Cessió temporal de béns mobles del patrimoni cultural de la Universitat de Barcelona a institucions externes o a tercers (A34-01)

  • Patrimoni
  • Procediment

Descripció:

Introducció

El patrimoni cultural moble de la Universitat de Barcelona (UB) s’agrupa, d'una banda, per l’específicament bibliogràfic i documental format pels fons patrimonials de l’Arxiu Històric i el fons bibliogràfic patrimonial de la UB gestionat pel CRAI, i per l’altra, per les col·leccions i fons no bibliogràfiques ni documentals.

L’objectiu d’aquest procediment és proporcionar pautes per tramitar la cessió temporal de béns mobles no documentals ni bibliogràfics de les col·leccions i fons del patrimoni cultural de la UB a institucions externes a la UB o a tercers, dins de l’Estat espanyol.

En el cas que els béns se cedeixin fora de l’Estat espanyol, es requereixen les autoritzacions legalment necessàries.

S’exclou d'aquest procediment el patrimoni cultural material moble documental i bibliogràfic de la UB que defineixen i gestionen l’Arxiu Històric i el Centre de Recursos per a l’Aprenentatge i la Investigació (CRAI).

Els béns mobles són objecte de cessió temporal per a usos expositius, majoritàriament, tot i que també ho poden ser per a altres finalitats, d’acord amb la missió i els objectius de la UB (docència, recerca i transferència de coneixement).

La cessió dels béns està subjecta a la seva viabilitat, és a dir, a les característiques específiques del bé, el seu estat de conservació i les circumstàncies que concorren en cada cas, que inicialment valora el responsable de gestió de la col·lecció o que es podran determinar normativament i de forma general, o per a béns concrets, en consideració a la seva especificitat.

Aquest procediment de cessió té per objecte els béns mobles esmentats en l'article 1 de la Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català i definits a l'article 18.2 (a excepció dels de la lletra h, que ja disposen de tractament específic per part dels seus responsables) de què disposa la UB:

a) Les col·leccions i els exemplars singulars de zoologia, botànica, mineralogia i anatomia i els objectes d'interès paleontològic.

b) Els béns que constitueixen punts de referència importants de la història.

c) El producte de les intervencions arqueològiques.

d) Els béns d’interès artístic.

e) El mobiliari, els instruments musicals, les inscripcions, les monedes i els segells gravats de més de cent anys d’antiguitat.

f) El patrimoni etnològic moble.

g) El patrimoni científic, tècnic i industrial moble.

h) El patrimoni documental i el patrimoni bibliogràfic.

 

El Vicerectorat competent en matèria de patrimoni és l’òrgan competent en matèria de política artística, cultural i patrimonial de la Universitat de Barcelona. Tenint en compte aquest marc competencial, el Vicerectorat té una implicació directa en la resolució dels expedients de cessió temporal dels béns mobles de la UB.

 

Unitat de referència


Patrimoni

 

Descripció del procediment

 

1. Consulta sobre la viabilitat de la cessió del bé

El responsable de la institució organitzadora o el tercer que sol·licita el bé moble de la UB (en endavant, el sol·licitant) contacta amb el responsable de gestió de la col·lecció de què forma part el bé sol·licitat, per demanar-li informació sobre la viabilitat de la cessió temporal d’aquest bé.

 

2. Informació sobre la viabilitat de la cessió 

El responsable de gestió de la col·lecció atén la petició del sol·licitant i valora si la cessió del bé moble objecte de la petició és viable o no.

  • Si la cessió no és viable, ho comunica per correu electrònic al sol·licitant i finalitza la tramitació.
     
  • Si la cessió és viable, ho comunica per correu electrònic al sol·licitant i li envia:
  • La sol·licitud de cessió amb les condicions de cessió, on ha d’indicar la valoració  econòmica actualitzada del bé (apartat 7). Per obtenir aquesta informació, el responsable de gestió de la col·lecció s’ha de posar en contacte amb Patrimoni per tal que la hi faciliti, i la comunica al sol·licitant.
  • La fitxa tècnica amb les dades del bé. En el cas que el bé no tingui fitxa tècnica, el responsable de gestió de la col·lecció ha d’emplenar la fitxa tècnica o facilitar les dades identificadores del bé al sol·licitant per tal que pugui emplenar l’apartat 3 de la sol·licitud de cessió. Així mateix, si escau, l’informa de les especificitats particulars del bé (condicions especials d’embalatge, transport, restauració, conservació, seguretat, etc.)

