l’estructura del document ja identifica clarament l’emissor, pot aparèixer sola (és el cas del certificat, per exemple). Convé, doncs, deixar un espai d’entre quatre i sis línies en blanc perquè hi càpiga sense problemes

Segons el tipus de document, l’ordre dels elements de la signatura varia.

• En les comunicacions en què la persona que signa ja s’ha identificat, a sota de la datació només hi figura la rúbrica. És el cas del certificat, la sol·licitud, la petició i el recurs.
  
  

  Barcelona, 24 de gener de 2020     [rúbrica]

  
  
  
• En la carta i la circular preval la identificació de la persona. Per això, la rúbrica figura en primer lloc, seguida del nom i cognoms i del càrrec, sense article, que s’escriu en majúscula perquè està en posició inicial. En aquest cas, la signatura precedeix la datació, atès que la fórmula de comiat obliga a invertir l’ordre.
  
  

  [rúbrica]     Maria Ortoneda Rigau   Responsable d’Obres i Manteniment     Barcelona, 24 de gener de 2020

  
  
  
• En el gruix de comunicacions oficials, preval la identificació funcional, que es precedeix de l’article determinat corresponent, per sobre de la identificació nominal. La rúbrica figura al mig de les dues informacions. És el cas de l’ofici, la convocatòria, la citació, la diligència, l’informe, la notificació o la resolució.  
  
  

  Barcelona, 24 de gener de 2020   Per la Universitat de Barcelona     [rúbrica]   Per la Universitat Rovira i Virgili     [rúbrica]

  
  
  En documents com ara el contracte i el conveni, en què intervenen diverses parts, les persones que hi signen s’identifiquen al començament de l’escrit, tant pel que fa al nom com a la representació en què actuen. Per això, en la signatura només hi ha de figurar la fórmula                Per + nom de l’entitat, seguida de la rúbrica.  
  
  Les diverses signatures s’han de col·locar ben distribuïdes en l’espai, seguint l’ordre en què es presenten a l’inici de l’escrit, d’esquerra a dreta i de dalt a baix.
  
  
• En l’acta de reunió, ha d’aparèixer, a l’esquerra, la signatura de qui ha actuat  com a secretari i, a la dreta, la signatura del president, precedida de l’expressió Vist i plau. Només hi ha de constar el càrrec, introduït per l’article, i la rúbrica, perquè els noms i cognoms ja s’han fet constar al començament.  
  
  

  Barcelona, 24 de gener de 2020 El secretari     [rúbrica]       Vist i plau   La presidenta     [rúbrica]

  
  
  
  
• Quan en un document hi ha de figurar el vistiplau, com és el cas d’alguns certificats i de les actes, la signatura que dona la conformitat es col·loca desplaçada a la dreta i en línia amb la rúbrica del primer signant. En general, es fa constar el càrrec, la rúbrica i el nom i cognoms, però hi poden haver variacions en funció del document.  
  
  

  Barcelona, 24 de gener de 2020     [rúbrica]   Vist i plau     El rector   [rúbrica]     Lluís Franquesa i Sils

  
  
  Per donar validesa a les rúbriques, es pot posar el segell de l’òrgan o la unitat que expedeix el document. El segell no s’ha d’estampar damunt les rúbriques, sinó que hi és adjacent.

D’acord amb la normativa, perquè un document en suport electrònic tingui validesa legal ha d’anar signat electrònicament. La signatura electrònica és un fitxer que conté informació encriptada per identificar l’emissor, comprovar-ne l’autenticitat i garantir la integritat del text.  
 
En general, la signatura electrònica s’insereix en el lloc que correspon a la signatura manuscrita, al peu de la darrera pàgina del document, preferentment alineada a l’esquerra. Atès que conté informació rellevant, cal assegurar-se que les dades de la imatge gràfica són ben visibles i intel·ligibles.  
 



