Els noms i cognoms de cada persona s’han de consignar, preferentment, en forma de llista, sense precedir-se de tractament ni protocol·lari ni de cortesia i, si és pertinent, seguits del càrrec pel qual han estat convocades (especialment en el cas de les persones convidades esporàdicament a una reunió). La indicació del càrrec de president i secretari de l’òrgan que es reuneix és obligatòria.