 

3. Sol·licitud de cessió del bé

El sol·licitant emplena i signa la  sol·licitud de cessió i hi adjunta la documentació que consideri necessària.

 

4. Presentació i registre de la sol·licitud de cessió

El sol·licitant presenta la sol·licitud de cessió i la documentació adjunta, si escau, a l'Oficina d'Assistència en Matèria de Registres (OAMR) o als punts d'assistència auxiliars en matèria de registre, o per qualsevol dels mitjans permesos per la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, com a mínim tres mesos abans de la data de la cessió o sis mesos en els casos en què el destí sigui fora de l’Estat espanyol.

L'OAMR o el punt d'assistència auxiliar en matèria de registre rep i registra d’entrada tota la documentació presentada pel sol·licitant i la tramet a Patrimoni.
 

  • Termini: 3 mesos, com a mínim, abans de la data de la cessió o 6 mesos en els casos en què el destí sigui fora de l'Estat  espanyol.

 

 

5. Recepció de la sol·licitud de cessió

Patrimoni rep la sol·licitud de cessió amb la documentació adjunta, si escau, i obre l’expedient corresponent.

A continuació tramet per correu electrònic la sol·licitud i la documentació adjunta al responsable de gestió de la col·lecció (vegeu el punt 7).

 

6. Tramesa de l’oferta de pòlissa d’assegurança

El sol·licitant envia a Patrimoni l’oferta de la pòlissa d’assegurança, en què la UB ha de ser la beneficiària i que ha d’assegurar el bé a tot risc i en la modalitat clau a clau (des de la sortida del bé fins a la tornada), en el termini màxim de tres setmanes des de la presentació de la sol·licitud al registre general de la UB.
 

  • Termini: 3 setmanes des de la presentació de la sol·licitud, com a màxim.

 

7. Valoració del responsable de gestió de la col·lecció i vistiplau del degà o degana o responsable de l'òrgan o unitat

El responsable de gestió de la col·lecció:

  1. Rep, per correu electrònic, la sol·licitud de cessió i la documentació adjunta, si n’hi ha, i valora la conveniència de la cessió.
  2. Emet l'informe de valoració, que pot ser favorable o desfavorable.
  3. Tramet l’informe i la resta de la documentació al degà o degana o al responsable de l'òrgan o unitat al qual està adscrit el bé, segons correspongui, per tal que hi doni el vistiplau, si escau.

El degà o degana o el responsable de l'òrgan o unitat, segons correspongui, retorna tota la documentació al responsable de gestió de la col·lecció.

 

8. Tramesa de la documentació a Patrimoni

El responsable de gestió de la col·lecció tramet la documentació original a Patrimoni.

 

9. Valoració de Patrimoni i vistiplau del gerent o gerenta

Patrimoni rep la documentació original i la valora. En el cas que detecti alguna incidència, contacta amb el sol·licitant per informar-lo de la incidència i perquè l’esmeni i es pugui continuar amb la valoració.

Patrimoni emet el seu informe, que pot ser favorable o desfavorable, i el tramet al gerent o gerenta juntament amb la resta de documentació de l’expedient, per tal que hi doni el vistiplau, si escau.

El gerent o gerenta retorna tota la documentació a Patrimoni.

 

10. Resolució del vicerector o vicerectora

Patrimoni proposa la resolució del vicerector competent en matèria de patrimoni (per delegació del rector), que pot ser favorable o desfavorable, i la fa arribar al vicerector o vicerectora, juntament amb tota la documentació de l’expedient, perquè la consideri i la signi.

El vicerector o vicerectora resol, per delegació del rector o rectora, i retorna tota la documentació a Patrimoni.

Patrimoni incorpora la documentació a l’expedient.

 

11. Comunicació de la resolució

Patrimoni comunica la resolució del vicerector o vicerectora, al degà o degana o al responsable de l'òrgan o unitat, al responsable de gestió de la col·lecció i al gerent o gerenta, perquè en tinguin coneixement.

 

12. Consignació de la cessió del bé a l'inventari de la col·lecció

El responsable de gestió de la col·lecció consigna la cessió del bé a l'inventari de la col·lecció, indicant-hi tota la informació necessària.

 

13. Notificació de la resolució

Patrimoni notifica al sol·licitant la resolució del vicerector o vicerectora:

  • Si la resolució és favorable, continua la tramitació.
     