D’altra banda, independentment de la plataforma o el sistema que es faci servir per signar, els continguts de la signatura electrònica s’han d’adaptar a la llengua del document en què s’insereix, de manera que, si el document es redacta en català, les dades de la signatura electrònica també han de consignar-se en català.  
 
A diferència de la signatura manuscrita, que presenta força variació en funció del tipus de document, la signatura electrònica es manté invariable. Més enllà del nom i cognoms, i de la data i hora de la signatura, es pot incorporar també la marca de la universitat, per exemple.  
 



Cal revisar, doncs, l’estructura dels documents electrònics i adaptar-los a la informació que contingui la signatura electrònica, amb l’objectiu d’evitar repeticions, informació supèrflua o dades irrellevants.

• La datació (localitat i data)
   
  Com que la signatura electrònica ja incorpora una referència temporal, no s’ha d’incloure la data al peu del document. Això, més enllà d’evitar duplicitats, permet salvar incoherències que, si bé no representen cap problema pel que fa als efectes legals del document, sí que poden generar incertesa o inseguretat als usuaris.
  
  D’altra banda, atès que no es conserva l’estructura clàssica de la datació, es prescindeix també de la localitat, que fins a un cert punt es considera irrellevant. De fet, la jurisdicció competent en un acte administratiu és la de la seu de la institució a la qual pertany la persona que signa.
  
  

  [signatura electrònica]

  
  

  Barcelona, 24 de gener de 2020   [signatura electrònica]

  
  

  Barcelona, en la data de la signatura electrònica   [signatura electrònica]

  
  
  
  
• La identificació nominal (nom i cognoms)
  
  Com en el cas de la data, el nom i cognoms de la persona que signa ja consten en la signatura electrònica. Per tant, s’obvien del peu del document.
  
  

  [signatura electrònica]

  
  

  [signatura electrònica] Maria Ortoneda Rigau

  
  
  
  
• La identificació funcional (càrrec o condició en què s’exerceixen les funcions)  
  
  La signatura electrònica s’associa a una persona que pot signar diversos  documents per raó de càrrecs o funcions diferents (en qualitat de president d’un òrgan o de secretari d’un altre, per exemple).  
  
  Aquesta informació, per tant, és una dada que ha de continuar figurant al peu de l’escrit, respectant els criteris que corresponguin, especialment pel que fa a la posició o a l’ús de l’article.

Normativa

• Article 26 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, de procediment administratiu comú de les administracions públiques.
  
  
• Article 45 de la Llei 26/2010, de 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya.
  
  
• Modificació de la Normativa reguladora de la política d’identificació i signatura electrònica de la Universitat de Barcelona (aprovat pel Consell de Govern de 14 de febrer de 2018 i modificat pel Consell de Govern de 27 de febrer de 2020).

La signatura d’un document administratiu correspon al titular de l’òrgan competent, que n’és el responsable. Ara bé, en determinats casos, es pot signar per delegació, autorització o suplència , sense que això comporti l’alteració de la titularitat de la competència. Les antigues signatures per ordre han quedat, doncs, obsoletes.

L’article 11.5 de la Llei 26/2010, de 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, estableix que aquest tipus de signatura ha d’anar precedida de l’expressió Per autorització, la identificació del càrrec que l’autoritza i, optativament, el om i cognoms. A continuació, es fa constar la identificació funcional de la persona autoritzada i, si escau, la data de la resolució d’autorització. Per acabar, s’insereix la rúbrica i la identificació nominal de la persona autoritzada, o bé la signatura electrònica corresponent.  


 
 


L&rsquoautorització de signatura és vàlida i eficaç sense necessitat de publicar-la en el diari o butlletí oficial corresponent.

L’article 8.8 de la Llei 26/2010, de 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, estableix que aquest tipus de signatura, que segueix l’estructura clàssica d’identificació funcional, rúbrica i identificació nominal, ha d’anar precedida de la informació corresponent a la delegació. Cal introduir, doncs, l’expressió Per delegació , seguida del càrrec delegant, i indicar la data de la resolució o acord de la delegació, a més de la de publicació en el diari o butlletí oficial.

