Gestió d’expedients de reunió d’òrgans col·legiats (A241-01)

Descripció:

Introducció

L’objectiu d’aquest procediment és proporcionar pautes per a l’actuació administrativa, que inclou crear l’expedient de reunió d’òrgans col·legiats, estructurar-ne la informació de manera estandarditzada i mantenir-ne la integritat.

Àmbit d’aplicació

Són destinatàries d’aquest procediment les parts implicades en la creació i gestió d’expedients de reunió d’òrgans col·legiats:

• el secretari de l’òrgan que convoca la reunió;
• el responsable de l’arxiu del centre;
• el responsable de l’arxiu intermedi, i
• el responsable de l’arxiu històric.

 

Responsabilitats

És responsabilitat:

• Del secretari de l’òrgan col·legiat, aplicar el procediment per a la creació d’expedients de reunió d’aquests òrgans.
• De la unitat de Gestió Documental i Arxiu, proporcionar directrius, procediments i pautes per organitzar i conservar expedients, i així facilitar controlar-ne l’ús i la destinació final.

Són tasques:

• De la persona responsable de l’arxiu del centre, primer, i de la persona responsable de l’arxiu intermedi, després, la gestió, l’emmagatzematge, el tractament tècnic i el tractament físic adequats i necessaris per recuperar els expedients de reunió d’òrgans col·legiats quan aquests es tanquen.
• De la persona responsable de l’arxiu històric, la gestió, l’emmagatzematge, el tractament tècnic i el tractament físic adequats i necessaris per recuperar els expedients de reunió d’òrgans col·legiats quan aquests es transfereixen a l’arxiu històric.

 

Unitat de referència

 

Gestió Documental i Arxiu

• 934 035 3276

 

Descripció

 

1. Creació de l’expedient de reunió

El secretari de l’òrgan col·legiat crea l’expedient de reunió seguint els criteris següents:

1.1. Directrius generals

• Les convocatòries i les actes s’han d’imprimir en paper DIN A4 a una sola cara i s’ha d’evitar l’ús de paper reciclat. Els annexos es poden imprimir a dues cares.
• Les actes s’han de numerar amb xifres aràbigues correlatives. La numeració s’inicia amb la primera acta de cada any i acaba amb l’última acta de l’any.
• Els annexos s’han de numerar correlativament (annex 1, annex 2, etc.), amb xifres aràbigues a la part superior dreta de la pàgina. Els annexos de cada convocatòria i de cada acta es comencen a numerar a partir del número 1.
• Cadascun dels annexos s’ha de paginar començant pel número 1.
• S’han de conservar tots els annexos de la convocatòria i tots els annexos de l’acta.
• Quan un expedient ja tancat, o una part de l’expedient, hagi de servir com a suport informatiu d’un altre s’ha d’utilitzar una còpia i no l’original. La còpia s’ha de destruir després d’usar-la. Un exemple clar d’això és el cas de l’acta de la sessió anterior, que no s’ha de considerar annex i, per tant, no s’ha d’incloure en l’expedient.
• Totes les convocatòries i les actes han d’estar signades pel secretari i, si escau, pels òrgans que hagin de signar-les.
• Les convocatòries i les actes generades en format electrònic han de ser impreses, signades i guardades juntament amb els annexos, tot i que se'n conserva la còpia digital.

Vegeu els exemples i models de documents associats:

• convocatòria de reunió
• acta de reunió

 

1.2. Criteris d’estructura i ordenació dels expedients

Els documents relatius als expedients de reunió d’òrgans col·legiats s’han d’agrupar en dues parts o subcarpetes: la primera està formada per l’acta de reunió i els seus annexos i la segona, per la convocatòria de reunió i els seus annexos. Els annexos de cadascuna de les parts o subcarpetes segueixen una numeració independent.

En resum, l’expedient de reunió consta de tres carpetes. La carpeta principal, que és la de l’expedient (4), i les dues subcarpetes (5) definides en el paràgraf anterior que hi ha dins la carpeta principal, amb les dades de l’acta de reunió i de la convocatòria.

Així, l’ordre intern de l’expedient és el següent:

• Subcarpeta 1

1. Acta de reunió
2. Annexos de l’acta de reunió

• Subcarpeta 2

1. Convocatòria de reunió
2. Annexos de la convocatòria de reunió

• Sobre l’ordenació de les carpetes.

 

1.3. Dades que cal emplenar en les carpetes que formen l’expedient: carpeta de l’expedient, subcarpeta 1 (acta), subcarpeta 2 (convocatòria)

• Sobre com s’escriu en les carpetes

• Dades que cal emplenar en la carpeta de l’expedient de reunió
• Referència: A103 —codi de classificació que correspon a Acció de govern (tots els òrgans de govern)— o A104 —codi de classificació que correspon a Control i impuls de l’acció de govern (Claustre, Consell Social i Sindicatura de Greuges)
• Títol: reunió + ordinària o extraordinària + òrgan + centre + data de la reunió. Per exemple: «Reunió ordinària de la Comissió de Doctorat de la Facultat de Biblioteconomia i Documentació de 23 d’abril de 2009»
• Data inicial: data del primer document que s’ha generat
• Data final: data de l’últim document que s’ha generat
• Nom de l’òrgan productor. Per exemple: «Comissió de Doctorat»

