Gestors bibliogràfics: Mendeley, Zotero i Docear

Si esteu llegint aquest post, potser teniu la necessitat de trobar solucions més avançades per la gestió de les vostres referències bibliogràfiques o potser esteu motivats amb les possibilitats que us vau trobar al Word.

Què puc fer amb un gestor bibliogràfic?

A més del que permet el Word, l’ús de gestors bibliogràfics us permetrà:

• Trobar literatura relacionada amb la vostra recerca
• Crear registres bibliogràfics automàticament i fer ús d’ells en el vostre processador de text
• Adjuntar i gestionar PDFs i referències bibliogràfiques
• Comentar i ressaltar les idees importants del teus PDFs
• Sincronització de les bases de dades bibliogràfiques amb el núvol i diversos equips
• Compartir bibliografia i treballar en grup
• Elaborar mapes conceptuals de les vostres notes i PDFs, per tenir ajut a l’hora d’escriure.
   

Fent una petita cerca vaig veure que les comparacions que fan els desenvolupadors dels diferents gestors estan una mica esbiaixades, com passa amb la comparativa que fa Mendeley al seu portal. Tot i això vaig trobar que l’equip de Docear ofereix una comparativa basada en criteris un pèl més objectius, com a mínim no surten guanyadors en totes les categories que proposen i semblen molt oberts a les crítiques i aportacions dels usuaris. Així doncs, faré servir la comparació que proposen els desenvolupadors de Docear com una guia general.

Abans de continuar he d’afegir que, des del CRAI de la Universitat de Barcelona ens ofereixen un accés institucional a Mendeley. Aquest accés té l’avantatge que podem gaudir d’una versió superior a la versió gratuïta. Tenim 5 GB d’espai a la nostra biblioteca personal (en lloc de 2GB), 20GB d’emmagatzematge per grups d’investigació, un nombre il·limitat de grups públics i privats no majors de 25 persones, i recomanacions d’articles basades en la vostra biblioteca per la versió d’escriptori. Però, també heu de saber que hi ha gestors gratuïts i de codi obert que permeten portar la gestió de les teves referències i documents més enllà de la vostra vinculació com usuaris de la Universitat.

A continuació trobareu una comparació de Mendeley, Zotero y Docear. Les categories a comparar són: els seus sistemes operatius, enfocament per l’administració de la informació, costos i sostenibilitat, possibilitats per la gestió de referències i serveis de xarxa social i treball en equip.

La interfície de tres seccions de Docear és una mica enrevessada ja que el seu enfoc és una mica diferent, hi ha una quarta secció en la qual teniu la possibilitat de veure les vostres categories, anotacions i documents en una sola finestra en forma de mapes conceptuals.

Tags [Marcadors] o atributs?

Mendeley i Zotero et donen la possibilitat de posar etiquetes per organitzar els teus documents, aquesta funció pot ser molt útil a l’hora de cercar documents amb temàtiques o aproximacions semblants.

Per contra, Docear ofereix la possibilitat de crear atributs, aquesta eina, a diferència de les etiquetes que són mono-dimensionals, permeten particularitzar les diferències entre documents que tenen una mateixa etiqueta amb dos dimensions. Per exemple, si teniu en una categoria estudis sobre l’impacte ambiental del les ciutats i els estudis han fet servir diferents tipus de metodologies podeu agrupar per “Impacte_ambiental_urbà” i els diferents tipus de mostres: “Imapacte_ambiental_urbà:Mostre_10”, així teniu tots els documents de impacte ambiental agrupats i definits pels diferents criteris de mètode. Amb aquest sistema també podeu crear etiquetes.

A l’hora de cercar, amb tots els gestors teniu opcions de filtres per autor, títol, any, etc.

Gestió de referències

Les funcions bàsiques de l’administració de referències són ofertes pels tres gestors. A més a més Docear us ofereix algunes capacitats millorades, com donar format als texts, canviar els colors de les categories, afegir-hi icones i links entre els documents, entre d’altres.

Zotero y Mendeley tenen un plugin per importar referències de fonts externes com el Google Shoolar o el CRAI de la UB, que són molt útils.

Administració d’arxius

Amb els tres gestors podeu arrossegar els vostres arxius de qualsevol tipus i crear una referència.

Integració del software amb els processadors de text  

Els tres gestors us ofereixen plugins per MS Word, però per LibreOffice i OpenOffice només conteu amb els plugins de Zotero i Mendeley. A més a més us trobareu que Docear no pot incrustar cites en les notes a peu de pàgina.

