El missatge ha d’expressar amb claredat l’objectiu que persegueix, tenint en compte que els fragments inicials serveixen per contextualitzar la comunicació i posar en situació el destinatari.
L’extensió del missatge no ha de ser excessiva. Quan un missatge és massa llarg, convé reduir-lo —conservar la informació rellevant i eliminar la informació supèrflua— i plantejar-se si és preferible enviar part de la informació en un document adjunt o més.
Pel que fa a l’ordenació, les diverses idees que s’exposin han de presentar-se tan ordenades com sigui possible, seguint l’estructura de piràmide invertida: la informació important s’ha de col·locar al començament, per captar l’atenció del lector; la resta, després, per ordre descendent d’importància.
La distribució en paràgrafs del cos del missatge en facilita la lectura i cal deixar una ratlla en blanc entre paràgrafs per afavorir la llegibilitat. Els paràgrafs no han de ser excessivament llargs per no fer feixuga la lectura, ni excessivament curts per no semblar una llista inconnexa d’idees. Si es plantegen diversos punts als quals cal donar resposta, pot ser interessant numerar-los per poder-s’hi referir posteriorment, tant en el missatge primari com en les respostes successives.
Quan s’enceten fils de discussió, per immediatesa, economia lingüística i necessitat de síntesi, les respostes se solen inserir intercalades en el cos del missatge al qual es dona contestació. En aquests casos, en què s’obvien les clàssiques fórmules de salutació i comiat, en general es precedeix el missatge citat d’una frase de l’estil «Responc entre línies», després d’altres elements preliminars que hi pugui haver.
El llenguatge que es faci servir ha de ser clar i accessible, i expressar amb precisió la idea que es vol transmetre, amb les paraules justes i adequades.
Pel que fa als tractaments personals, cal tenir en compte que la primera persona del singular (jo) per a l’emissor permet un discurs molt directe i la segona del plural (nosaltres) és més aglutinadora. La segona del singular (tu) per al destinatari és habitual en els correus menys formals en què els interlocutors es coneixen. La fórmula més neutra és, però, el tractament de vós, especialment en comunicacions de caràcter marcadament institucional.
En relació amb els aspectes gràfics, hi ha consideracions sobre format i tipus de lletra que contribueixen a la llegibilitat i la bona interpretació del missatge. Un bon ús de les majúscules i minúscules, la negreta o les emoticones, per exemple, afavoreix una bona predisposició del lector davant el correu.
A més a més, cal tenir en compte altres aspectes relacionats amb la cortesia que afavoreixen l’eficàcia comunicativa del missatge:
- Si el destinatari no té informació del tema, convé articular una primera frase que deixi clar, des del principi, el perquè del missatge.
L’objectiu d’aquest missatge és comunicar-vos que...
El motiu d’aquest missatge és informar-vos de...
Us escrivim aquest missatge perquè conegueu... - Si el destinatari ja té coneixements de la qüestió, cal posar-lo en antecedents per situar-lo, i evitar així ambigüitats i pèrdues de temps.
Amb relació al protocol de catalogació...
Amb referència al Congrés de Llengua de Signes...
Pel que fa a l’ordre del dia del Consell de Govern...
L’extensió del missatge no ha de ser excessiva. Quan un missatge és massa llarg, convé reduir-lo —conservar la informació rellevant i eliminar la informació supèrflua— i plantejar-se si és preferible enviar part de la informació en un document adjunt o més.
| La setmana de l’1 de maig començaran les obres de pavimentació de l’entrada del centre. Si no hi ha contratemps, la feina s’acabarà en el termini dels trenta dies que exigeix la Universitat. |
 | Us escric aquest correu electrònic per confirmar que l’empresa proveïdora començarà la pavimentació de l’entrada del centre la setmana de l’1 de maig i esperem que puguin completar la feina en trenta dies. Tanmateix, convé ser conscients que les condicions atmosfèriques poden afectar els terminis d’acabament de les obres. Així que, si tenim una primavera especialment plujosa i freda, pot ser que no puguin enllestir-les abans de la data límit de l’1 de juny que exigeix la Universitat. |
Pel que fa a l’ordenació, les diverses idees que s’exposin han de presentar-se tan ordenades com sigui possible, seguint l’estructura de piràmide invertida: la informació important s’ha de col·locar al començament, per captar l’atenció del lector; la resta, després, per ordre descendent d’importància.