 

• Sobre la carpeta de l’expedient de reunió
• Dades que cal emplenar en la subcarpeta 1: acta de reunió
• Títol: acta de reunió + ordinària o extraordinària + òrgan + centre + data de la reunió. Per exemple: «Acta de reunió ordinària de la Comissió de Doctorat de la Facultat de Biblioteconomia i Documentació de 23 d’abril de 2009»

 

• Sobre la subcarpeta 1: acta de reunió
• Dades que cal emplenar en la subcarpeta 2: convocatòria de la reunió
• Títol: convocatòria de reunió + ordinària o extraordinària + òrgan + centre + data de la reunió. Per exemple: «Convocatòria de reunió ordinària de la Comissió de Doctorat de la Facultat de Biblioteconomia i Documentació de 23 d’abril de 2009»

 

• Sobre la subcarpeta 2: convocatòria de reunió

 

1.4. Dades que cal emplenar en la documentació associada a les carpetes

Les carpetes mencionades anteriorment han de contenir els documents generats en la reunió: convocatòria de la reunió, acta de la reunió i annexos de l’expedient de reunió. Aquests documents també han de contenir unes dades obligatòries, que es detallen en el document següent.

• Sobre les dades de la convocatòria, l’acta i els annexos de l’expedient

 

2. Custòdia de l’expedient de reunió

El secretari manté la custòdia de l’expedient de reunió d’òrgans col·legiats fins a transferir-lo a l’arxiu del centre o a l’arxiu intermedi, segons els terminis establerts en el calendari de transferències.

 

3. Tramesa de l’expedient de reunió a l’arxiu

En la data que s’estableix en el calendari de transferències, el secretari tramet a l’arxiu del centre o a l’arxiu intermedi l’expedient de reunió d’òrgans col·legiats. El traspàs es pot fer en mà a la persona responsable de l’arxiu o a través del correu intern a l’adreça postal de l’arxiu del centre o intermedi.

 

4. Acceptació provisional de l’expedient de reunió

El responsable de l’arxiu del centre o de l’arxiu intermedi rep la documentació i l’accepta provisionalment. Seguint les condicions que s’estableixen en la taula de control de transferències l’accepta definitivament o la rebutja, segons si l’expedient de reunió d’òrgans col·legiats segueix les directrius generals o els criteris d’estructura i ordenació descrits anteriorment o no (vegeu els punts «1.1 Directrius generals» i «1.2 Criteris d’estructura i ordenació dels expedients»).

 

5. Rebuig, si escau, de l’expedient de reunió

Si el responsable de l’arxiu del centre o de l’arxiu intermedi rebutja la documentació, aquesta es retorna al secretari de l’òrgan col·legiat perquè n’esmeni els errors que no permeten acceptar-la. Un cop esmenada es torna a trametre la documentació a l’arxiu (vegeu el punt «3. Tramesa de l’expedient de reunió a l’arxiu»).

 

6. Acceptació definitiva de l’expedient de reunió

El responsable de l’arxiu del centre o de l’arxiu intermedi accepta definitivament l’expedient de reunió i prepara el full de transferència, en què figura la relació de la documentació transferida, perquè el signin el secretari de l’òrgan col·legiat i el responsable de l’arxiu.

________________

(1) «Convocatòria de reunió» [recurs electrònic]. Criteris de la Universitat de Barcelona (CUB). Universitat de Barcelona. [5 de novembre de 2018].

(2) «Acta de reunió» [recurs electrònic]. Criteris de la Universitat de Barcelona (CUB). Universitat de Barcelona. [5 de novembre de 2018].

(3) International Council on Archives. ISAD(G). General international standard archival description = Norma internacional general de descripció arxivística. 2a ed. Adoptada pel Comitè de Normes de Descripció. Estocolm, Suècia, 19-22 de setembre de 1999. Versió catalana a cura de Josep Matas i Jaume Rufí Pagès. Barcelona: Associació d’Arxivers de Catalunya; Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, 2001, 112 p. ISBN 84-393-5415-0.

(4) Per als expedients s’ha d’utilitzar la carpeta que es pot comprar a través de la unitat de Compres de la Universitat: carpeta/dossier d’expedient (unitat documental composta).

(5) Per a les subcarpetes s’ha de fer servir una fotocòpia DIN A3 de color blanc del dossier per a arxiu.

 

Documentació i normativa

• Exemple de convocatòria de reunió
• Exemple d’acta de reunió
• Subcarpeta en DIN A3
• Taula de control de transferències
• Calendari de transferències
• International Council on Archives. ISAD(G). General international standard archival description = Norma internacional general de descripció arxivística. 2a ed. Adoptada pel Comitè de Normes de Descripció. Estocolm, Suècia, 19-22 de setembre de 1999. Versió catalana a cura de Josep Matas i Jaume Rufí Pagès. Barcelona: Associació d’Arxivers de Catalunya; Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, 2001, 112 p. ISBN 84-393-5415-0.
• Criteris de la Universitat de Barcelona. Llibre d'estil de la Universitat de Barcelona