Si treballeu amb LaTex Docear sembla ser una millor opció, ja que treballa per defecte amb BibTex, amb Mendely podeu exportar en aquest format i aquest arxiu s’actualitzarà automàticament, però no evitareu errors com la duplicació de registres.

Administració de PDFs

La majoria dels gestors ofereixen extracció automàtica de metadades, nomenament automàtic, sincronització de carpetes al ordinador amb els gestors, visualització dels vostres PDFs o fer anotacions.

L’extracció de metadades evita agregar les dades bibliogràfiques manualment. Mendeley ho fa automàticament per tots els teus PDFs, per contre amb Docear i Zotero haureu de anar-ho fent un per un. El nomenament automàtic de PDFs sembla que és millor amb Mendeley. Zotero ho fa quan importes la informació d’una web amb el seu plugin i amb Docear s’ha de fer manualment. La cerca de text complerta als PDFs només la ofereixen Zotero i Mendeley.

Respecte al visor de PDF, Mendeley ofereix el seu, que és molt bàsic. Zotero i Docear treballen amb visors externs. La diferència és que podeu treballar amb el gestor i el PDF a l’hora i a més, teniu totes les funcions del PDF viewer.

La creació d’anotacions i la seva integració en els vostres gestors les trobareu en Mendely i Docear. Mendeley t’ensenya aquestes notes a la seva interfície i també podeu descarregar-les com PDF, però res comparat amb Docear. Docear ofereix molt control sobre les vostres notes i subratllats, aquest pot ser sigui el seu punt més fort, podeu importar-los del vostre visor de PDF i organitzar-los en referència als vostres PDF o categories sense perdre l’accés directe al document d’origen. Amb Zotero heu d’instal·lar el plugin Zotfile per tenir alguna cosa semblant a Mendeley, però és clar que el seu servei és inferior.

Administració de notes, tasques i informació

Amb Zotero i Docear podeu també prendre notes independents, per gestionar el vostre temps, idees o compromisos acadèmics. En ambdós casos podeu relacionar aquestes notes independents amb els vostres registres bibliogràfics o categories, però amb Docear teniu opcions d’afegir-hi calendaris i ubicacions que poden ser molt útils.

Ajut per esquematitzar i escriure el teus documents

Només Docear ofereix la possibilitat de crear mapes mentals amb l’esquema del document que vols escriure, on pots afegir PDFs, notes de PDFs, subratllats de PDFs, imatges, links, etc.

Cost, apertura, gratuïtat y sostenibilitat

El tres gestors són d’ús gratuït, però també podeu accedir-hi a una versió de pagament de Zotero i Mendeley. Tot i això, en termes d’apertura y gratuïtat, Zotero i Docear són superiors que Mendeley. Aquest dos són de codi obert i no requereixen emmagatzematge al núvol.

A l’hora d’exportar els teus arxius teniu que, Docear permet emmagatzemar en arxius de text (BibTex i XML) que poden ser fàcilment llegits per qualsevol editor de text i les notes són emmagatzemades com arxius PDF. Zotero, fa servir SQLite, que requereix una mica més de coneixements, però les possibilitats de formats d’exportació són àmplies.

Per la seva part, Mendeley és el propietari del seu software, requereix enregistar-se i axò fa que tinguis que emmagatzemar els teus arxius al seu núvol, la qual cosa ja us condicionarà molt més d’entrada.  Si feu servir el visor de PDF de Mendely per prendre notes en el vostres PDFs, us trobareu que a l’hora de exportar-los a altres gestors tindreu dues opcions, exportar tot d’un cop com arxiu BibText i us quedeu sense notes, a més dels errors de duplicació dels registres que es produiran, o exportar un a un tots els vostres PDFs, per intentar salvar els vostres subratllats com i metges que després no podreu editar.

La sostenibilitat en el llarg termini fa referència a que si us decanteu per la carrera acadèmica, necessitareu un gestor en continua evolució. Zotero es propietat de George Mason University, però es enterament de codi obert i  té una gran comunitat darrera seu, la qual cosa fa pensar que els desenvolupaments no pararan.

