Resolució del retorn d'una devolució de la matrícula d'un estudiant de la Universitat de Barcelona (A252-05)

Descripció:

Introducció

¹ L’objectiu d’aquest procediment és descriure les actuacions que es duen a terme des de la unitat de Tresoreria de la UB, des que es rep la devolució d’una matrícula retornada d’un estudiant de la UB per part de l’entitat bancària fins que la incidència es resol, i involucra altres agents que tenen un paper fonamental per a la consecució positiva del procediment, com ara la secretaria d’estudiants i docència (SED) en què s’ha matriculat l’estudiant, l’oficina d’afers generals (OAG) del centre i la unitat de Comptabilitat.

Aquest procediment fa referència únicament a les devolucions de matrícules gestionades per les SED de les facultats.

Podem trobar diferents casuístiques de devolucions de matrícules, que principalment són pels motius següents:

 

• Modificació de la matrícula
• Errors en la formalització de la matrícula
• Malaltia greu de l’estudiant
• Defunció de l’estudiant
• Reassignació de plaça per preinscripció general universitària en un altre centre de la UB o una altra universitat pública de l’Estat
• Interès personal l’estudiant

 

• Vegeu la informació de GIGA-DOC: Gestió Acadèmica / Modificacions i anu·lacions

 

La secretaria d’estudiants i docència (SED) en què està matriculat l’estudiant contacta amb la persona afectada per tal d’identificar la incidència i li demana la documentació corresponent.

Posteriorment, per poder formalitzar el pagament de la devolució de la matrícula retornada, l’oficina d’afers generals (OAG) de referència de la SED en què està matriculat l’estudiant afectat, ha de fer el següent:

 

• En el cas que el compte bancari de l’estudiant sigui nacional, ha de tramitar l’alta de l’estudiant com a creditor a l’aplicació SAP, ja que aquest pagament s’ha de fer mitjançant l’aplicació SAP.

 

• En el cas que el compte bancari de l’estudiant sigui estranger, ha de demanar la modificació de les dades bancàries del creditor a l’aplicació SAP, amb les dades bancàries correctes a Comptabilitat - Manteniment de creditors, ja que prèviament s’ha formalitzat la devolució mitjançant aquesta aplicació.

 

Les incidències més habituals en les devolucions són les següents:

 

• El titular del compte bancari en què s’ha domiciliat la matrícula no coincideix amb les dades d’estudiant de la UB. És imprescindible que l’estudiant consti com a titular o cotitular del compte bancari.

 

• El compte s’ha cancel·lat o bé està bloquejat per l’entitat bancària.

 

És molt important que l’estudiant de la UB consti com a titular o cotitular del compte bancari en què s’ha de tramitar la devolució de la matrícula, ja que, si no, l’entitat bancària la retorna, i així es pot estalviar tota la càrrega de treball que suposa ordenar de nou el pagament retornat d’una devolució de matrícula tal com es descriu en aquest procediment.

 

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________

1. D’acord amb la Instrucció 1/2023, de 27 de juliol, de la secretària general, la vicerectora d’Igualtat i Gènere i el vicerector de Relacions Institucionals, Comunicació i Política Lingüística sobre l’ús del llenguatge inclusiu en les disposicions normatives, en les denominacions de càrrecs i professions que s’esmenten en aquest procediment, entès com a protocol d’obligat compliment, es fa un ús no marcat del masculí genèric, que fa referència a qualsevol persona.

 

Unitat de referència

Tresoreria

• 934 035 490
• tresoreria@ub.edu

 

Descripció

 

1. Devolució de la matrícula

Tresoreria fa el pagament d’una devolució de matrícula a un compte bancari nacional, mitjançant el fitxer bancari de devolucions emès per l’Àrea TIC.

En el cas que el compte bancari en què s’ha de fer la devolució de la matrícula sigui estranger, la Tresoreria tramita la devolució mitjançant un document comptable (OP) de pagament extrapressupostari i l’inclou en la relació de pagaments (SEPA o divisa).

 

2. Devolució de la transferència

L’entitat bancària receptora de la transferència detecta una incidència i la retorna al compte bancari de la UB.

En el cas que sigui la devolució d’una transferència internacional, l’entitat bancària ho comunica per correu electrònic a la Tresoreria.

 

3. Comptabilització del moviment a l'aplicació SAP

Tresoreria comptabilitza el moviment de la devolució mitjançant l’aplicació SAP.

 

4. Identificació de les dades de la devolució

Tresoreria consulta a l’aplicació SAP el compte de major 55401500 (en què han d’anar totes les devolucions) i identifica la devolució que es vol esmenar: hi anota l’import i el nom de la persona i, a la columna Referència, veu quina entitat bancària ha fet la devolució.

 

5. Descàrrega del justificant bancari

Tresoreria accedeix al web de l’entitat bancària corresponent, localitza el moviment bancari referent a la devolució que es vol esmenar i confirma l’import i les dades de la persona visualitzades anteriorment al compte de major.

