Una presentació acurada facilita la lectura del text i la comprensió ràpida del contingut, i a més condiciona l’actitud prèvia i la predisposició dels usuaris davant del document. Hi ha certs aspectes relacionats amb el disseny que, si es tenen en compte des del principi, ajuden a organitzar tant l’estructura del text com la informació que hi apareix.

La imatge corporativa d’una institució serveix d’element distintiu per identificar-la i permet de mantenir la integritat i la coherència visuals de la documentació institucional. Un llibre d’estil ha de fer una tria d’aspectes formals i gràfics més enllà de la redacció, i ha de donar una sèrie d’indicacions sobre la tipografia i el cos de la lletra, els marges, els paràgrafs i interlineat, la paginació o la capçalera i peu. Aquestes decisions s’han de respectar per assolir una imatge institucional formalment unificada, de qualitat i, sobretot, pròpia.

Hi ha una estreta relació entre aquesta part del llibre d’estil i el Manual de normes gràfiques, d’ús prescriptiu pel que fa a la marca institucional i altres elements d’identitat corporativa. En primer lloc, perquè les consideracions que s’hi fan s’hi ajusten i, en segon lloc, perquè s’hi estableixen característiques de components que queden fora de l’àmbit d’ús del Manual i, per tant, el complementen.

Aquests criteris són, doncs, d’aplicació general i sistemàtica als textos que es generen a la Universitat de Barcelona, escrits en qualsevol llengua, presentats en qualsevol suport (en format paper o en versió electrònica) i de producció tant manual com automàtica. Més enllà de les qüestions generals, però, convé tenir presents les característiques específiques i singulars de cada model de document, tractats àmpliament en aquesta obra.

Per facilitar la producció de textos estandarditzats des del punt de vista gràfic, s’ofereixen plantilles normalitzades dels models institucionals genèrics (amb capçalera personalitzada i sense), que han de servir de punt de partida per elaborar els textos.