El correu electrònic és un canal de comunicació que garanteix un contacte ràpid entre els interlocutors; simplifica la tasca de redactar, enviar i rebre informació, i representa un estalvi substancial de temps, paper i diners. La informació en si és la mateixa que es pot transmetre mitjançant una carta, una convocatòria de reunió o una nota informativa, per exemple.

Hi ha circumstàncies en què és preferible, però, optar per altres canals de comunicació més adequats.

• La conversa telefònica és immediata, i permet captar les emocions dels interlocutors i resoldre determinats temes a l’instant.
  
  
• En el cas de missatges curts, són habituals els SMS o els WhatsApp, que, com els xats, fan possible converses en temps real.
  
  
• Hi ha situacions en què les reunions presencials són molt més eficaces que una llarga corrua de correus.

En tot cas, a l’hora d’escriure un correu electrònic és important conèixer les característiques pròpies d’aquest mitjà de transmissió de la informació, perquè el missatge sigui adequat i s’ajusti al context que li correspon. Malgrat la rapidesa del mitjà, convé recordar que l’ús que es fa del correu electrònic influeix inevitablement, com qualsevol altra comunicació, en la imatge professional de l’emissor i de la pròpia institució.

Estructura



Més enllà de les qüestions formals i les recomanacions de redacció dels correus electrònics, hi ha una sèrie de bones pràctiques que cal tenir en compte i respectar tant com es pugui.

• Pel que fa a l’emissor, la urgència d’una resposta no pot fer que reenviï el missatge reiterades vegades. Això no farà que el destinatari respongui amb rapidesa, sinó que generarà neguit i malestar.
  
  
• Pel que fa al destinatari, si no pot respondre al missatge immediatament, però el remitent necessita una resposta, és preferible escriure un missatge breu per confirmar la recepció i indicar que li escriurà tan aviat com pugui.
  
  
• Sigui com sigui, el correu demana una resposta ràpida, en no més de vint-i-quatre hores.
  
  
• Enviar correus electrònics fora d’hores de feina té unes implicacions que cal tenir presents i, en tot cas, val la pena conèixer totes les opcions pròpies dels clients de correu, que permeten, per exemple, programar l’enviament de missatges o blocar-ne la recepció en determinades franges horàries.
  
  
• També cal considerar la conveniència de deixar missatges automàtics que informin dels períodes d’absència o configurar les opcions de delegació de correu perquè algú altre el gestioni.