Criteris lingüístics, bibliogràfics, d'estil i convencions

1. Destinació

Els oficis de caràcter intern s’han d’adreçar al càrrec, no a la persona. Els càrrecs no van precedits del tractament protocol·lari corresponent.

La disposició de les dades del destinatari és la següent:

nom i cognoms, precedits del tractament corresponent (Sr. o Sra.)
C., Pl., Av., etc., núm. i pis
codi postal i població.

Si es tracta d’un ofici de caràcter intern i sempre que s’adreci a un càrrec de l’Administració per les atribucions pròpies del càrrec que exerceix, sols es fa constar aquest càrrec (i el centre i/o l’edifici on té el despatx, si es vol), que pot indicar-se amb majúscules al peu del document:

CAP DEL SERVEI DE GESTIÓ ACADÈMICA

CAP DEL SERVEI DE PERSONAL. PAVELLÓ ROSA

2. Fórmula de salutació

Els oficis externs poden incloure una fórmula de salutació formal (Senyor, Senyora, seguides d’una coma), que se sol estalviar en els de caràcter intern.

3. Cos

En la redacció de l’ofici s’han de tenir en compte els aspectes que es descriuen a continuació.

L’ofici és un document monotemàtic.

La disposició del text ha de ser clara i concisa. Els paràgrafs han de ser breus i s’han de separar per un doble espai mecanogràfic. En els de caràcter intern la redacció és especialment concisa i impersonal.

Ordenació lògica del contingut:

presentació de l’assumpte
desenvolupament dels diversos fets, arguments, etc.
conclusió: síntesi, petició, etc.

4. Fórmula de comiat

La fórmula de comiat és la següent:

ofici intern: no se n’usa cap
ofici extern: breu i formal (Atentament o Ben atentament, seguides d’una coma) o bé no se n’usa cap.

5. Signatura

La disposició dels diferents elements de la signatura és la següent:

càrrec, precedit de l’article corresponent
signatura
nom i cognoms.

6. Datació

La datació del document es compon de:

població, seguida d’una coma
data (el dia del mes i l’any, en xifres; sense cap punt).

Barcelona, 29 de novembre de 1998
L’Hospitalet de Llobregat, 14 de maig de 1999

La població mai no ha d’anar precedida de la preposició a.

7. Informacions addicionals

S’escriuen al peu de l’ofici. Les més habituals són les següents:

postdata (PD) / post scriptum (PS)
annexos
referència (també es pot indicar sota de la capçalera impresa, alineada per la dreta del full)
inicials de la persona que dicta o redacta l’ofici (en majúscula) i de la persona que l’escriu (en minúscula), separades per una barra (NSG/mpc).

En el cas que el paper imprès que s’utilitzi consti d’un apartat inicial per a la referència, no s’ha d’incloure aquí, sinó en aquell apartat del començament.

Tractament personal

Emissor:

1a persona del singular (jo).
1a persona del plural (nosaltres), per a casos especials en què vulguem donar-li un caràcter de col·lectiu.

Receptor:

2a persona del plural (vós).

Remarques

Quan en els oficis de caràcter extern es fa menció de disposicions administratives, la primera vegada se n’ha d’indicar el número, la denominació i la data, sempre que tinguin el rang de llei. Pel que fa a la resta de disposicions, cal indicar les dades del document oficial en què s’han publicat.
Atès que es tracta d’un document de tràmit, convé evitar-hi les formes de tractament protocol·lari.
En els oficis externs, o bé s’estalvien les fórmules de comiat i de salutació o bé s’usen totes dues. No hi pot haver comiat si no hi ha salutació, com tampoc no hi pot haver salutació si no va acompanyada de la corresponent fórmula de comiat.
L’adjectiu adjunt/a/s/es s’utilitza generalment entre comes i ha d’estar en concordança amb la paraula a la qual es refereix.

Us trametem, adjunta, la documentació de què disposem.
El verb acompanyar és un verb transitiu que té el significat ‘adjuntar una cosa a una altra considerada com la principal’.

Acompanyem aquest ofici de la sol·licitud de la persona interessada.

Terminologia

adjuntar v tr

Fer que una persona o una cosa estigui o vagi adjunta a una altra.

Us adjunto els horaris dels cursos d’estiu.

annexar v tr

Adjuntar alguna cosa a una altra de manera que aquella depengui d’aquesta, li serveixi de complement.

Annexem els informes a l’acta de la reunió.

trametre v tr

Fer anar algú o alguna cosa a la seva destinació, enviar.

Us trameto la factura de la comanda.

Fraseologia