Els mots instància i sol·licitud són sinònims, però és preferible el segon, ja que és el que s’utilitza sistemàticament a la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques.
La sol·licitud es pot substituir per una petició escrita o per una carta quan la matèria de què es parla no és reglada, és a dir, quan no hi ha cap disposició administrativa, decret o convocatòria pública que estableixin la presentació d’una sol·licitud. En la petició solament cal indicar el nom i els cognoms, el domicili i la signatura de la persona interessada, i concretar el que es demana.
Cal utilitzar l’ofici de caràcter intern quan el procediment administratiu l’inicia un òrgan o una unitat de la mateixa Administració.
La sol·licitud no s’ha d’adreçar a una persona concreta, perquè no és un document nominal. Cal adreçar-la a la institució, la unitat o l’òrgan que l’ha d’atendre o tramitar.
El nom i els cognoms de la persona interessada no han d’anar precedits d’articles personals (en o na). Si no es disposa d’un imprès de sol·licitud, les dades personals es poden redactar en un únic paràgraf que, opcionalment, pot estar precedit per les formes El sotasignat o La sotasignada. Cal evitar la traducció literal de l’expressió castellana provisto de (amb què s’introdueix en número del DNI), i utilitzar les formes amb el o bé que tinc el.
El sotasignat, Gerard Rovira Tena, amb el DNI núm. 35426837-J, [...]
Marta Ponce Duran, que tinc el DNI núm. 38035745-M, [...]
En referir-se a l’emissor, cal substituir les formes verbals de 3a persona per les de 1a persona: exposo, sol·licito.
Els tractaments protocol·laris i les formes servils, com ara suplico, prego, imploro, són impropis d’una sol·licitud. Aquest document, d’altra banda, tampoc no té fórmules de salutació i comiat.