Viatges
L'obligatorietat de tramitar les despeses de viatge a través del proveïdor homologat (Viatges El Corte Inglés) vincula totes les unitats de la Universitat de Barcelona.
PROCEDIMENT PER TRAMITAR VIATGES:
Assegurar-se que el projecte/ajut té un saldo suficient per poder assumir la despesa i que els responsables accepten el viatge que es vol programar.
Sol·licitar ofertes directament a l’agència de viatges (Viajes El Corte Inglés) telefònicament al 933 161 509, escrivint a ub@viajeseci.es o - quan estigui operativa – l’eina d’autoreserva.
Enviar per correu electrònic el pressupost juntament amb el formulari de viatges per agència SV/AG, a oficinarecerca.fgh@ub.edu. L'enviament d’aquest correu electrònic s'ha de fer en un horari que permeti tramitar-lo, sobretot en el cas de reserves el pressupost de les quals té termini de caducitat.
L'Oficina de Recerca tramitarà els documents comptables necessaris i avisarà la persona responsable del pressupost perquè el validi. Molt Important: si la persona responsable no aprova la despesa al SAP, el procés de reserva no progressa.
L’Oficina de Recerca enviarà a l’agència de viatges la confirmació de les reserves.
L’agència de viatges emet el bitllet i/o la reserva d'hotel i els envia a la persona sol·licitant de la reserva, també per correu electrònic, juntament amb la resta de dades i les informacions necessàries per al viatge ( itineraris, horaris. etc).
Un cop fet el viatge, si s’han generat despeses (taxis, peatges, taxa turística, etc), diferents de les tramitades per l’agència de les quals l'usuari vulgui rescabalar-se, haura de contactar obligatoriament amb l'Oficina de Recerca i lliurar el document SV/UB signat per la prsona interessada i amb els justificants originals i targes d'embarcament.
Si per motius justificats, el viatje no s'ha tramitat per l'agència de viatges homologada, la persona responsable del pressupost ha d'acompanyar al document SV/UB amb una memoria explicativa i els justificants que avalin el motius exposats.
Altra informació:
Comandes i factures
L'obligatorietat de tramitar les despeses amb una comanda vincula totes les unitats de la Universitat de Barcelona.
La compra de material d'escriptori, consumibles d'informàtica i paper s'ha de tramitar mitjançant pel mateix procediment, però amb proveïdors homologats:
PROCEDIMENT PER TRAMITAR COMANDES:
Assegurar-se que el projecte/ajut accepta la despesa i té un saldo suficient.
Sol·licitar les ofertes directament al proveïdor.
Enviar per correu electrònic el pressupost, juntament amb les condicions d'entrega del producte/servei i les dades del projecte/ajut que finança la despesa, a oficinarecerca.fgh@ub.edu.
L’Oficina de Recerca tramitarà els documents comptables necessaris i avisarà la persona responsable del pressupost perquè el validi. Molt Important: si la persona responsable no aprova la despesa al SAP el procés de comanda no progressa.
L’Oficina de Recerca enviarà la comanda al proveïdor.
El proveïdor entregarà el producte/servei.
Un cop el proveïdor us hagi entregat el producte/servei, haureu de fer arribar l'albarà d'entrega i la factura original a l'Oficina de Recercal.