La distribució en paràgrafs del cos del missatge en facilita la lectura i cal deixar una ratlla en blanc entre paràgrafs per afavorir la llegibilitat. Els paràgrafs no han de ser excessivament llargs per no fer feixuga la lectura, ni excessivament curts per no semblar una llista inconnexa d’idees. Si es plantegen diversos punts als quals cal donar resposta, pot ser interessant numerar-los per poder-s’hi referir posteriorment, tant en el missatge primari com en les respostes successives.
| Benvolguda Montserrat, Et faig arribar algunes observacions a propòsit de l’estandardització de les referències bibliogràfiques a la nostra universitat. 1. Els alumnes perceben una certa dispersió normativa en aquesta qüestió, ja que la informació està recollida en fonts diverses, totes de caràcter institucional:
2. Convindria consensuar entre tots els agents les pautes de referenciació institucionals, i explicar-les i exemplificar-les de manera clara. 3. La informació resultant s’hauria de recollir en un únic lloc, perquè la dispersió actual provoca molta confusió. 4. També caldria incorporar les solucions per a aquelles disciplines que disposen de sistemes de referenciació propis molt fixats. Cordialment, Alfred |
Quan s’enceten fils de discussió, per immediatesa, economia lingüística i necessitat de síntesi, les respostes se solen inserir intercalades en el cos del missatge al qual es dona contestació. En aquests casos, en què s’obvien les clàssiques fórmules de salutació i comiat, en general es precedeix el missatge citat d’una frase de l’estil «Responc entre línies», després d’altres elements preliminars que hi pugui haver.
| Moltes gràcies, Maria. Et responc entre línies i així podem tancar la qüestió.
El text ja està revisat; per tant, podem desmarcar-lo i validar-lo.
L’Andreu era el responsable dels dos darrers, l’avisaré perquè els acabi. Els altres ens els haurem de repartir.
Ho tinc present. D’aquí a dues setmanes hauria d’estar enviat. Moltes gràcies per la feina! Joan |
El llenguatge que es faci servir ha de ser clar i accessible, i expressar amb precisió la idea que es vol transmetre, amb les paraules justes i adequades.
Per aconseguir un text de qualitat, és recomanable tenir en compte els consells de redacció següents:
- Seguir l’ordre natural dels elements de la frase: subjecte + verb + complements.
- Escriure frases i paràgrafs ben cohesionats, només amb la informació necessària i rellevant.
- Prescindir dels incisos gratuïts i marcar els imprescindibles amb el guió llarg.
- Donar preferència a l’estructura de llista per a les enumeracions.
- Recordar que la negreta té significat; és un recurs semàntic.
- Obviar les repeticions: no duplicar idees ni ser reiteratius.
- Optar preferentment per frases afirmatives, que incideixen en els aspectes agradables.
- Limitar les construccions passives, que generen estructures més feixugues.
- Usar els gerundis correctament: prescindir dels de posterioritat i els especificatius.
- Minimitzar les nominalitzacions i els possessius innecessaris.
- Ometre verbs buits: procedir, efectuar, permetre, etc.
- Estructurar les idees amb connectors diferents i adequats.
- Fer un bon ús dels signes de puntuació i, en tot cas, no posar coma entre subjecte i predicat.
- Evitar els arcaismes i les expressions enrevessades, que entorpeixen la comprensió.
- Prioritzar les solucions més naturals i habituals, que són les que tothom entén.
- Esquivar els mots crossa o comodins: cosa, tema, qüestió, aspecte, problema, etc.
- Emprar els mots amb precisió per evitar ambigüitats.
- Recórrer a la terminologia adequada, que garanteix la univocitat.
- Eludir les interferències de l’anglès, que empobreixen l’expressió i limiten la fluïdesa del missatge.
- Conèixer les estratègies per fer un ús no sexista de la llengua.
- Reduir l’ús d’abreviacions als casos clars de manca d’espai.
- Triar un bon disseny del document, ajustat al tipus de text, i un format accessible i usable.
Pel que fa als tractaments personals, cal tenir en compte que la primera persona del singular (jo) per a l’emissor permet un discurs molt directe i la segona del plural (nosaltres) és més aglutinadora. La segona del singular (tu) per al destinatari és habitual en els correus menys formals en què els interlocutors es coneixen. La fórmula més neutra és, però, el tractament de vós, especialment en comunicacions de caràcter marcadament institucional.
En relació amb els aspectes gràfics, hi ha consideracions sobre format i tipus de lletra que contribueixen a la llegibilitat i la bona interpretació del missatge. Un bon ús de les majúscules i minúscules, la negreta o les emoticones, per exemple, afavoreix una bona predisposició del lector davant el correu.
A més a més, cal tenir en compte altres aspectes relacionats amb la cortesia que afavoreixen l’eficàcia comunicativa del missatge:
- Respectar totes les idees i opinions, i no imposar les pròpies.
- Fer servir un to amable i expressar-se amb naturalitat.
- Ser educats i saber comunicar el malestar sense ofendre.
- Evitar fer servir insults o atacs personals.
- Ser flexibles en la interpretació dels missatges.
- Empatitzar: posar-se al lloc dels lectors i pensar com els agradaria rebre la informació.
Universitat de Barcelona. Serveis Lingüístics
Darrera actualització: 24-10-2023
Citació recomanada:
«Cos» [en línia]. A: Llibre d’estil de la Universitat de Barcelona. Barcelona: Universitat de Barcelona. Serveis Lingüístics. <https://www.ub.edu/llibre-estil/criteri.php?id=2782> [consulta: 21 novembre 2024].
