Resolució de la devolució d'un pagament de la nòmina del personal de la Universitat de Barcelona (A252-04)

Descripció:

Introducció

¹ L’objectiu d’aquest procediment és descriure les actuacions que es duen a terme des de la unitat de Tresoreria de la UB des que es rep la devolució del pagament d’una nòmina per part de l’entitat bancària fins que la incidència es resol. No obstant això, tant la unitat de Nòmines com la de Comptabilitat participen en la resolució d’aquest procediment.
 

Aquest procediment fa referència només a les devolucions de pagaments de nòmina de tot el personal de la UB, i en queden excloses les devolucions d’avançaments de nòmina, ja que no es tramiten de la mateixa manera.
 

És molt important que, en el cas que hagi de comunicar un nou número de compte bancari, la persona beneficiària de la nòmina, tant si és personal tècnic, de gestió i d’administració i serveis (PTGAS)* com si és personal docent i investigador (PDI), canviï les dades en el seu espai personal de l’aplicació Perseu. Per tant, el compte bancari per rebre el pagament mensual de la nòmina sempre l’ha de modificar el titular del compte bancari a l’aplicació Perseu, ja que les dades a l’aplicació Perseu es carreguen periòdicament a l’aplicació SAP, des de la qual es tramiten tots els pagaments de la Universitat de Barcelona, incloses les nòmines. El traspàs de l’actualització de les dades des del Perseu al SAP es fa automàticament, dues vegades a la setmana.

 

Les incidències més habituals en les devolucions de nòmina són les següents:
 

• El compte està bloquejat per l’entitat bancària.

 

• El compte està cancel·lat i la persona beneficiària  no ha modificat a l’aplicació Perseu les dades amb les del  nou compte bancari en què cal tramitar el pagament de la nòmina.

 

* Denominació d’acord amb l’article 89 de la LOSU.
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________

1. D’acord amb la Instrucció 1/2023, de 27 de juliol, de la secretària general, la vicerectora d’Igualtat i Gènere i el vicerector de Relacions Institucionals, Comunicació i Política Lingüística sobre l’ús del llenguatge inclusiu en les disposicions normatives, en les denominacions de càrrecs i professions que s’esmenten en aquest procediment, entès com a protocol d’obligat compliment, es fa un ús no marcat del masculí genèric, que fa referència a qualsevol persona.

 

Unitat de referència

Tresoreria

• 934 035 490
• tresoreria@ub.edu

 

Descripció

1. Tramesa de les cartes i els fitxers de pagament

La unitat de Nòmines tramet a Tresoreria les cartes de pagament de les nòmines del personal de la UB del mes en curs, perquè en tingui coneixement, i a la Gerència, perquè en gestioni la signatura.

També tramet a Tresoreria els fitxers de pagament corresponents.

 

2. Signatures de les cartes de pagament

Gerència rep les cartes de pagament i en gestiona la signatura: primer, per part del gerent i, seguidament, per part del rector, els quals les signen mitjançant el PortaSignatures UB.

 

3. Tramesa de les cartes de pagament

Gerència tramet a Tresoreria les cartes de pagament de les nòmines del mes en curs, signades pel gerent i pel rector.

 

4. Tramesa de les cartes i els fitxers de pagament a les entitats bancàries

Tresoreria gestiona les cartes i els fitxers de pagament de les nòmines a les diferents entitats bancàries que gestionen les nòmines del personal de la Universitat de Barcelona, per formalitzar-ne el pagament.

 

5. Devolució de la transferència

L’entitat bancària receptora de la transferència del pagament d’una nòmina del personal de la Universitat de Barcelona detecta una incidència i la retorna al compte bancari de la UB.

 

6. Comptabilització del moviment a l’aplicació SAP

Tresoreria rep la devolució del pagament d’una nòmina al compte bancari corresponent de la UB i en comptabilitza el moviment a l’aplicació SAP.

 

7. Identificació de les dades de la devolució

Tresoreria consulta a l’aplicació SAP el compte de major corresponent (en el qual han d’anar totes les devolucions) i identifica la devolució que es vol esmenar: anota l’import, el nom de la persona i, a la columna Referència, veu quina entitat bancària ha fet la devolució.

 

8. Descàrrega del justificant bancari

Tresoreria accedeix al web de l’entitat bancària corresponent, localitza el moviment bancari referent a la devolució de la nòmina que es vol esmenar, i confirma l’import i les dades de la persona visualitzades anteriorment en el compte de major.

Seguidament, accedeix al moviment, clica al justificant bancari i el descarrega en format PDF.

El fitxer s’ha de desar amb el format següent:

• Devolució_Nòmina_nom complet de la persona_import

 

9. Actualització de les dades del document en el compte de major

Tresoreria consulta a l’aplicació SAP el compte de major, selecciona el document concret de la devolució, i n’actualitza les dades referents a la devolució:

• Clica a la icona de les ulleres per editar el document.
   
• Indica a la casella TEXT que es tracta d’una devolució d'una nòmina i les dades de la persona:

 

• DEVOL_ NÒMINA_nom_cognoms_ número creditor_import
  (Exemple: DEVOL. NOMINA –XXXX_ 902456_XXX)
   
• Clica a la incona txt. Expl. i escriu el nom complet i el número de creditor.

 

A continuació, hi adjunta el PDF del justificant bancari descarregat abans de l’entitat bancària clicant a:

Crear > Crear annex (amb el format indicat: Devolució_ Nòmina_nom complet de la persona_import)

 

10. Revisió dels pagaments pendents, si escau

Tresoreria consulta al SAP si el personal de la UB a qui s’ha retornat la nòmina té gravat algun pagament pendent en el compte que s’ha detectat que és erroni.