La normativa catalana no regula de forma expressa la signatura per suplència. En aquest cas cal aplicar, doncs, l’article 13 de la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic, que preveu la signatura per suplència en els supòsits de vacant, absència o malaltia. Les signatures per suplència han de fer constar aquesta circumstància i especificar tant el titular de l’òrgan suplert com qui està exercint efectivament aquesta suplència.  
 
 
 
 

 
La signatura per suplència és vàlida i eficaç sense necessitat de publicar-la en el diari o butlletí oficial corresponent.

L’ús indiscriminat de fonts diferents dona una imatge institucional poc acurada i contravé el criteri d’unitat gràfica documental. És convenient, doncs, utilitzar una única tipografia, la que s’ha fixat segons el tipus de document, i mantenir-la al llarg de tot el text.

• La lletra estàndard dels textos de la Universitat de Barcelona és l’Arial; un tipus de lletra funcional, simple i llegible que s’ajusta al grau de formalitat pròpia de la documentació institucional més habitual. És una tipografia de pal sec (sense ornaments), present en les aplicacions de Microsoft.
  
  
  
  
  
• En el cas de textos protocol·laris o edicions exigents, el Manual de normativa gràfica prescriu l’ús de la Charter ITC (en la modalitat de xifres no elzevirianes); un tipus de lletra amb serifs (ornaments), més elegant i acurada, que s’utilitza per compondre el logotip de la Universitat i les submarques. És una tipografia de pagament, que no es pot descarregar lliurement.
  
  
  
  
  
• En el cas de textos per al web, es fa servir la Roboto; una font gratuïta desenvolupada per Google, moderna i accessible. És una tipografia de pal sec, de lectura fàcil i altament apta per a pantalles.
  
  
  
  

Amb caràcter general, es fa servir la lletra rodona. Les altres classes de lletra (cursiva, negreta, versaleta) es reserven per a usos específics, amb l’objectiu de destacar determinades paraules o seqüències tant per facilitar-ne la interpretació com per marcar les diferents parts del document o la jerarquització dels apartats.

En les fonts tipogràfiques se solen utilitzar cossos parells en una escala de tres graus: cossos de referència (6 i 8), cossos de lectura (10 i 12) i títols de portades (a partir del 14). Els cossos de referència es fan servir en les notes, les citacions textuals o els índexs analítics, per exemple. Les bibliografies, en canvi, formen part de la generalitat del text. En tot cas, aquestes indicacions generals s’han d’adaptar a les característiques de cada tipus de lletra.

Amb caràcter general, en els textos de la Universitat de Barcelona, s’ha de fer servir un cos de lletra de 10 punts per defecte, únic al llarg del gruix del document. En els elements de referència puntuals, la mida de la lletra es redueix.

• Citacions textuals: cos 8.
  
  
• Taules, gràfics i il·lustracions: cos 8.
  
  
• Notes: cos 8.
  
  
• Paginació: cos 8.
  
  
• Capçalera: cos 7.
  
  
• Capçalera i peu: cos 8.

En documents com ara cartes, certificats o oficis, si han de constar en una sola pàgina, el cos del text es pot reduir a 10,5 o, com a màxim, a 10. Igualment es pot fer una reducció semblant quan la paginació del document ho recomani (per exemple, quan la signatura queda fragmentada o aïllada, o quan es vol mantenir un bloc d’informació en una mateixa pàgina). Els discursos institucionals redactats per a la lectura pública.

Per facilitar la producció de textos estandarditzats des del punt de vista gràfic, s’ofereixen plantilles normalitzades, amb capçalera personalitzada de la unitat i del càrrec, i en format vertical i apaïsat. Aquestes plantilles han de servir de punt de partida per elaborar els textos de l’Institut de Desenvolupament Professional, d’acord amb els models institucionals i tenint en compte les remarques gràfiques.