Procés de pagament a compte de la matrícula de postgrau
Hi ha cursos de postgrau que tenen contemplada la possibilitat que l'alumne faci una primera sol·licitud de preinscripció amb el corresponent pagament a compte d'un import determinat.
Fins ara el cobrament d'aquest import es feia directament a finestreta i no quedava reflectit de cap manera en el GIGA, la qual cosa complicava la gestió en el moment de la confirmació de la matrícula dels alumnes ja que d'una manera artesanal s'havia de descomptar l'import ja pagat per l'alumne.
En un intent d'agilitzar la gestió d'aquest tipus de pagament a compte de la matrícula de postgrau, s'ha habilitat un nou procés en el GIGA que passem a descriure:
En el menú principal del GIGA fa temps que tenim disponible l'opció de "Preinscripció de grups" que en el cas dels ensenyaments de primer i segon cicle ens permet gestionar les prematrícules dels alumnes.
Assimilant el concepte de preinscripció, podem fer servir aquesta opció per "inscriure" a un alumne d'un curs de postgrau. La navegació ens portarà a la pantalla d'alta d'alumne / ensenyament i a la d'inscripció d'assignatures. Un cop seleccionat el que l'alumne vol matricular, en comptes de passar per la pantalla de dades econòmiques, ens portarà directament a la possibilitat d'imprimir un petit resguard de preinscripció on constarà l'ensenyament i les assignatures que l'alumne sol·licita.
Aquest resguard és informatiu i en el cas dels postgraus, la secretaria pot decidir si li dóna a l'alumne o si es irrellevant (en aquest cas recordeu que prement majúscula i PF2 podeu saltar el procés d'impressió).
Quan arribem a la següent pantalla i "Confirmem la matrícula", ens apareixerà el següent:
Aquí posarem la quantitat que l'alumne ha de pagar a compte i una S per confirmar.
En aquests moments l'alumne queda inscrit a l'ensenyament i es genera un rebut per l'import que hem marcat. Al seu expedient quedarà l'assignatura com a inscrita, no matriculada encara:
Haurem d'anar a imprimir el rebut per tal que l'alumne pugui fer el pagament en una de les entitats col·laboradores.
Això ho farem per la via estàndar. Recordem: Gestió de dossier / E - Carpetes d'ensenyaments / E - Dades econòmiques / R - Consulta de rebuts:
Seleccionem el rebut i amb la PF10 l'imprimim.
Un cop s'ha acceptat la inscripció dels alumnes per tal de matricular-los definitivament haurem d'entrar a confirmar les matrícules per la gestió de "Matrícula" normal. La diferència serà que en aquests casos ja ens trobarem les assignatures inscrites (les podem modificar si és el cas) i haurem de confirmar la pantalla de dades econòmiques com si es tractés d'una modificació.
Com sempre, en funció de si s'ha fet efectiu el pagament del primer rebut o no, seleccionarem l'opció de fer un efectiu per la diferència o un efectiu pel total.
En confirmar podrem imprimir el resguard de matrícula definitiu.
En aquells casos que la secretaria ja hagi cobrat per altra via aquest pagament a compte, recomanem la següent gestió:
- Introduir les preinscripcions dels alumnes per tal de generar els rebuts per l'import a compte.
- Imprimir tots els rebuts.
- Anar a una entitat bancària i fer el pagament de cadascun dels rebuts amb els diners ja cobrats.
- Entrar les matrícules definitives amb l'opció d'efectiu per la diferència per tal d'imprimir els resguards per l'import restant i poder donar-los als alumnes.
- En una setmana ens arribarà la conformitat de pagament dels rebuts del "pagament a compte" i a mida que els alumnes vagin pagant la resta s'aniran quadrant els altres rebuts.
