Una presentació acurada facilita la lectura del text i la comprensió ràpida del contingut, i a més condiciona l’actitud prèvia i la predisposició dels usuaris davant del document. Hi ha certs aspectes relacionats amb el disseny que, si es tenen en compte des del principi, ajuden a organitzar tant l’estructura del text com la informació que hi apareix.

La imatge corporativa d’una institució serveix d’element distintiu per identificar-la i permet de mantenir la integritat i la coherència visuals de la documentació institucional. Un llibre d’estil ha de fer una tria d’aspectes formals i gràfics més enllà de la redacció, i ha de donar una sèrie d’indicacions sobre la tipografia i el cos de la lletra, els marges, els paràgrafs i interlineat, la paginació o la capçalera i peu. Aquestes decisions s’han de respectar per assolir una imatge institucional formalment unificada, de qualitat i, sobretot, pròpia.

Hi ha una estreta relació entre aquesta part del llibre d’estil i el Manual de normes gràfiques, d’ús prescriptiu pel que fa a la marca institucional i altres elements d’identitat corporativa. En primer lloc, perquè les consideracions que s’hi fan s’hi ajusten i, en segon lloc, perquè s’hi estableixen característiques de components que queden fora de l’àmbit d’ús del Manual i, per tant, el complementen.

Aquests criteris són, doncs, d’aplicació general i sistemàtica als textos que es generen a la Universitat de Barcelona, escrits en qualsevol llengua, presentats en qualsevol suport (en format paper o en versió electrònica) i de producció tant manual com automàtica. Més enllà de les qüestions generals, però, convé tenir presents les característiques específiques i singulars de cada model de document, tractats àmpliament en aquesta obra.

Per facilitar la producció de textos estandarditzats des del punt de vista gràfic, s’ofereixen plantilles normalitzades dels models institucionals genèrics (amb capçalera personalitzada i sense), que han de servir de punt de partida per elaborar els textos.

Malgrat que sovint es prescindeixi del suport paper i s’editin únicament en versió electrònica, els documents habituals es componen pensant en el full estandarditzat DIN A4, que té unes mides de 210 × 297 mm. Les plantilles genèriques (en format vertical i apaïsat) ja incorporen les característiques formals i els elements comuns que cal aplicar sistemàticament, amb independència de la singularitat de cada document.

En general, des del punt de vista tipogràfic i de composició, la documentació institucional es regeix per aquestes indicacions bàsiques, a les quals cal fer algunes remarques.

Això no obstant, cal tenir en compte les indicacions específiques que corresponen a cada model. Els textos protocol·laris presenten més diversitat, tant formal com gràfica: molts s’escriuen en fulls de dimensió inferior, com ara les targetes de visita o les invitacions, i d’altres en fulls de dimensió superior, com ara els títols o diplomes. Per tant, aquests paràmetres genèrics sovint no hi són aplicables.

L’ús indiscriminat de fonts diferents dona una imatge institucional poc acurada i contravé el criteri d’unitat gràfica documental. És convenient, doncs, utilitzar una única tipografia, la que s’ha fixat segons el tipus de document, i mantenir-la al llarg de tot el text.

• La lletra estàndard dels textos de la Universitat de Barcelona és l’Arial; un tipus de lletra funcional, simple i llegible que s’ajusta al grau de formalitat pròpia de la documentació institucional més habitual. És una tipografia de pal sec (sense ornaments), present en les aplicacions de Microsoft.
  
  
  
  
  
• En el cas de textos protocol·laris o edicions exigents, el Manual de normativa gràfica prescriu l’ús de la Charter ITC (en la modalitat de xifres no elzevirianes); un tipus de lletra amb serifs (ornaments), més elegant i acurada, que s’utilitza per compondre el logotip de la Universitat i les submarques. És una tipografia de pagament, que no es pot descarregar lliurement.
  
  
  
  
  
• En el cas de textos per al web, es fa servir la Roboto; una font gratuïta desenvolupada per Google, moderna i accessible. És una tipografia de pal sec, de lectura fàcil i altament apta per a pantalles.
  
  
  
  

Amb caràcter general, es fa servir la lletra rodona. Les altres classes de lletra (cursiva, negreta, versaleta) es reserven per a usos específics, amb l’objectiu de destacar determinades paraules o seqüències tant per facilitar-ne la interpretació com per marcar les diferents parts del document o la jerarquització dels apartats.

En les fonts tipogràfiques se solen utilitzar cossos parells en una escala de tres graus: cossos de referència (6 i 8), cossos de lectura (10 i 12) i títols de portades (a partir del 14). Els cossos de referència es fan servir en les notes, les citacions textuals o els índexs analítics, per exemple. Les bibliografies, en canvi, formen part de la generalitat del text. En tot cas, aquestes indicacions generals s’han d’adaptar a les característiques de cada tipus de lletra.

Amb caràcter general, en els textos de la Universitat de Barcelona, s’ha de fer servir un cos de lletra de 10 punts per defecte, únic al llarg del gruix del document. En els elements de referència puntuals, la mida de la lletra es redueix.

• Citacions textuals: cos 8.
  
  
• Taules, gràfics i il·lustracions: cos 8.
  
  
• Notes: cos 8.
  
  
• Paginació: cos 8.
  
  
• Capçalera: cos 7.
  
  
• Capçalera i peu: cos 8.

En documents com ara cartes, certificats o oficis, si han de constar en una sola pàgina, el cos del text es pot reduir a 10,5 o, com a màxim, a 10. Igualment es pot fer una reducció semblant quan la paginació del document ho recomani (per exemple, quan la signatura queda fragmentada o aïllada, o quan es vol mantenir un bloc d’informació en una mateixa pàgina). Els discursos institucionals redactats per a la lectura pública.

Per facilitar la producció de textos estandarditzats des del punt de vista gràfic, s’ofereixen plantilles normalitzades, amb capçalera personalitzada de la unitat i del càrrec, i en format vertical i apaïsat. Aquestes plantilles han de servir de punt de partida per elaborar els textos de l’Institut de Desenvolupament Professional, d’acord amb els models institucionals i tenint en compte les remarques gràfiques.