  • Si la resolució és desfavorable, finalitza la tramitació.

 

14. Tramesa de la pòlissa d’assegurança

El sol·licitant, un cop rebuda la resolució favorable, formalitza la pòlissa d’assegurança, en la qual la UB ha de ser la beneficiària i que ha d’assegurar el bé a tot risc i en la modalitat clau a clau (des de la sortida del bé fins a la tornada), i la tramet a Patrimoni i al responsable de gestió de la col·lecció.

 

15. Acords per al lliurament del bé

El responsable de gestió de la col·lecció i el sol·licitant acorden la data, l’hora i el lloc per al lliurament del bé.

El sol·licitant designa l’empresa o persona acreditada per recollir el bé i ho comunica al responsable de gestió de la col·lecció

 

16. Lliurament del bé

El responsable de gestió de la col·lecció, en la data, l’hora i el lloc acordats per al lliurament del bé:

  • Verifica la identitat de l’empresa o persona acreditada per recollir el bé.
  • Comprova que disposa de la pòlissa d’assegurança contractada pel sol·licitant.
  • Emplena i signa, per duplicat, l'acta de lliurament, en la qual consten els béns mobles que se cedeixen.


L’empresa de transport o persona acreditada:

  • Prepara i embala el bé.
  • Signa, per duplicat, l’acta de lliurament.
  • Transporta el bé.

 

17. Tramesa de la documentació del lliurament

El responsable de gestió de la col·lecció tramet l’acta de lliurament original a Patrimoni perquè la incorpori a l’expedient.

 

18. Supervisió de la recepció, el desembalatge i la instal·lació, si escau

El sol·licitant rep el bé i vetlla pel correcte desembalatge i instal·lació, d’acord amb les condicions de la cessió.

El responsable de gestió de la col·lecció o la persona designada pot supervisar, presencialment, el transport, el desembalatge i la instal·lació del bé si ho considera oportú.

 

19. Acords per a la devolució del bé

Un cop finalitzat el període de cessió, el sol·licitant i el responsable de gestió de la col·lecció acorden la data, l’hora i el lloc per a la devolució del bé.

 

20. Devolució del bé

L’empresa de transport o persona acreditada, en la data, l’hora i el lloc acordats, retorna el bé, el desembala i l’instal·la, si escau.
El responsable de gestió de la col·lecció rep el bé i en revisa l’estat.

  •  Si no hi ha cap incidència:
  • El responsable de gestió de la col·lecció emplena i signa, per duplicat, l'acta de devolució en què ha de constar el bé que es retorna.
  •  L’empresa de transport o persona acreditada signa, per duplicat, l’acta de devolució.  

 

  • Si hi ha alguna incidència:
  • El responsable de gestió de la col·lecció emplena i signa, per duplicat, l'acta de devolució en què ha de constar el bé que es retorna i on s’ha de fer constar la incidència, la qual s’ha de comunicar immediatament a Patrimoni perquè en tingui coneixement (vegeu el punt 21).
  •  L’empresa de transport o persona acreditada signa, per duplicat, l’acta de devolució.

 

El responsable de gestió de la col·lecció consigna la devolució del bé cedit a l'inventari de la col·lecció.

 

21. Tramesa de la documentació de devolució del bé

Un cop emplenada l’acta de devolució corresponent, el responsable de gestió de la col·lecció envia l’original a Patrimoni.

 

22. Recepció de l’acta de devolució del bé

Patrimoni rep l’acta de devolució del bé i, si no hi ha cap incidència, la incorpora a l’expedient corresponent i tanca l’expedient.

En el cas que l’acta de devolució indiqui alguna incidència, Patrimoni la incorpora a l’expedient i, si escau, inicia els tràmits de reclamació pertinents en el període màxim de 7 dies.

 

23. Seguiment
Un cop a l'any, el responsable de gestió de la col·lecció envia a Patrimoni l'invetari de la col·lecció, incloent-hi el nombre actualitzat de béns i la seva valoració econòmica.

Patrimoni integra l'inventari de la col·lecció a l'inventari general de la UB a fi de comptabilitzar-la.

Un cap a l'any, Patrimoni informa a la Comissió Assessora de Patrimoni Cultural dels moviments dels béns.

 

 

Documentació associada

 

 

Normativa

 

 



Navegació ràpida


Data de creació: 19/09/2019
Versió: 04 (28-04-2023)