Versió per a imprimir
Dooley, Jackie M. [et al.] (2013). Survey of Special Collections and Archives in the United Kingdom and Ireland. Dublin, OH: OCLC Research, 2013. <http://www.oclc.org/research/publications/library/2013/2013-01r.html?utm_source=WhatCountsEmail&utm_medium=OCLC%20Abstracts%20Test%20Group%203&utm_campaign=OCLC%20Abstracts>. [Consulta: 2 juliol 2013].
L'any 2009, Jackie M. Dooleey1, per encàrrec de l'OCLC, emprèn l'obra2 pionera d'avaluar l'estat de les col·leccions especials als Estats Units i al Canadà. L'any 2012, adaptant al context europeu aquest informe i juntament amb la col·laboració de la RLUK3 (Research Libraries United Kingdom), elabora Survey of special collections and archives in the United Kigndom and Ireland.
Dins del Pla Estratègic 2011-2014, The power of knowledge : RLUK Srategic Plan 2011-20144, la RLUK es marca l'objectiu d'identificar les oportunitats per potenciar al màxim les col·leccions especials per a la recerca, la docència i la comunitat i elabora l'informe Promoting unique and distinctive collections5. S'adquireix el compromís de "demostrar el valor de les col·leccions a la Universitat en els moments difícils, la necessitat de millorar el compromís amb la recerca i l'aprenentatge dins del programa acadèmic i complir amb la responsabilitat social de la biblioteca, tant dins de la comunitat universitària com a la societat en general".
A partir d'aquesta proposta de donar una major rellevància a les col·leccions especials, es fan evidents algunes constatacions com són: el qüestionament continuat sobre quina és la prioritat que és dóna a aquests tipus de material, la necessitat d'un reciclatge ràpid pel que fa al tractament i a la preservació, la no visibilitat en els catàlegs en línia o la gairebé nul·la gestió pel que fa al material nascut digital.
La RLUK entén per "col·lecció especial" aquella biblioteca o material d'arxiu en qualsevol format (manuscrits, fotografies, arxius institucionals, etc) que es caracteritzi pel seu valor històric o monetari, format físic, singularitat o raresa, i/o un compromís institucional per a la conservació a llarg termini i l'accés. En general es troba en una unitat separada amb seguretat especialitzada, i els serveis a l'usuari i la circulació dels materials en general és restringida.
Partint d'aquesta definició, Survey of special collections es marca els següents objectius:
- • Desenvolupar un perfil de les pràctiques més habituals sobre les col·leccions especials al Regne Unit i a Irlanda.
- • Utilitzar l'enquesta dels Estats Units i Canadà de 2010 com a base.
- • Preparar recomanacions sobre les col·leccions especials que permetin un canvi de visió al Regne Unit i a Irlanda.
- • Contribuir a crear una base de dades que permetrà a la RLUK tenir un mapa real d'aquest tipus de col·leccions.
L'enquesta es divideix en diverses seccions en les quals es pregunta als centres que hi participen sobre la biblioteca en general, les col·leccions especials, l'atenció a l'usuari, la catalogació i les metadades utilitzades, el material d'arxiu, la digitalització, els fons d'origen digital, la dotació de personal i els problemes més complexos que se'ls hi presenten.
Els països que participen en l'estudi són Anglaterra, Irlanda i Irlanda del nord, Escòcia i Gal·les, i el total de les biblioteques amb col·leccions especials seleccionades és de 122, de les quals en responen 82, el que suposa un 67% del global. Per afiliació, el 72% són institucions públiques, un 20% institucions privades i un 3% òrgans estatuaris. Per tipus d'institució, hi ha 41 universitats, 9 biblioteques de recerca independents, 5 museus, 5 biblioteques públiques, 5 reials acadèmies, 4 biblioteques nacionals, 4 societats científiques, 4 institucions eclesiàstiques, 2 col·legis, 2 conservatoris i 1 jardí botànic nacional.
Un cop processades totes les respostes de l'enquesta, s'elabora aquest Survey que presenta un resum analític de tots els centres participants, amb un conjunt complet de dades i taules, i se'n deriven una sèrie de conclusions.
Pel que fa als serveis externs i als usuaris, els enquestats no poden determinar la tipologia d'usuari sol·licitant si bé coincideixen en que la consulta d'aquest tipus de material ha augmentat durant l'última dècada. Afirmen que les polítiques de serveis a l'usuari han evolucionat en positiu i en la majoria de centres es permesa la utilització de càmeres digitals o bé es fan reproduccions per encàrrec. Finalment assenyalen que caldria trobar noves vies de difusió d'aquest tipus de material i formar el personal que hi treballa en noves tasques.
