El format del text i el tipus de lletra transmeten part de la imatge de la institució i han de facilitar sempre la lectura del missatge. La tipografia ha de passar desapercebuda i no ha de restar importància al contingut; en tot cas, pot servir per ordenar i jerarquitzar la informació. En els correus institucionals, convé utilitzar la lletra Arial de 10 punts, que és la que estableix la normativa gràfica per als textos de la Universitat de Barcelona. En general, es correspon amb una lletra neutra de pal sec (sans serif) i de mida estàndard.

El color negre del text sobre fons blanc és el que resulta més fàcil de llegir. Quan es respon a un missatge, els clients de correu solen diferenciar la resposta del contingut original amb un altre color (sovint, malva) per ajudar a centrar l’atenció del lector. També destaquen automàticament les adreces web o les adreces electròniques que hi pugui haver (generalment de color blau i subratllat).




No hi ha cap raó per escriure tot el text d’un correu amb majúscules, ja que es percep com un recurs agressiu, com si en una comunicació oral s’estigués cridant tota l’estona. Les majúscules no fan ni més clar ni més contundent el missatge, sinó que en dificulten la lectura i transmeten enuig, tensió i imposició. Si se’n vol destacar algun element puntual i essencial (en cap cas, frases senceres), és preferible recórrer a la negreta.




Tampoc no és adequat l’ús d’emoticones, sobretot per als missatges més formals, que cerquen un to neutre i objectiu que defuig al màxim un excés d’expressivitat. Aquest recurs visual de caràcter universal, amb què es poden transmetre sentiments i emocions, és habitual, en canvi, en les converses més volàtils, com ara els xats o els WhatsApp, en comunicacions informals en què hi ha una gran confiança entre els interlocutors. Quan s’utilitzen en els contextos adequats i amb mesura, poden beneficiar la interpretació del missatge i humanitzen la comunicació electrònica.