Els documents que reflecteixen l’activitat administrativa d’una institució deixen constància de les seves actuacions i serveixen com a mitjà de comunicació amb les persones administrades i altres administracions. Es poden classificar segons l’ús que se’n fa:

Documents de transmissióDocuments de transmissió

• Anunci
  
  
• Avís
  
  
• Carta
  
  
• Notificació
  
  
• Ofici
  
  
• Publicacions de la seu electrònica
  
  

Documents de convocatòriaDocuments de convocatòria

• Citació
  
  
• Convocatòria de reunió
  
  

Documents de constànciaDocuments de constància

• Acta de reunió
  
  
• Certificat
  
  
• Diligència
  
  

Documents de valoracióDocuments de valoració

• Informe
  
  

Documents de decisióDocuments de decisió

• Conveni
  
  
• Instrucció
  
  
• Resolució
  
  

Documents de peticióDocuments de petició

• Declaració jurada
  
  
• Petició
  
  
• Recurs
  
  
• Renúncia
  
  
• Sol·licitud
  
  

La renovació del llenguatge administratiu ve motivada principalment per la voluntat de racionalitzar, clarificar i actualitzar la documentació que generen les diferents administracions. Aquesta tendència intenta acostar cada cop més la llengua de les institucions a un llenguatge clar i planer.

Les característiques de l’estil administratiu català es poden resumir en els punts següents:

• El respecte a la tradició en l’àmbit administratiu i jurídic.
  
  
• L’objectivitat, fruit de l’interès per democratitzar les relacions de l’Administració i les persones administrades. Aquesta objectivitat s’aconsegueix amb un tractament igualitari i respectuós i es tradueix, per exemple, en la utilització generalitzada del tractament de vós.
  
  
• La claredat, concisió i senzillesa. S’ha d’evitar construir frases excessivament llargues o alterar l’ordre dels elements sense justificació. S’ha de tenir en compte, també, que frases poc puntuades dificulten la comprensió. Es pot dir que l’ús sistemàtic de la passiva o la repetició innecessària de determinades informacions són desaconsellables, mentre que desglossar les idees en diferents paràgrafs fa més assimilable la informació.
  
  
• La coherència i homogeneïtat. La coherència dins la producció de documentació administrativa s’aconsegueix, per exemple, amb l’ús sistemàtic de la primera personal de les formes verbals, amb la datació unificada de tots els documents, amb el seguiment d’uns criteris sistemàtics sobre ús de majúscules, amb la utilització d’abreviatures normalitzades, amb la disposició coherent de les dades en els impresos, etc.

La documentació administrativa requereix un alt grau de normalització tant pel que fa al disseny gràfic dels documents com als recursos lingüístics que s’hi utilitzen.

Els models de documents que es recullen s’han elaborat tenint en compte les normes internacionals, les de la comunitat lingüística i les d’ordre intern de la institució (com ara les relatives a la imatge corporativa).