En quant a la dotació del personal, es fa palesa la necessitat de professionals qualificats amb una formació adequada per poder complir amb les necessitats de la institució respecte al tractament i la difusió d'aquest tipus de material. Ha augmentat el nombre de personal de suport però també hi ha molta gent que treballa en aquestes seccions que està pròxima a la jubilació.
Sobre l'estat en el qual es troben aquestes col·leccions, tots coincideixen en que l'espai on s'ubiquen és insuficient i poc adaptat i que una gran quantitat està pendent de revisió, classificació i catalogació.
El material nascut digital és el gran escull de totes les biblioteques amb col·leccions especials per tres motius principals: la manca d'infraestructura bàsica per conservar-lo, la manca de finançament, i la manca d'experiència en la gestió i la planificació i, la invisibilitat pel que fa a la difusió.
En quant a la digitalització d'aquestes col·leccions, la majoria de les biblioteques i arxius enquestats disposen d'un protocol de treball i de la infraestructura necessària per dur-lo a terme. En alguns casos fins i tot s'han pogut elaborar projectes de digitalització a gran escala i contractar els serveis d'empreses externes especialitzades.
Pel que fa al processament d'aquest tipus de material, gairebé tots els centres disposen d'instruments de descripció, cataloguen els seus fons i estableixen metadades, si bé el gran volum de les col·leccions especials obliga a un nivell mínim de tècniques identificatives i d'inventari, per comptes de descripcions acurades. El problema és que molts d'aquests recursos no són accessibles en línia i només s'utilitzen per a ús intern. La incorporació al catàleg de les col·leccions especials varia en funció del tipus de material. Podem localitzar un major nombre de documentació d'arxiu o de mapes, en detriment del material audiovisual.
Finalment, tots constaten la problemàtica de conservació i preservació que pateix aquest material. La diversitat de formats i de suports, les dimensions, la despesa extraordinària i altres especificitats dificulten una custòdia adequada en caixes i espais que compleixin les condicions òptimes que requereixen les col·leccions especials.
A partir de les dades de l'enquesta, els autors d'aquest informe assenyalen una sèrie de recomanacions que fan públiques en el Simposi de la Universitat d'Aberdeen, el 29 de març de 20126.
- Dotació de personal. Es fan necessàries noves habilitats i coneixements per part dels professionals i el desenvolupament d'un pla de formació.
- Finançament extern. S'ha d'establir un protocol per formalitzar la sol·licitud d'ajuts econòmics que permeti la digitalització de les col·leccions especials.
- Serveis a l'usuari. Cal desenvolupar un conjunt d'eines de difusió i establir un model de preus i polítiques comuns per a totes les biblioteques
- Material d'origen digital. Establir les bases per a la gestió d'aquest material
- Digitalització. Desenvolupar una estratègia a nivell nacional per completar la digitalització d'aquest material i potenciar models rendibles de digitalització a gran escala
- Catalogació. Reconvertir tecnològicament els catàlegs i les eines de descripció tradicionals per tal que puguin ser consultables en xarxa.
- Mètrica. Definir una metodologia de treball per poder desenvolupar anàlisis estadístiques.
- Desenvolupament de la col·lecció. Implementar protocols de col·laboració a nivell local i nacional per ampliar el contingut d'aquestes col·leccions.
- Catalogació i metadades. Establir sinèrgies i col·laborar per compartir experiències, informació i metadades.
- Conservació. Definir les prioritats bàsiques per a la conservació d'aquest tipus de material.
- Construir comunitat. L'objectiu principal d'aquesta enquesta resideix en fonamentar relacions productives a través de la diversitat.
El Survey of special collections and archives in the United Kingdom and Ireland proporciona a les institucions i al personal que hi treballa la inspiració necessària per començar a treballar cap a les bases per a la transformació tan necessària d'aquest tipus de material. Col·leccions i arxius especials juguen un paper clau en el futur de les biblioteques de recerca. Aquest és un desafiament significatiu per a les institucions que vulguin aprofitar aquest valor i posar a disposició de la comunitat científica el potencial d'aquests fons únics per donar suport a la investigació, l'ensenyament i la participació comunitària.
En conjunt, els resultats de l'enquesta publicats en aquest informe estableixen les bases per a la comparació de les pràctiques als Estats Units i al Canadà amb les del Regne Unit i Irlanda, i poden ajudar a aplanar el camí cap a activitats conjuntes per a la construcció de fortaleses i de planificacions.
