Gestió de les secretaries
Les secretaries poden gestionar les sol·licituds en dos moments del procés: abans i després d'haver estat resolta pel docent.
Quan la sol·licitud està en estat "Introduïda per l'alumne", la secretaria si fa el procés previ de verificació de la sol·licitud, amb el botó "Canvi d'estat" pot anar treballant amb diferents estats: falta documentació, renúncia de l'alumne, vist i plau de la secretaria. En aquest últim el docent podrà continuar el tràmit.
Així mateix, un cop resolta la sol·licitud, la secretaria torna a tenir accés a ella per a poder fer canvis d'estat o, en el cas de les sol·licituds acceptades pel docent, amb el botó "Enviar al GIGA" passar a la confirmació.
Ens podem trobar amb dues situacions diferents:
- Volem enviar les sol·licituds acceptades a GIGA per tal de procedir directament a la matrícula o automatrícula dels alumnes.
- Volem que els alumnes facin el pagament de reserva de plaça i posposem la matrícula definitiva per a més endavant.
1- En el primer cas, la secretaria haurà de seleccionar una a una les sol·licituds i amb el botó “Enviar a GIGA” haurà d’omplir:
Via d'accés
Especialitat: apareixerà la que hagi confirmat el docent i es pot modificar
Titulació d'accés
Universitat d'accés
País de la universitat d'origen
Aquestes dades seran les que constaran a la carpeta alumne/ensenyament de GIGA. Un cop plenes podrà fer el canvi a l’estat 20 – Pendent d’incorporar al GIGA.
Automàticament s’enviarà la sol·licitud al GIGA i es donarà d’alta la carpeta d’alumne (si no existeix) adjudicant-li un niub i la carpeta d’ensenyament. El sistema retornarà un missatge de que tot ha anat bé i la sol·licitud passarà a estat 99 - Finalitzat.
Ja es podrà anar al GIGA a formalitzar la matrícula o a realitzar l'automatrícula.
2 – En el cas que vulguem fer un pagament de reserva de plaça, primer de tot la secretaria ha d’anar a modificar el perfil de la campanya. En el camp “Pagament a compte” ha de marcar que “Sí” i en el camp “Import del pagament” ha d’introduir la quantitat corresponent. Això s’ha de fer abans d’enviar les sol·licituds al GIGA.
Seguidament amb el botó d’”Enviar al GIGA”, una a una, s'hauran d'omplir les dades d’accés i apareixerà també l’import del pagament a compte.
En aquest cas, quan es passi la sol·licitud a estat 20 – Pendent d’incorporar al GIGA, automàticament es crearà en el GIGA la carpeta d’alumne, la carpeta d’ensenyament i un registre de taxes que generarà un rebut per l’import corresponent.
Un cop el sistema dóna el retorn de que tot ha estat correcte, la sol·licitud passa a estat 99 – Finalitzat i l’alumne rebrà automàticament un correu electrònic (en versió trilingüe) en el que se li comunicarà l'adreça web on podrà imprimir el resguard de pagament (http://www.giga.ub.edu/acad/pops/alumnes).
