Normativa d'ús del correu electrònic corporatiu i enviament autòmatic de correus a la UB

1. Tipus de comptes de correu

1. Els comptes de correu electrònic personalitzats, que estan vinculats a una persona física, això és, que l’adreça electrònica conté el nom i/o cognom de l’usuari, té consideració de compte i correspondència semi privada. L'ús d'aquests comptes per a activitats no relacionades amb la gestió, aprenentatge, docència i recerca de la Universitat de Barcelona, no han d'interferir amb aquestes finalitats i s'ha de fer un ús responsable i de bona fe.
2. Els comptes de correu electrònics orgànics o funcionals, són els que l’adreça està associada a una unitat administrativa, funció, esdeveniment, congrés, revista, etc. No tenen la consideració de correspondència privada i poden ser redirigit a altra bústia de correu a petició del responsable del compte funcional o orgànic. Aquestes adreces de correu electrònic poden ser difoses amb l’advertència explícita de què no seran utilitzades per a l'enviament de missatges que tinguin altres finalitats que no siguin les de gestió, aprenentatge, docència i recerca.

2. Creació de comptes de correu

Els comptes de correu electrònic de la Universitat són creats depenent del seu titular de forma automàtica o a petició de l’interessat:

1. Comptes automàtics:
1. Comptes personalitzats: són creats en el moment que una persona formalitza l’anomenament com a funcionari, el contracte com a treballador, i/o la matrícula com a estudiant.
2. Comptes orgànics: són creats per a totes les unitats orgàniques donades d’alta al Registre de la Secretaria General i per als càrrecs electes de la UB.
2. Comptes a petició:
   1. Comptes personalitzats per al personal extern: estan adreçades aquelles persones que tenen una vinculació amb la UB i necessiten l’ús del correu electrònic. L’Àrea TIC de la UB ha establert el procediment per tal de sol·licitar-lo, que necessàriament ha d'estar recolzat pel cap de departament, unitat, grup de treball, etc., que és qui ha de valorar la necessitat d’emprar aquesta eina i qui certifica la vinculació a la UB.
   2. Comptes funcionals. Són creats a petició d’un responsable de la UB per a un esdeveniment, grup de treball, etc. L’Àrea TIC de la UB ha establert el procediment de sol·licitud "Adreça de correu corporativa funcional".

3. Mida de l'adreça electrònica

La llargada màxima del nom de l'adreça electrònica (part esquerra de l'arrova) serà de 20 caràcters.

4. Accés al correu electrònic

L’accés al correu electrònic de la Universitat de Barcelona es fa mitjançant identificador i contrasenya, els quals són personals i intransferibles de cada usuari, i hi ha el deure de mantenir-los en secret.

Aquest identificador i contrasenya són els mateixos que els emprats per accedir a la Intranet UB i són d’aplicació la normativa d’ús de la xarxa UB y la política de contrasenyes.

5. Condicions, bones pràctiques i prohibicions en l'ús del servei de correu electrònic i enviament automàtic de correus

a) La Universitat de Barcelona no es fa responsable dels talls del servei de correu, així com tampoc en el cas que una tercera persona, vulnerant la seguretat, pugui accedir als correus dels nostres usuaris o faci servir els comptes per l'enviament de programari maliciós.

b) Els usuaris de correu electrònic de la UB són completament responsables de totes les activitats realitzades amb els seus comptes de correu.

c) Els usuaris de correu electrònic estan obligats a fer un bon ús d’aquesta  eina. Són pràctiques de bon ús les següents:

•  Llegir periòdicament la bústia d’entrada
•  Revisar les bústies, esborrant correus que no són útils, per tal de no exhaurir la capacitat de l’espai en disc assignat a aquest recurs.
• Fer ús de l'opció de resposta automàtica, quan l’usuari prevegi  no poder llegir el correu durant un interval de temps llarg.
•  Avisar de qualsevol incidència que pugui afectar el normal funcionament del servei de correu electrònic, sobretot de correus amb virus, però sense reenviar-los.
•  No executar cap fitxer descarregat des d'Internet o rebut per correu electrònic o altres mitjans no confiables.
• Si s’escau l’enviament d’informació sensible o de dades de caràcter personal fer-lo amb missatges xifrats.
•  No introduir dades personals en pàgines web que ens han estat remet per correu electrònic.
• Abans d’enviar un correu, revisar l’adreça del destinatari, per evitar l’enviament de dades confidencials a altres persones per error.
• Si s’ha de reenviar un correu electrònic, esborrar les adreces que puguin aparèixer en el nou correu reenviat.
• No respondre i ni tan sols llegir els correus de dubtosa procedència
• Si s’accedeix al correu via web, s’ha de:


1 Tenir els navegadors permanentment actualitzats en la seva darrera versió
2 Desactivar l’opció de recordar contrasenya
3 Esborrar del navegador: històric de navegació, descàrregues, formularis, caché, cookies, contrasenyes, sessions autenticades, etc.

d) Els continguts dels missatges electrònics no poden ser contraris a les disposicions legals i han de mantenir el respecte als drets fonamentals de les persones.

e) Per política d'imatge, la Universitat de Barcelona ha decidit incloure un disclaimer o peu de correu a qualsevol missatge enviat fora de la Institució.

f) Queda expressament prohibit:

• L’enviament mitjançant el correu electrònic de tota publicitat o de qualsevol tipus d’avís comercial no sol·licitat prèviament pel destinatari.