D’altra banda, tot i que Docear també és de codi obert, el seu suport financer és menor que el de Zotero, per tant els seus canvis esdevenen molt més a poc a poc. A diferència del que passa amb Mendeley, propietat de Elsevier. Això us assegura els seus desenvolupaments futurs, tot i  que no serà de franc. Si comercialment Mendeley no funcionés, el seu futur donaria per moltes especulacions.

Suggeriments de bibliografia

Tant Mendeley com Docear us ofereixen recomanacions relacionades amb els vostres interessos de recerca i els documents emmagatzemats. Els suggeriments de Mendeley són disponibles a la versió de pagament, però la cerca de documents relacionats amb els de la teva base de dades funcionen amb la versió gratuïta. D’altra banda, les recomanacions que et fa Docear són de documents que podeu descarregar gratuïtament, el problema és que alguns URLs poden ser-hi inactius.

El catàleg de Mendeley envers el de Docear és molt més gran, però per tenir accés a aquest documents recordeu que heu de tenir accés a repositoris de pagament, com el que s’ofereix des del CRAI a través del Recercador+, ja que la majoria dels documents recomanats per Mendeley són de pagament. Si per contra no teniu aquest accés pot ser el catàleg de Docear sigui més útil.

Xarxa social i treball cooperatiu

Mendely ofereix funcions de xarxa social, podeu crear el vostre perfil, ensenyar les vostres publicacions, connectar amb altres investigadors i rebre actualitzacions de les seves publicacions. Zotero i Docear no ofereixen funcions de xarxa social. Si esteu interessats en aquest serveis de xarxa acadèmica, pot ser també us pot interessar: ReserchGate o academi.edu us poden donar molts mes serveis que Mendeley.

Zotero i Mendeley també us permeten tenir sincronitzats les vostres referències en diferents dispositius. Zotero us dona 300 MB d’espai en el seu núvol i Mendeley 2 GB, una vegada utilitzat aquest, si voleu més haureu de pagar. Docear no ofereix aquest servei.

Mendeley i Zotero també ofereixen funcions integrades per fer treball col·laboratiu. Podeu compartir documents i editar junts les dades bibliogràfiques, però cadascuna a la seva manera. Per col·laborar en equips més grans de 3 persones amb Mendely haureu de pagar en funció del tipus d’institució i el nombre de persones. Amb Zotero pagueu per l’espai que fareu servir i podeu treballar tants com vulgueu.

Docear no té aquestes avantatges, però com que emmagatzema les dades en arxius de text (BibTex i XML) o PDFs, podeu sincronitzar aquesta informació de forma molt senzilla per mig de serveis com Dropbox. També teniu un servei parcial de còpia de seguretat i control de versions totalment gratuït pels vostres mapes. La sincronització de Mendely i Zotero es podria fer servir per lo mateix, tot i que s’ha de fer abans que la sincronització es posi en marxa.

Conclusió

Com ja heu vist cap dels gestors analitzats aquí pot en portar-se la bandera del més complert. Personalment penso que per estudiants de grau, fins i tot de màster, el Mendeley pot ser una bona eina, però quan et decideixes pel doctorat i per fer carrera acadèmica, més val que les possibilitats que t'ofereixi el teu gestor no siguin dependents de la teva vinculació institucional. Sobretot si aquesta expira als 4 o 6 anys. Si la teva vinculació institucional és més estable, el mes còmode pot ser és el Mendeley.

Tot i això, fins fa poc a la Universitat de Barcelona fèiem servir RefWorks, potser demà el contracte amb Mendeley expira i la feina per migrar anys de referències emmagatzemades es pot tornar feixuga. Per contra confiar la teva base de dades bibliogràfiques a un desenvolupador com Docear que encara sembla que està prenent el vol, també és un gran acte de fe. No obstant això, personalment, crec que la seva proposta de gestió de PDF i anotacions és molt potent per l'organització i presentació de resultats de recerca.

Finalment amb Zotero crec que teniu un punt mig, una mica més confiable que Docear, amb les seves avantatges de software obert i gratuït, però sense el seu punt fort, els mapes conceptuals. Per altra banda tampoc arriba a ser tan pràctic com Mendeley, però no et limita a l'hora de migrar i compartir informació amb equips que facin servir altres tipus de gestors.

Fonts i webs d'interes

http://www.docear.org/2014/01/15/comprehensive-comparison-of-reference-managers-mendeley-vs-zotero-vs-docear/

http://www.docear.org/software/details/

https://www.mendeley.com/features/

https://www.zotero.org/support/

https://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_reference_management_software