Instrucció 1/2015 sobre la Digitalització per a l'Eliminació de Documentació en Suport Paper

La digitalització de documentació administrativa per a l'eliminació del suport paper és un procediment regulat per llei i només es podrà dur a terme en casos molt concrets i sempre sota la supervisió de l'Oficina d'Administració Electrònica i Gestió Documental (OAEIGD)

La digitalització segura és el procés de captura d'informació d'un document en suport paper per transmetre-la a un suport digital. Aquest procés incorpora un seguit de mesures de seguretat i legalitat que garanteixen que el document electrònic resultant correspongui idènticament al material original capturat i que pugui ser tractat com a còpia autèntica amb les conseqüencies previstes per la Llei 30/1992 i la Llei 11/2007. De la mateixa manera, l'Ordre 01/2010 de la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD), estableix uns criteris molt estrictes per dur a terme aquesta digitalització.

El procès de digitalització haurà d'assegurar:

• La identificació individual del document digitalitzat i la seva vinculació al context de creació i ús mitjançant metadades. En particular, les metadades relacionades amb el document digitalitzat s'hauran de mantenir en el sistema de gestió documental d'acord amb els estàndards establerts per la Universitat (ordre 01/2010 CNAATD).
• L'autenticitat i el valor probatori ple del document sobre els fets o actes que documenti, equivalent al document original, ja que esdevé una còpia autèntica (article 38, Reglament d'ús dels mitjans electrònics en l'àmbit de la Universitat de Barcelona)
• La fiabilitat del document digitalitzat com a evidència electrònica de l'activitat o procediment, així com les condicions de recuperació i conservació (article 21 RD 4/2010 ENI)
• L'autenticitat del document digitalitzat mitjançant les mesures de seguretat necessàries (RD 3/2010 ENS i article 22 RD 4/2010 ENI)
• El compliment del procés de destrucció del document en suport paper segons els que estableixi la unitat responsable de l'eliminació a la Universitat de Barcelona, aplicant les resolucions i les taules d'avaluació documental elaborades per la Comissió Nacional d'Accés, Avaluació i Tria Documental, atenent a la legislació i normativa aplicable (Decret 13/2008 de 22 de gener, sobre accés, avaluació i selecció de documents)
• L'accés i conservació de tota còpia certificada dins del gestor documental institucional.

La responsabilitat de la custòdia de la documentació digitalitzada i del procés de digitalització certificada és de la Secretaria General, delegada a l'Oficina d'Administració Electrònica i Gestió Documental. En cas de voler iniciar un projecte d'aquestes característiques haurà de contactar amb la unitat.

La documentació de caràcter efímer, recollida a la Instrucció 01/2013 no està afectada de les restriccions de la 01/2015 ja que permet l'eliminació de documentació sense la supervisió de l'OAEiGD.

Es recorda en aquesta Instrucció que la Universitat disposa d'un sistema d'arxius on es pot transferir la documentació administrativa que ha acabat la seva tramitació.