Seguidament, accedeix al moviment, clica a justificant bancari i el descarrega en format PDF.

El fitxer s’ha de guardar amb el format següent:

Devolució_ Matrícula_nom complet de l'estudiant_import

 

6. Actualització de les dades del document en el compte de major

Tresoreria consulta a l’aplicació SAP el compte de major 55401500, selecciona el document concret de la devolució i n’actualitza les dades referents a la devolució i a l'estudiant:

• Clica a la icona de les ulleres per editar el document.
   
• Indica a la casella TEXT que es tracta d’una devolució d'una matrículat:

 

• DEVOL_MATRÍCULA_CODI ENSENYAMENT_ nom i cognoms estudiant

 

A continuació, adjunta el PDF del justificant bancari descarregat anteriorment de l’entitat bancària clicant a:

Crear > Crear annex (amb el format indicat: Devolució_ Matrícula_Codi Ensenyament_nom complet estudiant_import)

 

7. Comunicació de la devolució de la matrícula

La Tresoreria contacta amb la secció de Tresoreria - Matrícules: li comunica per correu electrònic la devolució d’una devolució de la matrícula, l’import i les dades de l’estudiant afectat.

 

8. Cerca de les dades de l'estudiant

La secció de Tresoreria - Matrícules rep la informació referent a la devolució de la devolució d’una matrícula, i les dades sobre l’import, el nom i cognoms de l’estudiant afectat.

Seguidament, cerca a l’aplicació GIGA l’estudiant a fi d’identificar:

• A quin ensenyament pertany, i
   
• La secretaria d’estudiants i docència (SED) en què l’estudiant està matriculat.

 

9. Comunicació de la devolució de la matrícula a la SED

La secció de Tresoreria - Matrícules contacta amb la SED en què l’estudiant ha formalitzat la matrícula i li comunica la devolució de la devolució de la matrícula d’un estudiant de la seva facultat, les dades sobre l’import, i el nom i cognoms de l’estudiant afectat, perquè pugui contactar-hi.

 

10. Comunicació i identificació de la incidència

La SED contacta amb l’estudiant afectat i l’informa de la devolució de la devolució de l’import de la seva matrícula, amb identificació de la causa de la incidència.

• Si el compte bancari en què s’ha tramitat la devolució és correcte, la SED demana a l’estudiant que resolgui la incidència amb la seva entitat bancària, ja que pot ser que el compte bancari estigui bloquejat o cancel·lat, i es passa al punt 11.

 

• Si el compte bancari en què s’ha tramitat la devolució no és correcte, la SED demana a l’estudiant que contacti amb la seva entitat bancària per presentar el certificat de titularitat bancària, i es passa al punt 12.

 

En ambdós casos, la SED informa l’estudiant que, quan hagi resolt la incidència, ha de presentar per correu electrònic la documentació següent (vegeu el punt 13):

• Còpia del DNI/NIE o passaport, i
• Certificat de titularitat bancària del compte bancari en què consti com a titular o cotitular.

 

11. Reolució de la incidència amb l'entitat bancària

L’estudiant de la UB contacta amb la seva entitat bancària i fa les gestions pertinents per resoldre la incidència.

• En el cas que el compte estigui bloquejat: l’estudiant fa les gestions pertinents amb la seva entitat bancària per tal de desbloquejar el compte bancari.

 

• En el cas que el compte estigui cancel·lat: l’estudiant ha d’informar d’un nou número de compte bancari, en el qual ha de constar com a titular o cotitular.

 

Una vegada s’ha resolt la incidència, es passa al punt 12.

 

12. Tramitació del certificat bancari

L’estudiant de la UB demana a l’entitat bancària o descarrega en línia el certificat de titularitat bancària del compte en què s’ha de tramitar de nou la devolució de l’import de la matrícula.

 

13. Tramesa de la documentació

L’estudiant de la UB ha de comunicar per correu electrònic a la seva SED que la incidència ja s’ha resolt:

 

• En el cas que el compte bancari estigués bloquejat, ha d’indicar que el compte bancari ja està operatiu.

 

• En cas que el compte estigués cancel·lat, ha d’indicar el nou compte bancari en què s’ha de tramitar la devolució de la matrícula.

 

• En el cas que el compte no fos correcte, ha d’indicar el compte bancari en què s’ha de tramitar el pagament de la devolució de la matrícula.

 

Al correu electrònic ha d’adjuntar la documentació següent:

• Còpia del DNI/NIE o passaport, i
• Certificat de titularitat bancària del compte bancari en què consti com a titular o cotitular.

 

14. Petició d'alta de l'estudiant com a creditor o modificació

Una vegada la SED té tota la documentació i la confirmació que el compte bancari de l’estudiant està operatiu, en el cas que estigués bloquejat, o del nou compte bancari, en cas que el compte bancari anterior estigués cancel·lat o no fos correcte, informa per correu electrònic la seva oficina d’afers generals (OAG) sobre la devolució de la devolució de la matrícula de l’estudiant.

