1. Destinació

Els oficis de caràcter intern s’han d’adreçar al càrrec, no a la persona. Els càrrecs no van precedits del tractament protocol·lari corresponent.

La disposició de les dades del destinatari és la següent:

• nom i cognoms, precedits del tractament corresponent (Sr. o Sra.)
  
  
• C., Pl., Av., etc., núm. i pis
  
  
• codi postal i població.

Si es tracta d’un ofici de caràcter intern i sempre que s’adreci a un càrrec de l’Administració per les atribucions pròpies del càrrec que exerceix, sols es fa constar aquest càrrec (i el centre i/o l’edifici on té el despatx, si es vol), que pot indicar-se amb majúscules al peu del document:

CAP DEL SERVEI DE GESTIÓ ACADÈMICA

CAP DEL SERVEI DE PERSONAL. PAVELLÓ ROSA

2. Fórmula de salutació

Els oficis externs poden incloure una fórmula de salutació formal (Senyor, Senyora, seguides d’una coma), que se sol estalviar en els de caràcter intern.

3. Cos

En la redacció de l’ofici s’han de tenir en compte els aspectes que es descriuen a continuació.

L’ofici és un document monotemàtic.

La disposició del text ha de ser clara i concisa. Els paràgrafs han de ser breus i s’han de separar per un doble espai mecanogràfic. En els de caràcter intern la redacció és especialment concisa i impersonal.

Ordenació lògica del contingut:

• presentació de l’assumpte
  
  
• desenvolupament dels diversos fets, arguments, etc.
  
  
• conclusió: síntesi, petició, etc.

4. Fórmula de comiat

La fórmula de comiat és la següent:

• ofici intern: no se n’usa cap
  
  
• ofici extern: breu i formal (Atentament o Ben atentament, seguides d’una coma) o bé no se n’usa cap.

5. Signatura

La disposició dels diferents elements de la signatura és la següent:

• càrrec, precedit de l’article corresponent
  
  
• signatura
  
  
• nom i cognoms.

6. Datació

La datació del document es compon de:

• població, seguida d’una coma
  
  
• data (el dia del mes i l’any, en xifres; sense cap punt).

Barcelona, 29 de novembre de 1998
L’Hospitalet de Llobregat, 14 de maig de 1999

La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a.

7. Informacions addicionals

S’escriuen al peu de l’ofici. Les més habituals són les següents:

• postdata (PD) / post scriptum (PS)
  
  
• annexos
  
  
• referència (també es pot indicar sota de la capçalera impresa, alineada per la dreta del full)
  
  
• inicials de la persona que dicta o redacta l’ofici (en majúscula) i de la persona que l’escriu (en minúscula), separades per una barra (NSG/mpc).

En el cas que el paper imprès que s’utilitzi consti d’un apartat inicial per a la referència, no s’ha d’incloure aquí, sinó en aquell apartat del començament.