Si n’és el cas, Tresoreria bloqueja els pagaments pendents a fi de no tramitar-ne més, per evitar que impliquin la devolució posterior de l’entitat bancària.

Tresoreria els desbloqueja quan la incidència està resolta.

 

11. Informació de la devolució a Nòmines

Tresoreria informa per correu electrònic a Nòmines de la devolució del pagament de la nòmina, l’import, el nom de la persona de la UB i el número de compte bancari que consta en l’aplicació SAP.

 

12. Comprovació del compte bancari a l’aplicació Perseu

Nòmines rep la informació referent a la devolució del pagament de la nòmina i comprova si el número de compte que consta al Perseu i el que ha indicat del SAP Tresoreria és el mateix, resol la incidència, i ho comunica a Tresoreria per correu electrònic, i es passa al punt 20.

En el cas que Nòmines no pugui resoldre la incidència:
 

• Si el número de compte bancari és diferent a les aplicacions Perseu i SAP, Nòmines contacta per correu electrònic o per telèfon, en el cas que no contesti per correu, amb la persona de la UB afectada perquè demani el certificat de titularitat bancària i faci la gestió corresponent a l’aplicació Perseu, i es passa al punt 13.

 

• Si el número de compte bancari és el mateix a les aplicacions Perseu i SAP, Nòmines contacta per correu electrònic o per telèfon, en el cas que no contesti per correu, amb la persona de la UB perquè resolgui la incidència amb la seva entitat bancària, ja que pot estar bloquejat o cancel·lat i es passa al punt 18.

 

13. Tramitació del certificat bancari

Nòmines contacta per correu electrònic amb la persona de la UB i la informa de la incidència referent a la devolució de la seva nòmina. Com que el compte bancari no coincideix, li comunica que ha de demanar a la seva entitat bancària el certificat de titularitat del compte bancari del qual és titular o cotitular i que, després, ha d’introduir el nou compte bancari a l’aplicació Perseu.

La persona de la UB demana o descarrega en línia el certificat bancari a la seva entitat bancària, i es passa al punt 14.

 

14. Introducció del compte bancari a l’aplicació Perseu

El beneficiari de la nòmina entra al seu espai a l’aplicació Perseu i hi introdueix les dades del nou compte bancari.

 

15. Comunicació a Nòmines i tramesa del certificat

A continuació, la persona de la UB comunica a Nòmines, per correu electrònic, que ja ha introduït el nou compte bancari a l’aplicació Perseu i hi adjunta el certificat de titularitat bancària.

 

16. Validació del nou compte bancari a l’aplicació Perseu

Nòmines rep el certificat de titularitat bancària i valida l’actualització de les dades bancàries de la persona a l’aplicació Perseu.

Seguidament, comunica a Tresoreria, per correu electrònic, l’actualització de les dades bancàries i li tramet el certificat de titularitat bancària.

 

17. Comprovació de les noves dades bancàries a l’aplicació SAP

Tresoreria rep la confirmació que s’ha introduït el nou compte bancari al Perseu i el certificat de titularitat bancària i comprova que les dades s’hagin traspassat correctament des de l’aplicació Perseu a l’aplicació SAP, ja que les dades es traspassen automàticament dos dies a la setmana, i es passa al punt 20.

 

18. Resolució de la incidència amb l’entitat bancària

Nòmines contacta per correu electrònic amb la persona de la UB, la informa de la incidència referent a la devolució de la seva nòmina, i li demana que la resolgui amb la seva entitat bancària. Aquesta persona comprova amb la seva entitat que el compte està bloquejat o cancel·lat i fa les gestions per resoldre la incidència.

Quan el compte torna a estar operatiu ho comunica per correu electrònic a Nòmines, a l’adreça nomines@ub.edu.

 

19. Comunicació que el compte està operatiu

Quan Nòmines rep la confirmació per part de la persona de la UB que el seu compte bancari ja està operatiu, ho comunica a Tresoreria per correu electrònic.

 

20. Comunicació de la resolució de la incidència a Comptabilitat

Tresoreria tramet un correu a Comptabilitat en què informa que s’ha resolt la incidència i indica que ja es pot tramitar el document comptable (OP) de pagament extrapressupostari al creditor, per l’import de la nòmina retornada.

 

21. Tramitació del document comptable (OP)

Comptabilitat rep el correu de Tresoreria en què informa de la resolució de la incidència per tal que tramiti el document comptable (OP) de pagament extrapressupostari.

Seguidament, grava el document comptable (OP) de pagament extrapressupostari al creditor per l’import de la nòmina retornada, amb compensació amb el compte de major corresponent.

 

22. Pagament de la nòmina retornada

Tresoreria fa el pagament del document comptable (OP) corresponent a la nòmina retornada, en la relació de pagaments següent.

 

23. Recepció de la nòmina retornada

La persona de la UB rep la transferència de la nòmina retornada i es dona per finalitzada la incidència

 

 

Normativa

 

• Llei 31/2022 de 23 de desembre, de pressupostos generals de l'Estat per a l'any 2023
• Llei orgànica 2/2023, de 22 de març, del sistema universitari (LOSU)
• Llei de pressupostos de la Generalitat
• Estatut de la Universitat de Barcelona
• Bases d'execució el pressupost de la Universitat de Barcelona