 

• En el cas que el compte bancari sigui nacional: la SED demana a la seva OAG que tramiti l’alta com a creditor de l’estudiant afectat a l’aplicació SAP, per tal de poder formalitzar el pagament de la matrícula retornada.

 

• En el cas que el compte bancari sigui estranger: la SED demana a la seva OAG que faci la petició de modificació de les dades bancàries del creditor (estudiant afectat) a l’aplicació SAP, per tal de poder formalitzar el pagament de la matrícula retornada.

 

En ambdós casos, adjunta al correu:

• Una còpia del DNI/NIE o passaport, i
• El certificat de titularitat bancària del compte bancari de l'estudiant.

 

15. Tramitació de l’alta de l’estudiant com a creditor i del compte bancari o modificació
 

• En el cas que el compte bancari sigui nacional: l’OAG revisa la documentació tramesa referent a l’estudiant i el dona d’alta com a creditor a l’aplicació SAP, en el grup de comptes ACNP amb les dades personals i bancàries correctes, i hi adjunta una còpia del DNI/NIE i el certificat de titularitat bancària. Seguidament, dona d’alta el seu compte bancari a l’aplicació SAP, i hi adjunta el certificat de titularitat bancària.
   
  • Formulari d'alta de creditors (enllaç al web de Gestió Econòmica).

 

• En el cas que el compte bancari sigui estranger: l’OAG busca el creditor a l’aplicació SAP i hi adjunta la documentació tramesa per l’estudiant. A continuació, demana per correu electrònic a Comptabilitat - Manteniment de creditors (manteniment.proveidors@ub.edu) que modifiqui les dades bancàries del creditor (estudiant) a l’aplicació SAP, ja que prèviament s’ha donat d’alta com a creditor al SAP per formalitzar la devolució de la matrícula.

 

16. Validació de l'alta com a creditor o modificació i comunicació

 

• En el cas que el compte bancari sigui nacional: Comptabilitat - Manteniment de creditors, si tot és correcte, valida l’alta del creditor a l’aplicació SAP. L’OAG revisa que el creditor estigui validat a l’aplicació SAP.

 

• En el cas que el compte bancari sigui estranger: Comptabilitat - Manteniment de creditors, si tot és correcte, modifica les dades bancàries del creditor a l’aplicació SAP i ho comunica a l’OAG corresponent.

 

17. Comunicació del nou creditor o modificació
 

• En el cas que el compte bancari sigui nacional: l’OAG informa la SED corresponent de l’alta de l’estudiant com a creditor de la UB i del seu número de creditor a l’aplicació SAP.

 

• En el cas que el compte bancari sigui estranger: l’OAG informa la SED de la modificació del compte bancari del creditor (l’estudiant afectat) a l’aplicació SAP.

 

A continuació, la SED comunica per correu electrònic l’alta de l’estudiant com a creditor o la modificació del compte bancari del creditor a la Tresoreria - Matrícules, a l’adreça de correu: matricula_tresoreria@ub.edu, la qual ho comunica a la Tresoreria.

 

18. Revisió de l'alta de creditor o modificació

La Tresoreria rep la comunicació de l’alta de l’estudiant com a creditor de la UB o la modificació del compte bancari del creditor i en revisa les dades personals, les dades bancàries i la documentació adjunta en l’aplicació SAP.

Si tot és correcte, envia un correu electrònic a Comptabilitat  en què informa del número de creditor i que ja es pot tramitar el document comptable (OP) de pagament extrapressupostari corresponent a l’import de la matrícula retornada.

 

19. Confirmació de la resolució de la incidència i gravació del document comptable

Comptabilitat rep el correu electrònic de la Tresoreria en què confirma la resolució de la incidència i, a continuació, grava el document comptable (OP) de pagament extrapressupostari al creditor per l’import de la matrícula retornada, amb compensació amb el compte de major corresponent.

 

20. Pagament de la matrícula retornada

La Tresoreria fa el pagament d’aquest document comptable (OP) en la relació de pagaments nacional o estrangera (SEPA o divisa) següent, segons correspongui.

 

• Termini: en la següent relació de pagaments

 

21. Recepció de la matrícula retornada

L’estudiant de la UB rep la transferència de la devolució de la matrícula retornada i es dona per finalitzada la incidència

 

 

Documentació associada

• Formulari d'alta de creditors [PDF]

 

 

Normativa

 

• Llei 31/2022 de 23 de desembre, de pressupostos generals de l'Estat per a l'any 2023
• Llei de pressupostos de la Generalitat
• Estatut de la Universitat de Barcelona
• Bases d'execució el pressupost de la Universitat de Barcelona
• Normativa acadèmica i econòmica de la Universitat de Barcelona