• L’enviament mitjançant el correu electrònic de tota cadena de correus, fer ofertes fraudulentes de compra o venda, així com conduir qualsevol tipus de frau financer com són les cartes en cadena, piràmides, phishing, o enviar correu electrònic sol·licitant donacions caritatives, peticions de signatures o qualsevol material relacionat.

• Oferir serveis que, de manera directa o indirecta, facilitin la proliferació de spam o correu electrònic massiu no sol·licitat.

• La utilització de servidors de correu que no siguin de la UB per a emetre correus electrònics amb identificació de dominis de la Universitat de Barcelona.

• Fer servir un servidor de correu per a transmetre correu sense el permís exprés del lloc (relaying). S’entén com a relaying, l’acció d’utilitzar un servidor com a mitjà de difusió de correu electrònic, on el remitent o el destinatari no són usuaris del dit servidor.

• L’enviament  de contingut il·legal per naturalesa, això és, tot el que constitueixi complicitat amb  fets delictius, per exemple, apologia del terrorisme, pornografia infantil, amenaces, estafes, programari malintencionat en general, etc.

• L’enviament de missatges, massius o no,  que comprometin la imatge, l’honor o la intimitat de la UB o d’alguns dels seus membres.

• L’enviament d’un nombre significatiu de missatges per segons que tingui l’objectiu de dificultar o paralitzar el servei de correu electrònic per saturació de la xarxa, de la capacitat de la CPU o de qualsevol  dispositiu.

• La falsificació d’encapçalaments de correus electrònics, la utilització de noms de dominis que no siguin vàlids o inexistents, o altres formes enganyoses d’enviar correu electrònic.

• La suplantació d’altra persona o el seu intent mitjançant la utilització d’encapçalaments falsificats o altra informació personal.

•  Facilitar o oferir les credencials del compte de correu (identificador i contrasenya)  a terceres persones.

6. Responsabilitat dels administradors del correu electrònic de la UB

1. El correu electrònic és inviolable i ningú no podrà accedir-ne als continguts. Els administradors del correu electrònic de la Universitat de Barcelona no podran, sota cap circumstància, llegir, copiar, esborrar, retenir, desviar, divulgar o alterar cap missatge/correu que no estigui dirigit específicament a la seva adreça electrònica, sense el  consentiment exprés de l’usuari destinatari d’aquest correu.
2. El secret  de les comunicacions protegeix també la identitat dels emissors i destinataris del correu. Per tant, el  personal de l’Àrea TIC que per qualsevol raó accedeixi a informació tècnica que pugui identificar als usuaris està obligat al deure de secret i confidencialitat.
3. Els Administradors del servei de correu electrònic de la Universitat de Barcelona han de copiar els correus electrònics amb l’únic fi de recolzament o còpia de seguretat. El contingut d’aquests correus no podrà ser conegut per cap persona a excepció de l’usuari al qual va ser enviat (destinatari), amb l’excepció dels casos especificats més endavant.

7. Casos excepcionals d'accés al correu electrònic d'un usuari

La Universitat podrà accedir al contingut dels correus electrònics dels seus usuaris solament en els següents casos excepcionals:

1. Per ordre judicial.
2. Per traspàs. En el cas de traspàs d’un usuari, el Cap de Departament o Servei adreçarà una petició per escrit al director de l’Àrea TIC demanant poder accedir a les bústies de correu, indicant la persona autoritzada a tal fi.
3. Per   expressa voluntat de la persona destinatària o remitent, amb una autorització per escrit.
4. En els comptes orgànics o funcionals, amb autorització de la persona responsable d’aquest compte.

8. Cancel·lació de comptes de correu i enviament automàtic de correus

Es procedirà a la cancel·lació dels comptes de correu en els següents casos:

1. Quan la persona a qui va ser concedit el compte hagi finalitzat la seva vinculació amb la UB o cesi en la funció si va ser el motiu de la concessió.
2. En el cas de comptes de correu personals per traspàs del seu titular.
3. Per caducitat dels comptes de correu funcionals que serà de 5 anys i no s’hagi sol·licitat la seva renovació.
4. Per sol·licitud del responsable del compte, sempre i quan aquest fet no afecti el normal funcionament de la UB.
5. Per decisió de les autoritats de la UB per la comissió d’una infracció en l’ús del correu electrònic i enviament automàtic de correus.

9. Incompliment de la normativa

Tots els usuaris de la UB estan obligats a complir el prescrit en la present normativa d'ús.

En el cas que un usuari no observi algun dels preceptes assenyalats en la present normativa d'ús, sense perjudici de les accions disciplinàries, administratives i penals que procedeixin i, si escau, les responsabilitats legals corresponents, es podrà acordar la suspensió temporal o definitiva de l'ús dels recursos informàtics assignats a tal usuari o servei/unitat.